張嫣

（萍鄉(xiāng)學院 江西 萍鄉(xiāng)）

淺談高校財務報銷中存在的問題及優(yōu)化建議

張嫣

（萍鄉(xiāng)學院 江西 萍鄉(xiāng)）

報銷工作一直是財務部門重要且基礎的工作之一，直接影響著高校財務工作的服務水平，隨著高校規(guī)模的擴大、經(jīng)費來源的多樣化，財務報銷工作呈現(xiàn)的問題也越來越復雜。本文結(jié)合財務報銷實際工作經(jīng)驗，指出了在財務報銷中存在的問題并提出相應的優(yōu)化建議，從而提升高校財務報銷整體服務水平。

高校；財務報銷；優(yōu)化

近年來，隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，不斷增加的教育經(jīng)費使得高校財務工作呈現(xiàn)復雜化、多樣化趨勢。財務報銷工作在整個財務管理中處于基礎、核心地位，直接關(guān)系到高校師生對財務工作的滿意程度。由于財務報銷工作具有政策性強，手續(xù)繁雜、對數(shù)字要求準確性高等特性，盡管財務人員細致耐心的解釋、加班加點的核算，仍舊不能使得廣大教職工滿意，成為制約高校財務管理水平提高的瓶頸。因此提高財務報銷工作效率，提升財務服務水平，已成為當前高校財務管理工作改革的重點。

一、當前高校財務報銷中存在的問題

目前，多數(shù)高校均采用傳統(tǒng)報銷方式，一般需要經(jīng)過三個流程，首先報銷人員需要將發(fā)票、車票等原始憑證整理粘貼于報銷單中，將報銷單項目填寫齊全，交由經(jīng)辦人、部門（項目）負責人甚至是校領(lǐng)導簽字審批；其次報銷人員需要將報銷單送達財務部門進行審核記賬；最后當審核無誤后，出納支付現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬至銀行卡。在這一系列過程中，雖然流程簡單，但是存在以下弊端。

（1）經(jīng)費簽字審批時間長。現(xiàn)行的財務報銷審批大多數(shù)實行 一支筆 制度，即各院系、部門的領(lǐng)導負責該單位經(jīng)費的簽批管理，分管校領(lǐng)導對大額經(jīng)費支出行使簽批權(quán)，對于部分科研或部門專項經(jīng)費的使用必須要經(jīng)過相關(guān)職能部門領(lǐng)導以及學校領(lǐng)導簽批。這種多層的經(jīng)費審批制度有利于經(jīng)費的控制管理，但是勢必會增加經(jīng)費報銷的難度。如碰上負責領(lǐng)導都在校的情況下，簽字報銷會十分順利，如遇某位領(lǐng)導出差或開會不在的情況下，會耗費經(jīng)辦人較多的時間成本。雖然有些高校實行了無等候或是 一站式 簽字審批服務，即經(jīng)辦人把原始票據(jù)交給財務人員，由財務人員負責簽字審批，但是因為財務人員畢竟不是經(jīng)辦人，對票據(jù)的來龍去脈無法負責，如遇到拒簽的情況，需要退回經(jīng)辦人重新完善資料，耗費時間及精力。

（2）報銷人員覆蓋面廣，專業(yè)性不高。由于高校里并沒有規(guī)定財務報銷必須由專職人員來進行，只要涉及相關(guān)的經(jīng)濟事項，高校里的每一位師生都有可能成為報銷業(yè)務的經(jīng)辦人，他們對財務知識的掌握和信息更新程度遠不如財務人員，需要由財務人員進行一對一的宣傳、解釋及指導，如遇到報銷人員較多的情況，會增加報銷人員的等待時間，引起報銷人員的負面情緒。除此之外，由于國家不定期的出臺相關(guān)的財經(jīng)政策以及法律法規(guī)，財務人員能夠進行及時的更新，但是對于廣大師生來說，由于信息的不對稱，他們對這些新規(guī)定新辦法沒有更新，等到實際報銷時誤以為是財務人員有意為難，甚至產(chǎn)生意見分歧，這些都影響著財務工作效率及師生對財務服務的滿意度。

（3）經(jīng)費來源多樣，預算控制效果不顯著。目前，各高校已形成了以國家財政撥款為主，科研經(jīng)費撥款、對外聯(lián)辦收入、其他收入等為一體的多渠道的資金籌措模式。經(jīng)費來源渠道日趨多樣化，要求財務人員在進行報銷審核時必須充分掌握各類經(jīng)費的使用要求，對?？顚Ｓ谩⒂刑囟ㄊ褂糜猛镜慕?jīng)費進行嚴格的預算控制，對于那些沒有特定使用用途的經(jīng)費，在年初編制預算時力求做到精準，對于超預算、超范圍的報銷業(yè)務堅決不予報銷，維護預算的嚴肅性。但在實際工作中，某些會計管理軟件無法將支出是否超支自動提示出來，需要會計人員進行摘要搜索后人工加總合并，然后確定是否能夠滿足預算控制要求，尤其對于研究周期比較長的項目，更是需要耗費財務人員的查詢時間，影響報銷的效率，也使得財務報銷更為復雜化。

（4）業(yè)務量集中。由于高校教職工在平時大多忙于教學科研工作，財務報銷只有等到財務部門催促時才會來處理，導致財務部門在課題結(jié)題、學期末等時間要集中處理大量業(yè)務，尤其碰上收繳學費、年底要進行年末結(jié)賬時，這種現(xiàn)象尤為突出，給財務人員帶來了巨大的心理壓力，增加工作量，教職工在報銷的過程中也容易產(chǎn)生焦慮的情緒，這在一定程度上勢必會影響財務報銷的服務質(zhì)量和效率。

二、高校財務報銷工作的優(yōu)化建議

（1）建立網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，實行網(wǎng)上簽批。在校園網(wǎng)絡中建立網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，報銷人通過登錄網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，填寫相關(guān)電子報銷單，并將原始票據(jù)拍照上傳，等待相關(guān)審批人簽批，審批人可通過登錄校園網(wǎng)或者手機APP程序進行網(wǎng)上簽批，如果簽審不通過，直接在網(wǎng)上退回，這樣一來節(jié)省了報銷人等待領(lǐng)導簽字的時間。網(wǎng)上簽批通過后，由財務人員將電子報銷單打印出來，同時系統(tǒng)提示報銷人向財務部門提供原始憑證，以此制作記賬憑證，完成后交由出納付款。網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)縮短了報銷人等待的時間，也節(jié)省了審批人的審批時間，還可以隨時查詢，方便快捷。但是要建立網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，必須要有穩(wěn)定的技術(shù)支持，在設置審批權(quán)限時要根據(jù)相關(guān)的文件制度規(guī)定來進行，切不可隨意設置審批權(quán)限，同時還要求財務人員掌握一定的計算機知識，以便更好地利用網(wǎng)絡開展工作?？偟膩碚f，網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)在建立之初可能需要大量的初始化工作，但是一旦完成可以大大地提高報銷的效率，在信息化大背景下，有效提升了高校財務管理工作的水平。

（2）加強對報銷人員培訓、培養(yǎng)專職報銷人員。在日常報銷業(yè)務中，只要與資金產(chǎn)生關(guān)聯(lián)的人員都可能成為報銷人，一般來說，主要有對經(jīng)費具有審批權(quán)力的人員、行政人員、老師、學生以及與高校有資金往來的其他單位和個人。對各類不同的人員，使之明確自身的審批權(quán)限；對于行政人員和老師應向其闡明報銷的范圍、流程、相關(guān)的經(jīng)費審批手續(xù)等；對于學生要向其說明學費的繳納標準、退費規(guī)則等。同時，也可從各二級學院、職能部門選拔專職的報賬人員，進行全面的報賬培訓，使得他們能夠簡單處理本學院、部門的財務事項，進行基礎匯總后交由財務處核算，提高報賬的效率。此外，對于最新的財務規(guī)章制度也可由他們傳遞給本學院、本部門的相關(guān)人員，減少財務人員重復解釋的次數(shù)。

（3）建立預算系統(tǒng)，加強預算控制。通過建立預算系統(tǒng)與財務報銷系統(tǒng)的聯(lián)系，可以加強預算控制，這不僅能夠使得報銷人做到心中有數(shù)，也便于財務人員統(tǒng)計。報銷人可通過登陸財務系統(tǒng)，查詢自身經(jīng)費的使用情況，是否存在超支，有無漏算或多算經(jīng)費情況，若存在超支，系統(tǒng)自動提醒，不予報銷。財務處財務人員也可通過登錄財務系統(tǒng)，查詢經(jīng)費支出情況，不必手工進行加總計算，節(jié)約了時間，提高了核算的效率，同時也將以前預算的事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂?，對于正處于報銷狀態(tài)的不合理支出及時予以調(diào)整，及時控制各項經(jīng)費支出，使得財務核算更加精細化。

（4）合理規(guī)劃報銷時間，分散工作量。對于大多數(shù)高校來說，財務報銷工作的高峰期一般集中在1、6、9、12月，大多是年末或?qū)W期末的時間，財務部門在平時的工作中應當通知師生盡快處理手中的票據(jù)，不要堆積到年末或者是學期末進行。針對教學實習或科研產(chǎn)生的報銷量，則需要財務部門與教務部門、科研部門進行協(xié)商，了解教學實習的時間，安排不同學院分時段報銷，對于高校自籌的科研項目，將課題結(jié)題時間安排在財務部門相對清閑的時間，這樣一來，對于這些需要集中報銷的項目能夠進行相對合理的規(guī)劃，減少經(jīng)辦人和財務人員的工作壓力。

三、結(jié)束語

在實際工作之中，要建立良好的財務報銷管理體制，不僅要有強有力的系統(tǒng)保障、專業(yè)的財務人員，還需要各部門的配合，僅憑財務部門的力量是遠遠不夠的，只有通過財務部門和全校師生的共同努力才能從整體上提升財務服務水平，從而適應高校財務經(jīng)濟發(fā)展的環(huán)境變化，實現(xiàn)高校財務管理的科學化、規(guī)范化、信息化、陽光化。

1.彭霞.信息化環(huán)境下高校財務報銷流程優(yōu)化建議.中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2016（2）.

2.殷濤.“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下高校財務報銷工作改革探究.教育財會研究，2015（06）.

（責任編輯：劉海琳）