張艷紅

新疆北新土木建設(shè)工程有限公司

淺談如何做好工程建設(shè)的檔案信息化管理

張艷紅

新疆北新土木建設(shè)工程有限公司

伴隨著科學技術(shù)的不斷進步，信息化技術(shù)的使用范圍已經(jīng)擴散至各個領(lǐng)域，其中，檔案管理工作和信息化技術(shù)的融合是隨著時代進步逐漸形成的一種全新的信息管理機制。只有確保信息結(jié)構(gòu)的先進性，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作與供需關(guān)系的平衡態(tài)發(fā)展，確保檔案信息化收集、歸檔以及管理項目的效率得到有效的升級。

工程建設(shè)；檔案信息化管理；措施

1 、檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然

1.1 滿足技術(shù)檔案管理發(fā)展的需要

就當前的工程建設(shè)企業(yè)而言，項目建設(shè)過程中涉及的單位和部門眾多，產(chǎn)生的技術(shù)檔案種類和內(nèi)容繁多，致使技術(shù)檔案的完整性、一致性和保存性難度加大，傳統(tǒng)的手工管理紙質(zhì)技術(shù)檔案的工作流程變得十分繁瑣復(fù)雜，已經(jīng)不能適應(yīng)工程建設(shè)企業(yè)信息化發(fā)展的需求。如何通過信息化管理簡化工作，顯著提高工作效率，已成為技術(shù)檔案管理部門當前的一項重點工作。

1.2 滿足檔案保護及降低成本的要求

以往紙質(zhì)技術(shù)檔案的歸檔、管理和利用，需要人工收集、查找和搬運原始技術(shù)檔案，費時費力，效率較低。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，通過圖紙掃描、OCR 文字識別、文件轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫儲存等技術(shù)，可以把各種紙質(zhì)技術(shù)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件。通過歸檔、管理和利用電子技術(shù)檔案，可以實現(xiàn)遠程瀏覽、打印和下載，提高了工作效率，降低了人工和紙張成本，保護了原始技術(shù)檔案的安全，同時也符合綠色低碳和節(jié)能環(huán)保的要求。

2 、檔案管理信息化工程管理中存在的問題

2.1 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)緩慢

根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，當前我國的檔案管理信息化建設(shè)范圍和推廣相對比較緩慢，沒有能夠滿足如今經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展和建設(shè)，在進行建筑工程檔案管理信息化管理當中，很多建筑中所用的檔案都是各個地方的，內(nèi)容非常分散，對于如何更快更好的將這些資源進行整個和規(guī)范管理是非常困難的，同時一些建筑檔案管理單位應(yīng)用信息化方式的力度非常的薄弱。

2.2 對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

如今很多的建筑工程單位都已經(jīng)認識到了信息化的重要性，但是還沒有達到廣泛的程度，因此，我國的檔案管理信息化內(nèi)容還只是停留在開始的階段，還存在著非常多的不足情況，在整理檔案中，如何將紙質(zhì)的轉(zhuǎn)換成為信息化的數(shù)據(jù)還是存在著很多問題，存在著方方面面的問題，很多的案件和卷宗質(zhì)量較低，相關(guān)的工作人員并不具備相關(guān)的技術(shù)和素質(zhì)去進行處理和查詢，很多單位進行檔案管理的專業(yè)人員不多，對信息化建設(shè)內(nèi)容的認識和了解程度不高，導致嚴重阻礙了信息化管理的進度，這都是檔案管理工作面臨的重要問題。

3 、加強信息化工程管理中的檔案管理

3.1 不斷提升檔案系統(tǒng)整體水準

在進行檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先就是要將相關(guān)的資料集中起來，建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)化內(nèi)容，將檔案運用于系統(tǒng)中，便于人們的利用和查詢，系統(tǒng)最重要的一個特點就是豐富性和連續(xù)性，系統(tǒng)中的相關(guān)資料的銜接要合適，不能夠出現(xiàn)上下不銜接的現(xiàn)象，要充分的重視檔案管理工作中的關(guān)鍵點和要點內(nèi)容，如果其中出現(xiàn)了問題，要及時的去解決，避免因此耽誤而導致整個系統(tǒng)無法正常運行的問題，管理的基礎(chǔ)與系統(tǒng)中相關(guān)問題的處理速度有著很高的聯(lián)系，有著問題處理的較好，就能夠得到很多好的效果，如果處理的不好，就無法得到相應(yīng)的結(jié)果，因此，建筑單位的基礎(chǔ)管理工作要到位，提升信息化建設(shè)的速度，及時的、適時地改進系統(tǒng)中存在的問題。

3.2 強化工程建筑檔案管理人員的信息化意識

建筑工程中檔案管理工作占有至關(guān)重要的作用，對于提升和建設(shè)整個建筑工程的質(zhì)量有著重要的作用，其中監(jiān)督作用發(fā)揮的較多，很長時間以來檔案管理工作的建設(shè)速度都是非常緩慢的，相關(guān)部門之間也并不進行溝通和交流，對于發(fā)展所需要的技術(shù)和管理措施并不及時的進行更新，無法認識到如今快速發(fā)展的社會，因此，檔案管理工作的重要性也就沒有被充分的認識，因此，要想將檔案管理工作真正的運用到建筑當中，樹立現(xiàn)代化的信息管理意識，將工程中資料進行整合和存儲，建立統(tǒng)一的網(wǎng)站，能夠保證建設(shè)工程中對檔案的管理實現(xiàn)更高的效率，同時還應(yīng)建立完善的檔案信息化管理體系，對相關(guān)的工作進行管理和規(guī)范。

3.3 加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度

在整個檔案管理工作當中，人員是其重要的參與和執(zhí)行的主體，因此，必須要對相關(guān)工作人員的培訓和教育力度進行強化，使其不斷的滿足檔案管理工作的實際需要，檔案管理工作人員要從自身認識到信息化的重要性，在日常的工作中，不斷的鍛煉和豐富自己的工作能力和綜合素質(zhì)，提升自己在檔案信息化管理工作中的價值，同時相關(guān)的管理部門要對檔案管理工作加強科學意識，提升人員對于計算機的操作能力和應(yīng)用能力，保證檔案管理的信息化建設(shè)。

3.4 確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔

建筑工程檔案管理信息化建設(shè)，必須要對信息和相關(guān)資料的采集和檔案的存儲工作，首先就是對相關(guān)數(shù)據(jù)的采集工作，要通過計算機將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息輸入進去，將其中的資料、土質(zhì)以及相關(guān)的資料進行整理和存儲，在計算機中將這些數(shù)據(jù)進行存檔，這樣方式能夠在很大程度上避免發(fā)生信息就是和損壞的狀況，存儲之后，需要將這些信息根據(jù)相關(guān)的內(nèi)容進行分類，這樣能夠方便相關(guān)人員進行查找資料，提升整個管理工作的效率，更好的實現(xiàn)信息化建設(shè)。

3.5 為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支撐和充足資金

無論是提升管理工作的信息化水平還是檔案管理工作人才的培養(yǎng)都需要投入資金，因此，加強技術(shù)資金的支撐也是完善信息化管理工作的重要內(nèi)容，首先是加強檔案管理軟硬件系統(tǒng)建設(shè)的需要，對系統(tǒng)進行實時的更新。其次就是地方的政府和財政應(yīng)該對有需要的企業(yè)提升幫助，加強資金的投入力度，最后需要注意的就是網(wǎng)絡(luò)的安全問題，時常進行病毒的查殺，避免發(fā)生安全隱患。

4 、結(jié)束語

通過先進的信息化管理系統(tǒng)，將極大提高項目的完成效率，提升企業(yè)競爭力。這就是我們要努力達到的目標，相信隨著科學技術(shù)水平的飛速發(fā)展，這些設(shè)想很快就會得以實現(xiàn)。

[1] 牟海偉.建筑企業(yè)工程項目管理信息化探討[J].青島理工大學，2015.

[2] 張柱.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].江西建材，2013(02)：288-289.