陳純蓮

摘 要：當今社會的信息化程度不斷加快，并且對信息的使用效率也成為世界經(jīng)濟發(fā)展的重要因素之一。我國當前的城建檔案管理、利用經(jīng)驗與對信息的收集整理等理論研究還有待于進一步發(fā)掘。特別是在城建檔案管理中，由于信息化的作用還沒有得到有效發(fā)揮，對檔案管理信息化的探索也成為當前城建檔案建設管理的重中之重。

關鍵詞：信息化；城建檔案管理；對策

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，信息化廣泛普及運用，以及現(xiàn)階段我國的工程項目管理水平的不斷提高，在工程建設項目中對計算機技術以及網(wǎng)絡技術的應用對檔案管理水平的提高提供了助益。通過對信息化手段的有效利用，提高了對檔案管理工作的管理效率，將檔案管理信息化系統(tǒng)與管理系統(tǒng)進行有效結合，提高了檔案的管理質(zhì)量與服務水平。

一、城建檔案管理信息化的背景與意義

（一）城建檔案管理信息化的背景

城建檔案管理信息化是指在日常檔案管理工作的過程中，結合現(xiàn)代化的技術手段以及先進的計算機技術來進行檔案管理的一種管理模式。主要工作內(nèi)容有：計算機技術與檔案管理自動化、多媒體技術與檔案信息服務的多樣性、網(wǎng)絡傳播技術與檔案信息傳播技術、網(wǎng)絡儲存技術與檔案信息儲存技術、數(shù)據(jù)庫建立技術與檔案信息網(wǎng)絡組織技術和虛擬技術與電子檔案技術[1]。

（二）城建檔案管理信息化的重要意義

首先，城建檔案管理信息化與現(xiàn)代化進程相適應。計算機技術以及網(wǎng)絡技術迅猛發(fā)展的當今社會，對檔案管理工作提高管理效率與服務質(zhì)量提出了新的要求，促進檔案管理技術現(xiàn)代化與智能化、信息化與網(wǎng)絡化。其次，城建檔案管理信息化能夠有效保證城建檔案工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

二、信息化環(huán)境下城建檔案管理相關問題分析

（一）硬件管理設施設備不夠完備

目前，有的檔案管理部門沒有配備信息化管理模式的檔案管理設施、設備，對檔案的收集、管理、查閱利用都是實行手動的管理方法，不能實行管理、查詢信息化、自動化，不能提高檔案管理質(zhì)量與檔案服務效率。

（二）檔案管理軟件建設工作不完善

目前，檔案管理的軟件種類較多，功能參差不齊，而且各有各的特點，在選擇檔案管理軟件時，必須注意一些問題：

首先，利用軟件進行管理，目的不僅是為了進行檔案信息管理的便捷性，更多的是需要能及時針對管理平臺進行及時的維護與升級。

其次，注重高效性原則。軟件管理系統(tǒng)必須具備較快的反映速度，滿足查詢以及操作的需求。軟件必須規(guī)范，應當符合國家以及環(huán)保等行業(yè)的相關規(guī)范和標準，軟件應當通過國家的認定。行業(yè)或地區(qū)間相統(tǒng)一原則，一個行業(yè)或一個地區(qū)應當盡可能的用同一種管理軟件，便于統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一技術、統(tǒng)一服務，另外，還要注意經(jīng)濟性原則，即確保檔案管理工作的投資與回報成正比。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

檔案管理信息化就是要求檔案管理工作者利用現(xiàn)代化設備與信息化技術來對檔案進行分類管理。而一個真正優(yōu)秀的城建檔案管理人員既要懂檔案管理，又要懂建筑工程知識還要懂計算機操作等，這就要求檔案管理工作人員積極發(fā)揮主觀能動性，主動掌握新的檔案管理業(yè)務知識，加強對檔案管理的操作管理能力。

三、信息化環(huán)境下城建檔案管理實施措施

（一）提高城建檔案信息化意識

城建檔案管理部門要有發(fā)展理念，轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新，提高職工隊伍素質(zhì)，推進檔案管理信息化進程，實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡化、智能化與現(xiàn)代化相統(tǒng)一，提高城建檔案管理整體水平，滿足新形勢下政府有關部門及社會大眾對城建信息的日益增長需要，進一步發(fā)揮城建檔案的作用價值，提升城建檔案事業(yè)的作用地位，提高城建檔案影響力。

（二）強化城建檔案信息化建設

首先，提高檔案建設管理的數(shù)字化建設規(guī)范，將工程檔案的紙質(zhì)文件以及聲像文件等采用掃描等技術輸入到檔案管理的信息化數(shù)據(jù)庫，這些電子文件的掃描與建立，經(jīng)過檔案管理工作者的系統(tǒng)化組織，最終形成具有一定系統(tǒng)性的完整的檔案信息資源庫。其次，加強對文件檔案的網(wǎng)站信息建設。城建檔案信息庫的建設依托于公共網(wǎng)站的有效建設，通過網(wǎng)頁以及連接的方式對檔案的使用與管理進行規(guī)劃。

（三）加強文件檔案儲存數(shù)據(jù)化

實現(xiàn)城建檔案管理工作的信息化的主要方法是在對城建檔案進行整理后，通過一定的設備將所有城建檔案相關的文獻檔案數(shù)字化。并將城建檔案文件中的相關檔案信息與圖像資料等進行有效的結合，對文件進行分門別類的收集與整理工作。

（四）建立完善的管理體系

在信息化背景下計算機的網(wǎng)絡安全對檔案管理儲存模式的安全性存在著一定的威脅，導致信息泄露的主要手段有黑客入侵、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)被篡改以及計算機的病毒等，針對這種現(xiàn)象對建筑檔案信息的安全管理就成為了檔案管理活動的重中之重，采用一定的科技手段，提高網(wǎng)絡安全管理安全性：

首先，有紙化和無紙化相結合。對電子文檔進行及時的歸檔整理，以確保工程建設檔案信息能夠被有效、完整的保存。其次，計算機檔案管理者要充分利用檔案管理的科學技術管理手段，設置一定的訪問權限，對檔案公開性進行分類，在保證信息能夠被合理安全的使用的前提下，開放資源。再次，做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。應對系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進行備份。對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份，多介質(zhì)多份備份、異地備份。要建立備忘記錄。

四、總結

總而言之，城建檔案管理信息化的進步是時代進步與城建檔案建設的發(fā)展步調(diào)相一致的，檔案管理原理對城建檔案管理信息化具有積極的指導作用，檔案管理工作的發(fā)展要適應于現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的要求，檔案管理者要充分學習檔案管理原理中的科學理論指導來進行檔案管理工作，重視對檔案資源的管理與開發(fā)，以提高檔案管理工作的效率，減少檔案管理過程中造成的資源損失，以維護我國的經(jīng)濟現(xiàn)代化建設。

參考文獻：

[1]趙曉云.試論企業(yè)技術創(chuàng)新環(huán)境下的檔案信息化建設[J].2012 （19）：28-29.