劉冰

秘書(shū)部門是各級(jí)辦公機(jī)構(gòu)承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心，在信息化快速交互的今天，秘書(shū)信息運(yùn)籌能力的提高必須符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特征。一名優(yōu)秀的秘書(shū)工作者，信息運(yùn)籌能力的高低不僅關(guān)系自身工作，更對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)助其科學(xué)管理、開(kāi)拓決策思維等諸多方面都有著重要影響。因此，積極探索提高秘書(shū)信息運(yùn)籌能力途徑，對(duì)管理決策具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、秘書(shū)信息運(yùn)籌能力概述

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，秘書(shū)信息運(yùn)籌能力的提高迫在眉睫。社會(huì)企業(yè)大力投入對(duì)秘書(shū)信息運(yùn)籌能力的研究，如何正確認(rèn)識(shí)并提高秘書(shū)工作者的信息運(yùn)籌能力是當(dāng)務(wù)之急。只有信息運(yùn)籌能力得以提高，秘書(shū)工作者才能更好的服務(wù)工作，更高效的輔助決策者推進(jìn)決策的實(shí)行。秘書(shū)信息運(yùn)籌能力的涵義信息是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接反映，而現(xiàn)代信息是指通信系統(tǒng)傳輸和處理的對(duì)象；后引伸到泛指消息、信號(hào)、情報(bào)、資訊。信息的收集、分析、提煉、整合工作，往往由秘書(shū)擔(dān)任，對(duì)于電子設(shè)備無(wú)法包攬的信息而言，秘書(shū)信息的信息運(yùn)籌能力便越顯珍貴。一名合格優(yōu)秀的工作者在收集、分析和儲(chǔ)存信息的過(guò)程中能夠發(fā)現(xiàn)別人忽視的東西，質(zhì)疑信息的真實(shí)性并且熟練的運(yùn)用現(xiàn)代科技設(shè)備組織和提煉信息，以此更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。組織中的最終決策通常由領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)出，雖然秘書(shū)工作者一般而言沒(méi)有決策權(quán)，但是作為組織決策的中心環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量往往影響著領(lǐng)導(dǎo)者的決策方向，因此，秘書(shū)信息運(yùn)用能力的高低對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的最終決定起著不容小覷的作用。

二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代秘書(shū)信息運(yùn)籌能力存在的不足

自2001年我國(guó)加入世貿(mào)組織，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的大幕在我國(guó)揭開(kāi)，互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)等電子通訊設(shè)備如雨后春筍般瞬時(shí)遍布神舟大地，各種跡象無(wú)一例外的宣告知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，信息化社會(huì)的發(fā)展。

1、信息的收集能力有待提高

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展在推動(dòng)信息快速傳遞的同時(shí)，也擴(kuò)大著信息收集的范圍。廣播、電視、報(bào)紙?jiān)缫巡皇切畔⑹占氖走x，同一主題的信息來(lái)源由狹窄變得寬闊，枯燥呆板的案例也因?yàn)樾畔⒎秶臄U(kuò)大變得更鮮活。廣闊的信息范圍帶來(lái)的好處不言而喻，但龐大的信息量在增加可選性的同時(shí)，也不可避免的加大了秘書(shū)的工作量。不論從廣播、電視、報(bào)紙中收集獲取，還是利用互聯(lián)網(wǎng)，信息魚(yú)目混雜，若要甄選出對(duì)工作有利用價(jià)值的信息，不得不挑燈夜戰(zhàn)，即使結(jié)果稱人心意，可其中的工作量之大，繁瑣度之高也只有秘書(shū)工作人員知道。

2、信息的分析處理能力不夠全面

信息范圍的擴(kuò)大使秘書(shū)信息工作量加大的同時(shí)，也加劇了分析處理方法的復(fù)雜性。信息的收集只是對(duì)信息進(jìn)行最初步的篩選，信息成為信息資料的過(guò)程是利用有效方法對(duì)其分析、提煉、整合的過(guò)程。過(guò)去的信息處理只擁有較少的信息資源，因而分析處理的方法即便有詳細(xì)的步驟，秘書(shū)工作人員也沒(méi)必要參照要點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著信息量的逐漸增大，最后成文的信息資料要求逐漸提高，因而信息分析處理的方法便缺一不可化。

3、信息的反饋能力不能滿足領(lǐng)導(dǎo)需要

信息的反饋有助于正確決策的進(jìn)步實(shí)施和完善，更有助于新決策在經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)上的總結(jié)與制定。決策的發(fā)布執(zhí)行如果沒(méi)有恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)，組織者便無(wú)法明確信息的傳遞階段和信息接受者的反應(yīng)，決策的有效實(shí)施無(wú)法得到保障，因此，秘書(shū)工作的主動(dòng)性和超前性的重要性油然而生。而主動(dòng)和超前的反饋溝通在推動(dòng)信息傳播的同時(shí)，也對(duì)秘書(shū)自身帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。

三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提高秘書(shū)信息運(yùn)籌能力的對(duì)策

信息運(yùn)籌能力的提高給秘書(shū)工作者大大提高了工作效率和質(zhì)量。面對(duì)這場(chǎng)信息革命，如何消除秘書(shū)信息運(yùn)籌能力的缺陷，切實(shí)培養(yǎng)信息運(yùn)籌能力是當(dāng)務(wù)之急。培養(yǎng)秘書(shū)信息運(yùn)籌能力，推進(jìn)高效決策輔助，也是社會(huì)企業(yè)普遍關(guān)注的問(wèn)題。

1、提高思想道德，強(qiáng)化保密意識(shí)

當(dāng)今社會(huì)，信息傳播的途徑多種多樣，信息媒介的多樣性使信息在傳播過(guò)程中不可避免的帶入了發(fā)射者的主觀意識(shí)，與此同時(shí)，在虛擬空間的隱蔽下無(wú)政府狀態(tài)也有可能產(chǎn)生。如果沒(méi)有自覺(jué)自律的道德意識(shí)和道德約束，便極易使人在享受信息網(wǎng)絡(luò)快捷便利的同時(shí)，衍生出與日常道德倫理，甚至與法律規(guī)范相悖的行為。秘書(shū)工作者在自覺(jué)遵守信息道德同時(shí)，應(yīng)該提防信息獲取過(guò)程中自覺(jué)或不自覺(jué)的泄密事件發(fā)生。只有提高思想道德，強(qiáng)化保密意識(shí)，才能從根本上杜絕信息失密和泄密事件的發(fā)生。

2、轉(zhuǎn)變固有信息理念，運(yùn)用科學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)方法

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最顯著的特征是高度集中的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的普及，使管理體制得到調(diào)整，決策得以高效實(shí)施。然而信息化社會(huì)的來(lái)到也使得各種消極負(fù)面信息通通撲面而來(lái)，一場(chǎng)場(chǎng)激烈卻沒(méi)有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)時(shí)刻刻在網(wǎng)絡(luò)上展開(kāi)。在這樣的形勢(shì)下，只有掌握爭(zhēng)取的理論觀念，遵循“講政治、講學(xué)習(xí)、講正氣”的精神理念，才能樹(shù)立正確堅(jiān)定的立場(chǎng)，不受不良信息干擾。這要求秘書(shū)工作人員應(yīng)用知識(shí)，創(chuàng)造知識(shí)，在掌握理論概念的前提下，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，具備工作需要的政策理論水平、協(xié)調(diào)綜合能力、分析解決能力，從容不迫地迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)。

3、強(qiáng)化信息觀念，增強(qiáng)公關(guān)傳播意識(shí)

公共關(guān)系是一種組織的職能和行為，它在管理過(guò)程中發(fā)揮著獨(dú)一無(wú)二的作用，現(xiàn)代社會(huì)組織內(nèi)部的公眾關(guān)系復(fù)雜多樣，公眾關(guān)系的處理不好勢(shì)必會(huì)削弱組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)力。秘書(shū)公關(guān)意識(shí)的培養(yǎng)是企業(yè)發(fā)展的需要，更是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系的需要。公共傳播關(guān)系意識(shí)作為一種深層次的影響，能幫助秘書(shū)工作人員順其自然地融入秘書(shū)與公關(guān)的雙重角色，從而積極高效地完成各項(xiàng)信息任務(wù)。經(jīng)濟(jì)發(fā)展信息重要性日益凸現(xiàn)，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使信息獲取和傳遞方式都有了根本性變革。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代秘書(shū)信息收集、整理及利用等能力都有著巨大變化，信息運(yùn)籌能力高低影響著管理決策各個(gè)方面，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能更好服務(wù)于工作，才能更好迎接新時(shí)期的挑戰(zhàn)。（作者單位：深圳中電投資股份有限公司）