李曉娟

（中國人民大學 商學院，北京 100872）

?

某大型項目的范圍管理研究

李曉娟

（中國人民大學 商學院，北京 100872）

［摘 要］范圍管理是項目管理的重要內(nèi)容之一，也是項目成功交付的基石。在實際項目過程中，面對紛繁多變的需求和干系人，如何有效采集需求、管理范圍成為PM首先要解決的問題。筆者通過對煙草某市場信息應用系統(tǒng)項目建設過程的回顧和總結(jié)，介紹了項目中如何通過快速原型法收集需求、范圍說明書的主要內(nèi)容、項目的變更流程、變更跟蹤記錄表等，并在最后總結(jié)了該項目在范圍管理上一些需要改進的地方，以期為項目實踐提供一定借鑒。

［關(guān)鍵詞］范圍管理；收集需求；原型法；控制范圍

項目范圍管理是項目管理十大知識領(lǐng)域中的一個重要領(lǐng)域，包括確保項目做且只做所需的全部工作，以成功完成項目的各個過程。項目范圍管理包括6個過程：規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認范圍、控制范圍。根據(jù)筆者多年的項目管理經(jīng)驗，在實際項目中，收集需求、定義范圍和控制范圍是最不好把握和控制的3個過程，本文主要以這3個方面的管控問題，結(jié)合筆者的實際項目經(jīng)驗進行總結(jié)和分析。

1　項目背景

煙草行業(yè)通過2005年行業(yè)卷煙生產(chǎn)經(jīng)營決策管理系統(tǒng)的建設實施，實現(xiàn)了行業(yè)內(nèi)工業(yè)、商業(yè)兩大環(huán)節(jié)的互聯(lián)互通、信息共享。近年來，隨著行業(yè)信息化及卷煙營銷網(wǎng)絡建設各項工作的深入開展，卷煙流通領(lǐng)域發(fā)生了深刻變化，新形勢和新問題都對營銷網(wǎng)絡的建設提出了更高要求，其中卷煙零售終端作為營銷網(wǎng)絡的結(jié)點，其基礎地位也越來越受重視。由于零售市場的多樣性和復雜性，零售戶知識水平、應用技能參差不齊，零售終端數(shù)據(jù)的采集分析工作一直徘徊不前，為了更好地面對煙草行業(yè)未來的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)工商零一體化，國家煙草專賣局下屬銷售公司某處決定啟動市場信息應用系統(tǒng)的建設。

該項目計劃采集全國1%以上零售戶（全國約500萬戶）的購銷存數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分別在市、省、國家煙草局三級駐留，并在各級建立數(shù)據(jù)的分析與監(jiān)測體系，即采用“一次采集三級應用”的模式，通過各級對數(shù)據(jù)的應用分析，完成對卷煙零售市場經(jīng)營的指導。

該項目從立項開始，歷時約一年半時間完成全國部署實施并正式投入使用，在國家煙草局、31家省級商業(yè)公司、337家地市級商業(yè)公司部署，最終采集了7.2萬零售戶的數(shù)據(jù)。項目組成員包括1名項目經(jīng)理、1名需求分析師、1名設計師、10名開發(fā)人員、1名質(zhì)量保證人員、1名配置管理員、2名測試人員、47名實施人員（各省配置實施人員1~2名）。筆者在項目中擔任項目經(jīng)理，負責領(lǐng)導項目小組進行需求開發(fā)、制訂和實施項目計劃及全面監(jiān)控項目運行情況。項目自2014年上線至今，運行情況良好，數(shù)據(jù)按周穩(wěn)定上報。通過對所收集數(shù)據(jù)的匯總分析，為實現(xiàn)各級煙草商業(yè)公司對卷煙零售市場的周跟蹤、旬分析、月調(diào)控奠定了基礎。

2　項目特點

范圍管理是一個項目成功的關(guān)鍵，也是項目管理工作的難點。模糊的需求和頻繁的范圍變更都是導致項目失敗的原因。在項目啟動階段，筆者就發(fā)現(xiàn)該項目具有一些鮮明特點，這些特點對范圍管理帶來了很大挑戰(zhàn)。

首先，項目干系人多，從銷售公司領(lǐng)導到各省市商業(yè)公司（約370家單位），再到采集零售戶數(shù)據(jù)的客戶經(jīng)理，人數(shù)眾多，大家都對該項目抱有很高的期望，每個人都有一些想法，有些人的想法存在差異甚至沖突，這給收集需求和范圍定義帶來了一定困難，需要進行取舍，較多的干系人也對后期的范圍控制提出了很大挑戰(zhàn)。

其次，項目的功能較多，包括零售市場信息數(shù)據(jù)的采集、上傳下達、數(shù)據(jù)的質(zhì)量校驗、查詢和數(shù)據(jù)統(tǒng)計、主體分析等。

最后，各省市信息化建設程度參差不齊，有的省市已初步建設了市場信息采集應用系統(tǒng)，而有的省市還尚未涉足該領(lǐng)域。對于已初步建設了類似系統(tǒng)的單位，需要兼容已建設系統(tǒng)，但在項目剛立項時，項目開發(fā)團隊并沒有得到足夠的相關(guān)信息，這也對范圍說明書的編制構(gòu)成了一定風險。

根據(jù)項目以上特點并結(jié)合項目范圍管理的理論，該項目的范圍管理包含了一系列過程：規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認范圍、控制范圍。本文重點從收集需求、定義范圍和范圍控制3個方面介紹筆者在該項目中的管理實踐經(jīng)驗。

3　收集需求和定義范圍

由于項目干系人眾多，在收集需求時，應首先根據(jù)其影響力、參與項目的程度和利益進行分類。

銷售公司是真正的建設發(fā)起單位，又由于煙草行業(yè)具有壟斷控制的特點，國家煙草局對各省市單位有較強的控制力，因此銷售公司某處是主要干系人，應首先針對這部分客戶進行需求收集。由于該部門及銷售公司相關(guān)領(lǐng)導人數(shù)較少，因此主要以采取需求討論會的方式收集需求?？蛻粢话愣己苡邢敕?，但無法明確自己的需求，每次和客戶開展需求討論后，筆者會根據(jù)以往同類數(shù)據(jù)采集、應用相關(guān)項目經(jīng)驗及討論結(jié)果做出系統(tǒng)原型，并在此基礎上和客戶進行下一輪需求討論。

由于各省市單位項目建設背景復雜，因此，根據(jù)他們現(xiàn)有信息化建設程度的不同，由銷售公司出面，每類情況邀請1~2家代表單位到北京進行集中的需求研討，并將原型作為研討基礎，以便各省市單位用戶可有針對性地提出自己的意見和想法。之后我們又選擇了代表單位中的3家單位，進行實地考察，并與代表單位相關(guān)人員、該省市客戶經(jīng)理代表進行了訪談。最終，根據(jù)需求收集階段制作的原型，再次與主要干系人進行溝通，最終確定了系統(tǒng)原型。

在范圍定義時，編寫詳細的范圍說明書是一個項目成功的基石。詳細的范圍說明書定義了項目的目標（衡量項目成功的可量化標準）、產(chǎn)品范圍的描述、閉合的項目邊界（即包括什么、不包括什么，以明確判斷變更或附加工作是否在項目范圍內(nèi)）、項目的可交付物、約束和假設、初始的項目組織及風險、資金限制等。我們首先根據(jù)項目章程、初步范圍說明書制定了項目目標：14個月內(nèi)完成項目建設，項目人工成本控制在35%，費用成本控制在15%，按照質(zhì)量要求和技術(shù)要求建設一次采集及三級應用的分布式系統(tǒng)，最終客戶滿意度綜合評價為優(yōu)良的要達到80%以上。由于該項目功能模塊較多，可利用頭腦風暴法、干系人分析等技術(shù)和方法，根據(jù)需求開發(fā)的結(jié)果，確定系統(tǒng)功能模塊，包括數(shù)據(jù)采集模塊、數(shù)據(jù)校驗模塊、數(shù)據(jù)傳輸模塊、數(shù)據(jù)查詢模塊和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析模塊，并詳細編制項目的范圍描述、最終交付產(chǎn)品、驗收標準、約束和假設條件、進度里程碑等，在經(jīng)過評審、客戶簽字確認后成為正式文件。

4　控制范圍

由于該項目干系人較多，對范圍控制提出了更高要求。范圍控制的核心是管理變更及影響發(fā)生變更的因素，保證所有被請求的變更按照項目整體變更控制處理，并在范圍變更實際發(fā)生時進行管理。

對于范圍變更的控制，需要注意：一般干系人提出的變更，應予以記錄，但不當場解決，特別是在各省市的項目實施現(xiàn)場，更不允許私自答應客戶的變更。但重要干系人提出的需求，我們會盡量提高變更評審的優(yōu)先級，以加快變更響應速度，但也需要符合變更流程（見圖1）。

圖1　范圍變更控制流程

如圖1，需求變更收集、記錄階段需要記錄變更事項、變更內(nèi)容、變更原因、提出時間、提出人、期望上線時間、變更優(yōu)先級等信息；初審階段是由項目開發(fā)團隊進行評審，討論變更可行性，變更所需時間、資源及影響。討論認為不可行時，應通知項目管理團隊，并及時反饋給客戶；認為變更可行時，進入復審階段。

復審階段是由項目變更委員會（委員會成員包括客戶代表、項目管理團隊、配置管理人員、質(zhì)量保障人員）進行評審，將最終決定是否執(zhí)行。復審階段首先要提出變更申請，變更申請相關(guān)信息包括需求提出人、需求內(nèi)容、所要解決的問題、期望變更時間、變更申請優(yōu)先級等。然后，對變更申請進行評估，變更申請評估信息包括變更可行性、變更影響、變更所需時間及成本。復審討論確認執(zhí)行后，進行任務分配和實施，測試通過并上線后，通知客戶，該變更結(jié)束。

對于所有提出的變更，在變更跟蹤記錄表中登記（見表1），并使用配置管理系統(tǒng)Visual Source Safe進行配置管理，配置管理員要對配置項進行定期和不定期的檢查。此外，項目開發(fā)團隊會每隔1~2周在項目例會上審查當前項目中是否引入了未批準的變更，特別在試運行階段，每周都會進行審查，以杜絕范圍蔓延和范圍鍍金的情況發(fā)生。

表1　變更跟蹤記錄表

5　項目總結(jié)

通過對項目范圍的清晰定義、合理分解、嚴格監(jiān)控，在項目團隊的共同努力下，項目最終順利完成，獲得了用戶對項目的認可。在全國各省市試運行3個月后，項目取得了正式驗收。但在項目實施過程中，也遇到了一些問題。

項目的初始范圍說明書表述不夠詳細，未充分考慮到各省市信息化建設程度參差不齊的情況，給后續(xù)的項目開展帶來了一定風險。雖然項目開發(fā)團隊在項目初期就制訂了變更控制管理計劃并發(fā)布，但在項目實施過程中，仍存在范圍變更沒有有效控制的情況。特別是在部署試點階段，有試點單位的客戶將需求提給現(xiàn)場的工程服務部人員，該人員未經(jīng)審批，先行承諾了客戶需求，導致后續(xù)的工作較為被動。發(fā)現(xiàn)這個現(xiàn)象后，項目開發(fā)人員對全體項目成員進行了變更控制管理的培訓，強調(diào)了變更控制的流程，又與銷售公司的客戶進行協(xié)商，在變更控制的重要性上達成了一致，請客戶給各省市商業(yè)公司發(fā)布了系統(tǒng)建設方的變更流程。通過上述措施，提高了變更的有效管理，為項目的順利完成奠定了基礎。

6　結(jié) 語

在軟件項目的研發(fā)過程中，需求是整個項目的開端，而范圍管理又貫穿了其整個生命周期，有效需求收集和范圍控制是項目成功的重要保障。因此，在項目過程中需要結(jié)合項目自身的特點，采取不同手段，收集并確認需求，并在整個項目周期，嚴格控制好項目范圍，以達成項目的成功交付。

［收稿日期］2015-12-11

［中圖分類號］F279

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194(2016)02-0064-02

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.051