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        計算機技術(shù)與辦公室自動化工作探析

        2016-03-16 05:35:28王尉麗
        環(huán)球市場 2016年21期
        關(guān)鍵詞:辦公自動化辦公計算機

        王尉麗

        哈密公路管理局

        計算機技術(shù)與辦公室自動化工作探析

        王尉麗

        哈密公路管理局

        計算機技術(shù)已經(jīng)成為辦公自動化的重要組成部分,大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和發(fā)展對辦公自動化提出了新的挑戰(zhàn),本文對辦公自動化的設(shè)計和建設(shè)做了詳細(xì)的介紹,并就如何加強辦公自動化與計算機的有效結(jié)合提供了建議,以提高辦公效率。

        辦公室自動化;計算機技術(shù);大數(shù)據(jù)

        引言

        辦公自動化是人們對各種工作活動,借用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù),從而實現(xiàn)計算機處理系統(tǒng)的管理目標(biāo),辦公自動化是利用現(xiàn)代技術(shù)提高工作效率和工作質(zhì)量,盡量減少各種錯誤的產(chǎn)生和擴(kuò)散,縮短辦公時間。以科學(xué)的管理理念和方法與計算機,幫助信息數(shù)據(jù)庫、知識庫、輔助決策系統(tǒng)的支持來幫助人們判斷和做出正確的決策,從而提高生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率。辦公自動化系統(tǒng)主要由六部分組成,組織,辦公空間,辦公人員,對知識、信息和辦公活動構(gòu)成一個有機的整體辦公,整個數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生有用的數(shù)據(jù)。因此,深入發(fā)展和進(jìn)一步拓展辦公自動化專業(yè)的意義,將辦公自動化與計算機技術(shù)的延伸和發(fā)展跟上時代的步伐,充分利用科技帶來的優(yōu)勢,大大提高辦公效率和質(zhì)量。

        1 辦公自動化概念

        我們的專家在全國第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上,提出了辦公自動化的定義,先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),使辦公室的業(yè)務(wù)活動的一部分物化的人在現(xiàn)代辦公設(shè)備外,由技術(shù)和設(shè)備構(gòu)成服務(wù)的一個做的公共業(yè)務(wù)目的的人機信息處理系統(tǒng)“。如今,隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,辦公自動化系統(tǒng)也出現(xiàn)了許多新的特點:

        1.1 集成化:人越來越少,與技術(shù)的載體更緊密地融合在一起。人機系統(tǒng)是辦公自動化的核心。這需要一個人類和計算機技術(shù)的結(jié)合。

        1.2 智能化:可以完成一些簡單的機器學(xué)習(xí)的智能化勞動。計算機所作出的決定沒有任何主觀因素,它是基于數(shù)據(jù)的邏輯。更多的目的。

        1.3 綜合技術(shù)應(yīng)用、視頻、數(shù)據(jù)傳輸和通信軟件于一體,易于實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公,大大節(jié)約了辦公成本,是提高辦公室的自由度,實現(xiàn)隨時隨地辦公的地方。

        2 辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計

        c/s架構(gòu)系統(tǒng),通過客戶端和服務(wù)器來處理不同的任務(wù),使用數(shù)據(jù)來完成數(shù)據(jù)的使用,更新,保存。是比較簡單的辦公系統(tǒng),應(yīng)用廣泛。這種技術(shù)的優(yōu)點是和數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)快速的交互,可以充分發(fā)揮客戶端的處理能力,大量的工作可以在客戶端處理之前提交給服務(wù)器,相應(yīng)的優(yōu)點是客戶端響應(yīng)應(yīng)該是快的??梢詫崿F(xiàn)分布式數(shù)據(jù)處理,降低服務(wù)器的壓力,充分利用網(wǎng)絡(luò)資源,實現(xiàn)對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫的透明訪問。缺點是明顯的,安裝工作量大,任何一個電腦的問題,或者系統(tǒng)軟件升級,都需要重新安裝和維護(hù),成本更高。只適用于局域網(wǎng),系統(tǒng)的可擴(kuò)展性差,一個新的功能要求可能重新設(shè)計整個系統(tǒng),缺乏一個統(tǒng)一的框架,所以這兩個開發(fā)和利用的數(shù)據(jù)資源也很困難。B的系統(tǒng)架構(gòu)。這是以Web技術(shù)為核心的新的系統(tǒng)模型,一個數(shù)據(jù)服務(wù)器和多個應(yīng)用服務(wù)器之間實現(xiàn)通信,形成了一個三層系統(tǒng)的客戶服務(wù),開發(fā)和使用的低成本和高靈活性。適合多類型數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)管理、內(nèi)部、外部、不同業(yè)務(wù)部門之間的信息暢通,打破了信息共享的障礙,具有使用簡單、通信標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上,打開一個巨大的優(yōu)勢,劣勢也明顯,網(wǎng)絡(luò)依賴帶來的巨大風(fēng)險,信息安全、黑客攻擊可能帶來的辦公系統(tǒng)。

        可以看出,計算機技術(shù)的發(fā)展帶來了辦公自動化、虛擬化、云計算等各個領(lǐng)域的創(chuàng)新,這些技術(shù)對這些技術(shù)產(chǎn)生重大影響,辦公自動化應(yīng)主動學(xué)習(xí)技術(shù),實現(xiàn)更高效的處理能力。根據(jù)實際情況,公司可以開發(fā)不同的自動化辦公系統(tǒng)。

        3 辦公自動化系統(tǒng)功能建設(shè)

        3.1 信息管理。對辦公系統(tǒng)的要求可以合理進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的采集和文檔的安全存儲、業(yè)務(wù)分類、檢索和刪除,提出了辦公自動化系統(tǒng),提出了以下要求:一、快速、快速地訪問人員文件、圖片、等材料;二是要進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)安全。備份,避免意外數(shù)據(jù)丟失造成不可修復(fù),防火墻防止了一定程度的黑客攻擊,防止身份不明的用戶訪問系統(tǒng),從數(shù)據(jù)保存到刪除不丟失,系統(tǒng)自檢和手工審查相互交互;第三,覆蓋范圍廣,系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以向所有人員開放,不同的系統(tǒng)主機也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信,可以設(shè)置信息的開發(fā)水平,流出的保密信息,全功能人臉,一個完整的系統(tǒng)信息管理模塊,有文件管理,郵件管理,郵件管理,表格管理,文件管理和人員管理。人事管理是尤為重要的,包括工資、考勤、權(quán)限、制度安排和職能的任命和重要決策的悲哀。

        3.2 信息傳輸。在完成信息系統(tǒng)后,我們需要向各部門和員工傳達(dá)信息,在信息傳輸?shù)倪^程中,較小的辦公系統(tǒng) 可以采用局域網(wǎng)傳輸,局域網(wǎng)設(shè)置更簡單,局域網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸速度更快,而大的辦公系統(tǒng)需要借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器來傳輸數(shù)據(jù),云服務(wù)器和應(yīng)用云存儲技術(shù)可以解決信息傳輸?shù)陌踩院涂焖傩?,維護(hù)云服務(wù)器不需要企業(yè)承擔(dān),也有很多第三方云服務(wù)提供商。

        3.3 智能決策。計算機技術(shù)可以根據(jù)一定的規(guī)則處理信息,從而節(jié)省了大量的人力成本的嘲笑,對于企業(yè)的管理、過程管理,計算機是一個巨大的幫助,可以幫助員工大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和組織,為了做出最佳的決策,可以看到計算機智能決策在辦公系統(tǒng)開發(fā)中是非常廣泛的。機器學(xué)習(xí)也促進(jìn)了智能決策的發(fā)展。辦公自動化要求的計算機系統(tǒng)不僅要在相應(yīng)的考慮和處理,并幫助辦公室工作人員進(jìn)行一些簡單的處理,計算機應(yīng)該是專業(yè)管理人員的工作得到了改進(jìn),提高了工作效率和處理事務(wù),可以使管理人員快速準(zhǔn)確地進(jìn)行事務(wù)判斷,提高決策的準(zhǔn)確性,計算機的判斷和決策有助于提高生產(chǎn)效率。

        3.4 人與計算機系統(tǒng)的相互作用與合作。辦公系統(tǒng)是人們最重要的組成部分,提高了員工的素質(zhì),使他們熟練的使用各種聯(lián)系,并不是所有的東西都能使計算機處理。要培養(yǎng)員工正確使用制度,人的智慧比電腦更高,提高能力,更好地利用個人系統(tǒng)做出正確的決策。辦公自動化系統(tǒng)是一個人機系統(tǒng)工程,是人的主要因素。技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用應(yīng)該是根本性的,現(xiàn)代的員工除了具備一定的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和寫作能力,還叫學(xué)習(xí)計算機技術(shù),如數(shù)據(jù)庫的基本操作,使用軟件,一般應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)該有一個普遍的認(rèn)識,這就需要企業(yè)和事業(yè)單位的員工崗位進(jìn)行必要的培訓(xùn)。

        4 處理計算機技術(shù)在辦公自動化過程中的應(yīng)用

        計算機技術(shù)的飛速發(fā)展,計算機應(yīng)用能力的提高,對各行各業(yè)的從業(yè)者提出了更高的要求,這就要求我們要不斷完善自己,適應(yīng)時代的發(fā)展,主要從以下幾個方面:

        4.1 加強和承諾對辦公自動化和計算機技術(shù):辦公自動化具有一定的滯后性,許多新產(chǎn)品還沒有進(jìn)入辦公室,我們的企業(yè)要注意投資辦公自動化的硬件和軟件;從宏觀的角度來看,這將大大提高整個集團(tuán)的工作效率,將帶來豐富的報告,沒有硬件支持,辦公自動化不能完全使用“?!?/p>

        4.2 硬件和軟件的合理選擇,從實際工作的角度來看,我們應(yīng)該選擇軟件和硬件,國外的軟件比國內(nèi)的性能好,但價格往往很貴。應(yīng)用環(huán)境的差異會降低軟件的使用效率,因此在選擇軟件和硬件的應(yīng)用環(huán)境的綜合考慮國內(nèi)計算機技術(shù)和工作的具體要求的情況下,掌握各方面的優(yōu)點的情況下,不斷完善的辦公室,充分利用硬件和軟件。

        4.3 加強與高校的合作,專業(yè)化培訓(xùn)課程,細(xì)致了解行業(yè)和工作的具體要求,有一定的針對性。這種合作可以使行業(yè)在辦公自動化向前邁進(jìn)了一大步。良好的培訓(xùn)可以提高軟件的操作水平。由于,計算機技術(shù)人員掌握的軟件,有必要加強對他們的培訓(xùn),以確保系統(tǒng)內(nèi)的企業(yè)和機構(gòu)是安全的,足夠的物理環(huán)境,能夠處理計算機病毒的預(yù)防和殺死一些日常操作的小問題可以解決。

        4.4 保持新技術(shù)的敏感性和可接受性,比如云平臺的辦公應(yīng)用不是很廣泛,中小企業(yè)可以大膽使用這種新技術(shù),帶來的低價可能超乎想象,云平臺對個人電腦的性能需求不大,這將有助于小微企業(yè)的發(fā)展。同時,辦公室工作人員必須經(jīng)常注意新技術(shù),不拒絕新技術(shù);同時帶來了大量的學(xué)習(xí)成本,但對于企業(yè)和單位而言,長期效益是不容忽視的。

        5 結(jié)語

        經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展促進(jìn)了辦公自動化的發(fā)展,辦公室人員是系統(tǒng)的重要組成部分,保持新的計算機技術(shù)的敏感性和可接受性。大數(shù)據(jù)時代使得辦公自動化提出了越來越高的要求,利用計算機技術(shù),企事業(yè)單位和機關(guān)工作人員有責(zé)任共同努力,促進(jìn)辦公自動化、智能化,提高辦公效率。

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