周 婧

石家莊信息工程職業(yè)學院

當前文書檔案管理工作中的缺失與對策探析

周 婧

石家莊信息工程職業(yè)學院

檔案管理是一項利國利民、具有歷史意義的工作，具有嚴密的科學性和專業(yè)性，因此也越來越受到重視。就目前的情況來看，文書檔案管理工作還存在很多問題，因此需要采取有效的措施進行優(yōu)化，要在建立完善管理制度的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理手段以實現(xiàn)信息化管理，做好細節(jié)管理，并全面提高文書檔案管理工作人員的綜合能力素質(zhì)，為充分實現(xiàn)文書檔案的利用價值、實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。基于此本文分析了當前文書檔案管理工作中的缺失與對策。

文書檔案管理；缺失；對策

1 、當前文書檔案管理工作中的缺失

文書檔案管理工作對于企業(yè)提高市場競爭力以及增加經(jīng)濟效益具有十分重要的作用，然而，當前的文書檔案管理工作依然存在很多問題亟待解決，包括：

1.1 文書檔案管理工作在企業(yè)管理中得不到重視，文書檔案的作用得不到發(fā)揮

隨著黨的工作重心轉(zhuǎn)移，企業(yè)以追求高額經(jīng)濟效益為工作中心，而檔案工作在企業(yè)是非直接創(chuàng)效部門，肯定不會引起單位領(lǐng)導的特別重視；同時檔案的作用在于記載歷史事實，提供歷史經(jīng)驗，在這改革開放，新事物、新思想沖擊現(xiàn)實發(fā)展的時代，作用自然得不到發(fā)揮，進而受到冷落。

1.2 管理制度體系不健全，尚未實現(xiàn)規(guī)范化管理

從文書的檔案管理的現(xiàn)狀看，當前現(xiàn)有管理制度體系不健全，在實際管理過程中，管理職責劃分不明，管理方式過于滯后，對于文書檔案管理工作的重要性尚未給予充分重視.整體上而言，文書檔案管理質(zhì)量偏低、且利用率不高，一般都是對檔案進行歸檔保管后，檔案就處于“塵封”狀態(tài)，即使在需要利用檔案時，因檔案的標題以及目錄等的條理不清，查找困難，致使文書檔案的服務功能被大大弱化。

1.3 文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

目前，由于我國大多數(shù)單位對文書檔案的管理工作并沒有引起非常高的注重，進而也就使檔案管理人員的專業(yè)水平以及其他方面沒有達到相關(guān)的要求和標準。因此，大多數(shù)文書檔案管理人員的專業(yè)水平需要進行大幅度的提高。工作效率偏低以及知識儲備不充分等問題，都會對文書檔案管理工作的長遠發(fā)展帶來負面影響。

1.4 工作銜接不足

文書檔案管理工作對于單位管理以及運行具有重要作用。做好文書檔案管理工作才能切實把握好檔案管理工作。其中，文書檔案管理工作和檔案管理工作既存在一定相似之處，也存在明顯的不同，因此，針對兩者關(guān)系應當切實認識，并且做好檔案管理工作。然而，當前大部分文書檔案管理工作和檔案管理工作沒有區(qū)分，普遍認為做好文書檔案管理工作就等同于做好檔案管理工作，從而導致文書檔案管理和檔案工作存在一定偏差，文書檔案工作和檔案管理在銜接方面存在問題。

2 、提升文書檔案管理的措施

文書檔案管理水平高低嚴重影響檔案的質(zhì)量以及完整性。因此，相關(guān)人員應當加強對文檔管理的研究，切實提高文檔管理水平，促使文書檔案管理發(fā)揮其應有的作用。

2.1 提高地位、重視檔案文書管理，使之發(fā)揮作用

企業(yè)領(lǐng)導要從企業(yè)持續(xù)發(fā)展的角度看待企業(yè)文書檔案管理工作，克服部分領(lǐng)導急功近利思想和片面經(jīng)濟效益觀念，著眼于未來，惠及子孫后代，從國家未來和企業(yè)發(fā)展的高度認識企業(yè)文書管理工作的重要性。在人員配置、設(shè)備設(shè)施投資上給予支持。把做好文書檔案管理工作列入單位領(lǐng)導的工作考核。企業(yè)文書檔案管理人員要深入研究、挖掘文書檔案使用價值，主動為企業(yè)領(lǐng)導提供有價值的服務。

2.2 建立完善的管理制度體系

新時期下，基于對文書檔案檔案管理工作所提出的新要求，要想實現(xiàn)對文書檔案的規(guī)范且高效管理，并充分發(fā)揮出文書檔案的作用與價值，就需要以健全相應管理制度為基礎(chǔ)。要求基于當前國家對檔案管理所提出的規(guī)范下，實現(xiàn)相應管理體制的構(gòu)建，在建立現(xiàn)代化管理制度的基礎(chǔ)上，明確落實管理職責，并提高檔案管理人員對該項工作的重視程度，積極創(chuàng)新管理方式，以迎合當前文書檔案管理工作之需，為提高文書檔案的管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

2.3 強化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

從客觀方面來看，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文書檔案的管理水平具有非常重要的關(guān)聯(lián)性。因此，必須要借助相關(guān)的手段和措施來提高檔案管理人員的綜合實力，譬如舉行各種活動和講座對管理人員進行相關(guān)的培訓，另外還可以利用現(xiàn)場觀摩交流的形式進行學習，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及管理業(yè)務的實踐能力。此外，還需對檔案管理人員進行嚴格的計算機技術(shù)培訓，使其掌握全新的信息技術(shù)。

2.4 強化部門銜接

文書檔案管理工作對于單位發(fā)展具有十分重要的意義，因此，強化檔案管理工作以及與其它部門的交接工作顯得愈發(fā)重要。相關(guān)管理人員應當和企業(yè)其他部門人員進行必要的溝通以及交流，確保文書檔案管理工作的有效性以及全面性，促使文書檔案管理工作更為成熟并且得到快速發(fā)展。

2.5 文書檔案信息化管理

實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺的建設(shè)應包括以下四個系統(tǒng)：一是建立文書檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。三是建立文書檔案存儲系統(tǒng)，利用計算機強大的功能建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫，對信息進行編目、歸類、儲存，便于查找利用。對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲，實行多種形式的存儲。四是建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定檔案保密制度，設(shè)置檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限，安裝高級別的防火墻，庫房等重要場所強化防磁設(shè)施。

總之，文書檔案管理工作對于企業(yè)經(jīng)營以及運行具有重要作用，相關(guān)人員應當對文書檔案管理工作加強重視，因此進一步加強對其的研究非常有必要。

[1]趙淑娜.文書檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，05：112.

[2]吳瑩.淺談當前基層文書檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，06：65.

[3]李彤.電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策[J].科技視界，2012，05：160-161.