楊秀梅

（吉林省柳河縣公路管理段，吉林柳河135300）

新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

楊秀梅

（吉林省柳河縣公路管理段，吉林柳河135300）

信息化時代把各行各業(yè)都推入到數(shù)字化管理大門中，研究新時期人事檔案管理信息化成為現(xiàn)代管理的客觀要求。從新形勢下建設(shè)人事檔案管理信息化必要性、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀、構(gòu)造人事檔案管理信息化措施三方面進(jìn)行闡述，以加快人事檔案管理信息化構(gòu)造。

人事檔案；管理信息化；建設(shè)；研究

1 新形勢下建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性

1.1 努力構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理形式

人們處在強大的信息時代，時代要求人們挖掘各類信息，因此打造人事檔案管理信息化，建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理模式是目前急需解決的問題。只有跟隨時代步伐，方可將繁重的工作變?yōu)殪`活機動的流程。只有檔案管理實現(xiàn)信息化，方可從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高。

1.2 推動人事檔案信息資源實現(xiàn)共享

信息化強化關(guān)聯(lián)效應(yīng)，交叉管理應(yīng)用不同信息，可以變信息為商機。換言之，在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)條件下，信息資源已成為重要戰(zhàn)略資源。開展人事檔案管理信息化建設(shè)，可以讓人才最大價值得到發(fā)揮，人事檔案信息資源實現(xiàn)共享，為現(xiàn)代化建設(shè)提供服務(wù)，運用科學(xué)化管理給人事信息實施加密措施，推動人才發(fā)展。

1.3 便捷查閱人事檔案信息

從前需要很長時間才能查閱到一個檔案，現(xiàn)在通過計算機的集成處理，無論復(fù)雜程度多高的數(shù)據(jù)都能很快處理，查閱時間縮短，查閱程序得以簡化。數(shù)字化與電子化在很大程度上讓檔案查閱變得更為便捷。高數(shù)字化已取代館藏人事資料與紙質(zhì)檔案信息，給人們隨時查閱人事檔案信息提供便利，讓檔案使用價值得到充分發(fā)揮。

1.4 檔案資源得到有效開發(fā)與運用

計算機的運用使開發(fā)與應(yīng)用檔案信息資源的比重大為提高，在人事檔案管理方面，發(fā)揮了巨大作用。這一新型管理模式推動轉(zhuǎn)變管理方式，尤其是提升了人事檔案利用率。人事檔案本身就是給人事工作提供服務(wù)，開發(fā)與運用軟件可以構(gòu)建立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式。這種新型管理模式完全可以滿足新時期檔案工作的各種要求，適應(yīng)社會發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。

2 人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1 意識淡薄，重視程度不高

在我國，一般事業(yè)單位對人事檔案管理信息化工作都不太關(guān)注。大部分把它看成是個輔助類工作，無須當(dāng)成重點工作來完成，未從思想意識上認(rèn)清人事檔案管理工作的重要性。意識淡薄，加上缺少財力與人力投入，人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展受到嚴(yán)重制約。

2.2 傳統(tǒng)管理模式效率不高

一些事業(yè)單位仍沿用傳統(tǒng)管理模式管理人事檔案，出現(xiàn)大量重復(fù)性勞動，工作效率大打折扣。同時，當(dāng)今實體檔案仍占據(jù)主導(dǎo)地位，運用這些人事檔案，反復(fù)多次翻閱易損壞檔案，檔案保存就難以落到實處。

2.3 人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后

在我國，不少事業(yè)單位都不太重視建設(shè)人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，更沒有系統(tǒng)化且整體性強的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)收集不全，一些信息存在錯誤，未及時更新信息，從而人事信息相對混亂。實現(xiàn)計算機管理的項目僅僅是檔案目錄編輯、人員基本信息、檔案轉(zhuǎn)遞等，信息化程度不高，也就無法實現(xiàn)資源共享。

2.4 缺乏素質(zhì)高、復(fù)合型人才

通常情況下，采用手工方法裝訂傳統(tǒng)人事檔案，不要求有高素質(zhì)人員。但是人事檔案管理正慢慢朝現(xiàn)代化方向邁進(jìn)，這就需要有一批復(fù)合型且高素質(zhì)的人才加入到人事檔案管理隊伍當(dāng)中來。

3 實現(xiàn)人事檔案管理信息化的措施

3.1 更新思想、完善制度、增加投入、強化隊伍建設(shè)

要以更新思想、轉(zhuǎn)變觀念作為建設(shè)人事檔案管理信息化的準(zhǔn)入點，從思想源頭上明確人事檔案管理工作的必要性，提升數(shù)字化管理工作的意識。通過不同途徑募集資金，以支付建設(shè)信息化與運行系統(tǒng)的費用，加大力度開發(fā)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，努力構(gòu)建人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。另外，建設(shè)系統(tǒng)安全保密機制，打造高素質(zhì)隊伍，制定高效率培訓(xùn)機制，打造出一批復(fù)合型人才。

3.2 大力推進(jìn)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

把事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)服力器作為數(shù)據(jù)平臺，加強網(wǎng)絡(luò)與人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，給予安全性高且可信賴的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以擴大人事檔案信息化所涉及范疇。此外，依據(jù)職能部門管理權(quán)限的差異，分別規(guī)劃出不同的模塊，整合相關(guān)部門數(shù)據(jù)，以打造全面的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理模式，使人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)呈現(xiàn)整體化、智能化且多層次的特點，為決策人事提供可參考的數(shù)據(jù)。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

在人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，需進(jìn)一步提升檔案管理人員基本素質(zhì)與工作能力，使其服務(wù)水平邁上新臺階。在開展人事檔案信息化管理工作時，需運用計算機加工處理文字、聲音、圖像等，用數(shù)字化方式存儲人事檔案信息，并利用人事檔案管理平臺傳輸與共享人事檔案，以滿足人們對人事檔案的要求。檔案管理人員要具備處理信息的基礎(chǔ)知識，掌握相關(guān)檔案管理知識，帶著高度責(zé)任意識加入到人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，推動人事檔案管理水平提升。

3.4 加強人事檔案管理信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作需要從以下幾方面著手：首先，高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全檢測，在共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上安裝入侵檢測系統(tǒng)，適時對進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，一旦出現(xiàn)安全隱患，立刻進(jìn)行處置。其次，實施有效安全防護(hù)手段，嚴(yán)格劃分各類信息資料秘密等級，設(shè)立查閱限制，通過密碼與身份對其進(jìn)行確認(rèn)，防止破壞或泄漏人事檔案，數(shù)據(jù)庫適時進(jìn)行備份。最后，設(shè)立軟件系統(tǒng)的訪問限制，或通過防火墻控制訪問行為。運用以上措施，強化管理信息庫，更好地維護(hù)信息庫。

4 結(jié)語

檔案管理未來發(fā)展趨勢是檔案管理信息電子化，但是，檔案管理信息化建設(shè)將是一項耗時長、系統(tǒng)化且復(fù)雜程度高的工作，不但檔案管理人員要積極參與，單位內(nèi)部其他人員也要積極配合。對檔案管理部門在信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，要高度重視，適時實施針對性強的手段或措施，推動檔案管理部門盡快實現(xiàn)人事檔案管理信息化，以更好地應(yīng)對社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

［1］郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，（15215）：142-143.

［2］朱慶華.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，（20823）：79.

［3］李銳.談?wù)勑聲r期人事檔案管理的信息化建設(shè)［J］.科技資訊，2015，13（39805）：143.

［4］王艷秋.淺談新時期人事檔案管理信息化建設(shè)［J］.黑龍江史志，2015，（35013）：156.

［5］劉慧超.新時期下人事檔案管理的信息化建設(shè)探討［J］.才智，2015，（35）：257.

［6］史曉璐.論新時期人事檔案管理信息化建設(shè)［J］.才智，2014，（06）：299.

Research on personnel archives management informatization construction in the new era

YANGXiu-mei
（Liuhe CountyHighwayManagement Section ofJilin Province，Liuhe 135300，China）

All walks of life have been pushed into the door of digital management，personnel archives management informatization has become the objective requirements of modern management.This paper elaborated from the aspects of the necessity，management status and management measures so as to speed up personnel file management informatization construction.

Personnel archives；Management informatization；Construction；Research

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0142-02

2016-05-24

楊秀梅（1970-），女，吉林柳河人，館員，學(xué)士，從事檔案管理研究。