劉麗（黑龍江省甘南縣音河水庫管理處，黑龍江甘南162100）

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水利工程建設(shè)項目檔案管理探討

劉麗
（黑龍江省甘南縣音河水庫管理處，黑龍江甘南162100）

摘要：隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，水利工程建設(shè)的地位越來越重要，對水利工程進(jìn)行合理的管理也是十分重要的。其中，對水利工程的項目建設(shè)管理是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，項目檔案管理的效果好壞直接影響水利工程的績效。但是目前我國的水利工程建設(shè)項目管理工作有很多問題，這些問題有人員和非人員兩方面的因素。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；監(jiān)督管理

1　目前水利工程建設(shè)項目檔案管理中存在的問題

1.1水利工程項目檔案的信息收集問題

水利工程工作量巨大，涉及的問題多，范圍廣。如果想要真實(shí)地反映水利工程在建設(shè)過程中的狀態(tài)還有建設(shè)完工之后的使用狀況，利用正確充足的信息進(jìn)行正確的項目檔案管理是存在一定困難的。目前很多水利工程檔案管理人員只是將工程管理的建造人員移交上來的信息進(jìn)行一下簡單的整理就記錄進(jìn)檔案中，并沒有親自進(jìn)行信息收集，也就談不上對這些信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢驗(yàn)，也不能保證信息收集的全面性。檔案收集還存在著不能及時采集，信息之所以具備有效性就是在及時的時間反映水利工程工作現(xiàn)場最真實(shí)的狀況，但是在現(xiàn)實(shí)操作中，這點(diǎn)做得很不到位，很多檔案管理人員都把對檔案的歸集整理工作大量的堆積到工程完成后期，完全是為了應(yīng)付檢查而準(zhǔn)備。這些問題都是在信息收集過程中存在的不能忽視的問題。

1.2監(jiān)督管理水利工程項目檔案的人員素質(zhì)水平不高

由于很多領(lǐng)導(dǎo)部門對水利工程中檔案管理的工作不重視，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)人員對管理項目檔案的崗位安排也不重視，這是造成監(jiān)督管理水利工程項目檔案的人員素質(zhì)水平不高的一個直接原因。進(jìn)行檔案管理的人員基本上是從水利工程建筑一線上退居二線的建設(shè)人員或者是剛剛上任的新員工，他們都沒有專業(yè)的進(jìn)行檔案管理的知識，甚至有的水利工程單位連基本的人員配備數(shù)量都不能保證。沒有專業(yè)的檔案管理知識，就會導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案管理時不能對檔案進(jìn)行分門別類的處理，導(dǎo)致信息混亂。而且如果工作人員素質(zhì)水平不高也就不具備管理意識，沒有主動去收集資料和主動解決問題的意識，使管理過程中出現(xiàn)的很多問題都得不到及時解決。

1.3對水利工程建設(shè)項目檔案管理仍采用傳統(tǒng)方法

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都將信息化技術(shù)引入到建設(shè)環(huán)節(jié)或者管理過程中，水利工程也在各方面都大量的引進(jìn)了科學(xué)信息技術(shù)，但是在對項目檔案的管理問題上，信息化技術(shù)的投入力度還是不夠的。很多單位對水利工程的項目檔案進(jìn)行管理時還是采用傳統(tǒng)的方法，采用人員手工填制的方法進(jìn)行檔案增加，在進(jìn)行查閱時需要人工檢索，將檔案都統(tǒng)一放置在檔案室里，不能通過網(wǎng)絡(luò)這樣便捷的渠道進(jìn)行查閱。對信息數(shù)據(jù)的處理方式上也是大部分采用人員分析、人員登記、人員審核的做法，這使得大量的時間和精力被浪費(fèi)，對保證信息的準(zhǔn)確性和及時性也十分不利。

1.4水利工程項目檔案管理相關(guān)制度和體系不完善

項目檔案管理制度不完善會導(dǎo)致很多問題，沒有統(tǒng)一嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)，信息資料登記的不完善全面，使信息內(nèi)容丟失。沒有相應(yīng)的制度條例和標(biāo)準(zhǔn)來衡量說明哪些是信息應(yīng)該反饋的重點(diǎn)內(nèi)容，也會使檔案的重點(diǎn)模糊，不能反映真實(shí)的情況。沒有制度的約束，使得各部門之間的關(guān)聯(lián)性不大，不能有效地進(jìn)行很好的溝通。領(lǐng)導(dǎo)分工也不明確，不能實(shí)施有效的管理，對檔案的管理和監(jiān)督也沒有專業(yè)的部門和制度保證。而且，即便是有些水利工程所在的單位制定了相應(yīng)的制度和體系，但是并不會認(rèn)真的去完成。

2　檔案管理過程中出現(xiàn)問題的解決措施

2.1提高對水利工程檔案信息收集的效率

針對水利工程的工程量大、范圍廣、時間長的特點(diǎn)，為了更好地收集到所需信息，可以采取拓寬信息收集渠道的方式來進(jìn)行收集。比如，可以采取多個部門同時提供和收集信息的方式。在水利工程的建設(shè)和建成后維護(hù)的過程中，都是需要各部門積極合作，所以信息在各個部門中也是相互流通的。對于信息的收集，不能只是片面地考慮某個部門的信息，而是要從全局出發(fā)來收集信息，這樣就可以保證信息的全面性，另外，各個部門之間可以對流通的信息進(jìn)行監(jiān)督和檢驗(yàn)，提高信息的準(zhǔn)確性。還可以通過分項目進(jìn)行信息收集的方法來拓寬收集渠道，這樣不僅可以更加詳細(xì)地反映重點(diǎn)項目的情況，還可以大幅度提高項目的精準(zhǔn)性。在水利工程的現(xiàn)場建設(shè)情況有新的進(jìn)展或者發(fā)生情況時，相關(guān)部門要將這類信息及時記錄并且及時移交進(jìn)行登記，保證信息及時有效，以反映真實(shí)情況，不能把信息收集的登記工作推遲。只有這樣，才能讓信息為項目檔案的建立以及水利工程的實(shí)施提供幫助。

2.2提高人員素質(zhì)水平

對檔案管理工作進(jìn)行精良人員配備十分重要。應(yīng)該吸收有專業(yè)檔案管理知識的人才，保證檔案管理部門的職工數(shù)量。為了提高工作人員素質(zhì)，應(yīng)該定期舉行專業(yè)知識講座，定期進(jìn)行人員培訓(xùn)、進(jìn)修。為了適應(yīng)現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)該講解信息化技術(shù)在項目檔案管理中的應(yīng)用。該提高管理工作人員工作意識，認(rèn)識到自己工作的重要性，提高工作的認(rèn)真程度和謹(jǐn)慎性，主動做好本職工作，改變傳統(tǒng)項目檔案管理思想，運(yùn)用現(xiàn)代思想進(jìn)行水利工程項目檔案管理。

2.3提高水利工程建設(shè)項目檔案管理的信息化水平

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展為提高工作效率帶來了福音。企業(yè)應(yīng)提高水利工程建設(shè)項目檔案管理的信息化水平，不能再應(yīng)用傳統(tǒng)的方案進(jìn)行項目檔案的管理。對不同的水利工程項目建立專門的信息系統(tǒng)，信息在系統(tǒng)中自動生成，在記錄檔案時可以直接使用，檔案建立完成后可以智能校驗(yàn)。如果要查閱檔案，也可以通過對信息系統(tǒng)進(jìn)行檢索操作來方便快捷的進(jìn)行查閱，節(jié)省大量人力物力及時間精力，提升檔案建立的真實(shí)全面性。

2.4建立完善的水利工程項目檔案管理體系和制度

對水利工程建立完善的檔案管理體系和制度要貫徹國家有關(guān)的法律法規(guī)、條例政策，還要結(jié)合自身水利工程的特點(diǎn)來制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案建立的過程中，有據(jù)可依，明確什么是重點(diǎn)內(nèi)容，內(nèi)容應(yīng)該怎樣建立的問題。同時，還要加強(qiáng)各部門之間的溝通交流，讓項目檔案管理的體系和制度形成一個整體。制度和體系一旦建立，各部門就要嚴(yán)格實(shí)施，不能應(yīng)付了事。

3　結(jié)語

水利工程在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用越來越大，其過程中的任何一個細(xì)節(jié)都不能放過。對于水利工程項目檔案建設(shè)管理中存在的信息收集不到位、人員素質(zhì)不夠、信息化技術(shù)應(yīng)用不夠、制度體系不完善的問題，應(yīng)該采取提高信息收集的效率、加強(qiáng)人員素質(zhì)、大量應(yīng)用信息技術(shù)、完善制度體系的措施。

參考文獻(xiàn)：

［1］張艷鈴.淺析水利工程建設(shè)項目檔案管理［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，（10）：55.

［2］徐紅.水利工程建設(shè)項目檔案管理探討［J］.江淮水利科技，2012，（04）：39.

中圖分類號：TV512；G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674- 8646（2016）02- 0122- 02

收稿日期：2015- 12- 15

作者簡介：劉麗（1982-），女，黑龍江甘南人，學(xué)士，館員，從事檔案管理研究。