□白 羽

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案全宗介紹的編寫

□白 羽

機(jī)關(guān)事業(yè)單位全宗介紹能夠幫助檔案人員熟悉檔案內(nèi)容，更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、利用、編研、對外宣傳報道等工作，同時提高科學(xué)管理水平。

檔案；全宗介紹

機(jī)關(guān)事業(yè)單位全宗介紹是以文章敘述的形式，較全面地介紹檔案館（室）所保存的全宗檔案內(nèi)容、價值以及立檔單位歷史情況的一種概述性材料，是檔案工作人員掌握全宗情況、更好地進(jìn)行檔案的整理、鑒定、提供利用、編研等管理工作的指南，是提高檔案科學(xué)管理水平的一種必要的引導(dǎo)性工具。

全宗介紹的構(gòu)成主要包括全宗構(gòu)成者（立檔單位）組織沿革簡介、檔案基本情況及內(nèi)容介紹、相關(guān)輔助材料簡介3部分，主要編寫步驟如下：

1.立檔單位組織沿革簡介的編寫

組織沿革是系統(tǒng)記述和反映本機(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革等歷史概況，使使用者對機(jī)關(guān)各階段內(nèi)機(jī)構(gòu)和人員變化一目了然。編寫組織沿革通常采用文字和圖表相結(jié)合的方式，這樣既能減少篇幅，又條理清楚、便于查閱。主要編寫方式有以下3方面：一是立檔單位名稱 (含更改名稱)、成立時間、辦公地址、隸屬關(guān)系、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)和人員編制變化情況、下屬機(jī)構(gòu)基本情況、經(jīng)歷的重大事件，執(zhí)行的特殊任務(wù)、撤銷與合并的時間和原因、繼承或代行職能機(jī)關(guān)的名稱，同時注明其機(jī)構(gòu)設(shè)置、變更的文件和批準(zhǔn)文號。二是主要職責(zé)，概括立檔單位工作性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍。三是歷任領(lǐng)導(dǎo)人，填寫立檔單位的正職、副職指數(shù)，并注明其姓名、具體任職時間以及任免文件和批準(zhǔn)文號。

2.全宗檔案基本情況以及內(nèi)容的編寫

此部分為全宗介紹的核心內(nèi)容，直接關(guān)系到整個全宗介紹的編寫質(zhì)量，要真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、概括性地進(jìn)行表述，以便于工作查考和利用。全宗內(nèi)檔案基本情況介紹，包括全宗號、檔案管理、檔案的來源、數(shù)量、起止日期、進(jìn)館時間、整理、鑒定、利用情況、完整程度、檢索工具種類以及其他需要說明的問題等。其主要編寫方法如下：

一是全宗構(gòu)成者名稱、全宗號，全宗構(gòu)成者名稱按單位全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的括號內(nèi)，全宗號是檔案局為有檔案移交進(jìn)館任務(wù)的單位所給予的。

二是檔案管理，檔案人員基本情況（數(shù)量、本崗位工作時間、學(xué)歷、職務(wù)、職稱），檔案管理網(wǎng)絡(luò)（主管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案人員），檔案管理職責(zé)范圍。

三是檔案內(nèi)容，包括檔案的來源，全宗內(nèi)檔案的門類、數(shù)量、起止時間、保管期限。檔案的來源是指立檔單位在從事相關(guān)工作及活動過程中直接形成的各種門類與載體的，對國家、社會和本單位具有保存價值的歷史記錄。全宗內(nèi)檔案門類是指立檔單位在其專業(yè)職能活動中形成具有特定名稱、格式及相互聯(lián)系的檔案。如：文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、專題檔案、人事（死亡）檔案等。檔案數(shù)量全宗內(nèi)檔案所有數(shù)量（含移交進(jìn)館檔案的數(shù)量）。起止時間全宗內(nèi)檔案建檔時間和截止時間。保管期限根據(jù)各門類檔案的保管要求所劃定的期限。

四是移交進(jìn)館，檔案依次移交日期，所移交檔案的起止年月、案卷及歸檔文件數(shù)量、移交人、整理及特殊情況說明、交接文據(jù)。

五是鑒定銷毀，定期檢查檔案是否遭受損毀，受損原因、時間、受損檔案的具體內(nèi)容、數(shù)量等。檔案銷毀主要包括制定檔案鑒定工作計劃、方案、請示、批復(fù)；檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組組成情況，檔案銷毀的具體日期，檔案銷毀意見、理由及應(yīng)銷毀的檔案門類、銷毀檔案清冊、銷毀檔案的數(shù)量、銷毀檔案的經(jīng)銷人和監(jiān)銷人情況。

六是檔案整理，收集應(yīng)歸檔文件材料、確定檔案保管期限、檔案分類、檔案編目、檔案排列、檔案保管、檔案統(tǒng)計情況。

七是檔案檢索工具種類，包括機(jī)讀目錄（含檔案管理部門所使用的檔案管理軟件的名稱和版本）、紙質(zhì)目錄（含全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄等）。

八是檔案利用，這是管理、利用檔案最根本的目的。利用檔案為本單位日常事務(wù)性工作和業(yè)務(wù)建設(shè)提供了哪些重要可靠依據(jù)的典型案例以及節(jié)約的資金數(shù)額，結(jié)合本單位中心任務(wù)開展檔案史料陳列和展覽，編輯出版《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《大事記》、某一專題的《檔案資料匯編》等。

3.相關(guān)輔助材料簡介

為便于全宗介紹內(nèi)容的組織，可編制一些輔助材料。如：依據(jù)國家檔案局等上級檔案管理部門和行業(yè)主管部門法律法規(guī)，結(jié)合工作實(shí)際制定的本單位檔案管理規(guī)定、職責(zé)、制度、辦法。本單位編制的《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《利用效果匯編》等相關(guān)資料，借助以上資料完成的全宗介紹的編寫。輔助材料的編制應(yīng)視具體內(nèi)容而定，需要則編。

2016-12-09

白 羽，女，漢族，河北省通信管理局，檔案管員。