朱建新 商衛(wèi)東
(湖北三江航天萬山特種車輛有限公司,湖北孝感,432000)
提高企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查效果的幾點(diǎn)思考
朱建新 商衛(wèi)東
(湖北三江航天萬山特種車輛有限公司,湖北孝感,432000)
文摘:概述本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查現(xiàn)狀,對制約審查效果的共性問題進(jìn)行系統(tǒng)分析,從審查的程序、人員素質(zhì)和制度規(guī)范等方面探討提高本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查質(zhì)量的措施以及實(shí)施后的效果。
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn);標(biāo)準(zhǔn)審查;企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理。
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是由企業(yè)自行制定、發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查是標(biāo)準(zhǔn)送審稿完成之后、發(fā)布實(shí)施前,由企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化部門組織成立審查組,依據(jù)本企業(yè)、行業(yè)及以上標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)法規(guī),對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容及格式所作出的系統(tǒng)性審查,其目的是利用集體智慧資源,發(fā)現(xiàn)與糾正標(biāo)準(zhǔn)送審稿中存在的問題及不足。送審稿審查是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定過程中必不可少的環(huán)節(jié),也是保證企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文本最終質(zhì)量的重要手段。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是否先進(jìn)合理、切實(shí)可行,不僅影響該企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,還會影響該標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮的實(shí)際作用。因此,規(guī)范審查組織管理、提升審查效果是保證企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量的必要條件。
湖北三江航天萬山特種車輛有限公司隸屬于中國航天科工集團(tuán)公司第四研究院,為中國500家最大機(jī)械工業(yè)企業(yè)、國家大型二類企業(yè)?!笆濉逼陂g,公司組織完成了近百項(xiàng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂,并制定了QC/T 846-2011、QC/T 995-2015等多項(xiàng)汽車行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),在軍用航天及民用產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查方面積累了一定經(jīng)驗(yàn)。標(biāo)準(zhǔn)送審稿(以下簡稱送審稿)通常分為會審和函審兩種形式,本文僅對本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)常用的會審形式進(jìn)行探討。
為全面準(zhǔn)確把握企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查狀況,現(xiàn)將企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審查組織模式進(jìn)行簡要對比分析,便于直觀了解兩者在審查組織方面存在的差異,也為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查工作改進(jìn)提供參考借鑒。
1.1 審查程序
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查程序一般為:提交送審稿→預(yù)審→修改→正式審查→修改→審批→發(fā)布。本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查程序一般為:提交送審稿→審查→修改→審批→發(fā)布。
對比上述審查程序可知,行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查分為預(yù)審(會審形式)和正式審查,而本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)只有正式審查。
1.2 審查機(jī)構(gòu)
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查一般由標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(未成立技術(shù)委員會的由項(xiàng)目主管部門或其委托的技術(shù)歸口單位)組織,由同一技術(shù)專業(yè)和相關(guān)聯(lián)技術(shù)專業(yè)的多名專家組成審查組,必須有全體委員四分之三以上同意方能通過。而本企業(yè)通常是臨時成立標(biāo)準(zhǔn)審查組,且同一專業(yè)僅有一名專家參加審查,由企業(yè)主管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)、發(fā)布。
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定受重視的程度歷來遠(yuǎn)遜于行業(yè)及以上標(biāo)準(zhǔn),提交會審的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)送審稿質(zhì)量參差不齊,存在各式各樣的問題也就不足為奇,能夠順利通過審查的送審稿自然寥寥無幾。大多數(shù)送審稿審查之后需要大幅修改,少數(shù)審查后需要重新編寫甚至被徹底否決。即便是已發(fā)布實(shí)施的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),執(zhí)行過程中依然會暴露出這樣或那樣的質(zhì)量問題。盡管具體原因復(fù)雜多樣,但送審稿質(zhì)量不高或者會審把關(guān)不嚴(yán)無疑是其主要原因。在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),制約本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查質(zhì)量的常見問題主要有以下幾個方面。
2.1 送審稿水平不高
立項(xiàng)、編寫、征求意見等環(huán)節(jié)質(zhì)量不高造成標(biāo)準(zhǔn)編制整體水平偏低,從而制約審查效果。如標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)之初缺乏頂層設(shè)計(jì),未發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)體系自上而下的作用,或由基層單位盲目申報(bào)、未嚴(yán)格立項(xiàng)審批,導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目針對性不強(qiáng)、必要性不足。
部分標(biāo)準(zhǔn)主編人員工作經(jīng)驗(yàn)不足、也未參加過標(biāo)準(zhǔn)編制方面的專項(xiàng)培訓(xùn),對標(biāo)準(zhǔn)編寫方法和流程不清楚,甚至錯誤地認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)編制等同于編寫技術(shù)文件;標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容框架、引導(dǎo)語、懸置段、列項(xiàng)、圖、表、公式、附錄等表述不規(guī)范,技術(shù)內(nèi)容表述不準(zhǔn)確;標(biāo)準(zhǔn)征求意見時返回的問題不多,也未與使用方就相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行協(xié)商或達(dá)成一致。
標(biāo)準(zhǔn)編制水平不高,導(dǎo)致低層次問題在審查時集中暴露,從而占據(jù)了大量審查時間,而一些較深層次問題因?qū)彶闀r間與精力有限未能被及時發(fā)現(xiàn);再加上標(biāo)準(zhǔn)文本各章節(jié)、要素之間邏輯嚴(yán)密,審查時提出的少量主要問題常會導(dǎo)致送審稿被修改得面目全非,使得標(biāo)準(zhǔn)審查把關(guān)質(zhì)量大打折扣。
2.2 審查組織不規(guī)范
公司雖然成立了標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會,但沒有結(jié)合本企業(yè)專業(yè)技術(shù)分工成立不同的專業(yè)技術(shù)專家組,無法發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會在標(biāo)準(zhǔn)審查中的作用;對標(biāo)準(zhǔn)審查工作重視程度不夠,選派的審查人員代表性不強(qiáng),臨時變動、甚至只安排工作經(jīng)驗(yàn)不足的年輕人員參會,或者是參加審查的人員不全;審查過程中沒有掌控節(jié)奏、抓住要點(diǎn),沒有充分利用有限的審查時間。諸如此類,都可能嚴(yán)重影響標(biāo)準(zhǔn)審查質(zhì)量。
2.3 審查程序不合理
企業(yè)存在重視標(biāo)準(zhǔn)審查、忽視審查程序的現(xiàn)象,缺少嚴(yán)密程序制約主體的活動,致使審查難以達(dá)到預(yù)期效果。
一是缺少預(yù)審環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)從編制到審批發(fā)布,流程設(shè)計(jì)不科學(xué),通常是標(biāo)準(zhǔn)編制完成后直接上會審查,過程中缺少基本、必要的把關(guān)。審查時常發(fā)現(xiàn)送審稿水平不高;資料缺項(xiàng)或不合格,如標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)的原始審查材料缺失,難以了解標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)把關(guān)情況;編制說明書中收集的國內(nèi)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)、科技成果、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)資料不全;標(biāo)準(zhǔn)沒有廣泛征求意見,甚至連本專業(yè)人員都未達(dá)成共識;“意見匯總表”記錄和整理不規(guī)范、不完整,修改不到位,或是有爭議的問題沒有進(jìn)一步落實(shí)。上述標(biāo)準(zhǔn)編制過程中存在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn),將會直接轉(zhuǎn)嫁到標(biāo)準(zhǔn)審查當(dāng)中。
二是復(fù)核不嚴(yán)格。相關(guān)人員對審查、修改后的標(biāo)準(zhǔn)文本未認(rèn)真“復(fù)核”,使得“復(fù)核”流于形式,未起到把關(guān)作用,導(dǎo)致審查意見未完全納入標(biāo)準(zhǔn)文本。
2.4 審查要素不確定
由于缺乏對GB/T 1.1等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的深刻理解,標(biāo)準(zhǔn)審查時,審查組成員沒有按照標(biāo)準(zhǔn)編寫的結(jié)構(gòu)和層次編排、標(biāo)準(zhǔn)要素(規(guī)范性要素和資料性要素)進(jìn)行審查,也缺少對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性、可靠性、檢驗(yàn)性和安全環(huán)保性等要素把關(guān)。通常根據(jù)個人工作經(jīng)驗(yàn),甚至延續(xù)標(biāo)準(zhǔn)編制人員的思路進(jìn)行完善,而忽略其它更為重要的內(nèi)容,經(jīng)常會出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)怎么寫、審查就怎么審的狀況。
只有認(rèn)清現(xiàn)有審查方式存在的缺陷,深刻剖析問題之所在,才能通過管理創(chuàng)新找到切實(shí)可行的解決方法。基于目前大多數(shù)企業(yè)審查存在的主要缺陷有相似性,經(jīng)對審查過程進(jìn)行梳理和分析后,認(rèn)為應(yīng)從審查程序、審查人員和審查制度等方面進(jìn)行改進(jìn)。
3.1 改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)審查程序
在現(xiàn)有審查流程的基礎(chǔ)上增加預(yù)審環(huán)節(jié),嚴(yán)格復(fù)核環(huán)節(jié),具體方式如下。
3.1.1 增加預(yù)審
a)資料合規(guī)性預(yù)審。應(yīng)提前數(shù)日將與送審稿相關(guān)的資料提交企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化部門審查,重點(diǎn)檢查資料的齊全性、規(guī)范性。如:標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)審批書填寫及審批情況;編制說明填寫的規(guī)范性及真實(shí)性;標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿發(fā)放的單位是否具有足夠的廣泛性、代表性和權(quán)威性;“標(biāo)準(zhǔn)意見匯總”是否作了認(rèn)真處理、取舍是否合適,重大分歧意見處理是否適當(dāng),理由是否充分等。上述內(nèi)容不符合要求時,不予上會審查。
b)送審稿質(zhì)量預(yù)審。應(yīng)提前數(shù)日將送審稿提交審查組各成員審閱。其一,便于審查組成員預(yù)先消化標(biāo)準(zhǔn),了解審查對象的背景及相關(guān)技術(shù)情況,對標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容系統(tǒng)深入思考,提前查閱掌握相關(guān)信息;其二,提出修改意見并及時完善,消除文中技術(shù)、管理、標(biāo)準(zhǔn)化等方面存在的前后內(nèi)容不協(xié)調(diào)、錯別字等低級錯誤,減少低層次問題在正式審查時出現(xiàn)的數(shù)量。國家標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)審查部在2010年曾對300多項(xiàng)國家標(biāo)準(zhǔn)的編制質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì),其中編寫規(guī)范性方面出現(xiàn)的問題最多,出現(xiàn)此類問題的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量占統(tǒng)計(jì)數(shù)量的75.08%[1]。這個數(shù)據(jù)足以說明,通過預(yù)審減少標(biāo)準(zhǔn)文本中的低層次質(zhì)量問題是非常有必要的。
3.1.2 嚴(yán)格復(fù)核
復(fù)核是最容易被疏忽的環(huán)節(jié)。復(fù)核分為兩步:一是送審稿在報(bào)批之前,應(yīng)發(fā)往審查組成員對修改狀況進(jìn)行審閱;二是送審稿報(bào)批簽署時,審查組組長應(yīng)對問題整改情況進(jìn)行確認(rèn)、把關(guān),確保送審稿已按審查會上提出的修改意見進(jìn)行完善,最后在標(biāo)準(zhǔn)審查報(bào)批書封面的“復(fù)核”欄簽名。
3.2 重視標(biāo)準(zhǔn)審查人員的選定
3.2.1 選定審查人員專業(yè)應(yīng)考慮專業(yè)面和人員數(shù)量
標(biāo)準(zhǔn)審查是一項(xiàng)涉及多專業(yè)、多角度、多要求的工作,標(biāo)準(zhǔn)審查組的構(gòu)成直接關(guān)系到企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審查質(zhì)量。因此,選定審查人員及成立審查組時應(yīng)充分考慮送審稿涉及的專業(yè)范圍,合理安排技術(shù)負(fù)責(zé)人、管理人員、標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)人員、一線操作人員,以及檢驗(yàn)、安全、質(zhì)量、知識產(chǎn)權(quán)管理等相關(guān)人員參加審查。
3.2.2 審查人員應(yīng)具有較高的專業(yè)功底
標(biāo)準(zhǔn)審查是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建立在管理、科學(xué)技術(shù)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上,代表企業(yè)某一領(lǐng)域、某一階段的最高綜合成果,參與審查的人員一定要有充分的代表性、公正性和權(quán)威性。技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)掌握本專業(yè)前沿技術(shù)發(fā)展動向并有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),能夠充分考慮本企業(yè)現(xiàn)有條件,對送審稿的正確性、先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性、可靠性、檢驗(yàn)性以及安全環(huán)保性等方面嚴(yán)格把關(guān)。標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)人員應(yīng)掌握綜合標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化等理論與方法,還應(yīng)關(guān)注與之相關(guān)的國內(nèi)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn),以及安全、環(huán)保、衛(wèi)生等強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的采集與應(yīng)用情況,同時要按照GB/T 1.1-2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分:標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對文本格式、概念表述、學(xué)術(shù)用語、語句表達(dá)、邏輯層次、圖表所示等方面進(jìn)行把關(guān)。操作人員應(yīng)具有審查該標(biāo)準(zhǔn)可操作性的能力。檢驗(yàn)、質(zhì)量、安全、知識產(chǎn)權(quán)管理等相關(guān)人員應(yīng)具有對送審稿是否符合本專業(yè)的相關(guān)法規(guī)及要求進(jìn)行把關(guān)的能力。
3.2.3 審查人員必須具備標(biāo)準(zhǔn)化知識
標(biāo)準(zhǔn)有特定的制定程序和內(nèi)容要求。從程序上講,GB/T 16733-1997《國家標(biāo)準(zhǔn)制定程序的階段劃分及代碼》將標(biāo)準(zhǔn)制定分為7個階段,并規(guī)定了其詳細(xì)要求。就內(nèi)容而言,企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)質(zhì)是企業(yè)對某一領(lǐng)域的“約束”。不具備足夠的標(biāo)準(zhǔn)化知識,就無法從系統(tǒng)的角度對某個階段進(jìn)行審查,也難以對“約束”的必要性、可能性、區(qū)域性、時間性進(jìn)行審查[2]。因此,企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)和造就一支既懂業(yè)務(wù)技術(shù)又懂標(biāo)準(zhǔn)化的審查隊(duì)伍。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化主管部門應(yīng)組織一些培訓(xùn)及技術(shù)交流會,有條件時積極引導(dǎo)參與國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編制及審查,不斷拓寬視野,增強(qiáng)實(shí)踐能力及業(yè)務(wù)素質(zhì),條件具備時可成立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化委員會、組建技術(shù)專家組,或者邀請外聘專家參與標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目審查。這樣,通過各種途徑打造出一支高效、高水平的審查隊(duì)伍。
3.2.4 審查人員應(yīng)具有較高的責(zé)任意識
標(biāo)準(zhǔn)審查是一項(xiàng)艱苦的腦力勞動。只有具備強(qiáng)烈的責(zé)任心,才會下功夫深入思考。如果對標(biāo)準(zhǔn)文本一目十行、走馬觀花、不加思考,即便審查人員具備豐富的專業(yè)理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),具有令人欽佩的“火眼金睛”,也難以發(fā)現(xiàn)送審稿中隱含的錯誤。送審稿中有沒有錯誤?哪里有錯誤?只有通過審查人員努力查找才能發(fā)現(xiàn)。審查時不僅要明確指出存在的問題,還應(yīng)提出建設(shè)性的修改意見,最大限度地幫助提高送審稿的編制質(zhì)量。
3.3 制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查制度
任何審查活動都是由審查主體、審查客體、審查標(biāo)準(zhǔn)、事實(shí)判斷和價值判斷等5個要素構(gòu)成。其中,審查標(biāo)準(zhǔn)是其它要素的聯(lián)系紐帶。應(yīng)結(jié)合本企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)及管理特點(diǎn),制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審查標(biāo)準(zhǔn)(制度或規(guī)范)??茖W(xué)地確定標(biāo)準(zhǔn)的審查原則、職責(zé)、流程、內(nèi)容、資料等要求,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)審查全過程的程序化、規(guī)范化、制度化,真正做到標(biāo)準(zhǔn)審查有法可依、有法必依,保障審查過程和審查結(jié)果處理的有效性。
我公司已制定了《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查要求》,將文中闡述的原則及具體要求納入該標(biāo)準(zhǔn)之中,對審查要求、審查流程、審查內(nèi)容、審查結(jié)論和資料管理等各環(huán)節(jié)進(jìn)行了明確及規(guī)范,實(shí)施后企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量提升效果明顯。
一是,新增預(yù)審環(huán)節(jié)促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)編制環(huán)節(jié)提高質(zhì)量。預(yù)審由標(biāo)準(zhǔn)化管理部門負(fù)責(zé),主要對送審資料、標(biāo)準(zhǔn)文本、主編人員等進(jìn)行把關(guān),預(yù)審不合格不予上會審查。迫使標(biāo)準(zhǔn)在立項(xiàng)、主編人選、研討策劃、意見征集等相關(guān)方面更為科學(xué)合理;使提交的送審稿格式及內(nèi)容中一般性質(zhì)量問題大幅減少。
二是,有效提高了標(biāo)準(zhǔn)審查工作質(zhì)量。低層次問題減少、審查人員素質(zhì)有保障,標(biāo)準(zhǔn)審查時將主要精力用于新技術(shù)、新工藝、新材料和先進(jìn)的管理方法等方面;盡可能將企業(yè)的科技開發(fā)項(xiàng)目中較為成熟的技術(shù)條件、試驗(yàn)方法、制造要求等技術(shù)成果納入技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),提高了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)含量。
三是,標(biāo)準(zhǔn)文本最終質(zhì)量得到保障。通過審查方式的改進(jìn)、優(yōu)化,使得因?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致的可操作性、有效性不強(qiáng)等原因造成的修訂、廢止標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量大為降低。
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文本質(zhì)量取決于多方面因素,但標(biāo)準(zhǔn)審查作為標(biāo)準(zhǔn)制定過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)無疑起著決定性作用。因此,標(biāo)準(zhǔn)審查環(huán)節(jié)務(wù)必引起企業(yè)足夠重視,加之企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查需要調(diào)動一定的人力、物力、財(cái)力、技術(shù)、信息等資源,雖然產(chǎn)生了企業(yè)成本,但是,高質(zhì)量企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的后續(xù)實(shí)施,可以產(chǎn)生更高的經(jīng)濟(jì)效益。每個企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式都不盡相同,應(yīng)結(jié)合各自實(shí)際,深入研究如何在現(xiàn)有資源保證能力基礎(chǔ)上,加強(qiáng)審查理論、審查方法、審查程序、審查機(jī)制以及審查原則等管理方式的研究,最終形成一套完整有效、能夠發(fā)揮系統(tǒng)效應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)審查規(guī)范,充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)審查的功能,最大幅度提高企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定質(zhì)量。
[1]殷立欣.標(biāo)準(zhǔn)形式審查方法研究[J].中國標(biāo)準(zhǔn)化,2013(11).
[2]郎志正.提升標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量的思考[J].中國標(biāo)準(zhǔn)化,2015(1).
朱建新(1971年—),男,工程師,現(xiàn)從事型號標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。
商衛(wèi)東(1968年—),男,工程師,標(biāo)準(zhǔn)化處長,主要研究標(biāo)準(zhǔn)體系及標(biāo)準(zhǔn)化管理。