黃鶴

摘要：信息化項(xiàng)目的采購(gòu)中需要注意的事情很多，比如前期的需求分析，參數(shù)設(shè)定，合同規(guī)范等都是需要特別注意的地方。文章從信息化項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程中的注意事項(xiàng)進(jìn)行初步探索，進(jìn)而能在以后的信息化采購(gòu)中作為參考。

關(guān)鍵詞：信息化；采購(gòu)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的單位參與到了信息化建設(shè)的進(jìn)程中。比如大多數(shù)單位使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子公文、網(wǎng)上業(yè)務(wù)申報(bào)等都是近年來(lái)運(yùn)行比較穩(wěn)定的信息化項(xiàng)目。通過(guò)這些信息服務(wù)項(xiàng)目開(kāi)展，可以有效的提高工作效率，服務(wù)群眾。然而，如何進(jìn)一步提高信息化服務(wù)水平，采購(gòu)好信息化項(xiàng)目便成了一個(gè)值得關(guān)注的話題。文章所討論的采購(gòu)是公開(kāi)招投標(biāo)采購(gòu)。文章所稱信化項(xiàng)目是指以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)或其他現(xiàn)代信息技術(shù)為主要手段的公共信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和信息資源開(kāi)發(fā)等新建、擴(kuò)建或改建的工程項(xiàng)目，同時(shí)包括支持信息化項(xiàng)目建設(shè)的配套服務(wù)。

1信息化項(xiàng)目采購(gòu)原則

采購(gòu)要秉著公開(kāi)、公正、合理、合法、高效、透明的原則進(jìn)行的。公開(kāi)，就是采購(gòu)的項(xiàng)目要求全國(guó)范圍內(nèi)公開(kāi)；公平，就是具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任能力的，符合采購(gòu)文件中的項(xiàng)目實(shí)施能力條件的供應(yīng)商一律平等，均可參與到信息化項(xiàng)目的投標(biāo)工作中，不存在排他性、地域歧視性的限制；合理，就是采購(gòu)的項(xiàng)目具體規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、要求要合理，采購(gòu)的具體參數(shù)要；合法，就是所有的采購(gòu)環(huán)節(jié)都要合乎法律的規(guī)定。高效，要求整個(gè)采購(gòu)過(guò)程時(shí)效性強(qiáng)，效率高；透明，要求采購(gòu)的所有環(huán)節(jié)都是公開(kāi)的，無(wú)隱藏的。然而，信息化項(xiàng)目的工期一般比較長(zhǎng)，比如前期需求調(diào)研階段就需要花費(fèi)一定的時(shí)間，而且實(shí)施后服務(wù)的比較重要，除了要堅(jiān)持以上所述的原則外，還要堅(jiān)持以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展的原則。以需求為導(dǎo)向就要求結(jié)合本單位實(shí)際情況，綜合考慮本單位信息化建設(shè)的計(jì)劃安排，嚴(yán)格落實(shí)信息化項(xiàng)目的需求分析。以應(yīng)用促發(fā)展就是要求信息化項(xiàng)目的采購(gòu)不能僅僅為了采購(gòu)任務(wù)的完成，而要具體做好項(xiàng)目采購(gòu)后的后續(xù)促進(jìn)發(fā)展。項(xiàng)目采購(gòu)、實(shí)施結(jié)束后，除了能更便捷的服務(wù)群眾，提高工作效率外，還能為以后的進(jìn)一步改革提供參考依據(jù)，促進(jìn)信息化的發(fā)展有序進(jìn)行。

2信息化采購(gòu)流程

信息化項(xiàng)目采購(gòu)前提是先申請(qǐng)采購(gòu)，然后審批通過(guò)該項(xiàng)目立項(xiàng)后，開(kāi)始需求分析，統(tǒng)計(jì)調(diào)研，得出項(xiàng)目可行性方案或報(bào)告，然后按照客觀公正的原則進(jìn)行項(xiàng)目采購(gòu)資金的預(yù)算，進(jìn)行資金預(yù)算的申報(bào)，預(yù)算審議通過(guò)后，開(kāi)始信息化項(xiàng)目采購(gòu)工作。項(xiàng)目參數(shù)文件確定后，然后公開(kāi)招標(biāo)。確定成交單位后，公開(kāi)公示，然后簽訂采購(gòu)合同，備案結(jié)束后，開(kāi)始信息化項(xiàng)目的實(shí)施。采購(gòu)流程中的每一步都要認(rèn)真細(xì)致，精益求精，同時(shí)要把采購(gòu)的整個(gè)過(guò)程放在一個(gè)公開(kāi)透明的環(huán)境中運(yùn)行。

3信息化項(xiàng)目采購(gòu)中的注意事項(xiàng)

3.1明確落實(shí)需求分析，做好信息化采購(gòu)的前期調(diào)研

信息化項(xiàng)目的采購(gòu)?fù)呛碗娮有畔⒓夹g(shù)分不開(kāi)的，需要首先做好本單位的實(shí)際需求分析，結(jié)合本單位的年度計(jì)劃和工作進(jìn)程及后續(xù)工作進(jìn)行落實(shí)。結(jié)合項(xiàng)目采購(gòu)后的信息化服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式等因素進(jìn)行一一落實(shí)。同時(shí)要把各種不可估計(jì)的因素，比如政策變動(dòng)等因素都提前考慮到位，做到預(yù)防在先，寧可把不可避免的因素多考慮一些，更周全一些，也不能遺漏任何一個(gè)可能發(fā)生的因素。因?yàn)?，信息化?xiàng)目需求分析中的一個(gè)微小的遺漏將會(huì)導(dǎo)致后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行大面積的調(diào)整、修改工作，嚴(yán)重的還會(huì)帶來(lái)采購(gòu)資金的浪費(fèi)，項(xiàng)目的重復(fù)采購(gòu)等問(wèn)題的發(fā)生。因此要明確落實(shí)需求分析，做好信息化項(xiàng)目采購(gòu)的前期調(diào)研工作，有條理、有節(jié)奏的進(jìn)行落實(shí)。

3.2嚴(yán)格確定采購(gòu)參數(shù)，做好采購(gòu)信息的公開(kāi)公正

參與投標(biāo)的各供應(yīng)商都是根據(jù)公開(kāi)的項(xiàng)目采購(gòu)信息進(jìn)行投標(biāo)的，同時(shí)，中標(biāo)單位也是根據(jù)采購(gòu)文件中的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施的，因此采購(gòu)信息參數(shù)的確定尤為重要，在遵守國(guó)家采購(gòu)法的各項(xiàng)規(guī)定之外，既要做到公開(kāi)、公正、合理、合法，又要做到嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格、嚴(yán)密，切實(shí)符合采購(gòu)單位的實(shí)際要求。嚴(yán)謹(jǐn)就是要求進(jìn)行參數(shù)文件確定時(shí)，不能有絲毫的差錯(cuò)。嚴(yán)格就是要根據(jù)實(shí)際的需求進(jìn)行參數(shù)范圍的確定。嚴(yán)密就是采購(gòu)的參數(shù)文件在尚未公開(kāi)之前要做好保密工作。所以，要根據(jù)需求分析落實(shí)具體要求，逐步落實(shí)需要采購(gòu)的信息化項(xiàng)目的具體參數(shù)，界定項(xiàng)目的實(shí)施范圍、實(shí)施周期、實(shí)施要求。這些都是項(xiàng)目實(shí)施前，需要進(jìn)行的項(xiàng)目設(shè)計(jì)、計(jì)劃、實(shí)施和評(píng)價(jià)驗(yàn)收的依據(jù)。同時(shí)，采購(gòu)參數(shù)的明確，也是以后的評(píng)標(biāo)過(guò)程中關(guān)于供應(yīng)商的資格性檢查的依據(jù)之一。因?yàn)椴少?gòu)項(xiàng)目評(píng)標(biāo)過(guò)程中，首先就是要依據(jù)法律法規(guī)和采購(gòu)文件，對(duì)供應(yīng)商投標(biāo)文件中的各資格證明進(jìn)行審查。因此，采購(gòu)參數(shù)的確定不僅僅關(guān)系到采購(gòu)單位的實(shí)際應(yīng)用，也會(huì)關(guān)系到供應(yīng)商的投標(biāo)。因此，要嚴(yán)格確定采購(gòu)參數(shù)，保證采購(gòu)過(guò)程公正公開(kāi)。信息化項(xiàng)目的開(kāi)展往往能給單位帶來(lái)效率的提高，能夠給單位信息化建設(shè)起到促進(jìn)作用的，然而，信息化項(xiàng)目的興起也會(huì)帶來(lái)一些隱藏的風(fēng)險(xiǎn)，比如對(duì)環(huán)境的影響等，這就要求我們?cè)诖_定信息化項(xiàng)目的采購(gòu)參數(shù)時(shí)，要多留心，多學(xué)習(xí)最新采購(gòu)政策，比如，電子信息產(chǎn)品污染控制管理辦法的實(shí)施，就要求我們?cè)诓少?gòu)電子信息產(chǎn)品時(shí)，要采用環(huán)保的，綠色的、對(duì)環(huán)境污染少的電子產(chǎn)品。供應(yīng)商提供的產(chǎn)品應(yīng)符合國(guó)家關(guān)于電子信息產(chǎn)品控制管理辦法的要求。因此，信息化采購(gòu)參數(shù)的設(shè)定中就要加上這一約束條件。

3.3加強(qiáng)規(guī)范合同條例約束，促進(jìn)信息化項(xiàng)目穩(wěn)步開(kāi)展

信息化采購(gòu)的中標(biāo)單位確定之后，公開(kāi)公示結(jié)束后，就要開(kāi)始簽訂合同階段。合同的簽訂雖然比較簡(jiǎn)單，但是，合同條文的規(guī)范比較重要。合同具有法律約束作用，同時(shí)也有督促推進(jìn)作用，比如項(xiàng)目的工期安排，合同中標(biāo)注的清楚，就有利于在項(xiàng)目的實(shí)施階段做好監(jiān)督。因此，在項(xiàng)目實(shí)施階段，采購(gòu)單位不能放松思想，要繼續(xù)關(guān)注采購(gòu)合同的約束推進(jìn)作用。根據(jù)項(xiàng)目的逐步展開(kāi)，根據(jù)采購(gòu)文件和合同的規(guī)范作用，督促、監(jiān)督項(xiàng)目中標(biāo)單位按照參數(shù)要求嚴(yán)格實(shí)施。合同不僅僅是約束供應(yīng)商，也是采購(gòu)單位繼續(xù)開(kāi)展信息化項(xiàng)目的重要參考文件，同時(shí)，有利于采購(gòu)方時(shí)時(shí)參與到項(xiàng)目的每一個(gè)進(jìn)程中，有利于項(xiàng)目的順利開(kāi)展和后期的驗(yàn)收工作。同樣，關(guān)于款項(xiàng)的支付，比如分批支付方式，也是近年來(lái)很多采購(gòu)單位采用的支付方式，因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目的運(yùn)行周期比較長(zhǎng)，根據(jù)采購(gòu)要求落實(shí)到位后，還會(huì)有一些不可避免的事情發(fā)生，比如系統(tǒng)漏洞這些問(wèn)題往往不是在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)候出現(xiàn)的，經(jīng)常是運(yùn)行一段時(shí)間后發(fā)生，這就需要再次聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整完善?；蛘撸?xiàng)目結(jié)束之后又有國(guó)家新的政策發(fā)布，就需要立即進(jìn)行修改相應(yīng)的信息化項(xiàng)目以適應(yīng)政策的要求，這就不能根據(jù)項(xiàng)目工期的結(jié)束，進(jìn)行全部支付。這就需要在采購(gòu)文件和合同中明確支付方式，支付時(shí)間，比如在工期驗(yàn)收結(jié)束后，預(yù)留5%-10%的尾款，在驗(yàn)收結(jié)束一年后，項(xiàng)目無(wú)異常后全部支付結(jié)束。這樣，可以有效的保障項(xiàng)目的后續(xù)工作。同樣，關(guān)于合同中的附件也是需要關(guān)注的，比如，原廠授權(quán)服務(wù)，原廠維保證明等，因?yàn)楹贤纳掌谕瓦@些信息化維保服務(wù)的生效日期是一致的，這些重要信息都要在合同的附件中明確列出來(lái)。項(xiàng)目簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要根據(jù)采購(gòu)文件的要求，督查供應(yīng)商提供的各項(xiàng)出廠證明，維保證明，合格證等證明材料。

3.4綜合管理項(xiàng)目采購(gòu)文件，做好采購(gòu)材料歸檔工作

信息化項(xiàng)目的公開(kāi)采購(gòu)是要經(jīng)得起審查、復(fù)查、審計(jì)的。因此，保留采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)材料是信息化項(xiàng)目的采購(gòu)過(guò)程中需要注意的事項(xiàng)，除了簽訂的合同需要按照規(guī)范的流程和健全的檔案管理機(jī)制進(jìn)行歸檔整理外，信息化項(xiàng)目的采購(gòu)過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生不同的資料，比如項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)單，預(yù)算審批批文，信息化項(xiàng)目需求參數(shù)，信息化項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、招標(biāo)公告文件，中標(biāo)單位公示文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要信息，這些都是需要做好歸檔工作的。信息化項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，這就需要在項(xiàng)目實(shí)施前建立一個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行維保機(jī)制，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中會(huì)要不時(shí)的根據(jù)采購(gòu)中的文件資料進(jìn)行對(duì)照，復(fù)審，防止實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)偏離，同樣，在項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，關(guān)于維保的問(wèn)題，都需要參考采購(gòu)中的文件。除此之外，采購(gòu)的信息化項(xiàng)目還會(huì)有以后的審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，效益分析等事項(xiàng)，這些都需要參考采購(gòu)中相關(guān)資料。因此，在信息化項(xiàng)目的采購(gòu)中，要綜合管理采購(gòu)相關(guān)文件，認(rèn)真細(xì)致的保留好相關(guān)的文件資料，以備隨時(shí)查看。所以，項(xiàng)目簽訂采購(gòu)合同后，要根據(jù)采購(gòu)文件的要求，督查供應(yīng)商提供的各項(xiàng)出廠證明，維保證明，合格證等證明材料，這些是合同中需要關(guān)注的重要附件。

4結(jié)語(yǔ)

信息化項(xiàng)目的采購(gòu)是一個(gè)看似簡(jiǎn)單，實(shí)則是一個(gè)規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程，需要持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，秉著公開(kāi)公正的原則，做好前期項(xiàng)目調(diào)研，明確落實(shí)項(xiàng)目需求分析，密切關(guān)注政府相關(guān)政策、法律條文，嚴(yán)格確定采購(gòu)參數(shù)，同時(shí)，加強(qiáng)合同規(guī)范約束作用，綜合管理項(xiàng)目采購(gòu)文件，做好采購(gòu)材料歸檔整理，這樣，就能夠有效的進(jìn)行信息化項(xiàng)目的合理展開(kāi)，有序運(yùn)行。