文/喬瑋

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淺談如何做好檔案收集工作

文/喬瑋

0　前言

檔案是各單位在各項(xiàng)活動(dòng)的直接記錄資料，是重要的信息資源和記錄。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，不管哪個(gè)單位的檔案資料都必須如期提交本單位的檔案室管理，誰都不能據(jù)為己有。但是由于種種原因，很多單位的檔案收集工作并沒有按相關(guān)的規(guī)定真正執(zhí)行，有的單位檔案工作根本未擺到應(yīng)有的位置。因此，要想把檔案的收集工作做好，最重要的是增強(qiáng)檔案管理工作的法律意識(shí)，采取有效辦法，解決檔案的歸檔意識(shí)淡薄問題，使檔案管理工作制度化和規(guī)范化的要求落到實(shí)處，同時(shí)，檔案管理人員也必須積極、主動(dòng)，開拓創(chuàng)新。本文就怎樣做好檔案的收集工作談一些看法和建議。

1　提高檔案認(rèn)識(shí)是做好檔案收集工作的條件

檔案收集工作是檔案管理工作的前提基礎(chǔ)工作，要想能夠做好檔案收集工作，就必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，只有高度重視檔案收集工作，才能做得更加健全和規(guī)范，更好地保證檔案收集的完整性，為單位的管理工作提供保障和服務(wù)。

對(duì)科研單位來說，要建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，才能保證科研項(xiàng)目結(jié)題材料及單位的核心資料收集得齊全、完整和準(zhǔn)確，才能更好地保證單位檔案管理工作的有序進(jìn)展，這也是一種單位管理責(zé)任的意識(shí)。要做好檔案收集工作，就要把檔案管理工作納入單位發(fā)展的整體規(guī)劃中，認(rèn)真做好宣傳檔案工作的基本知識(shí)，增強(qiáng)廣大科研人員的法制觀念，依法治檔，從而使領(lǐng)導(dǎo)和科研人員充分認(rèn)識(shí)到科研檔案的價(jià)值，提高歸檔意識(shí)及歸檔的自覺性，才能更好地貫徹實(shí)施科研管理工作。

通常，檔案收集工作做得好的單位，其檔案工作者都是具有對(duì)檔案的高度認(rèn)識(shí)；檔案收集工作差的單位，其檔案收集工作者肯定是缺乏檔案意識(shí)的。也就是說，對(duì)檔案意識(shí)的認(rèn)識(shí)程度直接關(guān)系到檔案收集的好壞。

現(xiàn)時(shí)期，科研單位的學(xué)術(shù)交流及科研活動(dòng)日益頻繁，這些都反映著某一特點(diǎn)工作階段的內(nèi)容。如果檔案管理人員沒有高度的檔案意識(shí)，就可能會(huì)造成反映這些活動(dòng)內(nèi)容的材料丟失，一個(gè)對(duì)檔案意識(shí)敏感的人，會(huì)隨時(shí)注視著本單位發(fā)生的一切事情、發(fā)展方向及應(yīng)采取的措施，這是做好檔案收集工作的必要條件和基本保證。

2　領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案收集工作的根本保證

按照《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，各單位要有一位主管領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作；每個(gè)部門應(yīng)配備一至二名（專）兼職人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、分類整理和立卷歸檔工作，要有一名負(fù)責(zé)人監(jiān)督檢查；檔案室也要對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。要想檔案收集工作能夠有序進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是關(guān)鍵，只要領(lǐng)導(dǎo)帶頭，做好榜樣，檔案收集難的事情就會(huì)迎刃而解，檔案收集工作也會(huì)順利進(jìn)行。從而建立起一個(gè)有領(lǐng)導(dǎo)、有分工、有監(jiān)督，職責(zé)明確的有機(jī)體系，為檔案收集工作提供了堅(jiān)強(qiáng)有力的根本保證。

此外，每個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)充分考慮到（專）兼職檔案管理人員的辛苦，理解和支持他們，并調(diào)動(dòng)他們的積極性，進(jìn)一步增強(qiáng)他們的責(zé)任心和無私奉獻(xiàn)的精神，并督促各部門將在工作中形成的資料收集完整、齊全，主動(dòng)將資料移交至檔案室歸檔保管。

3　組織形式多樣的宣傳活動(dòng)，提高歸檔意識(shí)

自筆者做檔案管理工作那天起，檔案收集難的呼聲也就年復(fù)一年地出現(xiàn)。可是說起檔案收集難的原因，卻總是離不開領(lǐng)導(dǎo)的不重視和宣傳力度不夠，以及社會(huì)公眾對(duì)檔案意識(shí)不夠強(qiáng)。很多人對(duì)檔案的利用價(jià)值非常缺乏認(rèn)識(shí)和了解，歸檔意識(shí)比較淡薄，因而對(duì)在工作中或在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種資料不知該如何整理歸檔，有的明知道要?dú)w檔，但為了自己利用的方便，而不向檔案室移交；甚至有的單位領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)、考察或辦事而形成的文件資料，回到單位時(shí)也不移交歸檔，等到了退休、調(diào)離或離任時(shí)，這些重要的文件資料也就任之流失；也有的單位很多資料其實(shí)只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用；有些單位或部門負(fù)責(zé)人，不但不按規(guī)定及時(shí)歸檔，甚至將資料據(jù)為己有。以上種種現(xiàn)象大有存在，嚴(yán)重地影響檔案的利用和收集工作。

因此，我們要認(rèn)認(rèn)真真地通過各種渠道和方法大力宣傳《檔案法》等的相關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)大眾的法制觀念，依法治檔，依時(shí)歸檔，認(rèn)真宣傳檔案工作的基本知識(shí)，使我們的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到檔案的利用價(jià)值，以提高歸檔意識(shí)的自覺性。在此基礎(chǔ)上明確責(zé)任、建章立制，使“按時(shí)歸檔，依法治檔”落到實(shí)處。更加充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是管理工作的重要組成部分，是功在當(dāng)代，利在千秋的光輝事業(yè)。

4　加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員的整體素質(zhì)

因檔案工作人員中多數(shù)都是兼職做的，在各自的工作崗位也時(shí)有變動(dòng)，很多新的兼職人員都沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)單位的檔案整理立卷工作不了解。這樣就要求工作人員必須系統(tǒng)地認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能。但也有一些單位的檔案管理人員既穩(wěn)定又具有一定的檔案專業(yè)知識(shí)，那就需要及時(shí)補(bǔ)充一些新技能、新方法。因此，也就很有必要定期或不定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)繼續(xù)教育。一是結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展需求，有針對(duì)性地進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)教育；二是為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增強(qiáng)技能；三是豐富檔案專業(yè)技術(shù)繼續(xù)教育的類型和形式，應(yīng)根據(jù)各層次人員的情況，確定學(xué)習(xí)內(nèi)容（如：邀請(qǐng)檔案專業(yè)的老師進(jìn)行短期培訓(xùn)）。有計(jì)劃、有組織地外出參觀學(xué)習(xí)，互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，以提高檔案管理人員的操作能力和業(yè)務(wù)技能。因此，檔案管理人員不僅要有較好的檔案專業(yè)知識(shí)，也必須要有相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。只有重視知識(shí)上的更新，才能從實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才，才能使檔案管理人員的素質(zhì)始終處于最佳狀態(tài)，以適應(yīng)新形勢(shì)下不斷發(fā)展的檔案事業(yè)需求。

5　建立健全的歸檔制度和激勵(lì)機(jī)制

做好檔案的收集工作，是做好單位資料的統(tǒng)一歸檔、集中管理的工作。在各項(xiàng)工作中所能產(chǎn)生的資料都不得以部門或個(gè)人據(jù)為己有，必須集中由檔案室統(tǒng)一管理，這就是“歸檔制度”。建立健全的檔案歸檔制度是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，也是積累國家寶貴財(cái)富的根本保證。有了健全的歸檔制度，才能使歸檔工作有據(jù)可依。明確了歸檔要求和歸檔范圍，也就能確定了哪些資料該歸，哪些資料不該歸，這就要我們?cè)诟髯缘墓ぷ髦须S時(shí)整理和收集，決不放走任何一份有利用價(jià)值的資料，保證歸檔立卷的質(zhì)量和水平?？傊?，健全了歸檔制度，才能使歸檔工作更加規(guī)范，更好地保證資料收集的完整性和關(guān)聯(lián)性，更進(jìn)一步地推動(dòng)檔案收集工作的開展。

每個(gè)單位都必須建立嚴(yán)格的檔案管理制度，經(jīng)常開展總結(jié)評(píng)比工作。對(duì)檔案收集完整齊全、案卷質(zhì)量好的業(yè)務(wù)部門，要給以表彰，并與年終考核、職稱評(píng)審等掛鉤；對(duì)檔案殘缺、不完整的業(yè)務(wù)部門，要懲處具體經(jīng)管人員和部門負(fù)責(zé)人；對(duì)撤銷合并的機(jī)構(gòu)，必須要交清本部門的全部檔案才可以辦理其他手續(xù)。這樣，才能更好地推動(dòng)檔案收集工作的有序開展。

6　積極營造輕松愉快的工作環(huán)境

大多數(shù)檔案管理人員都是兼職做檔案工作的，各自都還有其他的工作任務(wù)，如果要他們保證按質(zhì)、按量、按時(shí)完成歸檔立卷工作，肯定會(huì)有一定的難度。因此，這就需要得到更多人的理解和尊重，并盡力幫助他們。在對(duì)案卷的處理和歸檔時(shí)間的限定上給予相應(yīng)的協(xié)調(diào)，要細(xì)致、耐心地做好說服工作，并取得他們的配合和理解。對(duì)前來查找檔案的有關(guān)人員，在服務(wù)上要做到主動(dòng)熱情、耐心和及時(shí)，盡量做到和聲細(xì)氣，禮貌待人。這樣，才能有一種輕松愉快的工作環(huán)境，使利用者愿意歸檔和愿意查檔。

檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的最基礎(chǔ)性的工作，隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)的發(fā)展，檔案也會(huì)越來越顯出其特有的利用價(jià)值，對(duì)檔案管理工作也就提出了越來越高的要求。而這一切的基礎(chǔ)和前提，就是做好檔案的收集工作，檔案收集工作的好壞會(huì)直接影響整個(gè)檔案管理工作的水平。所以，檔案的收集工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，進(jìn)一步完善和加強(qiáng)檔案收集工作是當(dāng)務(wù)之急。

作者簡介：喬瑋（1966-），女，會(huì)計(jì)師，大專，任職于廣東省林業(yè)科學(xué)研究院，從事會(huì)計(jì)工作。