李雪海

（齊齊哈爾大學(xué)，黑龍江齊齊哈爾161006）

做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考

李雪海

（齊齊哈爾大學(xué)，黑龍江齊齊哈爾161006）

近幾年，事業(yè)單位工作人員流動越來越頻繁，而人事檔案是掌握人才信息的重要環(huán)節(jié)，如何管理人事檔案、提高管理水平是事業(yè)單位管理部門需要思考的問題，通過對檔案管理工作實際問題的分析，提出針對性的方案和建議。

事業(yè)單位；人事檔案管理；思考

人事檔案是人才的重要信息源頭，是人員的映射，充分地反映出人員的綜合素質(zhì)和能力，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視人事檔案的管理工作。人事檔案不僅僅關(guān)乎個人切身利益，也與組織息息相關(guān)，本文綜合分析了管理工作中存在的問題，討論如何更好地做好人事檔案的管理工作。

1 事業(yè)單位人事檔案管理概述

事業(yè)單位，是指國家以社會公益為目的，由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。不以營利為目的，以增進社會福利，滿足社會文化、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等方面需要，提供各種社會服務(wù)為直接目的的社會組織。

人事檔案管理是人事檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

事業(yè)單位無論是招聘管理人才、技術(shù)人才、科研人才、后勤人才或是進行獎懲、晉升、任免都不能忽視人才檔案管理的重要性。管理人員應(yīng)該從人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等方面，合理完成檔案的管理工作，促進檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理重視度不高

長期以來，人們普遍認為人事檔案管理工作是一類輔助性工作，只需要做好收集檔案工作，做到不丟失即可。事業(yè)單位對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求也比較低，人員管理松散，檔案工作缺乏主動性及相關(guān)經(jīng)費，長此以往，檔案管理工作容易出現(xiàn)懈怠，導(dǎo)致管理上的疏忽，管理人員容易處于較為被動的工作狀態(tài)，得不到應(yīng)有的保障。

2.2 人事檔案的嚴(yán)格保管存在漏洞，配套設(shè)施較差

事業(yè)單位人事檔案管理部門大多會聘用社會上的兼職人員，流動性較大，變動比較頻繁，新員工在剛上手時對檔案管理工作操作不熟練，會發(fā)生紕漏，造成人事檔案的損壞和丟失。在實際中，檔案管理部門的檔案室非常狹窄，配套設(shè)備不夠健全，人事材料隨意擺放，導(dǎo)致人事檔案未經(jīng)安全保護而引起紙張泛黃褪色，嚴(yán)重影響人事檔案的完整性和美觀性。目前我國人事檔案質(zhì)量較低，利用價值不高，一部分單位在審查資料時不嚴(yán)格把關(guān)，導(dǎo)致一些虛假性報告流入人事檔案中，也為后期勞保福利的發(fā)放帶來麻煩。

2.3 管理人員自身素質(zhì)有待提高

人事檔案在人事檔案建設(shè)和管理工作中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，而在實際情況中，很多事業(yè)單位會招聘兼職人員來管理檔案室，這就違背了從事這項工作的人員必須細致謹慎、有充足檔案管理經(jīng)驗的要求。目前，很多從業(yè)人員都缺乏相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，對檔案工作的流程處于懵懂階段，服務(wù)意識淡薄，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹，操作不熟練，無法認識到這項工作的重要性，也影響了事業(yè)單位人事檔案管理工作的進行。

2.4 數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用不足

傳統(tǒng)人事檔案管理工作都是由人工完成，具有較大的波動性，工作效率也不高?，F(xiàn)階段，部分事業(yè)單位已經(jīng)引進先進的計算機信息技術(shù)，幫助完成檔案的管理工作。但是，管理人員對信息技術(shù)的掌握還不夠熟練，計算機在檔案資料檢索中應(yīng)用匱乏，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的前期錄入工作量大且煩瑣，管理人員需要進一步加強信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的運用，在確保人員隱私的前提下，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段。

3 做好人事檔案管理工作的建議和對策

3.1 端正態(tài)度，提高管理工作的認識

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以發(fā)展的眼光全面認識人事檔案管理的重要性，在保證日常軟硬件設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上，要時刻提醒員工人事檔案管理的重要性，加強認知，解決職稱待遇問題，按國家規(guī)定對檔案管理工作進行稽核考察，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、程序化。

3.2建立健全的管理制度，引進先進管理設(shè)備

在穩(wěn)步推進的情況下，事業(yè)單位不應(yīng)吝惜經(jīng)費，要注入資金全面改善檔案管理工作室的工作環(huán)境，引進相關(guān)管理設(shè)備，健全檔案管理制度。首先，要對人事檔案的信息收集、日常整理、借閱參考和開發(fā)利用等進行明細的劃分和登記，確保檔案的內(nèi)容不會被修改。其次，要健全目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，按實際情況做出借閱登記，防止檔案的丟失或損毀，實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

應(yīng)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，通過一系列的獎懲考核和培訓(xùn)，綜合提升人事檔案管理部門的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。首先，在招聘時，要具備專業(yè)、技術(shù)能力，有一定的政治素養(yǎng)，有相關(guān)的學(xué)歷文憑并有端正的工作態(tài)度。其次，在入職以后，進行相關(guān)培訓(xùn)，使其了解工作的重要性和責(zé)任，配置專門負責(zé)的檔案管理人員，落實有關(guān)薪資待遇問題，鼓勵培養(yǎng)其熱愛檔案工作的心態(tài)，做一名有責(zé)任心、有專業(yè)技術(shù)的高素質(zhì)人才。

3.4 進一步提升管理工作的信息技術(shù)水平

人事檔案是人才信息庫，蘊含了許多人才檔案資源，需要合理利用各種資源，使資源的效用最大化，最大限度發(fā)揮應(yīng)有的作用。應(yīng)進一步提升檔案管理工作的信息技術(shù)水平，準(zhǔn)確、及時地整理人事檔案，進一步規(guī)范檔案管理，提升工作效率。一方面，可以引入先進的信息管理技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)代化科技的作用，將檔案中的文字材料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息錄入人事檔案網(wǎng)絡(luò)。另一方面，充分利用信息技術(shù)進行創(chuàng)新和員工檔案的隱私管理，通過發(fā)布非涉密的檔案信息，使單位人才進行近距離交流，充分分享信息，提高人才素質(zhì)，優(yōu)化工作效率。

4 結(jié)語

事業(yè)單位的人事檔案管理工作亟須調(diào)整，應(yīng)順應(yīng)時代的步伐，不斷創(chuàng)新，利用新技術(shù)提高檔案管理的工作質(zhì)量和人員的綜合素質(zhì)。人事檔案是單位進行有效評估和計量的依據(jù)，事業(yè)單位必須加強對人事檔案管理工作的重視程度，實現(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案管理模式，體現(xiàn)出人事檔案的重要意義和作用。

［1］王靜.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，（17）：81-82.

［2］呂慧燕.事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考［J］.檔案天地，2013，（05）：54-55.

［3］賈博.淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點問題的解決［J］.民營科技，2014，（11）：107.

［4］唐晶.當(dāng)前我國人事檔案管理發(fā)展方向的探索［D］.濟南：山東大學(xué)，2007.

［5］李偉.人事管理改革與人事檔案管理改革探尋［D］.哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2008.

Reflections on completing personnel record management of institutions

LI Xue-hai
（Qiqihar University，Qiqihar 161006，China）

In recent years，staff mobility of institutions are more frequent，and personnel record is an important part to master talents information.How to manage personnel records and improve the management level are issues need to be reflected.Through analysis of the actual problems of record management，this paper put forward specific plans and proposals.

Institutions；Personnel record management；Reflections

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0140-02

2016-05-12

李雪海（1962-），男，黑龍江齊齊哈爾人，館員，從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究。