黃　冶（國網(wǎng)湖南省電力公司桃江縣供電分公司，湖南 桃江 413400）

?

現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善措施探討

黃冶（國網(wǎng)湖南省電力公司桃江縣供電分公司，湖南 桃江 413400）

當(dāng)前，現(xiàn)代電力企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步不僅依賴于其自身的先進(jìn)技術(shù)和水平，還取決于電力企業(yè)完善的內(nèi)部管理制度。完善的辦公室管理制度對于電力企業(yè)的規(guī)劃、決策、發(fā)展壯大都有著重要作用，作為電力企業(yè)的綜合管理部分，只有不斷加強(qiáng)辦公室管理工作，才能有效協(xié)調(diào)好電力企業(yè)各個部門的工作，使之相互協(xié)作，共同完成企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。本文主要針對現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善進(jìn)行探討。

電力企業(yè)；辦公室管理；優(yōu)化

1　引言

辦公室管理工作在溝通上下級工作方面上具有重要作用，也是企業(yè)管理工作中的重點。相關(guān)管理人員需要全面掌握電力企業(yè)的運(yùn)營情況，并實時監(jiān)控企業(yè)的發(fā)展情況，確保每一個決策的制定、每項工作的安排都具有科學(xué)性與可行性。通過電力企業(yè)辦公室管理人員來向各個部門傳遞關(guān)于電力工作的內(nèi)外部消息，根據(jù)各方面信息來確定企業(yè)計劃與決策，在合理地開展管理工作的過程中，確保企業(yè)正常運(yùn)行，幫助電力企業(yè)提升效益，使之更好地為人們服務(wù)。

2　現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的重要性

電力企業(yè)辦公室屬于綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，直接服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各個部門、基層及全體員工，主要的工作內(nèi)容包括：起草文件、傳遞公文傳、督辦協(xié)調(diào)、信訪接待等，電力企業(yè)辦公室作為企業(yè)的對外窗口，是企業(yè)與外界進(jìn)行聯(lián)系的“橋梁”。目前，電力企業(yè)漸漸向市場經(jīng)濟(jì)化發(fā)展，同時電力體制也在不斷改革和創(chuàng)新，其重點在于強(qiáng)調(diào)辦公室工作不能再進(jìn)行單一的事務(wù)性工作，而應(yīng)立足在企業(yè)的發(fā)展方面，準(zhǔn)確掌握在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下電力企業(yè)的發(fā)展方向，以及如何做好企業(yè)的服務(wù)性工作等，以此來進(jìn)一步推動電力企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的背景下能夠穩(wěn)定發(fā)展。但就目前我國大部分電力企業(yè)的辦公室管理工作而言，存在很多問題，包括：管理制度不夠規(guī)范、辦公人員服務(wù)意識不夠、工作人員素質(zhì)低下及沒有發(fā)揮好辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用等，這些問題嚴(yán)重影響了電力企業(yè)在群眾心中的形象。因此，隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，怎樣讓電力企業(yè)辦公室的工作水平得以提升，是電力企業(yè)目前最該關(guān)注的重點問題。

3　電力企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

3.1電力企業(yè)辦公室的管理理念落后

目前，隨著我國電力事業(yè)的不斷發(fā)展，在一定程度上加深了與國外的交流，對外開放程度也在逐漸擴(kuò)大。因此，外來的企業(yè)管理理念與本土的企業(yè)管理理念不斷沖擊，需要對其進(jìn)行相應(yīng)的完善與優(yōu)化。其中，科學(xué)技術(shù)的更新使工作人員不再被機(jī)器設(shè)備所禁錮，讓工作人員的工作時間具有一定的彈性，從而進(jìn)一步提高其對工作的主動性。與此同時，傳統(tǒng)老套的工作管理理念直接對電力企業(yè)的辦公室管理工作產(chǎn)生不利的影響，根本上是無法帶動企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的，所以，要對傳統(tǒng)的辦公室管理理念進(jìn)行優(yōu)化和更新，以此來促進(jìn)電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2電力企業(yè)辦公室的管理制度不健全

為了進(jìn)一步促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展，則要不斷擴(kuò)大自身生產(chǎn)力度以及生產(chǎn)范圍，努力提高自身的工作效率。但是，一些辦公室管理工作存在的缺點，在一定程度上阻礙了電力企業(yè)工作效率的提高，造成人力與物力的浪費(fèi)。因此，在復(fù)雜多樣的發(fā)展過程中，要完善和提高電力企業(yè)的辦公室管理制度，以此來提高電力企業(yè)的實際工作效率，使其能夠有制度可依。

3.3電力企業(yè)辦公室的事務(wù)操作能力不強(qiáng)

相對而言，電力企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容比較繁瑣，要求工作人員要將工作做好、做細(xì)、做精，所以在執(zhí)行起來比較費(fèi)時費(fèi)力，稍有一點差錯就可能出現(xiàn)破壞性的連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致工作人員經(jīng)常吃力不討好，容易被領(lǐng)導(dǎo)批評或者遭到同事埋怨，也正是因為經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況，使辦公室人員在工作中容易出現(xiàn)消極的情緒，給工作的完成和落實帶來一定程度的影響。面對比較繁瑣及復(fù)雜的工作，要求辦公室人員在業(yè)務(wù)上要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，但由于各種原因的存在沒有使辦公室人員的工作能力有所提升，比如，接受培訓(xùn)的時間或次數(shù)比較少，甚至有的人從工作開始都沒有接觸過一次培訓(xùn)，致使工作人員的工作能力漸漸跟不上電力企業(yè)的發(fā)展步伐，滿足不了辦公室的工作需要。

4　做好電力企業(yè)辦公室管理工作的對策

4.1強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立健全電力企業(yè)辦公室管理制度

電力企業(yè)要想在市場經(jīng)濟(jì)這個大環(huán)境下發(fā)展，就要重視提高辦公室的整體工作水平，并按照“科學(xué)、規(guī)范、高效”的原則，建立并完善相關(guān)的辦公室管理機(jī)制，確保辦公室人員在處理事務(wù)時能有制度可依，切實提高管理工作的規(guī)劃性及實效性。比如：①對于一些事務(wù)性工作：文件的起草、校核到簽發(fā)；督辦的起草、反饋到結(jié)束；信訪的登記、傳閱到處理等，要制定相關(guān)的工作步驟及流程，使每一項工作都能按照制度執(zhí)行；②針對目前辦公室存在的人少事多的現(xiàn)象，可實行目標(biāo)考核制，建立“工作有標(biāo)準(zhǔn)、過程有監(jiān)督、結(jié)果有考核”的管理機(jī)制，將各項工作安排到個人去負(fù)責(zé)，并實行獎懲制度，避免工作再出現(xiàn)失誤、低效的現(xiàn)象。

4.2提高電力企業(yè)辦公室人員的工作素質(zhì)

在企業(yè)中，一個人所具備的素質(zhì)、能力及技能都能對提高自身的工作水平起到重要作用。對于在電力企業(yè)辦公室的工作人員而言，除了要具備電力方面的專業(yè)知識，還應(yīng)具有在辦公室管理工作方面的能力，以此來發(fā)揮自身在工作中的價值。在市場經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，一個人只有在不斷的學(xué)習(xí)和積累中，才能緊跟市場發(fā)展的步伐，在工作中有所創(chuàng)新，提高自身的工作水平。所以，電力企業(yè)辦公室人員在工作中不能單一的只憑經(jīng)驗工作，而要不斷加強(qiáng)對政治理論和時事的學(xué)習(xí)，分析在新形勢下的政治動態(tài)，能夠運(yùn)用相關(guān)的政治方法處理工作事務(wù)，另外，還要提高自身在業(yè)務(wù)方面的能力，包括動筆及動手能力。科技的迅猛發(fā)展，帶動了信息化時代的進(jìn)步和電腦技術(shù)的普及，所以將信息技術(shù)應(yīng)用在辦公室中是很普遍的，對此，電力企業(yè)辦公室的工作人員還要努力學(xué)習(xí)相關(guān)的信息技術(shù)知識，以免在信息潮流中錯失利于企業(yè)發(fā)展的信息，同時還應(yīng)具備綜合研究分析信息的能力，提煉出對企業(yè)發(fā)展有利的高質(zhì)量信息，有助于領(lǐng)導(dǎo)明確企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，做出科學(xué)性的決策。

4.3充分利用企業(yè)人力資源，做到以人為本

企業(yè)規(guī)章制度的制定是保證企業(yè)辦公室管理工作正常開展的重要前提，但是，還需要對辦公室工作人員自身的重要作用予以重視。有效的突破傳統(tǒng)的管理方式，逐漸轉(zhuǎn)變成具有實際意義的管理方式，始終重視辦公室管理人員在企業(yè)的實際發(fā)展過程中所發(fā)揮的重要作用，并且以人為中心，把現(xiàn)代企業(yè)的管理方法與企業(yè)的經(jīng)營藝術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來，進(jìn)而將企業(yè)的專項管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿娌⑶议L遠(yuǎn)的戰(zhàn)略管理。比如，采取柔性管理方式，這是一種與剛性管理相對應(yīng)的管理方式，重視人的作用，“以人為本”。柔性管理比較重視企業(yè)發(fā)展過程中的個人作用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)真正為員工服務(wù)，“想員工所想，憂員工所憂”，真正讓員工感受到公司的關(guān)懷。柔性管理能夠最大的將員工力量凝聚起來，為企業(yè)工作的開展提供保障。辦公室管理作為企業(yè)決策的執(zhí)行者和監(jiān)督者，應(yīng)該重視人力資源有效管理，及時解決員工困惑，促使員工能夠全身心地投入到工作中。

4.4增強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)能力，提高工作績效的實效性

辦公室管理部門要與其他部門之間相互協(xié)調(diào)。辦公室管理人員除了要經(jīng)常和其他部門進(jìn)行溝通交流外，還要協(xié)調(diào)完成各項工作和任務(wù)，避免電力企業(yè)出現(xiàn)內(nèi)部員工產(chǎn)生矛盾的情況。只有做好各個部門之間的協(xié)調(diào)工作，才能使部門之間達(dá)到合作的目的，以此來加快電力企業(yè)的發(fā)展速度，提高辦公室管理工作績效。將協(xié)調(diào)工作做好：①要注重協(xié)調(diào)的高度。辦公室人員平時應(yīng)注意做好資料的積累，應(yīng)有全面、足夠的儲備，在工作中緊跟領(lǐng)導(dǎo)的思路去思考、籌劃、安排和處理問題；②要拓寬協(xié)調(diào)的廣度。注重發(fā)揮各方面的積極性，加強(qiáng)與上級之間的聯(lián)系，并將在企業(yè)工作中遇到的難點問題積極向上級反映，爭取上級部門的支持；③要把握協(xié)調(diào)的量度。要做到及時協(xié)調(diào)、正確協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)，使辦公室的協(xié)調(diào)作用發(fā)揮得更加充分、有效。

5　結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代電力企業(yè)對人們地的日常生活發(fā)揮著重要的影響作用，而辦公室管理工作對于現(xiàn)代電力企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)不斷自高自身的工作主動性，增強(qiáng)自身的協(xié)調(diào)能力，在良好的工作氛圍中，做好上下級的溝通工作，重視對企業(yè)各方面信息的收集與整理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議，提高工作質(zhì)量，進(jìn)而幫助企業(yè)提升效益，促進(jìn)企業(yè)地良好發(fā)展。

［1］陳鵬浩.現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善［J］.現(xiàn)代國企研究，2015（14）：13～14.

［2］葉笑塵.論現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善［J］.中國電力教育，2014（5）：214～215.

［3］曾榮木.現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）：22.

黃 冶（1981-），男，本科，主要從事行政和黨群管理方面的工作。

C931.4

A

2095-2066（2016）16-0100-02

2016-5-20