葉 暉

雞澤縣人力資源和社會保障局

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化途徑

葉 暉

雞澤縣人力資源和社會保障局

隨著我國步入信息化時(shí)代，檔案管理工作已逐步成為社會不可或缺的一部分。為有效提高檔案管理效率，那么就必須結(jié)合形勢下發(fā)展特點(diǎn)，對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。本文主要對新形勢下檔案管理工作的必要性進(jìn)行了闡述，對檔案管理的問題進(jìn)行了介紹，并提出了對策以便規(guī)范新形勢下的檔案管理工作。

檔案管理；規(guī)范化途徑

在當(dāng)下社會發(fā)展的新形勢下，重視檔案管理工作是提高工作效率的有效途徑。但由于目前還有大部分工作人員對檔案管理并不是很理解與認(rèn)識，使其導(dǎo)致檔案管理工作無法正常的開展實(shí)施。在發(fā)展過程中，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，并嚴(yán)格依照實(shí)際情況的工作準(zhǔn)則，對檔案進(jìn)行有效管理規(guī)范，這樣才能更好的服務(wù)事業(yè)單位，進(jìn)而推進(jìn)社會的發(fā)展建設(shè)。

1.檔案管理規(guī)范的意義

1.1 滿足新形勢下工作需求

隨著我國經(jīng)濟(jì)效益的提高，社會突飛猛進(jìn)的發(fā)展建設(shè)，以往的生產(chǎn)方式已發(fā)生的翻天覆地的變化，且檔案管理工作意義也發(fā)生了巨大變化。同時(shí)，檔案管理工作作為信息資源的重要記錄方式，不僅代表著事業(yè)單位發(fā)展的足跡，更是與未來的發(fā)展有著息息相關(guān)的關(guān)系。為滿足新形勢下的發(fā)展需求，那么就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，進(jìn)行滿足新形勢下工作需求。

1.2 有利于加強(qiáng)事業(yè)單位的自身管理

作為新形勢背景下的事業(yè)單位，不僅面臨著新的局面，并也面臨著諸多新的挑戰(zhàn)。為在新形勢下求得可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須做好日常的工作總結(jié)，這樣才有利于提高自身管理水平，進(jìn)而推進(jìn)事業(yè)單位未來的發(fā)展

1.3 推進(jìn)未來發(fā)展

在事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)中，做好日常工作的總結(jié)與記錄，是開展業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，更是檔案管理工作的重要內(nèi)容。只有做好日常的工作總結(jié)，相關(guān)事業(yè)單位才能從總結(jié)中吸取經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而有利于對后期的工作進(jìn)行合理的規(guī)劃與安排。加強(qiáng)新形勢下檔案管理的規(guī)范化，在推進(jìn)事業(yè)單位未來發(fā)展具有十分重要的意義。

2.新形勢下檔案管理存在的問題

在新社會發(fā)展的形式下，檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中具有重要的意義。但隨著社會方面的快速發(fā)展與改革，檔案管理工作面臨著諸多新的問題，特別是由于檔案管理人員素質(zhì)低，檔案管理工作信息化水平低兩個(gè)方面，對規(guī)范檔案管理工作有著直接性的影響。以下對這兩點(diǎn)主要問題進(jìn)行進(jìn)行了詳細(xì)介紹。

2.1 檔案管理人員問題

檔案管理人員的素質(zhì)水平與檔案管理效率有著密不可分的聯(lián)系，更是推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵。但根據(jù)實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國檔案管理人員，對檔案管理工作并不是充分的認(rèn)識，且檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)也較低，使其致使檔案管理工作的效率低下。其次，上層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作并不予以充分的重視，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊(duì)的積極性也不高。再其次，由于事業(yè)單位內(nèi)部人員較為復(fù)雜，并將檔案管理工作看作為可有可無的工作，使其嚴(yán)重的制約著檔案管理的規(guī)范化。事業(yè)單位內(nèi)部對規(guī)范檔案管理認(rèn)識的不足，所以無法意識到檔案管理所造成的影響，這樣也就影響著檔案管理的規(guī)范化。檔案管理人員的工作能力低，且自身的素質(zhì)水平低，所以也制約著檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。

2.2 新形勢下檔案管理工作信息水平不足

根據(jù)實(shí)際調(diào)查，在新形勢下發(fā)展的事業(yè)單位，大部分都還是采取人為的管理方法對檔案進(jìn)行一系列的管理，這也是致使檔案管理工作規(guī)范化程度低的主要因素。目前大部分的事業(yè)單位，依然是采用紙質(zhì)的形式對檔案內(nèi)容進(jìn)行記錄與總結(jié)，而這種紙質(zhì)性的檔案管理方法，不僅無法對相關(guān)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行長期的管理，并也在信息檢索方面存在諸多的弊端，進(jìn)而嚴(yán)重的影響著信息處理的效率。事業(yè)單位為適應(yīng)當(dāng)下社會需求，必須積極應(yīng)用新穎的信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，使其才能滿足新形勢下社會的發(fā)展。

3.加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的有效策略

通過加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化，才能提升檔案管理工作的水平與效率，進(jìn)而推進(jìn)社會的發(fā)展。而提升檔案管理工作的信息化水平，提高檔案管理人員的工作意識與能力，使其可有效加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。

3.1 新形勢下檔案管理工作信息化水平的提升

隨著我國步入信息化時(shí)代，種電子檔案管理系統(tǒng)也隨之出現(xiàn)。而通過在檔案管理工作中應(yīng)用電子化的管理方法，這不僅有利于提高檔案管理的正確性，并也是增強(qiáng)檔案管理效率的有效途徑，降低檔案管理難度的重要措施。其次，提升檔案管理工作信息化水平，相比于傳統(tǒng)的檔案管理，更加的易于保存與檢索。事業(yè)單位必須建立相關(guān)的檔案文件夾，對相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類管理，并建立健全檔案檢索規(guī)章制度，明確檔案管理人員的工作責(zé)任，這樣才能加快檔案管理的規(guī)范化。

3.2 增強(qiáng)檔案管理人員的工作效率

檔案管理人員是影響檔案管理工作規(guī)范化的關(guān)鍵，所以增強(qiáng)檔案管理人員的工作效率顯得十分重要。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，首先應(yīng)提高檔案管理人員的工作意識，并加強(qiáng)檔案管理人員的工作素質(zhì)，使其才有利于檔案管理工作的規(guī)范化。其次，相關(guān)部門應(yīng)定期的對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作培訓(xùn)，以便掌握專業(yè)的檔案管理知識，使其推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。再其次，提高檔案管理人員的工作熱情，加強(qiáng)檔案管理工作的認(rèn)知，也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。上層領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)意識到檔案管理規(guī)范化的意識，并優(yōu)化檔案管理部門人員的分布結(jié)構(gòu)，進(jìn)而便于加強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

4.結(jié)語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化，是推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要途徑。必須提升檔案管理人員的工作效率，并積極應(yīng)用檔案管理信息技術(shù)，使其可有效推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。

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