付為民

（作者單位：中央電視臺(tái)海外傳播中心）

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做好接待外方拍攝管理工作的思考

付為民

（作者單位：中央電視臺(tái)海外傳播中心）

摘 要：接待工作是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)的工作，對(duì)外國(guó)來(lái)賓的接待工作更要注重服務(wù)的意識(shí)和服務(wù)的質(zhì)量，它在一定程度上體現(xiàn)了接待方的管理水平好壞、協(xié)調(diào)能力大小和管理效率高低。同時(shí)，它還代表了一個(gè)國(guó)家的形象。對(duì)外賓的接待工作應(yīng)該講究細(xì)化，即在每個(gè)環(huán)節(jié)上精益求精、力求完美，這樣才能體現(xiàn)出中方的熱情與誠(chéng)意及得到外賓的一致認(rèn)可。本文從接待外賓工作中所存在的部分問(wèn)題出發(fā)，分析了接待外賓工作中應(yīng)注意的問(wèn)題及做好接待外賓工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：外賓接待；拍攝；管理

1 接待外方綜合協(xié)調(diào)工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 突發(fā)性事件較多，影響工作效率

在對(duì)外方接待工作中，有大量工作屬于突發(fā)性、緊急性事件，此類事情無(wú)法提前規(guī)劃和安排。對(duì)接待工作人員來(lái)說(shuō)，主要工作內(nèi)容還是按照提前安排好的接待流程進(jìn)行，一旦出現(xiàn)突發(fā)性事件或外賓有額外的需求，接待人員的工作便很容易處于一個(gè)忙亂和無(wú)序的狀態(tài)，這大大影響了綜合部外賓接待工作的效率和發(fā)揮協(xié)調(diào)與服務(wù)作用。[1]綜合部的協(xié)調(diào)工作屬于流程作業(yè)，這種工作性質(zhì)需要接待工作人員具有高度的責(zé)任感、豐富的接待經(jīng)驗(yàn)和對(duì)工作的積極主動(dòng)性，才能確保接待工作順利進(jìn)行。

1.2 崗位職責(zé)難明確

辦公室接待工作中普遍存在一個(gè)問(wèn)題，由于突發(fā)性事件較多，導(dǎo)致有的崗位工作內(nèi)容繁重，有的崗位工作內(nèi)容不飽和，崗位職責(zé)也難以明確，降低了整個(gè)接待工作的效率。同時(shí)，接待工作需要處理的細(xì)節(jié)性問(wèn)題較多，比如外賓臨時(shí)找接待人員幫辦某件緊急事情，或?qū)ο麻降沫h(huán)境有異議等，都需要接待人員主動(dòng)幫助解決這類問(wèn)題，對(duì)這種臨時(shí)性緊急要求，可能不屬于服務(wù)這位外賓接待人員的崗位職責(zé)，但出于接待禮儀，接待人員必須額外處理這類緊急性事件。

1.3 模式較為粗放

綜合部的接待工作屬于服務(wù)性較強(qiáng)的綜合型工作，接待外賓的工作內(nèi)容需要從外賓的“食、住、行、用”等多方面考慮。優(yōu)秀的接待人員會(huì)提前了解每位外賓的生活、工作習(xí)慣及各種喜好，并根據(jù)每位外賓的這些特點(diǎn)，制定個(gè)性化服務(wù)方案，同時(shí)，根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，提前做好應(yīng)對(duì)突發(fā)性事件的措施。但由于接待工作的崗位職責(zé)難以明確，接待人員往往缺乏工作主動(dòng)性和較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，工作模式較為粗放，在繁重緊急的接待工作中，僅僅是忙于應(yīng)付，將大量的時(shí)間和精力放在了處理日常突發(fā)性事務(wù)中。

2 接待外方拍攝工作中應(yīng)注意事項(xiàng)

2.1 重視禮賓工作

在接待外賓工作中，很多人認(rèn)為禮賓工作非常簡(jiǎn)單和單調(diào)，甚至有些瑣碎。但長(zhǎng)期從事接待服務(wù)的工作人員或經(jīng)歷過(guò)被接待的人員就會(huì)知道，禮賓工作是完成所有重大外交任務(wù)必不可少的重要環(huán)節(jié)。它需要有很強(qiáng)的政策性和很細(xì)致的工作作風(fēng)，更需要有高度的責(zé)任心。禮賓工作稍有疏忽，便會(huì)在外賓面前制造尷尬或造成很壞的對(duì)外影響，在中國(guó)歷史上就有幾次外賓接待工作，在禮賓方面出現(xiàn)疏忽，給陪同領(lǐng)導(dǎo)和外賓造成尷尬的現(xiàn)象。1964年，越南總理范文同率黨政代表團(tuán)訪華，并參加中華人民共和國(guó)成立15周年慶?；顒?dòng)，在訪華過(guò)程中，接待人員安排了在火車上就餐的活動(dòng)，但工作人員卻忘了通知下榻飯店將食物送到火車上，致使陪同領(lǐng)導(dǎo)和越南總理沒(méi)能吃上豐盛的早餐，給中國(guó)陪同團(tuán)造成了難以言狀的尷尬。[2]接待外方工作就像一部機(jī)器，而禮賓工作則是這部機(jī)器的一個(gè)重要組成部分，只有機(jī)器的各個(gè)部件順利運(yùn)轉(zhuǎn)，才能生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。

2.2 準(zhǔn)確翻譯兩國(guó)語(yǔ)言

兩國(guó)進(jìn)行文化交流，必不可少的中間人就是翻譯人員。翻譯人員是連通兩國(guó)友好關(guān)系的橋梁，同時(shí)也是兩國(guó)形象和文化實(shí)力的代表。在對(duì)外交流過(guò)程中，對(duì)譯員最基本的要求即是準(zhǔn)確翻譯兩國(guó)語(yǔ)言，將發(fā)言人的說(shuō)話意圖完整、準(zhǔn)確的傳遞給聽眾。但譯文想要達(dá)到較高的準(zhǔn)確度，需要翻譯人員熟練掌握目標(biāo)語(yǔ)言的文化背景，發(fā)言人的說(shuō)話態(tài)度、語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)、說(shuō)話停頓次數(shù)等，才能較為準(zhǔn)確的選擇對(duì)應(yīng)譯語(yǔ)，[3]不至于因?yàn)槲幕尘昂陀迷~習(xí)慣等的不同，給兩國(guó)關(guān)系造成一定的影響。

2.3 找準(zhǔn)角色定位

接待工作人員應(yīng)將自己定位為服務(wù)人員，不管是為外賓安排食、住、行或辦公用品，還是做中外兩方的溝通協(xié)調(diào)工作，都需要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。在接待工作中，為外賓安排食、住、行等工作，并不是一件簡(jiǎn)單、易操作的事，如果是粗放型的為外賓預(yù)定星級(jí)酒店、提前在約定的地方接送外賓、提前為外賓安排工作行程等，那這份接待工作可以定位為簡(jiǎn)單、具體和沒(méi)有技術(shù)含量的事情。但是，優(yōu)秀的接待工作需要考慮更多的細(xì)節(jié)，為客戶安排有創(chuàng)新性的活動(dòng)，考慮每一位外賓的特點(diǎn)，用出色的服務(wù)體現(xiàn)出接待人員的專業(yè)素養(yǎng)和細(xì)心熱情的態(tài)度，讓外賓感受到中方的誠(chéng)心與誠(chéng)意。[6]

3 做好接待外方拍攝工作的具體措施分析

3.1 提前準(zhǔn)備接待工作，充分考慮細(xì)節(jié)安排

正所謂“未雨綢繆，有備無(wú)患”，對(duì)接待工作而言，也正是如此。提前做好外賓接待準(zhǔn)備，才能確保接待工作順利能順利開展。首先，綜合部在接到來(lái)訪者通知后，應(yīng)立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)，并著手了解來(lái)訪者具體情況，主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，清楚掌握來(lái)訪者人數(shù)、性別、年齡、身份、聯(lián)系方式和安排等，并制定出相關(guān)來(lái)訪人員明細(xì)表，在對(duì)方時(shí)間方便的情況下與對(duì)方溝通，了解對(duì)方在食物、住房、行程等方面有什么特殊要求或有所顧忌的細(xì)節(jié)等，根據(jù)不同人員的特點(diǎn)，做好充分的準(zhǔn)備工作。其次，根據(jù)來(lái)訪者的具體信息，做出精細(xì)化的接待方案，具體分配相關(guān)接待人員和接待人員的工作職責(zé)，并著手安排所需的材料、迎接工作、食宿宴請(qǐng)、座談參觀、安全保衛(wèi)、宣傳報(bào)道、拍照留念、結(jié)束送行等工作。最后，在嚴(yán)格地組織協(xié)調(diào)工作和方案制定完畢后，送至領(lǐng)導(dǎo)審查評(píng)定，并及時(shí)通知相應(yīng)的接待工作人員，明確告知其具體內(nèi)容及職責(zé)，確保接待人員在接待工作中有章可依，有條不紊的順利開展接待工作。[7]

3.2 熱情、細(xì)致地完成接待工作

在具體的接待過(guò)程中，要將工作精細(xì)化，具體到每一個(gè)細(xì)節(jié)的處理。

首先，對(duì)迎賓工作環(huán)節(jié)，綜合部要提前安排好車輛，并根據(jù)來(lái)訪者不同的地位和身份，安排不同的接待人員迎接，接待人員一定要提前到達(dá)約定地點(diǎn)，以示誠(chéng)意與禮貌。接到來(lái)訪者后，接待人員要主動(dòng)向來(lái)訪者介紹具體的行程安排，使來(lái)訪者對(duì)自己的行程有一個(gè)大致的了解，同時(shí)，接待人員還應(yīng)主動(dòng)征求來(lái)訪者的意見(jiàn)或建議，進(jìn)行充分考慮后，決定是否臨時(shí)更改行程安排，在整個(gè)迎賓過(guò)程中，接待人員一定要保持熱情的服務(wù)態(tài)度，積極主動(dòng)地為來(lái)訪者介紹相關(guān)情況。[4]

其次，在會(huì)議接待環(huán)節(jié)，接待人員根據(jù)與會(huì)人員數(shù)量提前安排好會(huì)議地點(diǎn)，選擇合適的會(huì)議房間，以及提前準(zhǔn)備會(huì)議所需材料和物品。對(duì)待房間的選擇，要充分考慮房間的大小與與會(huì)人員數(shù)量的匹配度，提前調(diào)配好房間的光線、溫度、會(huì)議音響和多媒體播放設(shè)備，同時(shí)注意房間內(nèi)茶飲的供應(yīng)、座位的擺放、花草盆景的擺放等，對(duì)茶水的選擇還需根據(jù)不同的季節(jié)，不同人員的特點(diǎn)等選擇合適的茶水，盡力為來(lái)訪者打造一個(gè)舒服、適宜的會(huì)議環(huán)境。[7]

再次，在食宿安排環(huán)節(jié)，接待人員根據(jù)來(lái)訪者的具體信息，了解不同的來(lái)訪者對(duì)食宿方面有什么特殊要求，根據(jù)這些特點(diǎn)盡量給來(lái)訪者安排合適的食宿，同時(shí)，將就餐安排、房間號(hào)、下榻酒店周邊環(huán)境、周邊交通、日程安排和作息時(shí)間等一并送到來(lái)訪者手中。[5]在對(duì)來(lái)訪者的飲食方面要注重衛(wèi)生，綜合部工作人員可以適當(dāng)跟酒店經(jīng)理特別交代或請(qǐng)求進(jìn)入酒店后廚查看一下衛(wèi)生情況，同時(shí)，特意囑咐酒店接待人員對(duì)來(lái)訪者的某些食物禁忌要多加留意，在食物安排方面可以適當(dāng)突出地方特色，給來(lái)訪者耳目一新的感覺(jué)，也能激起來(lái)訪者對(duì)中國(guó)食物的興趣和食欲。對(duì)就餐安排，則可結(jié)合來(lái)訪者不同的飲食習(xí)慣和來(lái)訪者身份地位安排座位序號(hào)，使來(lái)訪者通過(guò)食宿的安排感受到接待人員的精心服務(wù)。

最后，在送行禮儀環(huán)節(jié)，來(lái)訪活動(dòng)結(jié)束后，接待人員應(yīng)提前安排好送行車輛，并通知司機(jī)提前在來(lái)訪者下榻的酒店前等候，綜合部接待人員應(yīng)陪同來(lái)訪者一同前往機(jī)場(chǎng)、車站或碼頭。在來(lái)訪者登機(jī)、上車或上船前，根據(jù)不同國(guó)家的禮儀特征做好送行禮儀或按一定的順序與來(lái)訪者一一握手話別，讓來(lái)訪者感覺(jué)整個(gè)接待過(guò)程親切、熱情、細(xì)致、舒適。[8]

3.3 及時(shí)、全面地做好工作總結(jié)

在接待工作完成后，綜合部應(yīng)及時(shí)地對(duì)此次來(lái)訪工作進(jìn)行全面總結(jié)，對(duì)工作中表現(xiàn)出色的方面，應(yīng)繼續(xù)保持，對(duì)有問(wèn)題的部分，進(jìn)行反思，力求在下一次接待工作中改進(jìn)，并取得進(jìn)步。同時(shí)，綜合部還應(yīng)不斷探索和創(chuàng)新接待方式，將接待工作做得更加精細(xì)和完美。只有對(duì)每次接待工作進(jìn)行全面深刻的總結(jié)和不斷探索創(chuàng)新，才能不斷積累接待經(jīng)驗(yàn)，提高接待服務(wù)質(zhì)量，使接待工作得到外賓的認(rèn)可。[9]

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，接待工作是一項(xiàng)細(xì)致的工作，并非簡(jiǎn)單地按照過(guò)往經(jīng)驗(yàn)和流程進(jìn)行粗放型的食、宿和行程的安排，接待工作要做好，必須將它精細(xì)到每一個(gè)細(xì)節(jié)中，只有將接待工作做到精細(xì)化，貼心化，才能不斷提高接待工作效率和接待水平，才能不斷得到外賓的認(rèn)可和提高國(guó)家在國(guó)際上的形象。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖慧敏.論精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì),2013(4).

[2]李家忠.禮賓工作很重要接待外賓遇到的尷尬事[J].世界博覽,2014(22).

[3]萬(wàn)青.辦公室國(guó)際交流工作中的中英社交語(yǔ)用失誤及對(duì)策[J].改革與開放.2012(16).

[4]張麗麗.淺談接待工作的有效開展[J].經(jīng)濟(jì)視野,2014(20).

[5]李鯉,許克新,李深.大學(xué)醫(yī)院外賓接待工作的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新.2012(23).

[6]李小濱,張鵬.國(guó)有企業(yè)辦公室的綜合協(xié)調(diào)工作探析[J].中國(guó)化工貿(mào)易,2015(21).

[7]周蓉,關(guān)于國(guó)企辦公室工作管理的精細(xì)化分析[J].企業(yè)文化(中旬刊),2015(8).

[8]丁秀霞.辦公室綜合協(xié)調(diào)工作之我見(jiàn)[J].勝利油田黨校學(xué)報(bào),2013(5).

[9]申恒卿，做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(2).

作者簡(jiǎn)介：付為民（1966-），男，浙江衢州人，本科，副譯審。研究方向：翻譯。