張文晉

天津開(kāi)發(fā)區(qū)市政工程修建服務(wù)公司

論新形勢(shì)下檔案管理的信息化建設(shè)與實(shí)踐

張文晉

天津開(kāi)發(fā)區(qū)市政工程修建服務(wù)公司

信息化是當(dāng)前一個(gè)使用頻率非常高的詞匯，對(duì)于檔案資源的整合來(lái)說(shuō)也有著十分重要的意義。在檔案資源整合工作中信息化的技術(shù)給其發(fā)展帶來(lái)了新的春天，信息化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案資源整合工作中的各個(gè)部分和工作進(jìn)程都得到了大幅度的提高。所以在今后的發(fā)展中我們要一直秉承著不斷探索的精神，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)不斷融入檔案資源整合的工作當(dāng)中去，為企業(yè)未來(lái)檔案事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。鑒于此，本文主要分析新形勢(shì)下檔案管理的信息化建設(shè)與實(shí)踐。

新形勢(shì)；檔案管理；信息化建設(shè)

1 、檔案業(yè)務(wù)信息化勢(shì)在必行

1.1 內(nèi)力所迫——社會(huì)需求與檔案業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律

社會(huì)信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案管理對(duì)象不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體。檔案的數(shù)字化，對(duì)檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。因此，檔案工作亟需實(shí)現(xiàn)信息化管理，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，更好地服務(wù)各項(xiàng)事業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。

1.2 外力所驅(qū)——電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及促進(jìn)了信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的技術(shù)條件，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境。

1.3 動(dòng)力所在——國(guó)家政策的支持

2002年，國(guó)家檔案局發(fā)布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，開(kāi)通了國(guó)家檔案局網(wǎng)站，全國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。2016年4月1日國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)、有效服務(wù)國(guó)家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系，并將“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升”列為“十三五”期間主要的工作任務(wù)。

2 、檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

2.1 未得到足夠的重視，缺乏建設(shè)資金

從目前的形勢(shì)來(lái)看，國(guó)家對(duì)檔案管理工作的重視度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案部門(mén)在整個(gè)社會(huì)中占據(jù)無(wú)足輕重的地位。因而政府在檔案管理信息化建設(shè)方面給予的政策和資金支持也比較少，這就造成檔案管理的信息化建設(shè)工作中，出現(xiàn)資金不足的現(xiàn)狀。許多檔案部門(mén)都沒(méi)有能力更新老舊設(shè)備，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

2.2 專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏

檔案管理的信息化建設(shè)，是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的一種趨勢(shì)，它要求檔案管理人員具備全面的檔案管理知識(shí)、掌握先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，以及較高的職業(yè)道德素質(zhì)。顯然，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。通常來(lái)說(shuō)，檔案管理人員可分為輔助人員、普通專業(yè)人員、高級(jí)專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)，輔助人員應(yīng)具備基本的專業(yè)知識(shí)和技能；專業(yè)人員應(yīng)具備充足的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，并熟練掌握現(xiàn)代信息化管理技術(shù)。

3 、新形勢(shì)下檔案管理信息化的實(shí)踐對(duì)策

3.1 提升對(duì)檔案管理工作的重視度，加大信息化建設(shè)的資金投入

①國(guó)家應(yīng)摒棄陳舊觀念，提升檔案管理意識(shí)，并出臺(tái)相關(guān)政策呼吁社會(huì)各界支持檔案管理工作，提升社會(huì)公眾對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而為檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的社會(huì)基礎(chǔ)。②檔案管理部門(mén)必須重視與外界的溝通和協(xié)作，充分取長(zhǎng)補(bǔ)短，改變檔案管理工作存在的劣勢(shì)，提升檔案管理水平。③國(guó)家財(cái)政部門(mén)應(yīng)當(dāng)增加對(duì)檔案部門(mén)的工作經(jīng)費(fèi)投入，以改善檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足的現(xiàn)狀。④檔案部門(mén)應(yīng)將資金落到實(shí)處，杜絕假公濟(jì)私、鋪張浪費(fèi)等問(wèn)題的發(fā)生。著重將資金用在優(yōu)化辦公設(shè)施上，確保電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等基本的辦公設(shè)施充足。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

3.3 強(qiáng)化電子檔案的安全性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)有效

強(qiáng)化檔案安全管理是促進(jìn)檔案科學(xué)化水平工作得以的有效進(jìn)行的重要手段，管理的目的在于安全規(guī)范，也要規(guī)范檔案管理員工行為，在安全管理上也要明確了領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保將安全工作與監(jiān)督工作落到實(shí)處。企業(yè)內(nèi)部必須構(gòu)建專業(yè)化的安全管理機(jī)制。然后，需要從實(shí)際情況出發(fā)，具體問(wèn)題，具體分析，將檔案管理的各項(xiàng)涉及安全問(wèn)題的環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行明確，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化管理的目的。在電子信息時(shí)代下，檔案信息管理的安全問(wèn)題也成為主要的問(wèn)題，在電子檔案使用與管理上檔案的真實(shí)性與安全性都需要得到重視，無(wú)論是個(gè)人使用還是單位管理的檔案，都需要進(jìn)行合理的安全措施的防護(hù)，保障檔案信息的安全，避免被他人利用或改動(dòng)。所以，建立一支能夠體現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的檔案信息管理隊(duì)伍，并且結(jié)合多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)的安全，并且通過(guò)安全化的管理，進(jìn)一步提高管理者與參與者的自身素質(zhì)，迎合時(shí)代發(fā)展。

總之，檔案的信息化管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實(shí)體資料的保管為重點(diǎn)，由于檔案資料的類型較多，管理工作也比較繁復(fù)。而檔案管理的信息化建設(shè)，要求將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴男问?，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息渠道將其提供給社會(huì)各界。相比之下，電子版的檔案更有利于查詢、修訂和存儲(chǔ)，能大幅降低檔案管理的成本。

[1]段春雁.論新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)之我見(jiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，03：151-152.

[2]王倩.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究與實(shí)踐[J].市場(chǎng)觀察，2015，S2：64.