湯 蓓

（中國(guó)石油化工股份有限公司金陵分公司，江蘇南京 210033）

化工企業(yè)如何做好檔案資料管理工作

湯 蓓

（中國(guó)石油化工股份有限公司金陵分公司，江蘇南京 210033）

完整的項(xiàng)目檔案是化工企業(yè)正常安全運(yùn)行的保障。從管理制度、人員管理、歸檔資料范圍、資料信息化等方面探討了化工企業(yè)項(xiàng)目資料的管理方法。指出在資料管理中，責(zé)任到人、項(xiàng)目建設(shè)中全過(guò)程資料管理、注重隱蔽工程資料的收集、利用經(jīng)濟(jì)手段、以及加強(qiáng)電子資料信息庫(kù)建設(shè)，是確保檔案資料管理為化工企業(yè)的運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù)的關(guān)鍵。

化工企業(yè)；項(xiàng)目檔案；隱蔽工程；電子檔案資料

化工項(xiàng)目管理中，工程設(shè)計(jì)檔案作為企業(yè)施工建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際記錄，其存檔是非常重要的工作。在生產(chǎn)過(guò)程中，只有通過(guò)工程檔案原始資料才能追溯到當(dāng)時(shí)項(xiàng)目建設(shè)管理的真實(shí)情況。完整的資料檔案對(duì)為項(xiàng)目竣工后正常投產(chǎn)安全運(yùn)行提供了重要的依據(jù)和保證，直接影響項(xiàng)目竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護(hù)和發(fā)展。因此加強(qiáng)項(xiàng)目資料管理工作，對(duì)化工企業(yè)未來(lái)發(fā)展有著重要意義。

但是，石油化工企業(yè)所從事業(yè)務(wù)種類的多樣性，造成了企業(yè)所涉及工程項(xiàng)目具有多樣性，無(wú)形中造成了這些項(xiàng)目資料管理的難度。例如，在石化企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，常規(guī)的檢測(cè)工程、土建工程、設(shè)備安裝工程等工程類別在石油化工企業(yè)均有涉及。這些工程類別中，如設(shè)備安裝工程中的球罐制作、鍋爐安裝、管道安裝、電氣安裝、儀表安裝、通信安裝等項(xiàng)目類別均分屬于各自不同的專業(yè)。各種項(xiàng)目的內(nèi)容相關(guān)性較弱，沒(méi)有統(tǒng)一的文檔種類、流程。

本文針對(duì)化工企業(yè)項(xiàng)目復(fù)雜的施工流程和冗雜的資料數(shù)據(jù)等特點(diǎn)，對(duì)改善化工企業(yè)項(xiàng)目資料收集、管理、建檔提出幾點(diǎn)建議。

1 化工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

化工企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)都需要大量的檔案資料來(lái)支持。例如，新建排水管線，必須提前對(duì)地下管道、水井、線路進(jìn)行檢查，確認(rèn)施工區(qū)域不存在任何安全隱患方可開工。但是，化工企業(yè)內(nèi)易發(fā)生改造、大修項(xiàng)目的建設(shè)工程文件與初始工程文件不統(tǒng)一；歸檔存在重技術(shù)文件、輕程序文件現(xiàn)象［1］。

為確保資料的及時(shí)性和完整性，化工企業(yè)應(yīng)制訂完善的資料管理細(xì)則，確保資料管理體系科學(xué)、系統(tǒng)、有效；在項(xiàng)目竣工后設(shè)置程序檢查工程資料的完整性；確保生產(chǎn)過(guò)程中檢查維修和未來(lái)發(fā)展時(shí)，資料查閱的便利。此外，化工企業(yè)在新建工程竣工完成后，必須對(duì)竣工檔案資料進(jìn)行細(xì)致的檢查，方可進(jìn)行歸檔整理。

分析化工企業(yè)內(nèi)檔案管理問(wèn)題，面臨的挑戰(zhàn)主要有：①大量的竣工資料需要企業(yè)在檔案資料管理上面大量投入；②大多的項(xiàng)目檔案管理在化工企業(yè)中通常處于服務(wù)部門，其項(xiàng)目資料收集一般采用傳統(tǒng)的工作程序，即事后整理。也就是在項(xiàng)目竣工后，組織相關(guān)人員、部門進(jìn)行整理、歸檔；④項(xiàng)目時(shí)間跨度大、資料繁雜，分散在不同部門人手中，加上不同階段人員流動(dòng)頻繁，項(xiàng)目建設(shè)文件容易收集不全且難以保證施工資料的規(guī)范完整；⑤化工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理中易出現(xiàn)職責(zé)不明、分工不清、管理混亂等現(xiàn)象，且項(xiàng)目施工管理人員對(duì)工程資料在工程建設(shè)中的重要作用還沒(méi)有十分清楚的認(rèn)識(shí)；⑥化工企業(yè)各部門的檔案資料整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，往往各部門分別按自己部門專業(yè)管理要求存放資料，易出現(xiàn)項(xiàng)目資料歸類不清的現(xiàn)象。

2 健全的檔案管理體系是項(xiàng)目檔案管理的保證

化工企業(yè)項(xiàng)目資料管理不是一件簡(jiǎn)單的工作，需要完善的管理制度，統(tǒng)一的項(xiàng)目資料收集標(biāo)準(zhǔn)，加上項(xiàng)目資料信息化才能確保項(xiàng)目資料為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。

2.1 建立完善的檔案管理體制

完善的工程資料管理機(jī)制是確保項(xiàng)目資料收集與整理順利進(jìn)行的保證。項(xiàng)目資料收集和管理需要多部門人員相互配合及參與，需要相關(guān)制度協(xié)調(diào)相關(guān)人員的相互配合，才能使項(xiàng)目資料收集與管理更加合理科學(xué)。

專人負(fù)責(zé)，確保項(xiàng)目資料檔案從形成、積累到歸檔、移交始終處在受控狀態(tài)。從源頭上將項(xiàng)目資料管理責(zé)任落實(shí)到實(shí)處，責(zé)任到人，做到層層有人管，處處有人負(fù)責(zé)，規(guī)范資料管理工作。

項(xiàng)目資料的收集實(shí)行項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程管理，輔以經(jīng)濟(jì)手段確保全面收集項(xiàng)目資料。項(xiàng)目資料收集應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行“三同時(shí)”，也就是“同步收集、同步整理，同步竣工”為了從源頭上保證項(xiàng)目資料的質(zhì)量，對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件或相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)拒絕接受。

為了確保項(xiàng)目建設(shè)前期資料的完整性，一般應(yīng)做好以下工作；①項(xiàng)目施工過(guò)程中，及時(shí)跟蹤資料的去向，并做好資料的索回工作；在項(xiàng)目資料建檔過(guò)程中，監(jiān)理代表、項(xiàng)目管理組、檔案部門層層把關(guān)，利用竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)確保項(xiàng)目資料收集完整；②項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，有關(guān)部門要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，包括對(duì)各施工單位編制的項(xiàng)目竣工圖和文件資料等，對(duì)于一些隱蔽工程，應(yīng)著重檢查其驗(yàn)收記錄的真實(shí)性，核對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，審查其工程簽證是否符合規(guī)范要求；③項(xiàng)目資料歸納存檔后，需要進(jìn)一步核對(duì)資料的完整性與準(zhǔn)確性。

化工企業(yè)中，項(xiàng)目檔案資料管理應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)，專項(xiàng)管理，同時(shí)要?jiǎng)潛軐ｍ?xiàng)資金，?？顚Ｓ?，只有這樣才能確保資料管理工作設(shè)備設(shè)施的完善和資料管理人員能夠有效地開展工作。同時(shí)，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，需要定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，以便更好地熟知工程檔案管理方面的知識(shí)，熟悉檔案收集及管理技術(shù)。

2.2 歸檔的項(xiàng)目資料范圍

按照相關(guān)規(guī)范，明確項(xiàng)目資料的歸檔范圍和各階段應(yīng)歸檔資料的內(nèi)容，分階段重點(diǎn)收集。對(duì)形成的文件、圖紙、資料重點(diǎn)收集。對(duì)于數(shù)據(jù)資料的正確性，要定期根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況加以反復(fù)核實(shí)，避免數(shù)據(jù)資料出現(xiàn)錯(cuò)誤。項(xiàng)目資料收集過(guò)程中，不能只注重收集、保存工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件中的總體設(shè)計(jì)、裝置基礎(chǔ)設(shè)計(jì)及施工圖設(shè)計(jì)，對(duì)于項(xiàng)目設(shè)計(jì)前期文件也需要注重收集。

專人負(fù)責(zé)，把握時(shí)機(jī)。項(xiàng)目竣工后施工單位尚未撤走之前，編制出包括全公司地下、地上管網(wǎng)在內(nèi)的竣工總圖［2］。需要收集的項(xiàng)目資料包括：①項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案。設(shè)計(jì)開工報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)統(tǒng)一技術(shù)規(guī)定、設(shè)計(jì)方案審查紀(jì)要、各專業(yè)互提條件、設(shè)計(jì)計(jì)算書、校審卡、質(zhì)量評(píng)定表、各設(shè)計(jì)階段總結(jié)；②施工檔案。包括建筑工程施工文件、設(shè)備管道安裝施工文件、電氣儀表施工文件、竣工圖、聲像資料等；③工程監(jiān)理檔案。包括監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等指導(dǎo)性文件，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中質(zhì)量進(jìn)度監(jiān)控文件，分部分項(xiàng)質(zhì)量分析評(píng)估報(bào)告等工程總結(jié)性成果文件；④驗(yàn)收竣工檔案。包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告書、規(guī)劃許可、消防設(shè)施驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安全評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。

項(xiàng)目資料收集過(guò)程中，需要關(guān)注隱蔽工程、關(guān)鍵部位質(zhì)保資料的質(zhì)量控制。跟蹤監(jiān)測(cè)各種管線、地下隱蔽工程、建構(gòu)筑物數(shù)據(jù)，對(duì)于大型設(shè)備、精密設(shè)備等的現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試過(guò)程，也一定存在不少關(guān)鍵技術(shù)，這一過(guò)程必然有其特定的關(guān)鍵性數(shù)據(jù)文件文獻(xiàn)資料，在確保保密的情況也應(yīng)加以收集存檔，因?yàn)樗鼈円苍S會(huì)成為以后竣工圖的更改依據(jù)。

同時(shí)注意，對(duì)施工單位實(shí)行服務(wù)與制約相結(jié)合。各設(shè)計(jì)階段形成的文件和圖紙，在向外發(fā)送的同時(shí)，必須備份以確保檔案館歸檔的需要。

2.3 項(xiàng)目資料檔案的管理

檔案管理工作涉及到整個(gè)工程公司的知識(shí)管理，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，融入分公司的生產(chǎn)活動(dòng)和管理流程當(dāng)中。制定更為合理的項(xiàng)目歸檔管理制度，為化工企業(yè)項(xiàng)目檔案中一些重要數(shù)據(jù)加密管理服務(wù)。

化工企業(yè)項(xiàng)目資料按照統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案編號(hào)管理出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目實(shí)施各步驟，不同類別的圖紙資料，圖紙的疊法、資料的裝幀及編目等，統(tǒng)一接收，統(tǒng)一歸檔，統(tǒng)一管理。最后整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制項(xiàng)目檔案保管清冊(cè)，從而在源頭上做好項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范工作，滿足大量的項(xiàng)目資料管理需要。

建立項(xiàng)目資料電子檔案信息庫(kù)，便于項(xiàng)目資料的保存與使用。按照便于錄入、便于查詢、易于檢索和安全保存的要求，為提高資料管理效率，采用先進(jìn)的資料管理軟件，實(shí)現(xiàn)資料管理信息化和自動(dòng)化，以多通道、多路徑和多屬性等方式建立的電子檔案庫(kù)更能方便電子檔案的利用。目前MSSQL Server大型企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)作為海量數(shù)據(jù)組織管理基礎(chǔ)，采取Fluorinefx實(shí)現(xiàn)前后臺(tái)對(duì)接，借助Flex實(shí)現(xiàn)豐富、友好的前臺(tái)展示，從而實(shí)現(xiàn)了化工企業(yè)工程資料管理的自動(dòng)化，提供了多方位的查詢與檢索功能，極大地方便了工程資料的日常管理工作，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)工程資料管理流程的規(guī)范化［3］。

3 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)據(jù)庫(kù)是化工企業(yè)資料信息化的核心，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)用水平的高低直接影響到現(xiàn)代石油化工企業(yè)資料管理水平。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已走向盡頭，電子檔案管理早已走向前臺(tái)，電子檔案管理具有諸多的優(yōu)越性，比如可重復(fù)利用性，便于修改和檢索等，這些都是紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。

綜上所述，化工企業(yè)項(xiàng)目檔案資料管理從制度上入手，責(zé)任到人，伴以竣工驗(yàn)收經(jīng)濟(jì)手段，引入信息時(shí)代新科技手段，充分發(fā)揮檔案管理在化工企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中的作用，促進(jìn)化工企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

［1］ 周敦友.石油化工建設(shè)工程文件組織因素分析［J］.建筑經(jīng)濟(jì)，2009，（04）：56-59.

［2］ 李菊萍.對(duì)化工企業(yè)投資項(xiàng)目竣工檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)化的探討［J］.科學(xué)管理，2016，（08）：41-42.

［3］ 張光宇，劉鑫.基于Flex的石油化工企業(yè)工程資料管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］.山西化工，2011，31（03）：49-51.

Improve the Project Record Service in Chemical Enterprises

Tang Bei

An good project record service will ensure the chemical enterprises operate well.The management of project record services，which included management system of record service，employment personnel，project file contents，and electronic file system，were discussed in this article.In the process of project fi le service，a designed person should be responsible for the collection of project files，which cover the whole process of project construction.The files of concealed work should be collected.Meanwhile，economic means would ensure a comprehensive collection of project information.The establishment of electronic archives information database would be benefi cial for chemical enterprises to operate production services.

Chemical enterprises；Project fi le；Concealed work；Electronic fi le

F426.92

B

1003-6490（2016）07-0172-02

2016-07-15

湯蓓（1968—），女，江蘇南京人，助理館員，主要從事項(xiàng)目管理工作。