李琦

（齊齊哈爾大學(xué)，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

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信息化視野下的高校人事檔案管理

李琦

（齊齊哈爾大學(xué)，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

由于高校不斷開展人事制度改革，使得高校中的人事檔案管理工作也需要不斷提升其實(shí)際工作水平?；谛畔⒒曇跋氯绾螌?shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化，是目前我國急需探討與解決的問題。為了適應(yīng)信息化時代的需要及自身人事制度改革的要求，高校必須加快人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

信息化視野；高校人事檔案管理；措施

1　當(dāng)前高校人事檔案管理的不足之處

1.1沒有充分認(rèn)識到高校人事檔案管理的重要性

在目前我國許多高校中，存在一些領(lǐng)導(dǎo)及管理人員沒有充分認(rèn)識到高校人事檔案管理的重要性。這種現(xiàn)象主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先是認(rèn)為高校的人事檔案管理并不是高校工作的重點(diǎn)內(nèi)容，只是將其作為可有可無的隨意性工作，進(jìn)而沒有從思想上轉(zhuǎn)變其工作態(tài)度。其次是他們對高校的人事檔案管理存在認(rèn)識上的偏差，認(rèn)為檔案只是記錄過去的事，對于現(xiàn)在來講并沒有太大的實(shí)際意義。最后是由于認(rèn)識上不夠重視，因此在實(shí)際管理人事檔案的過程中存在管理松懈與滯后的現(xiàn)象，從而淡化了人事檔案的作用與地位。

1.2采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理導(dǎo)致實(shí)際管理效率低

當(dāng)前在我國一些高校中，還在采用傳統(tǒng)的方式來管理人事檔案，主要是以實(shí)體檔案為主。實(shí)體檔案雖然有適應(yīng)性強(qiáng)、利用范圍廣，還可以作為原始憑證等優(yōu)點(diǎn)。但對這種檔案的日常管理工作量較大，而且實(shí)際利用效率比較低。除此之外，當(dāng)前我國高校在人事檔案的管理過程中，一般是用16開規(guī)格的紙作為載體，跟國際上所采用的標(biāo)準(zhǔn)A4紙之間還是存在一定的差異性。進(jìn)而在對高校的人事檔案進(jìn)行裝訂時，增加了剪裁與折疊的工作量，從而降低了管理效率。

1.3沒有建立健全完善的高校人事檔案管理系統(tǒng)

目前我國高校中還沒有建立健全完善的高校人事檔案管理系統(tǒng)，大多都是采用自主研發(fā)的人事檔案管理軟件，管理的主要內(nèi)容也只是單純集中于檔案目錄的編輯、人員基本信息及檔案的轉(zhuǎn)遞等一些基本方面。由于高校自主研發(fā)的人事檔案管理軟件具有功能范圍小、所儲存的信息量過窄、信息統(tǒng)計不完全、信息化程度不高、綜合分析過于復(fù)雜等缺陷，進(jìn)而無法適應(yīng)我國高校人事檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)需求。

2　基于信息化視野下有效提升高校人事檔案管理效率的措施及策略

2.1強(qiáng)化宣傳引導(dǎo)作用，提高相關(guān)人員對檔案管理的認(rèn)識程度

要全面提升我國高校的人事檔案管理效率，首先需要強(qiáng)化宣傳引導(dǎo)作用，讓各級領(lǐng)導(dǎo)與教職工人員能夠充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。使高校的人事檔案管理部門可以爭取到其他有關(guān)部門的配合與支持，逐步促進(jìn)我國高校人事檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、信息化與規(guī)范化。對于高校的人事檔案管理而言，雖然硬件設(shè)施在其中起著基礎(chǔ)性的作用，但有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠充分重視才是有效提高高校人事檔案管理效率的重要前提，也是將人事檔案的管理工作納入到高校總體工作流程中，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置及經(jīng)費(fèi)使用的必要保障。除此之外，還要提高相關(guān)管理人員現(xiàn)代化、信息化的意識，能夠改變傳統(tǒng)觀念。將高校中的人事檔案管理工作與社會相關(guān)活動相結(jié)合，能夠?qū)⒎忾]的檔案管理工作逐漸向開放性發(fā)展轉(zhuǎn)變。

2.2用新型高校人事檔案管理方式來規(guī)范對檔案的管理

要想有效提升我國高校的人事檔案管理效率，切實(shí)保障人事檔案管理工作質(zhì)量的提高，就需要建立完整的規(guī)章制度，來實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的要求。建立健全新型高校人事檔案管理制度后，相關(guān)管理人員還需要在日常管理過程中，能夠結(jié)合具體實(shí)踐來貫徹這些規(guī)章制度。與此同時，管理人員還需要不斷充實(shí)與完善檔案內(nèi)容，各部門需要對檔案的當(dāng)事人進(jìn)行全方位的考察。注重對相關(guān)人員個性特點(diǎn)、業(yè)務(wù)能力的考核，進(jìn)而得出可以真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀反映當(dāng)事人歷史與現(xiàn)狀的人事檔案材料。除此之外，高校的人事檔案管理部門還需要定期跟蹤收集與當(dāng)事人有關(guān)的最新信息，及時歸檔處理，保證檔案管理的時效性，進(jìn)而保證檔案能夠擁有一個實(shí)時更新的動態(tài)過程，從而充分發(fā)掘檔案的實(shí)際價值。

2.3建立健全完善的高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫信息

系統(tǒng)

為了有效提升高校人事檔案管理的工作效率，及時準(zhǔn)確地傳輸想要的人事信息，就需要將人事檔案管理由實(shí)體化管理向檔案信息化管理轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)由手工操作向電腦管理轉(zhuǎn)變。這需要高校能夠建立健全完善的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠動態(tài)管理人事檔案系統(tǒng)，從而及時有效地采集與更新相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，使得檔案管理工作更加數(shù)據(jù)化、信息化。建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以保證檔案管理的時效性與準(zhǔn)確性，進(jìn)而將高校的人事檔案管理部門建設(shè)成為能夠與人事組織部門地位相等的部門。

3　結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的人事檔案管理工作應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理。基于信息化視野下，高校人事檔案管理部門需要充分利用好檔案資源，能夠進(jìn)行信息交流與共享，從而真正發(fā)揮出檔案的實(shí)際價值。在信息科技高度發(fā)展的今天，高校人事檔案管理部門應(yīng)該更加注重以信息化為主要發(fā)展目標(biāo)，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，與時俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，進(jìn)而推動高校人事檔案管理工作的健康可持續(xù)性發(fā)展。

［1］ 王志麗.淺談高校人事檔案信息化管理［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版)，2011，（02）：170-172.

［2］ 吳杰.高校人事檔案管理信息化建設(shè)初探［J］.蘭州教育學(xué)院學(xué)報，2013，（01）：98-99.

College Personnel File Management from Information Perspective

LI Qi
(Qiqihar University,Qiqihar 161006,China)

Due toongoingreformofthe personnel systemofcolleges and universities,sothat universities in the management ofpersonnel files also need tocontinuously upgrade the level oftheir actual work.Howtoachieve university personnel file management based on information perspective is the current problemChina need toinvestigate and solve urgently.In order tomeet the demands ofthe information age and the needs oftheir own personnel systemreform,universities must accelerate the pace ofdevelopment ofinformation construction ofpersonnel files management.

Information perspective;College personnel file management;Measures

G271

A

1674-8646（2016）01-0113-02

2015-11-17

李琦（1980-），女，黑龍江東寧人，助理研究員，碩士，從事檔案管理研究。