王小永

大唐呼倫貝爾化肥有限公司財務部

淺談如何做好財務管理信息化建設提升財務管理水平

王小永

大唐呼倫貝爾化肥有限公司財務部

企業(yè)信息化水平不僅關(guān)系到財務核算水平的高低，在當今更是對企業(yè)全面管理有著舉足輕重的作用。目前國內(nèi)各大企業(yè)都在積極加強自身的信息化建設，通過對信息的合理應用有效提升企業(yè)的管理水平。本文結(jié)合所在公司實際，從企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化、方案設計與現(xiàn)場管理，軟件應用培訓，賬務管理與信息應用，信息優(yōu)化等方面探討如何做好財務信息化建設，提升財務管理水平。

財務管理；信息化；企業(yè)管理

一、企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化

企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化是企業(yè)信息化所必須，也是企業(yè)加強管理所必走之路。

1、成立業(yè)務確定和業(yè)務流程優(yōu)化小組

為了更好進行信息化建設，從各部門抽調(diào)綜合能力強，具有管理經(jīng)驗的員工，成立業(yè)務確定和業(yè)務流程優(yōu)化小組，以下簡稱“信息化小組”。

2、業(yè)務確定和業(yè)務流程優(yōu)化

信息化小組成員，結(jié)合部門實際確定本部門業(yè)務，編寫業(yè)務流程，繪制業(yè)務流程圖，使業(yè)務流程清晰。信息化小組對編寫完的業(yè)務流程按部門逐項進行討論，不能全面了解業(yè)務實質(zhì)的，務必到現(xiàn)場進行調(diào)研，切實掌握業(yè)務實質(zhì)。確認業(yè)務流程中的數(shù)據(jù)控制點，及實際操作中數(shù)據(jù)的取得方式，數(shù)據(jù)無法控制到的業(yè)務流程部分，進行精簡，但對現(xiàn)場管理具有重要意義的，應確定控制指標，并將控制指標抽象為數(shù)據(jù)，輸入信息化系統(tǒng)。

3、對采購成本、生產(chǎn)成本、銷售成本、企業(yè)管理有重要影響的業(yè)務，需延伸流程管理

如某材料采購價為10元，運費為10元，廠內(nèi)倒運費10元，如果在業(yè)務流程控制中僅僅反映了其入庫成本為30元，在成本實際控制中就沒有著力點和對比的角度，那么就應將此項業(yè)務流程控制延伸至采購流程、運費、廠內(nèi)倒運三個流程，通過與當?shù)厥袌鰞r格和同業(yè)對比，就能確定造成材料成本高的癥結(jié)在那一環(huán)節(jié)，從而確保財務價稅職責發(fā)揮作用。

4、結(jié)合業(yè)務流程，制定相應的管理制度。

業(yè)務流程確定后，務必制定相應的管理制度。管理制度需管控到業(yè)務關(guān)鍵點，無需太多太細，但執(zhí)行起來必須嚴格。

二、方案設計與現(xiàn)場管理

1、盡量減少不同軟件的嵌套使用

新的企業(yè)管理軟件代表著一種新的企業(yè)管理理念，各個板塊之間都相互緊密聯(lián)系，只有在使用中保證其完整性，才能確保數(shù)據(jù)傳輸正確。在軟件實施中，十分忌諱將軟件進行肢解使用和把一些別的軟件的管理思想融入其中(如軟件實施過程中，人力資源部要求從其原有的管理系統(tǒng)中獲取人員，薪酬等信息，燃料部門要求從其燃料檢斤計量軟件中取數(shù)，棄新軟件的功能不用)，這樣既會造成業(yè)務不完善或使用人員經(jīng)常徘徊于兩種管理理念中，又存在大量尾差難以處理的現(xiàn)象，與財務管理的嚴禁性不相容。因此在方案設計時，要禁止此類情況。

2、方案設計時，要縮短方案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，減少不必要的取數(shù)點

軟件公司做方案設計時，要依據(jù)業(yè)務流程，盡量縮短方案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，避免在實際操作中由于流轉(zhuǎn)過長造成的數(shù)據(jù)錯誤，對接困難，或分析取數(shù)時，部分數(shù)據(jù)反映出的信息無法理解。

3、成本核算方案設計時，要樹立成立中心控制意識，將所有產(chǎn)品納入流程制造管理，按成本中心對各項費用做好歸集。

要為基本生產(chǎn)車間和輔助生產(chǎn)車間產(chǎn)出的產(chǎn)品設計“產(chǎn)品工藝路線”，確定產(chǎn)品配方，將產(chǎn)品消耗的原輔材料、“化工三劑”、水、電等完整反映在配方中，以便企業(yè)分車間、分產(chǎn)品控制各項原輔材料的單耗及費用的發(fā)生，從而實現(xiàn)以“成本中心”為單位，建立考核獎懲機制，推動企業(yè)降本增效及精細化管理工作。

4、按實際工作需求，設計各部門所需報表，將信息化平臺打造成為公司的信息共享平臺，建立日利潤管理模塊，動態(tài)庫存管理機制

信息化小組成員，要根據(jù)本部門實際，設計日常管理所需報表，理清取數(shù)方式及取數(shù)點，并同財務人員、實施人員做好溝通協(xié)調(diào)，保證所傳輸數(shù)據(jù)所表達意思的一致性，從真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)在各部門之間的共享，提高辦事效率。

建立日利潤管理模塊。按日掌握企業(yè)成本變動情況，以便及時發(fā)現(xiàn)在生產(chǎn)運行、物料消耗、費用發(fā)生出現(xiàn)的數(shù)據(jù)異常，從而對實際業(yè)務偏差及時控制。

建立動態(tài)庫存管理機制。要對公司整體貨位合理編號，對存貨準確定位，按國家標準為物資命名編碼，便于招投標，按天及時反映庫存變動，并為常用備件建立合理庫存，從而實現(xiàn)產(chǎn)、供、銷一體化。

5、現(xiàn)場管理中務必職責清晰

信息化小組成員結(jié)合軟件公司確定的方案，明確本部門的職責，檢查方案是否符合本部門的現(xiàn)場管理，有無造成使現(xiàn)場管理混亂的可能。感覺不妥時及時提出改進建議。在軟件公司對提出問題作出妥善的解釋時，可以不進行改進。

要確定新信息化軟件出具的單據(jù)，是否符合公司實際管理的需要，是否滿足涉外的訴訟要求等，不能滿足要求的要及時優(yōu)化，報公司批準。

建立相互牽制的軟件操作機制，一個業(yè)務務必要經(jīng)過兩個以上人員處理，避免操作過程中為掩蓋已犯錯誤而弄虛作假。

三、人員配置與軟件應用培訓

1、人員配置

根據(jù)軟件方案設計和部門構(gòu)成情況合理確定應配置人員崗位及數(shù)量。由于信息化軟件將大部分分錄制作和基礎單據(jù)審核分解至各業(yè)務主管單位，因此相應人員不僅要熟悉本單位業(yè)務，而且還需要有一定的財務知識，熟悉企業(yè)相應的規(guī)章制度，能夠迅速接受新的事物。否則軟件的應用將步步受挫，而且信息將管理混亂，對企業(yè)管理不具有太大的意義。

設置信息建設主管崗位，主要管理在軟件使用過程中由于網(wǎng)絡等一些硬件問題造成軟件運行過慢等事故，并定期提報軟件維護費和需要配置的設備。定期對一些無用的操作記錄進行清理，全天候保軟件運行暢通。

設置軟件業(yè)務主管崗位，主要解決各部門在軟件操作中遇到的問題，該崗位人員需要有較強的財務知識，熟悉軟件操作和企業(yè)業(yè)務流程，一旦出現(xiàn)問題，能迅速判定問題癥結(jié)所在，及時處理問題保證軟件運行正常，結(jié)賬正常。并定期對各部門業(yè)務進行審核，及時發(fā)現(xiàn)問題。

2、軟件應用培訓

(1)企業(yè)規(guī)章制度培訓。各操作崗位必須熟知企業(yè)制度和業(yè)務流程，否則基礎單據(jù)審核將變得毫無意義。

(2)軟件操作。各崗位務必編寫操作手冊，軟件公司務必對操作細節(jié)進行反復培訓，通過軟件培訓要使操作人員從會操作到熟練操作到分析應用。通過一些業(yè)務操作實例，增強操作人員的職業(yè)判斷能力，和多種情況事故處理能力。

(3)財務人員培訓要求。財務板塊是信息化管理軟件正常運轉(zhuǎn)的核心。因此會計人員僅僅會核算是遠遠不夠的，必須了解企業(yè)所有業(yè)務，對一些業(yè)務還必須達到一定專業(yè)的程度，這樣財務信息化的作用才能真正體現(xiàn)出來。

會計人員要進行業(yè)務及其流程培訓，必要時要請現(xiàn)場管理人員進行講解，或從業(yè)務開始進行全過程跟蹤，真正掌握企業(yè)的業(yè)務。方案設計與軟件操作必須全過程掌握，否則一旦遇到操作故障，將無法解決，大大降低軟件的運行效率。

四、賬務管理與信息應用

1、將全面預算納入系統(tǒng)管理

將各項業(yè)務預算數(shù)據(jù)，按車間、部門、產(chǎn)品，按月全面分解至系統(tǒng)各個模塊，實現(xiàn)預算控制的全面性、針對性和成本效益性。預算金額控制按“計劃中項目費用金額+實際發(fā)生項目金額-實際發(fā)生項目的計劃金額”，從而實現(xiàn)一旦計劃費用超支，將觸發(fā)預算在計劃階段的控制，實現(xiàn)事前、事中控制。通過產(chǎn)品模塊預算控制，實現(xiàn)對物料消耗，產(chǎn)品單位消耗的控制。從而讓軟件真正對企業(yè)管理發(fā)揮實際作用。

2、財務人員對數(shù)據(jù)的深化使用

財務人員通過對業(yè)務流程學習和軟件賬務處理特點理解，務必將信息管理與賬務管理結(jié)合應用起來，不僅要建立大量的備查帳，而且還要熟知各個會計科目所代表的企業(yè)業(yè)務，借、貸方變動所代表業(yè)務是如何變動得，一旦數(shù)據(jù)變動，我們所掌握不僅僅是財務數(shù)據(jù)的變動，而是在業(yè)務端出現(xiàn)了什么異常，必要時要親自到現(xiàn)場了解，掌握情況后及時撰寫報告，向公司反映。會計科目盡量和現(xiàn)場管理結(jié)合起來，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)了變動就知道現(xiàn)場什么地方出現(xiàn)了變動，及時通知相應部門提供說明，采用措施，減少損失。

結(jié)語

財務人員在信息管理水平逐步提升的年代，核算型的會計已越來越不適應企業(yè)管理的需要，隨著時代的發(fā)展，很多方面都需要會計人員做出專業(yè)性的判斷，復合型人才將成為會計人員的代名詞。因此財務人員必須從繁重的手工勞動中解放出來。企業(yè)財務信息化管理對每一個企業(yè)來說，都已經(jīng)勢在必行。相信在做好業(yè)務流程優(yōu)化、方案設計與現(xiàn)場管理，軟件應用培訓，賬務管理與信息應用，信息優(yōu)化等方面的基礎上，企業(yè)信息化建設將不再是一個問題，財務管理水平也會因此得到大幅度的提升。

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