□葉坦 李素粉

石津灌區(qū)綜合檔案應用效果分析及建議

□葉坦 李素粉

石津灌區(qū)在1991年成立綜合檔案室，1998年晉升為科技事業(yè)單位國家“二級”檔案管理標準，室存檔案5000多卷，檔案種類達到包括科技、文書、會計、聲像等8類。初步實行信息化管理，建立了案卷級數(shù)據(jù)庫2463條，文件級數(shù)據(jù)庫1.3萬條。16年來，查閱檔案突破2000人次，調(diào)卷10000卷次。每年平均有125人次查閱檔案625卷次。不僅為灌區(qū)各項工作發(fā)揮了極大的作用，而且還為水文等其他科研項目提供了重要的原始資料。

1.石津灌區(qū)利用綜合檔案取得的效益

1.1 維護灌區(qū)土地資源方面發(fā)揮檔案的憑證作用

1992年灌區(qū)開展了渠道工程確權劃界工作，依法辦理土地使用證。由于沿渠村莊多，涉及老百姓利益多，工作難度較大，這時，綜合檔案室提供了大量的土地退賠資料、地契、協(xié)議等原始憑證，使得沿渠一些單位和個人不得不把國有土地讓出，工程占地和管理用地順利取得國有土地使用證，有效保障了工程設施和管理設施的安全運行。

1.2 解決水事糾紛和民事糾紛方面發(fā)揮檔案的憑證作用

據(jù)統(tǒng)計，近年來，穿跨或緊鄰石津灌區(qū)各級渠系修橋、架線、埋管等工程項目達到287期，由此引起灌溉渠道安全運行和灌溉季節(jié)引起的人員溺水傷亡事件時有發(fā)生，我局充分利用既有檔案資料，為解決糾紛提供依據(jù)。如位于石津總干渠田家村處的石家莊市長安甲龜養(yǎng)殖場，1996年遭受特大洪水，損失嚴重，狀告我單位沒有履行渠道管理責任，賠償經(jīng)濟損失，于是，檔案室提供了50年代末石津灌區(qū)擴建的有關資料，證明此事與工程本身和工程管理無關。

1.3 在灌區(qū)各級渠系上維修、改（擴）建、新建建筑物工程發(fā)揮檔案的參考作用

灌區(qū)續(xù)建配套項目規(guī)劃、可行性研究報告等的編制、實施均需要灌溉管理、水工基建等原始檔案作為依據(jù)。灌區(qū)水電站等項目的建設，需要水文系列數(shù)據(jù)、站址上下游處的渠道設計數(shù)據(jù)以及地質(zhì)鉆探試驗等資料作參考進行計算，最終完成設計。

1.4 在宣傳灌區(qū)、提高灌區(qū)知名度方面發(fā)揮作用

利用檔案資料制作完成了灌區(qū)《艱苦創(chuàng)業(yè)史》展板和灌區(qū)視頻片，很好的宣傳了灌區(qū)的歷史，彰顯了灌區(qū)的正能量，激勵了一代又一代灌區(qū)人。

2.石津灌區(qū)綜合檔案查閱應用方面存在的問題

2.1 檔案資料收集不夠齊全完整，整理鑒定不夠規(guī)范

由于灌區(qū)點多面廣渠線長，業(yè)務活動繁多，形成的檔案復雜，一些非紅頭文件和非紙質(zhì)載體檔案資料極容易遺漏，其原件和復制品很難鑒定，分類方案和排列編目不太規(guī)范，案卷題名和卷內(nèi)文件目錄標注欠規(guī)范，即不能全部反映卷內(nèi)文件的真正內(nèi)容和存放位置，影響了檢索調(diào)卷的速度。

2.2 檔案利用登記制度不完善

由于缺少嚴格規(guī)范的借閱登記制度，使得檔案借閱過程中只借不記，不及時歸還等現(xiàn)象普遍存在，給檔案安全造成一定隱患，同時借閱者沒有系統(tǒng)登記，造成檔案利用效果無法統(tǒng)計。

2.3 檔案檢索工具實用性、針對性存在一定差距

一是檔案檢索種類單一，查找線索較少。二是利用者不熟悉檢索工具，無法說出具體的檢索詞，造成查準率、查全率降低。三是檔案管理部門不了解單位正在進行的工程項目，檢索種類針對性欠缺，往往是等到用時才知道查閱情況，影響了檢索速度。

2.4 檔案資料的日常保護措施不夠

一是灌區(qū)檔案室處于一樓陰面，夏季潮熱，庫房的溫濕度達不到要求，影響了檔案材料的耐久性。二是檔案室兼做借閱整理室，人員進出頻繁，達不到防塵要求。

3.石津灌區(qū)綜合檔案應用方面采取的各項措施

3.1 以年度立卷為基礎，加強檔案資源建設

完善檔案管理各項制度，制定切實可行的獎懲措施，約束非紙質(zhì)載體的檔案資料和總結(jié)、計劃、涉外工程協(xié)議等非紅頭資料的收集工作；嚴格按照檔案分類方案和保管期限表對號入座，規(guī)范整理和系統(tǒng)編目，確保各種載體檔案資料真實齊全，隨時應用。

3.2 完善檔案借閱利用制度，做好檔案的借閱登記

在檔案借閱過程中履行完備的借閱、復印手續(xù)，填寫借閱登記表，主動反饋利用效果。確保檔案及時、完整的歸還并履行保密責任。

3.3 充分發(fā)揮不同的檢索工具的效用，提升查全率、查準率

一是編制完善檔案全宗介紹。案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄等手工檢索工具。介紹灌區(qū)檔案種類、內(nèi)容以及查閱方法，提升灌區(qū)方方面面對檔案的重視，使得應用者查閱檔案有的放矢。

二是加快檔案的信息化建設步伐。結(jié)合灌區(qū)正在進行的信息化試點項目，充分發(fā)揮現(xiàn)有檔案管理軟件的作用，逐步完成室藏永久檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設；著手數(shù)碼照片和錄音錄像等多媒體數(shù)據(jù)庫建設，盡快發(fā)揮機讀目錄檢索工具查全率和查準率高的優(yōu)勢。

三是采用手工目錄和機讀目錄聯(lián)合使用的檔案信息檢索系統(tǒng)。用于查閱信息量較模糊的檔案資料，起到快速調(diào)卷的目的，滿足各種利用者。

3.4 加強檔案的保護措施

做好檔案庫房管理，實現(xiàn)防火、防盜等“八防”措施；對庫房的溫濕度進行長期檢測、統(tǒng)計，根據(jù)檢測結(jié)果，保證庫房隨時隨地控制在最適宜的溫濕度范圍內(nèi)，延長檔案材料的使用壽命；增設檔案整理和借閱室，保證庫房清潔和安全；對灌區(qū)形成的年代久遠的利用頻繁的重要工程檔案，復制供查閱應用，保護檔案原件。□

2015-12-15

葉坦，女，漢族，河北省石津灌區(qū)管理局，高級經(jīng)濟師。

李素粉，女，漢族，河北省石津灌區(qū)管理局，高級工程師。