羅華麗 河南中煙工業(yè)有限責任公司黃金葉生產(chǎn)制造中心

技改項目檔案管理的探索

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技改檔案管理對企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展作出重大決策的重要依據(jù).，工程檔案管理工作應貫穿整個工程項目管理，也是項目管理中最重要的一環(huán)，也反映該項業(yè)務活動開展全過程的重要憑證。檔案管理工作的總體目標是確保各項信息檔案能夠安全、有序與共享應用。

技改 項目 檔案

技改項目即指技術改造項目，是指專業(yè)部門采用先進的、適用的新技術、新工藝、新設備等對現(xiàn)有設備、生產(chǎn)工藝條件進行大型的技術改造，它具有工程浩大、建設周期長、投資金額大、專業(yè)復雜、技術含量高等特點，對企業(yè)不斷增強企業(yè)市場競爭能力，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展，具有重要意義。近幾年來，隨著科技日新月異，工業(yè)技術信息化、自動化、現(xiàn)代化水平大幅提升，各企業(yè)想要在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，就要持續(xù)勇于創(chuàng)新，不斷進行技術升級改造，運用新設備、新技術，不斷提升企業(yè)生產(chǎn)制造能力。而企業(yè)在技改工程建設活動中，最直接形成的、最具保存價值的就是技改工程檔案，包括文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。技改檔案資料無論對于本期技改，還是對于今后企業(yè)的發(fā)展、進步都具有十分重要的作用。

一、把技改檔案管理作為技改工程管理的源頭管理

檔案是歷史的真實記錄，是國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對技改工程而言，自技改項目開始之日，就要把技改檔案當作項目管理中的重要一環(huán)，做到檔案管理與工程建設同步進行，同步意味著項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案驗收工作，要與項目的立項、勘察設計、招標、建設施工、結（決）算和竣工驗收同步進行，從源頭開始抓，并在工程建設的各個階段不斷查漏補缺。

在實際工作中，由于施工單位的重視程度不足、人員技能水平有限等諸多問題限制，存在有些施工單位把主要的精力都投入到項目建設中，忽視檔案資料的及時收集整理，容易造成檔案資料不可逆轉的丟失；還有一些施工單位因缺乏經(jīng)驗，或者檔案管理人員頻繁更換，檔案整理沒有統(tǒng)一標準，整理內容和順序五花八門，查閱十分不便；甚至一些施工單位由于工期較短，施工退場也未提交檔案資料，造成檔案資料缺失。為此，為確保技改檔案資料收集整理的及時性、完整性和規(guī)范性，作為業(yè)主方，在項目實施初期，要注意做好兩個方面的工作，一是制定技改檔案管理制度。技改項目涉及到土建、電氣、公用工程以及設備工藝等多個專業(yè)，在項目實施初期，應該結合本項目的特點，制定相應的規(guī)章制度，明確各級職責，包括分管檔案管理的領導、各專業(yè)的項目經(jīng)理、項目負責人，以及所有參與工程建設的施工單位，明確各級檔案整理的內容、歸檔時間、歸檔流程和歸檔標準，同時，還應該明確各級檔案的保管、利用流程，確保檔案在流轉中的完好、無損。二是做好培訓。要求各施工單位、監(jiān)理單位明確專職檔案管理員，并開展檔案管理培訓，交流經(jīng)驗，明確標準，按照城市建設檔案館建設項目及單位檔案管理要求，整理歸檔。

二、準確把握各階段技改檔案管理的重點

在技改實施的實施不同階段，對檔案管理的重點有所不同，為把技改檔案管理工作做細做實，作為技改檔案管理人員就要明白各階段的檔案資料的重點。

一是項目立項論證階段。項目立項論證階段，即是項目建設初期，此時重點是建立檔案管理組織機構，制定規(guī)章制度，明確業(yè)主方、施工單位、監(jiān)理單位等檔案管理人員及職責，建立各級檔案人員與項目技術人員的對口聯(lián)系，形成技改檔案管理網(wǎng)絡體系。理順檔案整理、移交、借閱等工作流程，明確檔案的流轉時效，確保檔案整理的及時性和完整性。

二是項目建設階段。隨著技改工程建設的進展，對所形成的竣工檔案從技術文字資料、工程圖紙的完整性、準確性、是否符合檔案要求等幾方面進行檢查、審核，嚴格控制檔案質量，對各個工程項目的設計、設備的安全、施工、調試等各個環(huán)節(jié)形成的工程竣工檔案及變更情況進行檢查和跟蹤管理，確保工程竣工檔案與工程現(xiàn)場相符。

三是竣工驗收階段。隨著技改工程項目的終結，竣工檔案的文字材料、工程圖紙收集已經(jīng)完成，已整理分類完畢進行立卷前，由各相關單位的檔案人員和技術人員組織進行全面審核、檢查，進一步對工程竣工檔案的完整性、準確性和檔案方面的規(guī)范性進行檢查，即對竣工檔案的文字材料、工程圖紙的內容（是否齊全、是否符合生產(chǎn)實際要求等）和組卷質量（是否符合檔案法規(guī)的有關要求等）進行嚴格審查，檢查，并提出整改意見。各施工單位整改后，請專業(yè)技術人員、監(jiān)理人員和檔案人員進行復查，經(jīng)過復查、再一次整改、審核，直到符合要求具備移交接收的條件后，再召開竣工檔案的驗收移交會議進行移交。

四是歸檔后。檔案整理入庫后，檔案管理人員根據(jù)規(guī)定及各部門、各專業(yè)需要，發(fā)放標準版本的竣工檔案，并在檔案部門歸檔一套工程竣工檔案，并逐步錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)快速檢索和資源共享。

總之，技改檔案管理就是要做到“事前介入、事中控制、事后檢查、驗收把關”，滲透到技改項目實施的各個環(huán)節(jié)，形成完整項目檔案資料，為后續(xù)企業(yè)技術提升提供可靠依據(jù)。

羅華麗（1979.8-），女，漢族，河南鄭州人，工程師、經(jīng)濟師，本科學歷，2001年7月畢業(yè)于鄭州大學自動控制專業(yè)?，F(xiàn)工作于河南中煙工業(yè)有限責任公司黃金葉生產(chǎn)制造中心，主要從事工程項目綜合管理工作。