周揚(yáng)帆/湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

?

實(shí)例詳解演示文稿制作流程

周揚(yáng)帆/湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

【摘 要】本文以制作一個(gè)簡單的演示文稿-“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所”公司宣傳稿為例，通過詳盡的描述，介紹了Microsoft Office PowerPoint 2 010的有關(guān)知識(shí)和操作技能。通過學(xué)習(xí)，可以快速掌握PowerPoint 2 010的基本操作技能，熟悉制作演示文稿的完整流程，并能根據(jù)需要獨(dú)立制作出符合要求的演示文稿。

【關(guān)鍵詞】實(shí)例；演示文稿；對象；靜態(tài)；動(dòng)態(tài)

一、引言

PowerPoint 2010是Microsoft Office 2010辦公套裝軟件中的一個(gè)重要組成部分，專門用于設(shè)計(jì)、制作信息展示等領(lǐng)域（如演講、作報(bào)告、各種會(huì)議、產(chǎn)品演示、商業(yè)演示等）的各種電子演示文稿。

在信息社會(huì)里，經(jīng)常需要進(jìn)行諸如：宣傳企業(yè)（個(gè)人）形象、展示企業(yè)（個(gè)人）風(fēng)采、介紹新產(chǎn)品等展示和演講工作，這些工作能否取得成功，關(guān)鍵是演講人能否將其欲表達(dá)的主要內(nèi)容給現(xiàn)場觀眾留下深刻的映像。傳統(tǒng)的照本宣科或即興發(fā)揮式演講難以使觀眾抓住演講重點(diǎn)，此時(shí)，若能將演講內(nèi)容制作成演示文稿（幻燈片）簡明扼要的展示在觀眾面前，輔以必要圖片甚至視頻剪輯，再加上演講人現(xiàn)場激情的演講，那么這項(xiàng)工作必將取得成功。

但為了減少不必要的操作，我們還是要遵循一定的流程。一般演示文稿的具體制作階段，我們可以參照以下流程：

這個(gè)流程中的有些步驟順序是可以調(diào)整的。

二、實(shí)例詳解

以制作一個(gè)演示文稿為例，介紹“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所”的基本情況?，F(xiàn)可以將演示文稿分成以下3個(gè)任務(wù)模塊，即幻燈片靜態(tài)制作、制作動(dòng)態(tài)效果以及檢驗(yàn)輸出效果。其中每個(gè)任務(wù)模塊下有分割成一些相對獨(dú)立的小任務(wù)。

任務(wù)1幻燈片靜態(tài)制作

任務(wù)1.1 PowerPoint 2010 的基本操作

啟動(dòng)PowerPoint 2010，完成如下操作：（1）創(chuàng)建演示文稿框架。選擇一個(gè)自己喜歡的主題，如“流暢”，統(tǒng)一風(fēng)格。（2）新建4張幻燈片，其主題分別為“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所”“服務(wù)宗旨”“業(yè)務(wù)范圍”“公司簡介”，具體文本內(nèi)容如圖1所示。

（3）設(shè)置第1張幻燈片版式為“標(biāo)題幻燈片”，設(shè)置第4張幻燈片（公司簡介）版式為“兩欄內(nèi)容”，其余幻燈片版式為“標(biāo)題和內(nèi)容”。（4）調(diào)整幻燈片的順序。將該演示文稿中的第4張幻燈片“公司簡介”移動(dòng)到第1張幻燈片后面，成為第2張幻燈片。將第1張幻燈片復(fù)制到第4張幻燈片后面，成為第5張幻燈片，覺得不合適，又將第5張幻燈片刪除。（5）保存演示文稿至“我的文檔”，命名為“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所”，最終效果如圖2所示。

圖2　任務(wù)1.1效果

本任務(wù)考察了PowerPoint 2010 的基本操作，包括了啟動(dòng)、保存、退出的基本操作，板式的選擇，幻燈片的操作（包括了復(fù)制、移動(dòng)、刪除等），文本的輸入與編輯。

任務(wù)1.2 文本的處理與段落格式的設(shè)置

打開“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”文件，進(jìn)行如下的設(shè)置：（1）將第1張幻燈片中的標(biāo)題“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所”的字體設(shè)置為66號(hào)，加粗，其他不變。（2）將第2張幻燈片中的正文文本的行距設(shè)置為“1.25行”。（3）將第3張幻燈片中的正文文本“獨(dú)立、客觀、公正”和“優(yōu)質(zhì)、高效、滿意”的字體顏色設(shè)置為紅色，加粗，其他不變。（4）將第4張幻燈片中的正文文本的項(xiàng)目符號(hào)改為“”，大小為文本的140％。（5）以原文件名保存，效果如圖3所示。

圖3　任務(wù)1.2效果

本任務(wù)考察了文本的處理與段落格式的設(shè)置，包括了字體、字形、字號(hào)的設(shè)置，行距的設(shè)計(jì)，項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置。

任務(wù)1.3 幻燈片對象的插入與編輯

打開“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”文件，進(jìn)行如下的設(shè)置：（1）選擇第1張幻燈片，插入1張來自文件的圖片（“l(fā)ogo標(biāo)志”），效果如圖4所示。（2）選擇第2張幻燈片（公司簡介），在該張幻燈片中插入圖表。調(diào)整數(shù)據(jù)點(diǎn)格式：填充顏色分別綠色、紅色、黃色。效果如圖5所示。（3）添加一張新幻燈片，作為第5張幻燈片，版式為“標(biāo)題和內(nèi)容”，主題為“辦公場所”。在該張幻燈片中插入3張來自文件的圖片（“辦公場所1”“辦公場所2”“辦公場所3”），將所有圖片大小設(shè)置為200％，稍微調(diào)整3張圖片的位置，效果如圖6所示。（4）添加一張新幻燈片，作為第6張幻燈片，版式為“標(biāo)題和內(nèi)容”，主題為“聯(lián)系我們”。在該張幻燈片中插入2列4行的表格，輸入相應(yīng)的文字，并對表格進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整（如表格大小、文字大小、對齊方式等），效果如圖7所示。（5）在第1張幻燈片中插入音頻文件（“茉莉花.MP3”）。（6）對第3張幻燈片運(yùn)用“轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形”命令，將其效果設(shè)為：布局選擇“循環(huán)-六邊形射線型”、樣式選擇“三維嵌入”，效果如圖8所示。（7）完成操作后以原文件名保存。

圖4　第1張幻燈片效果

圖5　第2張幻燈片效果

圖6　第5張幻燈片效果

圖7　第6張幻燈片效果

圖8　第3張幻燈片效果

本任務(wù)考察了各類對象的插入與編輯，包括了圖表、圖片、表格、音頻、SmartArt圖形。

任務(wù)1.4 演示文稿的修飾

打開“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”文件，進(jìn)行如下的設(shè)置：（1）將圖片文件（“辦公場所4”）設(shè)置為第4張幻燈片的背景，并對偏移量進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整：左40％，右10％，上20％，下10％。（2）添加頁眉和頁腳，要求幻燈片顯示固定日期，在除首頁外的幻燈片上顯示幻燈片的編號(hào)，頁腳要求顯示“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所”字樣，并應(yīng)用于所有幻燈片。（3）對已插入圖片進(jìn)行優(yōu)化。（4）為了統(tǒng)一風(fēng)格，設(shè)置所有版式的母版標(biāo)題“頁腳”部分字體為加粗、24號(hào)字；設(shè)置版式凡是為【標(biāo)題和內(nèi)容】的幻燈片的頁面的右上角添加logo圖標(biāo)。

本任務(wù)考察了演示文稿整體效果的處理，涉及到背景、頁眉頁腳、母版等操作。

任務(wù)2 制作動(dòng)態(tài)效果

任務(wù)2.1 超級(jí)鏈接的使用

打開“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”文件，進(jìn)行如下的設(shè)置：要求在播放演示文稿“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”時(shí)，單擊第1張幻燈片的“團(tuán)隊(duì)一流專業(yè)一流服務(wù)一流”時(shí)，就能直接轉(zhuǎn)換到第3張幻燈片“服務(wù)宗旨”；當(dāng)單擊第3張幻燈片上某一標(biāo)記時(shí)，能直接返回到第1張幻燈片。

本任務(wù)考察了演示文稿超級(jí)鏈接的使用。

任務(wù)2.2 設(shè)置對象動(dòng)畫效果

打開“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”文件，對第5張幻燈片（辦公場所）中三張圖片的動(dòng)畫效果。第1張圖片：飛入，自左側(cè)，快速（1秒）；第2張圖片：輪子、8輪輻圖案，中速（2秒）；第3張圖片：浮出、上浮，速度默認(rèn)。

本任務(wù)考察了設(shè)置演示文稿中對象動(dòng)畫效果。

任務(wù)2.3 幻燈片切換

打開“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”，設(shè)置第2張幻燈片圖片出現(xiàn)的效果為設(shè)為“百葉窗，風(fēng)鈴聲，持續(xù)時(shí)間2.00秒”。

本任務(wù)考察了設(shè)置演示文稿中幻燈片切換效果。

任務(wù)3 檢驗(yàn)輸出效果

打開“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所.pptx”，進(jìn)行錄制旁白和排練計(jì)時(shí)操作。對前5張幻燈片進(jìn)行排練計(jì)時(shí)，記錄排練計(jì)時(shí)的時(shí)間；在幻燈片的切換中，使用每隔排練計(jì)時(shí)的時(shí)間作為幻燈片的切換時(shí)間間隔；給第3張幻燈片錄制旁白，并保存錄制旁白的時(shí)間。

本任務(wù)考察了排練計(jì)時(shí)和錄制旁白的操作。

三、結(jié)束語

文章以制作“牛牛會(huì)計(jì)師事務(wù)所”公司宣傳稿為例，詳盡描述了制作演示文稿的完整流程，同時(shí)點(diǎn)評了涉及到的Microsoft Office PowerPoint 2010的有關(guān)知識(shí)和操作技能。

參考文獻(xiàn)：

[1]左偉志，曾濤.計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)項(xiàng)目教程（Windows 7+Office 2010）[M].北京:人民郵電出版社，2013.

[2]教育部考試中心.全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試一級(jí)教程——計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)及MS Office應(yīng)用（2013版）[M].北京:高等教育出版社，2013.

周揚(yáng)帆：（1982.12-），女，漢，湖南衡陽人，碩士，講師，主要研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)、高職教育。

作者簡介：