劉 慧

北京城建興泰房地產(chǎn)開發(fā)有限公司

關(guān)于信息化下的文書檔案管理工作的探析

劉 慧

北京城建興泰房地產(chǎn)開發(fā)有限公司

本文主要分析了信息化對文書檔案管理工作的影響，比較了文書檔案信息化管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢，分析了當(dāng)前檔案信息化管理的弊端，提出了文書檔案信息化管理的對策，以供參考和借鑒。

文書檔案管理；信息化建設(shè)；電子文件

前言

隨著通信技術(shù)、計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式方法亟待調(diào)整和轉(zhuǎn)型。運用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理成為檔案工作者當(dāng)前最重要的課題之一。雖然，短期內(nèi)檔案管理工作以實物、以文本為核心的管理方式一時無法徹底轉(zhuǎn)變，但以信息、數(shù)字為核心的檔案信息化管理模式勢在必行。

1、信息化技術(shù)對檔案管理工作的影響

由于計算機技術(shù)的運用與快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文件，使社會進入信息化時代。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下新特點：載體上，不是實物而是網(wǎng)絡(luò)虛擬的，不可直觀而需要借助計算機等設(shè)備才能閱讀和利用，不存在數(shù)量問題；使用上，不需實物交接而是在計算機等設(shè)備上直接處理、傳遞、閱覽，不受時間和空間限制；保管上，對保存空間要求不高，對保密、溫濕度、防磁性、防盜等要求高。電子文件對當(dāng)前檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在：

1.1對文件生成和歸檔內(nèi)容的影響

電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”，這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別。電子文件對計算機有很強的依賴性，歸檔時除了電子文件本身，還應(yīng)包括電子文件的讀取軟件、操作系統(tǒng)。歸檔載體不再限于紙質(zhì)文件，而應(yīng)包括計算機硬盤、磁盤或光盤等存儲器。

1.2對檔案歸檔內(nèi)容及方式的影響

電子文件歸檔涉及電子文件生成、收集、積累、歸檔、保管、統(tǒng)計利用等方面要求。生成階段，要有科學(xué)規(guī)范的管理制度和嚴(yán)格有效的技術(shù)措施，以保證電子文件的完整性、原始性、真實性和有效性。整理階段，要有全過程監(jiān)控，以保證電子檔案管理工作的連續(xù)性。歸檔階段，要完善時間、內(nèi)容、范圍、相關(guān)人員（含授權(quán)人）、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、檢測數(shù)據(jù)等要素，保證歸檔電子文件的質(zhì)量和可追溯性。在歸檔方式上，當(dāng)歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，要實行“雙軌制”歸檔，在內(nèi)容、描述及相關(guān)說明上保持一致。

1.3對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始?xì)v史記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，是檔案存在的最重要的特性，也是檔案區(qū)別于其他非檔案最主要的特點，而具有法律憑證的作用。電子文件生成、使用和借閱等都在計算機上進行，沒有草稿與印稿的區(qū)別，正本與副本的差異，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。要使電子文件具有法律憑證的作用，就必須增加其原始記錄性，如轉(zhuǎn)換為PDF格式，或刻錄在不可讀寫光盤上，確保其無法被修改。

2、檔案實行信息化管理的優(yōu)點及現(xiàn)狀分析

2.1檔案信息化管理對傳統(tǒng)文書檔案管理優(yōu)勝的方面

一是文件損壞少。傳統(tǒng)文書檔案面對的都是紙質(zhì)檔案，在收集歸檔中涉及多個部門環(huán)節(jié)，工作量大任務(wù)重，在保存保管、借閱利用過程中非常容易產(chǎn)生破損。電子文件在計算機工作中產(chǎn)生，歸檔、保存、借閱等都十分迅速、簡便，便于程序化。二是工作效率高。文書檔案信息化管理可以有效提高檔案查閱和使用的效率，可以在許可平臺上在線瀏覽，可以通過不同搜索提高信息查閱速度，節(jié)省了大量人力物力。

2.2檔案信息化管理存在的問題

一是原稿具有不確定性，電子文件生成后輸出紙質(zhì)文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經(jīng)常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時間跨度大，修改無授權(quán)，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。二是歸檔不被重視，歸檔就是直接保存在原計算機，或刻錄在光盤、U盤等移動存儲器，如果信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或存儲器受損，電子文件安全完整性就無從保障。

3、文書檔案信息化管理的對策

3.1明確文書檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)是我國信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，主要目標(biāo)是利用信息技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案部門信息化管理的需要；開展案卷級、文件級機讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。

3.2建立科學(xué)規(guī)范有效的檔案管理信息平臺

實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺的建設(shè)應(yīng)包括以下四個系統(tǒng)：一是建立文書檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。三是建立文書檔案存儲系統(tǒng)，利用計算機強大的功能建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫，對信息進行編目、歸類、儲存，便于查找利用。對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲，實行多種形式的存儲。四是建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定檔案保密制度，設(shè)置檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限，安裝高級別的防火墻，庫房等重要場所強化防磁設(shè)施。

3.3建設(shè)高素質(zhì)檔案隊伍

檔案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求檔案管理人員要逐步實現(xiàn)文書檔案管理的信息化、數(shù)字化和規(guī)范化，必須具備計算機信息技術(shù)技能。一是要提高認(rèn)識，管理者要高度認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性和前瞻性，配備高素質(zhì)人員從事檔案工作，重視檔案人員的職業(yè)發(fā)展和福利待遇。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，不墨守成規(guī)，而是大膽創(chuàng)新，使檔案工作從幕后走向臺前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采購先進設(shè)備和軟件，加大對外交流和學(xué)習(xí)；檔案人員要加強自身學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，積極參加各類檔案繼續(xù)教育，完善知識結(jié)構(gòu)，從而具備強大的應(yīng)對和創(chuàng)新能力。三是要完善保障，加快制度建設(shè)創(chuàng)新，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案隊伍建設(shè)，做到有法可依，有章可循。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是集網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化于一體的工程，涉及檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)，當(dāng)前文書檔案管理，應(yīng)緊跟信息化建設(shè)發(fā)展步伐，不斷探索創(chuàng)新，使信息化成為提升檔案管理水平的基礎(chǔ)性核心手段，促進檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛。

［1］姜延延.文書檔案信息數(shù)字化管理研究［J］.蘭臺世界，2012（S1）.