齊 明

河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館

對企業(yè)建設工程檔案歸檔管理的探討

齊 明

河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館

河鋼邯鋼以“國際領先、國內(nèi)一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標，努力打造河鋼邯鋼國際品牌，不斷進行技術更新改造，其中建設工程檔案管理是技術更新改造工作重要環(huán)節(jié)。

企業(yè)建設工程檔案管理是企業(yè)建設歷史記錄，不斷推進

項目檔案管理規(guī)范化、制度化、標準化是企業(yè)檔案管理一項重要工作。

企業(yè)建設工程檔案是企業(yè)建設歷史記錄，也是企業(yè)建設投產(chǎn)、運行、維修、管理、改擴建和技術改造等重要依據(jù)，不斷推進建設檔案管理規(guī)范化、制度化是企業(yè)檔案管理一項重要工作。近幾年河鋼邯鋼以“國際領先、國內(nèi)一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標，努力打造河鋼邯鋼國際品牌，對產(chǎn)線不斷進行技術更新、改造，增加產(chǎn)品品種和提高產(chǎn)品質(zhì)量。建設檔案歸檔準確、完整、及時、是技術更新、項目改造重要基礎，更是企業(yè)檔案管理一項重要工作。

建設工程檔案歸檔不準確、不完整、不及時不僅影響建設工程形象進度，而且對建設項目投產(chǎn)運行后，維修、管理、改擴建等工作造成很大困難。根據(jù)以往建設項目檔案管理情況，重點造成建設工程檔案歸檔難主要原因：一是大多數(shù)參建單位領導、工程技術人員、管理人員把主要精力放在抓工程進度、工程質(zhì)量上，檔案資料整理工作不落實、責任不明確，對建設工程檔案不重視，不設資料員崗位。二是設備開箱資料管理混亂，丟失損壞現(xiàn)象嚴重。三是工程建設周期長，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數(shù)量多，檔案管理人員水平參差不齊。四是隱蔽工程、質(zhì)量異議、資料不真實、不完整。由于建設工程施工單位多，如果不通過規(guī)范化、制度化、標準化推進該項工作，建設檔案歸檔工作無疑會出現(xiàn)很多復雜問題，建設單位與施工單位，或者施工單位與施工單位之間，因檔案歸檔責任扯皮現(xiàn)象時有發(fā)生，影響建設檔案的歸檔時間和檔案質(zhì)量。針對這種現(xiàn)象2011年8月邯鋼檔案管理部門采取以下做法：

1、落實建設項目檔案歸檔制度為基礎

通過在合同中增加建設項目檔案要求條款，制定項目檔案歸檔制度，簽訂歸檔責任書，明確各施工方歸檔責任。項目開工前，以書面紅頭文件《邯鋼公司建設檔案歸檔移交制度》，對各施工單位資料員進行為期一周培訓，內(nèi)容：檔案收集、整理、移交、時間、違約處罰等做了詳細說明、重點強調(diào)。并與各施工單位簽訂《邯鋼建設項目檔案歸檔責任書》，使施工單位真正從思想上一開始就重視建設檔案收集工作，使工程資料隨著建設進度，及時、完整、準確歸檔。

2、規(guī)范建設工程設備開箱隨機資料責任落實

設備開箱隨機資料責任落實也是建設檔案管理重點。建設工程設備開箱資料是指設備出廠證、合格證、質(zhì)保書、安裝圖、使用手冊、保修手冊、操作要點手冊等等資料。設備維修、日常維護、改造重要參考依據(jù)是這些隨機資料，保管好意義是重大的。根據(jù)以上情況，我們明確設備開箱責任人，要求設備廠家在設備開箱時通知業(yè)主單位技術人員，由技術人員簽字后，兩天內(nèi)交到（建設）業(yè)主單位檔案員手里進行歸檔，并對開箱資料不及時歸檔或?qū)㈤_箱資料據(jù)為己有者采取了嚴格考核制度。業(yè)主單位設備動力科每兩個月對建設項目設備隨機資料清單進行核對，對沒有移交到檔案員手里隨機資料，或檔案員沒有及時歸檔，按照規(guī)定考核責任人，施工單位或籌建組使用隨機資料時一律使用復印件。通過規(guī)范責任使建設項目設備隨機資料原件歸檔率100%，保存了原件完整性。

3、實施建設工程檔案業(yè)主專項檢查工作制度

工程檔案專項檢查工作制度是項目檔案管理過程控制和調(diào)度管理重要手段。建設工程特點是建設周期長，參建單位多，作業(yè)線長（包括調(diào)研、論證、決策、立項勘測、設計、施工、調(diào)試、試生產(chǎn)、竣工，驗收等）文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數(shù)量多，每一個參建單位、一個部門、一個工程技術人員或管理人員，在某一個環(huán)節(jié)，某一項具體工作、某一個工作時段遺漏、丟失、沒有做好工程檔案形成、積累、整理，都會給建設工程檔案造成損失。我們對建設工程檔案移交實施專項檢查制度，加強中間控制和調(diào)度管理。一是指定專人負責工程檔案檢查、指導，每月系統(tǒng)全面檢查一次，及時跟蹤指導施工單位工程檔案收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監(jiān)理例會，一方面了解整個工程進展情況，另一方面向參加會議有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現(xiàn)的問題，及時整改，通過實施建設項目檔案專項檢查工作制后，施工單位主動向檔案部門通報檔案收集、整理工作中出現(xiàn)的問題，另一方面也加強了對歸檔檔案管理，做到了原件歸檔率100%，進一步提高了竣工圖編制和文字材料收集整理質(zhì)量。

4、實行《建設工程檔案審驗報告制度》，提高監(jiān)控力度

只有施工單位向建設單位移交了完整、準確、合格竣工檔案，工程建設工作才能算完成。為提高建設工程檔案質(zhì)量，強化工程檔案監(jiān)控力度，我們制定了《建設工程檔案審驗報告制度》，規(guī)定所有建設工程檔案由基建技改管理部們進行審驗，重點檢查該歸檔資料是不是有漏歸現(xiàn)象，技術參數(shù)、變更，所有內(nèi)容檢查合格后，開具“建設工程項目審驗合格證”，連同工程檔案交綜合檔案室進行預驗收，重點檢查質(zhì)量控制資料和檢驗評定資料整理質(zhì)量，隱蔽工程竣工圖編制質(zhì)量是否真實可靠 “圖物一致”，合格率是否達到國家要求，避免工程檔案不合格，施工單位早已撤走，無人整改被動局面，綜合檔案室預驗收合格后再開具“建設工程檔案移交清單”交檔案館正式驗收。這樣環(huán)環(huán)相扣，層層把關，有效保證建設工程檔案合格率100%，準確率，完整率100%，案卷質(zhì)量明顯提高，達到國家要求。

上述措施實施調(diào)動了施工單位移交歸檔積極性、主動性，加強施工單位對建設檔案管理責任，實現(xiàn)建設檔案歸檔管理完整性99%、準確性99%、歸檔率100%，推進項目檔案管理規(guī)范化、制度化、標準化建設，提升企業(yè)檔案管理水平。當然我們需要做的工作還有很多，如有些設備制造企業(yè)為了維護企業(yè)自身利益，重要設備圖紙不交買方，對設備維檢，設備檢修、改造帶來困難，在以后工作中我們會進一步探索建設工程和設備檔案管理辦法，使建設工程檔案更好為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展做好后盾。

齊明：女，73年5月出生，本科，河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館，副研究館員。