呂衡春

中鐵十八局集團(tuán)有限公司

企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用

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物資管理信息化是實(shí)現(xiàn)物資集約化管理的基本保證，是經(jīng)營(yíng)管控落地的重要基礎(chǔ)和有效工具。2010—2012年組織開(kāi)發(fā)了物資管理信息系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)系統(tǒng))并推廣到各省級(jí)企業(yè)。作為第一批上線推廣單位，根據(jù)公司物資管理信息系統(tǒng)實(shí)施工作方案要求，成立系統(tǒng)推廣項(xiàng)目組，對(duì)照物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)業(yè)務(wù)規(guī)范及需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)，完成了一系列的推廣實(shí)施、接口開(kāi)發(fā)、運(yùn)維任務(wù)。系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了物資全過(guò)程閉環(huán)管理，使物資數(shù)據(jù)互通共享，為輔助決策提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，提高了公司物資管理水平。

物資；信息系統(tǒng)；管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的大面積普及，企業(yè)信息化管理也在逐步深入，信息化建設(shè)正逐步展開(kāi)，很多業(yè)都進(jìn)行了企業(yè)內(nèi)部和外部的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將企業(yè)當(dāng)前擁有的資源很好的整合在了一起，以業(yè)務(wù)過(guò)程為中心進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的集成，提高資源的利用效益，讓業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的相應(yīng)速度更快，不斷的幫助企業(yè)降低成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，已經(jīng)逐步的成為了很多企業(yè)都非常關(guān)注的問(wèn)題，為了切實(shí)將企業(yè)物資管理業(yè)務(wù)理順，提高企業(yè)物資管理水平，使數(shù)據(jù)高度共享，信息及時(shí)反饋，便于領(lǐng)導(dǎo)正確的決策。

1 系統(tǒng)概述

倉(cāng)儲(chǔ)管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與物流供應(yīng)鏈間重要的連接紐帶。物資管理系統(tǒng)根據(jù)物資使用人員、采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)人員、決策管理人員等各對(duì)象的使用要求，通過(guò)對(duì)各模塊的管理，全面反映物資的采購(gòu)、出入庫(kù)、損耗情況及人員和各部門(mén)的領(lǐng)用情況。同時(shí)，企業(yè)管理人員可憑借系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢(xún)及報(bào)表功能，及時(shí)、準(zhǔn)確了解各項(xiàng)物資信息，為企業(yè)決策提供便捷的管理平臺(tái)，加快物資的周轉(zhuǎn)速度，提高經(jīng)濟(jì)效益，降低企業(yè)的管理成本。

2 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

計(jì)劃管理：材料計(jì)劃填寫(xiě)、材料計(jì)劃打印、材料計(jì)劃查詢(xún)、材料計(jì)劃上報(bào)、計(jì)劃excel格式導(dǎo)出；計(jì)劃審批：材料計(jì)劃的兩級(jí)審批，包括基層領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)的審批和電子簽名。采購(gòu)管理：采購(gòu)需求管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、供應(yīng)商信息、驗(yàn)收管理、到貨管理、報(bào)表管理等；庫(kù)存管理：入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、盤(pán)點(diǎn)管理、查詢(xún)報(bào)表、打印報(bào)表等；甲供料管理：甲供料入庫(kù)管理、甲供料調(diào)撥管理、甲供料出庫(kù)管理、庫(kù)存查詢(xún)管理；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：物料目錄管理、單位人員權(quán)限管理、物資供應(yīng)站倉(cāng)庫(kù)管理審批流程管理、計(jì)量單位管理、數(shù)據(jù)庫(kù)備份管理、系統(tǒng)登陸日志、系統(tǒng)權(quán)限管理等。

3 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.1 整體架構(gòu)

由供應(yīng)處專(zhuān)職計(jì)劃管理人員匯總需用單位的物資需求計(jì)劃，按照供應(yīng)處采購(gòu)業(yè)務(wù)的劃分，向各采購(gòu)部門(mén)發(fā)送物資需求計(jì)劃(年度、月度、臨時(shí))。各采購(gòu)部門(mén)接到上述信息后，進(jìn)行庫(kù)存平衡，確定采購(gòu)方式(招標(biāo)、議價(jià)、比價(jià)、定點(diǎn)、內(nèi)部產(chǎn)品)生成采購(gòu)計(jì)劃(包括供應(yīng)商名稱(chēng)、物資品種、采購(gòu)方式等)。供應(yīng)處分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)計(jì)劃后，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批的采購(gòu)計(jì)劃，按照年初確定的合格供應(yīng)商及不同的采購(gòu)方式(招標(biāo)、議標(biāo)、比價(jià)、定點(diǎn)、內(nèi)部市場(chǎng))確定采購(gòu)定單。并向供應(yīng)商發(fā)送。物資進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)前，倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收組及保管員按到貨通知單(或定單)驗(yàn)收入庫(kù)，并在信息系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)。采購(gòu)部門(mén)接到由保管員簽字的收貨通知單(含需用單位倉(cāng)庫(kù))及供貨發(fā)票，根據(jù)倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)的收貨信息記錄，在信息系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)，并同時(shí)沖暫估。各需用單位根據(jù)物資計(jì)劃申請(qǐng)量結(jié)合總庫(kù)庫(kù)存，在信息系統(tǒng)上自動(dòng)下載提貨清單鎖定庫(kù)存，合理安排運(yùn)輸工具到總庫(kù)提貨。

3.2 資產(chǎn)全生命周期管理

系統(tǒng)覆蓋五大核心業(yè)務(wù)，初步實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)全生命周期各階段數(shù)據(jù)的有效流轉(zhuǎn)、共享，為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期管理打下重要基礎(chǔ)。(1)需求計(jì)劃：系統(tǒng)采用統(tǒng)一的物資品類(lèi)編碼、物資目錄，可以直接通過(guò)項(xiàng)目材料清冊(cè)生成需求計(jì)劃，省公司可通過(guò)系統(tǒng)向網(wǎng)公司上報(bào)一級(jí)采購(gòu)需求；利用省、地、縣三級(jí)平衡利庫(kù)，對(duì)閑置物資進(jìn)行統(tǒng)籌管理，提高了閑置物資的利用率。(2)采購(gòu)管理：支持多級(jí)采購(gòu)模式，可自動(dòng)識(shí)別物資采購(gòu)方式，并根據(jù)物資目錄設(shè)置自動(dòng)識(shí)別采購(gòu)級(jí)別；建立物資標(biāo)準(zhǔn)配置結(jié)構(gòu)和報(bào)價(jià)，提高了采購(gòu)效率；系統(tǒng)可接收一級(jí)采購(gòu)中標(biāo)通知書(shū)，減少重復(fù)錄入。(3)履約管理：根據(jù)統(tǒng)一模板自動(dòng)生成合同和技術(shù)協(xié)議，簡(jiǎn)化合同審批流程，提高合同簽訂速度；建立履約問(wèn)題跟蹤機(jī)制，監(jiān)控合同執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)合同履約全過(guò)程的管理，提高履約管理效率。(4)倉(cāng)儲(chǔ)配送：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)備物資的管理，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算庫(kù)存儲(chǔ)備，達(dá)到及時(shí)補(bǔ)貨的目的，提高了物資供應(yīng)效率；系統(tǒng)支持供應(yīng)商寄售物資的管理，能有效降低儲(chǔ)備物資成本。(5)逆向物流：對(duì)退役的廢舊物資進(jìn)行監(jiān)控和跟蹤，實(shí)現(xiàn)廢舊物資從登記、鑒定、入庫(kù)、報(bào)廢拍賣(mài)、再利用。

3.3 履約及品質(zhì)控制

該模塊實(shí)現(xiàn)合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)預(yù)警，規(guī)范了合同簽訂、履約和歸檔工作，杜絕了合同審查審批流于形式等問(wèn)題，付款申請(qǐng)全部在系統(tǒng)完成審批；通過(guò)系統(tǒng)生成了合同履約問(wèn)題單、合同執(zhí)行變更單，督促供應(yīng)商嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)保證產(chǎn)品質(zhì)量，主設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)故障率保持為零；系統(tǒng)完成變壓器、電抗器等五大類(lèi)設(shè)備監(jiān)造、抽檢信息錄入；應(yīng)用系統(tǒng)到貨驗(yàn)收模塊，可發(fā)現(xiàn)部分工程項(xiàng)目滯后于原計(jì)劃進(jìn)度，加快了催貨效率；系統(tǒng)付款管理模塊可對(duì)于費(fèi)用信息實(shí)時(shí)分析，掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r。

4 系統(tǒng)應(yīng)用效果

通過(guò)信息系統(tǒng)的使用，取消了帳簿、憑證式單據(jù)的使用，數(shù)據(jù)資料得到保管、不易丟失，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，在管理費(fèi)開(kāi)支上有了一定的節(jié)約。信息傳遞方便、快捷，需求單位對(duì)總倉(cāng)庫(kù)的物資儲(chǔ)備狀況在網(wǎng)上一目了然，實(shí)現(xiàn)了集中安排運(yùn)輸工具進(jìn)行配載，在人員和使用車(chē)輛往返公司的費(fèi)用上有了一定的節(jié)約。

物資管理信息系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用，提高了公司物資管理水平，提高了各單位物資業(yè)務(wù)工作效率。公司今后將繼續(xù)推進(jìn)系統(tǒng)實(shí)用化，提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)維。通過(guò)總結(jié)系統(tǒng)上線以來(lái)系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)應(yīng)用情況及應(yīng)用效果，為今后系統(tǒng)升級(jí)改造及推廣應(yīng)用指明方向。

[1]胡樹(shù)堅(jiān).供電企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用[D].吉林大學(xué)，2014.

[2]劉楓.物資管理信息系統(tǒng)在遼河油田的應(yīng)用研究[D].沈陽(yáng)工業(yè)大學(xué)，2008.

[3]張延春.企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用[J].通訊世界，2016，05：186-187.