劉秀芝(齊齊哈爾市環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站 黑龍江 齊齊哈爾 161005)

縣、區(qū)環(huán)境監(jiān)測(cè)站開(kāi)展管理體系內(nèi)部審核工作探討

劉秀芝(齊齊哈爾市環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站 黑龍江 齊齊哈爾 161005)

管理體系內(nèi)部審核(以下簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)審)是環(huán)境監(jiān)測(cè)站每年必須開(kāi)展的一項(xiàng)工作，它關(guān)系到各環(huán)境監(jiān)測(cè)站所建立的管理體系是否持續(xù)符合《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，同時(shí)也是保證環(huán)境監(jiān)測(cè)站對(duì)外出具的具有證明作用的數(shù)據(jù)、結(jié)果準(zhǔn)確可靠的一項(xiàng)重要工作。

環(huán)境監(jiān)測(cè)站；管理體系；內(nèi)部審核

國(guó)家質(zhì)檢總局、國(guó)家認(rèn)監(jiān)委2015年相繼出臺(tái)了《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》、《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》等規(guī)范檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的辦法規(guī)定及技術(shù)規(guī)范，依據(jù)《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通常每年要進(jìn)行一次管理體系內(nèi)部審核(簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)審)，此項(xiàng)工作開(kāi)展的好壞不僅關(guān)系到各檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)所建立的管理體系、過(guò)程及其運(yùn)行的符合性、適宜性和有效性，同時(shí)也關(guān)系到檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)對(duì)外出具的具有證明作用的數(shù)據(jù)、結(jié)果的準(zhǔn)確可靠性?？h(市)、區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站具有規(guī)模小、人員少的特點(diǎn)，內(nèi)審員只有1-2人，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的質(zhì)量管理部門(mén)，通常是由質(zhì)量負(fù)責(zé)人和1名監(jiān)測(cè)人員兼任內(nèi)審員。它不象大的檢測(cè)機(jī)構(gòu)，人多、內(nèi)審員也多，有專(zhuān)門(mén)的質(zhì)量管理部門(mén)，內(nèi)審時(shí)可以組成多個(gè)內(nèi)審組。針對(duì)齊齊哈爾市各縣(市)、區(qū)環(huán)境監(jiān)測(cè)站在“檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審”工作中暴露出的內(nèi)審不會(huì)做、做不到位的現(xiàn)狀，使得“縣、區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站怎樣開(kāi)展好管理體系內(nèi)審工作”變成了目前亟待解決的突出問(wèn)題，這也是一些規(guī)模小的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)當(dāng)前需要解決的問(wèn)題。

1 內(nèi)審的步驟

內(nèi)審步驟主要包括以下幾個(gè)階段：(1)年初制定年度內(nèi)審計(jì)劃；(2)內(nèi)審前質(zhì)量負(fù)責(zé)人制定審核方案；(3)內(nèi)審的實(shí)施(包括：首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、碰頭會(huì)、開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告及召開(kāi)末次會(huì)議)；(4)編制內(nèi)審報(bào)告；(5)糾正措施實(shí)施跟蹤驗(yàn)證；(6)內(nèi)審總結(jié)。

2 內(nèi)審的開(kāi)展

2.1 內(nèi)審計(jì)劃的制定

內(nèi)審計(jì)劃應(yīng)在每年年初由質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行制定，包含以下內(nèi)容。

2.1.1 內(nèi)審目的

管理體系內(nèi)部審核是檢查本單位各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)是否符合評(píng)審準(zhǔn)則與管理體系文件的一項(xiàng)重要工作。通過(guò)內(nèi)審，自我發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析原因、采取措施解決問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)管理體系的持續(xù)改進(jìn)。

2.1.2 審核依據(jù)

主要包括以下幾方面，但不限于此。

(1)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則；

(2)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量方針、目標(biāo)和管理體系文件(包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量控制計(jì)劃等)；

(3)國(guó)家或行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范等；

(4)客戶(hù)的要求、標(biāo)書(shū)和合同條款。

在實(shí)際工作中前兩項(xiàng)大家基本上都能想到，往往忽略了后兩項(xiàng)內(nèi)容。

2.1.3 審核范圍 準(zhǔn)則涉及的全部要素，包括檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)。

2.1.4 審核組成員 內(nèi)審員要經(jīng)過(guò)單位任命、外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、考核，并獲得內(nèi)審員證的人員擔(dān)任?？h(市)、區(qū)級(jí)監(jiān)測(cè)站人員少，通常是1人身兼數(shù)崗，這樣就要求每個(gè)環(huán)境監(jiān)測(cè)站至少得有兩名內(nèi)審員，且通常是質(zhì)量負(fù)責(zé)人和1名技術(shù)人員具有內(nèi)審員證，內(nèi)審時(shí)只能組成1個(gè)內(nèi)審組；不象大型檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)審員有多名，可以組成多個(gè)內(nèi)審組。

2.1.5 審核頻次

(1)常規(guī)審核：規(guī)定大致的審核時(shí)間(每年至少1次，覆蓋管理體系的全部要素)。

(2)特殊情況下的審核：當(dāng)出現(xiàn)以下特殊情況時(shí)，增加內(nèi)審頻次：

出現(xiàn)質(zhì)量事故或客戶(hù)對(duì)某一環(huán)節(jié)連續(xù)投訴；內(nèi)部監(jiān)督連續(xù)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題；

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)、人員、技術(shù)、設(shè)施發(fā)生較大變化；

外部組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審前。

2.1.5 審核原則

審核過(guò)程要客觀(guān)、公證、。審核員不能審核與自己直接相關(guān)的活動(dòng)。

2.1.6 審核計(jì)劃的批準(zhǔn)與發(fā)放 內(nèi)審計(jì)劃要經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)后由質(zhì)量負(fù)責(zé)人發(fā)放給受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人或各要素的責(zé)任人。

2.2 內(nèi)部審核方案的制定

內(nèi)審前質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定內(nèi)審實(shí)施方案，審核方案要具體，具有操作性。審核目的，審核依據(jù)、審核范圍、審核時(shí)間(包括首末次都要具體化，此外還要增加以下內(nèi)容。

(1)內(nèi)審組成員及分工：縣、區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站由于內(nèi)審員少，通常由質(zhì)量負(fù)責(zé)人任內(nèi)審組長(zhǎng)，再有1名內(nèi)審員，組成內(nèi)審組。

內(nèi)審組長(zhǎng)的職責(zé)：組織實(shí)施內(nèi)審；負(fù)責(zé)與被審核部門(mén)或被審核人溝通與反饋信息；主持內(nèi)審首次會(huì)議和末次伎主；向站長(zhǎng)報(bào)告內(nèi)審實(shí)施進(jìn)程中遇到的重大問(wèn)題；報(bào)告內(nèi)審結(jié)論，簽發(fā)不符合項(xiàng)通知書(shū)，編寫(xiě)內(nèi)審報(bào)告。

內(nèi)審員的職責(zé)：編制內(nèi)審檢查表；向受審核方傳達(dá)和闡明審核要求；有效地執(zhí)行審核方案；記錄審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；報(bào)告審核結(jié)果并形成不符合項(xiàng)通知書(shū)；負(fù)責(zé)不符合項(xiàng)的跟蹤和驗(yàn)證；收存內(nèi)審記錄。

(2)確定內(nèi)審的日程安排：包括確定首次會(huì)議、末次會(huì)議、內(nèi)審組碰頭會(huì)、提交審核報(bào)告時(shí)間等。

(3)明確受審核部門(mén)或人員職責(zé)：受審核部門(mén)或人員應(yīng)按照審核方案在審核前進(jìn)行自查，指定陪同內(nèi)審組的聯(lián)絡(luò)員(人員多的科室適用，人員少的監(jiān)測(cè)站每個(gè)人都應(yīng)陪同)，確認(rèn)或提供有力證據(jù)反對(duì)內(nèi)審員提出和不足或缺陷，提出并組織落實(shí)審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)糾正措施。

(4)提交內(nèi)審報(bào)告時(shí)間：通常是末次會(huì)議后1周左右時(shí)間。

內(nèi)審實(shí)施方案編制完成后要經(jīng)站長(zhǎng)審核后，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人在正式內(nèi)部審核前5-10日發(fā)至有關(guān)部門(mén)或人員。

2.3 內(nèi)審的實(shí)施

內(nèi)審的實(shí)施按照首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、碰頭會(huì)、開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告及召開(kāi)末次會(huì)議的程序進(jìn)行。

以首次會(huì)議開(kāi)始現(xiàn)場(chǎng)審核，首次會(huì)議由內(nèi)審組長(zhǎng)明確要求，與會(huì)人員要簽到。內(nèi)審員依據(jù)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《現(xiàn)場(chǎng)審核檢查表》等進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)檢查、核實(shí)，在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，內(nèi)審員可運(yùn)用各種審核方法和技巧，通過(guò)與被審核部門(mén)負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員交談、查閱文件、現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)查驗(yàn)證等方法，收集符合不符合的證據(jù)，并做好詳細(xì)記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)向受審核方指出，取得受審核方確認(rèn)后，收集審核證據(jù)。碰頭會(huì)時(shí)內(nèi)審組對(duì)照評(píng)審準(zhǔn)則等找出問(wèn)題，匯總分析審核結(jié)果，開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告，擬定糾正措施，得出審核結(jié)論。以末次會(huì)議結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。末次會(huì)議上，由內(nèi)審組長(zhǎng)通報(bào)審核情況結(jié)論；宣讀不符合項(xiàng)報(bào)告、結(jié)論；提出建議的糾正措施要求；分發(fā)不符合項(xiàng)報(bào)告。

2.4 內(nèi)審報(bào)告的編寫(xiě)

內(nèi)審報(bào)告是內(nèi)審組結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核后編制的重要文件。內(nèi)審組長(zhǎng)在末次會(huì)議后應(yīng)盡快完成內(nèi)審報(bào)告的編寫(xiě)，報(bào)告對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題(不符合項(xiàng))做出統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評(píng)價(jià)，內(nèi)審報(bào)告應(yīng)規(guī)范化、定量化、具體化。內(nèi)審報(bào)告經(jīng)內(nèi)審組全體成員通過(guò)，并簽名報(bào)站長(zhǎng)批準(zhǔn)(新的《評(píng)審準(zhǔn)則》要求檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的最高管理者負(fù)責(zé)管理體系的整體運(yùn)作，而不是質(zhì)量負(fù)責(zé)人了)后由質(zhì)量負(fù)責(zé)人發(fā)至受審核部門(mén)或各要素的責(zé)任人。內(nèi)審報(bào)告作為管理評(píng)審內(nèi)容的輸入之一，內(nèi)審報(bào)告提交后，內(nèi)審工作即告結(jié)束。

2.5 跟蹤審核驗(yàn)證

跟蹤審核驗(yàn)證是內(nèi)審工作的延伸，同時(shí)也是對(duì)受審方采取的糾正措施進(jìn)行審核驗(yàn)證，對(duì)糾正結(jié)果進(jìn)行判斷和記錄的一系列活動(dòng)。內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)指定內(nèi)審員對(duì)不符合項(xiàng)的糾正、對(duì)糾正措施有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證并確認(rèn)完成及合格后，做好跟蹤驗(yàn)證記錄，將驗(yàn)證記錄等材料整理歸檔(糾正措施完成情況及糾正措施的驗(yàn)證情況可在不符合項(xiàng)報(bào)告中一并體現(xiàn))。

2.6 內(nèi)審總結(jié)

本年度的內(nèi)審全部完成后，質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本年度的內(nèi)審工作進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。包括年度計(jì)劃是否合適、組織是否合理、內(nèi)審人員是否適應(yīng)內(nèi)審工作、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及今后的打算。內(nèi)審工作是環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的重要手段，目的是發(fā)現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測(cè)管理體系中存在的問(wèn)題并加以糾正，以推動(dòng)管理體系的不斷改進(jìn)。

3 小結(jié)

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、持續(xù)改進(jìn)和不斷完善的工作，要使管理體系持續(xù)有效運(yùn)行、符合《評(píng)審準(zhǔn)則》的要求，各環(huán)境監(jiān)測(cè)站一定要把內(nèi)審工作開(kāi)展到位，而不是作為一種被動(dòng)的應(yīng)付活動(dòng)。內(nèi)審工作開(kāi)展得有效，不僅能大大提高環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室的整體管理水平，也能最大限度的保證監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠。

〔1〕《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》國(guó)家認(rèn)監(jiān)委關(guān)于印發(fā)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定配套工作程序和技術(shù)要求的通知 國(guó)認(rèn)實(shí)〔2015〕50號(hào).

〔2〕《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南》中國(guó)計(jì)量出版社2010年5月.

Discussion on Internal Audit Work of the Management System of County and District Environment Monitoring Station

LiuXiuzhi(Environment Monitoring Center Station of Qiqihaer City Qiqihaer Heilongjiang 161005)

Management system internal audit is a work of environment monitoring station which should be carried out each year.It ensures the environment monitoring station which established management system to meet the qualification inspection agency identified evaluation guideline.At the same time，it is the proof of accurate and reliable data.

Environment monitoring station Management system Internal audit

X830

A

1674-263X(2016)02-0043-03

2016-05-11

劉秀芝(1966-)，女，本科，高級(jí)工程師，人事環(huán)境監(jiān)測(cè)工作。