宋躍云（中航工業(yè)航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽(yáng)，441003）

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淺析企業(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)

宋躍云
（中航工業(yè)航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽(yáng)，441003）

摘要：本文主要就企業(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)過(guò)程中所遇到的問(wèn)題和對(duì)策展開(kāi)討論和研究，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)工作起到一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室改革；信息化建設(shè)

0 引言

企業(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)就是將信息化管理技術(shù)運(yùn)用到辦公室的日常管理職能和服務(wù)職能中，辦公室是企業(yè)各部門聯(lián)系和管理的樞紐，因此對(duì)辦公室的管理將會(huì)直接影響到企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)在辦公室的管理上不僅慎之又慎，而且還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，采用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)對(duì)其進(jìn)行管理。信息化的建設(shè)不僅可以為企業(yè)重塑一個(gè)便捷高效的辦公室管理環(huán)境，還可以更好地協(xié)調(diào)和優(yōu)化各部門間的資源，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系和交流，同時(shí)也能為企業(yè)工作效率的提高起到積極地推動(dòng)作用。但實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)辦公室改革中的信息化建設(shè)還是存在著很多問(wèn)題和不足，需要我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理，才能為信息化建設(shè)的加快推進(jìn)提供保障和支持。

1 企業(yè)辦公室的管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

企業(yè)辦公室在企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中發(fā)揮著重要的支撐作用，不僅對(duì)內(nèi)做到上傳下達(dá)和部門協(xié)調(diào)、服務(wù)的職責(zé)，也接管著企業(yè)對(duì)外的管理工作，正是由于辦公室在企業(yè)中處在這樣有一個(gè)特殊的位置，辦公室管理工作的質(zhì)量和效率將會(huì)直接影響到企業(yè)進(jìn)行的信息化建設(shè)的進(jìn)程。結(jié)合實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)和研究發(fā)現(xiàn)，我國(guó)大部分企業(yè)辦公室都存在著一個(gè)普遍的現(xiàn)象，那就是辦公室管理工作過(guò)于繁雜，人員的配備上太過(guò)緊張，工作難度比較大。

（1）制度上的不健全導(dǎo)致管理工作阻力大。辦公室在企業(yè)中承擔(dān)的工作和任務(wù)是最復(fù)雜多樣的，比如企業(yè)內(nèi)的規(guī)章制定、日常工作的監(jiān)督管理、信息的傳達(dá)、檔案管理工作、企業(yè)內(nèi)的人力資源建設(shè)和培養(yǎng)、后勤保障工作、會(huì)議的協(xié)調(diào)與安排等等的日常工作都由辦公室完成。由于企業(yè)管理制度的不健全，導(dǎo)致很多日常工作無(wú)法正常的被處理安排，很多工作沒(méi)有條理，顯得雜亂無(wú)章，很多工作就會(huì)出現(xiàn)敷衍了事的現(xiàn)象，不能真正的解決企業(yè)內(nèi)日常管理工作中遇到的問(wèn)題，長(zhǎng)此以往，最終影響的是整個(gè)企業(yè)的工作效率的提高，放緩了企業(yè)正常發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)的速度，管理制度的缺失一定程度上阻礙了企業(yè)辦公室信息化建設(shè)的腳步和進(jìn)程。

（2）缺乏創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。企業(yè)辦公室雖然不是企業(yè)重大決策的決定著，但是承擔(dān)著事關(guān)大局的重要責(zé)任，不僅要服務(wù)于決策，還要落實(shí)好決策，但很多的辦公室人員只是簡(jiǎn)單地按照指示去做，錯(cuò)誤的認(rèn)為企業(yè)內(nèi)的日常小事的完成就是他們的工作職責(zé)所在，缺乏一定的主動(dòng)性和創(chuàng)新思維意識(shí)，不僅服務(wù)意識(shí)不到位，這種觀念的存在還會(huì)拖信息化建設(shè)在辦公室改革中的后腿。

2 企業(yè)辦公室信息化建設(shè)的作用

（1）使企業(yè)管理工作更加便捷有效。為適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)飛速發(fā)展的步伐，企業(yè)辦公室的職能和管理范圍也在不斷地?cái)U(kuò)大，管理難度也在不斷加深，而企業(yè)辦公室信息化管理可以推動(dòng)企業(yè)辦公室管理的自動(dòng)化進(jìn)程，通過(guò)信息化管理可以有效的將辦公室工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖崂?，將管理?shù)據(jù)和管理信息運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行日常工作的安排，通過(guò)系統(tǒng)自帶的提醒更能幫助辦公室人員能夠及時(shí)有效的分配時(shí)間，有條理的完成各項(xiàng)工作，借助技術(shù)手段幫助辦公室日常管理工作的順利進(jìn)行。另一方方面，辦公室還可以利用信息化成果為其他部門提供很好地信息支持，便于協(xié)調(diào)各部門間的職能和管理范圍，在決策傳達(dá)上能夠更及時(shí)有效，從一定程度上減少部門之間的矛盾和誤解，利于團(tuán)結(jié)單位各部門的人員。

（2）信息化管理為單位決策提供了依據(jù)、部門間的溝通提供了橋梁。辦公室的信息化管理可以將企業(yè)信息有效轉(zhuǎn)化為資源和財(cái)富，一方面為企業(yè)的決策者提供一些在重大決策時(shí)的參考依據(jù)，可有效提升決策的質(zhì)量，使最終決策更具時(shí)效性和針對(duì)性，可以有效降低錯(cuò)誤決策的判斷概率，減少企業(yè)不必要的損失，也更有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，對(duì)企業(yè)的良性發(fā)展起到良好的推動(dòng)作用。另一方辦公室是企業(yè)內(nèi)各種部門溝通和協(xié)調(diào)的樞紐，而信息化的運(yùn)用則可以幫助各部門間更有效的溝通，溝通順暢的同時(shí)，還可以幫助各部門在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，通過(guò)信息化數(shù)據(jù)為各部門提供問(wèn)題的解決方法，一定程度上提升了各部門的工作效率。

3 企業(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)對(duì)策

（1）完善辦公室信息化管理制度。在當(dāng)今科技高速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)的辦公室管理也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，將高效科學(xué)地管理規(guī)范落實(shí)到日常的管理工作中，結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)辦公室信息化管理施行綜合有效的管理，并不斷健全完善管理制度，為管理工作的順利展開(kāi)提供充足的制度保障。積極探索日常管理事務(wù)中的規(guī)律，形成一套完整解決日常復(fù)雜繁瑣事務(wù)的體系，使之更為簡(jiǎn)單明了，將操作和處理流程更加規(guī)范化，可有效提升日常管理工作的效率。相關(guān)管理部門可指定科學(xué)合理的管理制度來(lái)解決辦公室人員短缺和任務(wù)繁重的問(wèn)題，并制定統(tǒng)一的考核評(píng)定制度對(duì)辦公室人員的行為進(jìn)行規(guī)范和約束，指派專門進(jìn)行有效的督導(dǎo)，目的在于從客觀條件上幫助辦公室工作人員提高工作積極性和工作主動(dòng)性，只有這樣才能為企業(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)提供制度上的保障，以推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（2）辦公室工作人員要端正工作態(tài)度，樹(shù)立良好的工作作風(fēng)。辦公室信息化建設(shè)對(duì)工作人員提出了更高的要求，辦公室工作人員只有端正自己的態(tài)度，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、踏實(shí)勤奮的工作態(tài)度，再能在意識(shí)上保持主動(dòng)性。在日常的實(shí)際工作中要做到能分析問(wèn)題、解決問(wèn)題、判斷問(wèn)題。

（3）提升服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。以往傳統(tǒng)的辦公室職能被簡(jiǎn)化成了信息傳達(dá)、會(huì)議布置及迎來(lái)送往的常規(guī)性工作，而這已經(jīng)明顯無(wú)法適應(yīng)對(duì)辦公室職能在當(dāng)下信息化高速發(fā)展的時(shí)代要求，因此辦公室要重新審定部門的職責(zé)，擴(kuò)大職能服務(wù)范圍，力爭(zhēng)為辦公室信息化建設(shè)注入新的活力。這就要求企業(yè)辦公室工作人員不僅要強(qiáng)化工作效能和創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，還要不斷進(jìn)行相關(guān)學(xué)習(xí)來(lái)突破早已根深蒂固的傳統(tǒng)思想的束縛，從事件的橫縱向進(jìn)行全方位的思考，打破思想壁壘，經(jīng)常性的換位思考，這些都有利于減少部門間的矛盾，提升彼此的工作效率，也能更好地推進(jìn)企業(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)的順利展開(kāi)。

（4）加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高自身綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，科技也在不斷地發(fā)展和創(chuàng)新，而作為辦公室的信息化管理人員更需要不斷地學(xué)習(xí)和了解最新的科技動(dòng)態(tài)，不斷提高自身能力，才能更好地利用現(xiàn)代化辦公手段為企業(yè)管理和綜合發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值。辦公室管理工作的特殊性也要求工作人員要不斷注重自身心理素養(yǎng)的培養(yǎng)和調(diào)節(jié)，管理工作本身就是復(fù)雜繁重的，工作人員要學(xué)會(huì)控制自身情緒，不抱怨，勇于承擔(dān)重任，這更有利于辦公室管理人員綜合素養(yǎng)和能力的提升，也更利于辦公室信息化管理在企業(yè)內(nèi)的推廣執(zhí)行。

4 總結(jié)

總之，企業(yè)辦公室改革的信息化建設(shè)不僅要依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，更重要的是結(jié)合市場(chǎng)需要，不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，特別是在辦公室管理制度的制定、辦公室工作人員的培養(yǎng)上做出努力，同時(shí)辦公室工作人員也要嚴(yán)格要求自己，不斷堅(jiān)強(qiáng)學(xué)習(xí)和綜合業(yè)務(wù)能力的提高，還要把自己的創(chuàng)新性思維和服務(wù)意識(shí)帶入到日常的信息化管理工作中，這樣才能更好地加快信息化建設(shè)在企業(yè)辦公室改革進(jìn)程中的步伐，為企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力提供充足的動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

［1］信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新陳黎 辦公室業(yè)務(wù) 2013-01-05

［2］論實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新的有效途徑 王利軍 企業(yè)研究 2013-10-20

Information construction of enterprise office reform

Song Yueyun
（AVIC HangYu lifesaving equipment Co. Ltd. Hubei Xiangyang，441003）

Abstract：In this paper，the process of informationization of enterprise reform office encountered problems and Countermeasures of expansion to discuss and study，I hope to play a certain reference value for the reform of enterprise office information construction work.

Keywords：enterprise； office reform；information construction

作者簡(jiǎn)介

宋躍云，女，湖北襄陽(yáng)人，館員，中航工業(yè)航宇救生裝備有限公司經(jīng)理部秘書(shū)室主任。研究方向：公文管理（公文寫作、公文格式規(guī)范、公文考核標(biāo)準(zhǔn)），行政事務(wù)管理等。