謝紅球

關(guān)于加強制造業(yè)企業(yè)費用預(yù)算管理的思考

謝紅球

在制造企業(yè)中，費用的數(shù)量及構(gòu)成龐雜、涉及面廣，而且基本是企業(yè)的可控成本。費用預(yù)算管理能體現(xiàn)一個企業(yè)的管理水平，有必要將費用預(yù)算管理作為預(yù)算管理的重點。本文重點分析了制造業(yè)企業(yè)預(yù)算管理存在的難以進行效用量化、難以制定削減目標、難以實現(xiàn)有效監(jiān)督等問題，并針對這些問題提出在預(yù)算編制環(huán)節(jié)確立適合實際操作的標準，針對費用科目不同的性質(zhì)特點進行分類管理，對重點科目設(shè)定專項控制環(huán)節(jié)等措施。加強費用預(yù)算管理，可以通過業(yè)務(wù)活動的梳理使企業(yè)的經(jīng)營活動更為前瞻和有序，并盡可能將風險防患于未然。

制造企業(yè) 費用 預(yù)算管理

一、制造企業(yè)加強費用預(yù)算管理的范疇及意義

（一）費用預(yù)算管理的范疇

預(yù)算的一般解釋是：一是將來組織營運的準繩，并用以控制將來營運進行的一種財務(wù)計劃；二是任何未來成本的估計；三是任何有關(guān)人力、物力及其他資源運用的有系統(tǒng)的計劃。

預(yù)算管理起源于英國，發(fā)揚于美國，20世紀80年代初期，預(yù)算管理以全面預(yù)算或總體預(yù)算的形式在中國企業(yè)得以運用發(fā)展，如今已成為現(xiàn)代化企業(yè)不可或缺的重要管理手段。因預(yù)算具備規(guī)劃、控制、溝通、協(xié)調(diào)等功能，它通過業(yè)務(wù)、資金、信息、人才的整合來實現(xiàn)企業(yè)的資源合理配置，并真實地反映出企業(yè)的實際需要。

預(yù)算管理是一個系統(tǒng)工程，包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、直接材料采購預(yù)算、人力資源預(yù)算、間接成本預(yù)算、經(jīng)營損益預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算、投資預(yù)算等。費用預(yù)算屬于間接成本預(yù)算的范疇，包括制造費用、管理費用、銷售費用，但不包括折舊，折舊被納入投資預(yù)算中考慮。

（二）制造企業(yè)加強費用預(yù)算管理的意義

在制造企業(yè)，費用不一定是損益影響中最顯著的，但他數(shù)量龐雜、涉及面廣，而且基本是企業(yè)的可控成本，能體現(xiàn)一個企業(yè)的管理水平，所以將費用預(yù)算管理作為預(yù)算管理的重點很有必要。

第一，費用預(yù)算管理有助于計劃的數(shù)量化。根據(jù)以銷定產(chǎn)或以產(chǎn)定銷確定了經(jīng)營規(guī)模（包括設(shè)備需求、人員配備等），相應(yīng)地將會產(chǎn)生水電燃氣等動力，設(shè)備備品備件、維護保養(yǎng)，人員招聘、培訓、薪酬，還有市場開拓、差旅交際等各項需求。加強費用預(yù)算的編制管理能使計劃得到具體落實。

第二，費用預(yù)算管理是協(xié)調(diào)的過程，有助于增強管理層與基層的交流與理解，通過業(yè)務(wù)梳理，明確困難和努力方向，使公司的經(jīng)營目標得以貫徹。

第三，費用預(yù)算管理有助于提升工作效率。費用預(yù)算是以數(shù)量化的方式來表明管理工作的標準，其本身具有可考核性，因而可以根據(jù)費用預(yù)算執(zhí)行情況來評定工作成效，分析差異改進工作。

二、制造企業(yè)費用預(yù)算管理存在的問題和不足

（一）費用預(yù)算管理難以進行效用的量化

從事費用預(yù)算管理的工作者經(jīng)常會遇到這樣的困惑：這筆預(yù)算該不該支出呢？該支出多少呢？支出后到底可以帶來多大的效用呢？用以說服經(jīng)理層批準預(yù)算的理由是充分的嗎？

自20世紀初期，不管是績效預(yù)算制度時期、設(shè)計計劃預(yù)算制度時期，還是后來的零基預(yù)算管理、全面預(yù)算管理，如何使費用支出是必要有效的，一直是預(yù)算管理人孜孜以求的目標。但實際操作中，很多預(yù)算是難以進行效用界定的。比如對客戶拜訪、交流性質(zhì)的差旅費、交際費，你很難證明這次拜訪會有多大的效用，況且我們也不能擔保差旅費、交際費不會被濫用。

（二）費用科目較多地體現(xiàn)為剛性，難以制定削減目標

在這里，費用指的是間接成本，他并不是完全依賴產(chǎn)品對象而發(fā)生的，一旦企業(yè)的規(guī)模和企業(yè)文化在一段時期有所適應(yīng)，那么這些費用就會被認為是需要發(fā)生的。比如一定數(shù)量員工的工資水準和福利水平；員工的培訓；客戶技術(shù)交流會或拜訪；大容量變電器的專線租賃費；空調(diào)的耗電及維護費等。我們維持一定規(guī)模下的資源配備或是儲備，以保證水平上的生產(chǎn)能力隨時可以得到運用，這時，我們可能需要容忍部分資源存在閑置的情況。但很多時候，這類閑置并不能被精確識別，為避免引發(fā)更多的補救成本，企業(yè)的削減目標不得不放松。

（三）個別費用科目難以實現(xiàn)有效監(jiān)督

預(yù)算的過程控制，理想的狀態(tài)是能夠監(jiān)督費用的作用對象是否完全接收了，并產(chǎn)生了預(yù)期的效果。但有的費用科目因作用對象多而復(fù)雜，對于其中的虛假和浪費可能難以察覺。例如設(shè)備需經(jīng)常消耗的備品備件，我們的目標是維持正常的生產(chǎn)，付出以最小的維護成本；但可能的情形卻是備品備件被過早的更換了，或因沒有及時更換而引發(fā)了設(shè)備故障導致停工。

三、制造業(yè)企業(yè)費用預(yù)算管理的改進對策

（一）在費用預(yù)算的編制環(huán)節(jié)，可確立適合實際操作的標準

1.歷年來的實績作為來年預(yù)算編制參照。企業(yè)編制預(yù)算的方式有自上而下型的，有自下而上型的，或是兩者兼而有之的參與型。預(yù)算編制的方法有增量預(yù)算的，有零基預(yù)算的，或者兩者綜合運用。不管哪種方式方法，我們都會需要有一個參照。有參照值就可以看出變化和差距。

在預(yù)算管理控制較為嚴謹?shù)捏w制下，企業(yè)可以以過去1～3年的實績作為較為可靠的參照值，綜合考慮訂單、產(chǎn)值等經(jīng)營環(huán)境的變化來測算控制指標。各責任部門也可參照實績對來年的業(yè)務(wù)明細進行梳理，提出偏離值的修正申請。

2.與企業(yè)的經(jīng)營目標保持一致。費用的投入或許可以達成經(jīng)營業(yè)績上的產(chǎn)出效用。更多的時候，我們需要順應(yīng)市場的變化和需求，將資金投入在能促使我們經(jīng)營目標實現(xiàn)的舉措上。我們可以設(shè)立戰(zhàn)略層面的預(yù)算調(diào)整系數(shù)。比如我們需要加大新產(chǎn)品的研發(fā)或產(chǎn)品功能的改進，通過測算產(chǎn)品變革可能帶來的新增現(xiàn)金流，我們可以將研發(fā)費用的預(yù)算系數(shù)按照一定的比例進行提升；我們需要緊縮開支，根據(jù)經(jīng)營導向?qū)㈩A(yù)算系數(shù)進行不同程度的縮減。

（二）針對費用科目不同的性質(zhì)特點進行分類管理

1.理清影響費用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵因素。費用產(chǎn)生的過程是因為我們?yōu)楂@取利潤和現(xiàn)金流收入而需要從事必要的業(yè)務(wù)活動，需要有一定的人、材、物等進行配合，需要給付對價。各業(yè)務(wù)需求的資源不同，因此而產(chǎn)生的費用性質(zhì)也會有所差別，我們要判斷這一費用的發(fā)生是否合理，需要分析業(yè)務(wù)的性質(zhì)特點，提取出影響費用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵因素。

例如，差旅費。影響差旅費的關(guān)鍵因素是出差的頻率、出差的人數(shù)、出差的天數(shù)、出差路線及交通工具。出差的頻率、人數(shù)和天數(shù)是由業(yè)務(wù)性質(zhì)決定的，假如是客戶拜訪的，需要考慮拜訪的客戶數(shù)量，拜訪的級別及需配備的人員、停留的時間等。

當然考慮到諸多的因素，可能會很細很繁雜，還得學會提煉、合并簡化。比如我們可以將“出差的人數(shù)、出差的天數(shù)、出差路線及交通工具”簡化成“差旅單價”這一要素。差旅單價設(shè)定為“國內(nèi)出差”“國際出差”，再細一點可以是“國內(nèi)普通級短途出差”“國內(nèi)經(jīng)理級長途出差”等，這樣根據(jù)約定的人數(shù)、天數(shù)、可以乘坐的交通工具等給出基本的單價預(yù)算標準。

2.對不同類型的費用采用不同的管理方法。區(qū)分業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點，我們可以將費用分門別類，管理上有所側(cè)重。

按業(yè)務(wù)性質(zhì)，費用可分為勞動力成本、工業(yè)產(chǎn)值相關(guān)、營業(yè)額相關(guān)、管理計劃相關(guān)；按照發(fā)生頻率，分為年發(fā)、周期、偶發(fā)；按照可變性，分為固定支出、變動支出；按照必要性級別，分為必須支出（法律法規(guī)要求）、規(guī)定支出（公司制度有規(guī)范）、訂單達成必要支出、補充支出等。

對于固定支出、必須支出、規(guī)定支出，通常已有明確的支出緣由、支出金額和管理流程，是經(jīng)過反復(fù)論證和優(yōu)化的，照章操作即可。管理計劃相關(guān)支出、補充支出有更多的彈性，在預(yù)算壓縮時是主要對象。周期性支出因發(fā)生的頻率較高，如果涉及的業(yè)務(wù)金額又較大、內(nèi)容又較繁雜，通?？闪袨轭A(yù)算管理的重點科目。

（三）可對重點科目設(shè)定專項控制環(huán)節(jié)

二八定律在費用預(yù)算管理中的適用度很高。我們常常會發(fā)現(xiàn)，按費用金額排序，累計至總金額的80%的部分可能只是其中不到20%的科目數(shù)量。我們可以將其中發(fā)生頻率高、業(yè)務(wù)內(nèi)容較繁雜、管理上存在難點的列為重點科目。

1.制作作業(yè)要領(lǐng)書。識別業(yè)務(wù)中的風險點和薄弱環(huán)節(jié)，確立有效的應(yīng)對措施，并將必要的操作步驟保留，通過簡潔明了的文字+流程圖的形式來體現(xiàn)，我們可以制作各項重點業(yè)務(wù)的作業(yè)要領(lǐng)書。通過這種標準化的方式，使我們所要管理的重點科目在程序上是受控的，作業(yè)要領(lǐng)書可以不斷在驗證過程中得到優(yōu)化。

2.設(shè)置監(jiān)督和評價指標。為使重點科目的控制達到較為理想的狀態(tài)，我們可以將一個大的業(yè)務(wù)流程分成若干個小的業(yè)務(wù)節(jié)點，分析其關(guān)鍵因素，設(shè)定各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和評價指標。我們應(yīng)該定期進行專項管理評審，當指標值并未達到預(yù)定目標時，需要分析原因。原因有可能是實施或執(zhí)行過程存在缺陷，亦有可能是設(shè)定的指標值未能反映真實的變化。

3.設(shè)立改善平臺，引導改善活動。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中改善的靈感更多地來自自身環(huán)節(jié)的品質(zhì)要求，以及上下游的體驗和反饋。企業(yè)應(yīng)設(shè)立多層次的改善平臺，鼓勵和引導全員參與改善活動，如可以設(shè)置提案獎勵、QCC品管圈活動、項目獎勵等平臺。當小的、中型的、大型的改善活動能得到有序的推進，每一位員工的意見或建議可以得到公正的認可，并迅速的實施，就將激發(fā)更大的積極性。

總之，費用科目雖然不與產(chǎn)品對象直接關(guān)聯(lián)，但是以協(xié)助達成產(chǎn)品銷售和服務(wù)實現(xiàn)為目的而存在的。這類間接成本幾乎涵蓋了除直接采購?fù)獾母鞑块T的業(yè)務(wù)活動，加強費用預(yù)算管理，可以通過業(yè)務(wù)活動的梳理使企業(yè)的經(jīng)營活動更為前瞻和有序，并盡可能將風險防范于未然。

（作者單位為三菱重工東方燃氣輪機〈廣州〉有限公司）

［1］ 辛勤.全面預(yù)算管理的由來及發(fā)展［J］.現(xiàn)代會計，2010（2）.

［2］ 胡正衡.零基預(yù)算方法［M］.經(jīng)濟科學出版社，2006.

［3］ 張熙庭.戰(zhàn)略預(yù)算：管理界的工業(yè)革命［M］.廣東經(jīng)濟出版社，2010.