劉驍（陜西中醫(yī)藥大學(xué)計(jì)財(cái)處　陜西西安　712046）

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辦公軟件使用技巧化的階段分析

劉驍（陜西中醫(yī)藥大學(xué)計(jì)財(cái)處陜西西安712046）

摘 要：信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)，對每一個(gè)工作崗位來說，信息環(huán)境下辦公軟件的有效使用已成為崗位效率提升的重要內(nèi)驅(qū)力。事實(shí)上，這種內(nèi)驅(qū)力的大小主要是由軟件使用過程的技巧化決定的，技巧化的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在表象化階段、操作化階段、應(yīng)用化階段、問題化階段、打造化階段、拓展化階段的有機(jī)結(jié)合上，所以，理解和掌握辦公軟件技巧化形成的階段特征顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：辦公軟件；技能技巧；階段特征；最佳效果

【DOI】10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.04.016

眾所周知，辦公軟件對我們出色的完成工作任務(wù)帶來了極大的便利，在很大程度上提高了我們的工作效率，可以說，當(dāng)今時(shí)代，凡是在工作崗位上取得重大成績的優(yōu)秀人才無不與自己高超的辦公軟件使用技巧息息相關(guān)。在信息化時(shí)代，幾乎每天的工作都離不開辦公軟件的鼎力協(xié)助，比如教師的課堂輔助教學(xué)演示需要他、各行各業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需要他，專業(yè)活動完成的設(shè)計(jì)與分析需要他……，以至大大小小的會議記錄也都需要他。因此，熟能生巧的辦公軟件使用技巧無疑成為專業(yè)人才和成功人士快速成長的護(hù)身符，也是一個(gè)部門或一個(gè)單位人際關(guān)系維系和個(gè)人形象提升的關(guān)鍵因素。雖然，辦公軟件種類繁多，比如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice等，但其共同的特點(diǎn)就是在文字處理、表格制作、幻燈片設(shè)計(jì)與制作、圖形圖像處理、簡單數(shù)據(jù)庫的處理等［1］方面具有強(qiáng)大的功能。這里我們僅就人們最常用的微軟Office系列辦公軟件使用技巧化的形成階段予以分析。

一、表象化階段

心理學(xué)研究表明，在對事物的認(rèn)識問題上，表象化的形成非常重要，這一階段的關(guān)鍵就是認(rèn)知事物或知覺事物，其最主要的任務(wù)就在于對學(xué)習(xí)任務(wù)的理解并形成目標(biāo)意向和目標(biāo)期望。換句話來說，目標(biāo)意向主要指在頭腦中形成一個(gè)表象，明確解決問題的目標(biāo)模式；而目標(biāo)期望則是明確自己的做事效果［2］。事實(shí)上，這兩種期望對表象化的形成起著極其重要的定向作用。所以，在表象階段，學(xué)習(xí)的最主要特點(diǎn)就是領(lǐng)會技能的基本要求，掌握技能的局部動作。相對于辦公軟件而言，在表象化階段必須解決好這樣幾個(gè)問題：一是軟件基本簡介；二是軟件介紹；三是功能簡介；四是歷史發(fā)展；五是特色功能；六是應(yīng)用領(lǐng)域。以WORD文檔介紹為例，主要包括軟件的打開與退出、軟件界面介紹、工具欄的調(diào)出與隱藏、退出軟件、在空白區(qū)域輸入文檔、保存、處理文檔、撤消與恢復(fù)、設(shè)置圖片格式、表格的插入等。事實(shí)上，如果使用者對以上基本問題認(rèn)識比較清晰，理清了表象化軟件的來龍去脈，掌握了軟件本身的基本架構(gòu)，就從理論的角度解決了辦公軟件使用的基礎(chǔ)問題，從而為辦公軟件使用技巧化的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、操作化階段

信息化時(shí)代的重要標(biāo)志之一就是活動過程的操作化，即具體化或分解化，在心理學(xué)上稱為動作技能的形成，主要體現(xiàn)在初步學(xué)會到逐步掌握的有機(jī)結(jié)合過程，包括認(rèn)知、分解、聯(lián)系定位、自動化四個(gè)階段。事實(shí)上，操作化主要是指在信息技術(shù)的學(xué)習(xí)或者獲取過程中，將概念性的知識分解成可觀察、可測量的具體操作，以促進(jìn)學(xué)習(xí)者對概念性知識的識別、理解與掌握。透視整個(gè)學(xué)習(xí)過程，不難發(fā)現(xiàn)，操作化就是概念性知識與程序性知識學(xué)習(xí)方式的一種融合與互補(bǔ)，最基本的要求就在于與實(shí)際操作的緊密相結(jié)合，正是這一特殊方式的結(jié)合，才是一系列的實(shí)際操作活動保證了知識化向技能化再向技巧化的有效轉(zhuǎn)化。如 WORD文檔建立過程中的“A2”生成就是在輸入“A2”之后，先選定2，點(diǎn)擊“字體”對話框，再勾選“效果”欄目的“上標(biāo)”，點(diǎn)擊“確定”后“A2”就實(shí)現(xiàn)了。如果我們按照這個(gè)命題，反復(fù)進(jìn)行操作或者完成B2、C6、D2……的實(shí)現(xiàn)過程，類似這類問題就會在以后的辦公軟件使用過程中通過自動化的方式予以實(shí)現(xiàn)。由此可見，辦公軟件任何一種技巧的使用都是不斷操作、反復(fù)訓(xùn)練的結(jié)果。

三、應(yīng)用化階段

眾所周知，信息化應(yīng)用不是一朝一夕的工作，需要我們在平時(shí)的工作細(xì)節(jié)中去完成和實(shí)現(xiàn)。古人云：“熟能生巧”，當(dāng)我們掌握了一種技能之后，如果不經(jīng)常去應(yīng)用的話，就不可能實(shí)現(xiàn)動作技能與智力技能的熟練化和自動化。因此，應(yīng)用化的根本前提就在于運(yùn)用技能不斷解決現(xiàn)實(shí)生活和工作中現(xiàn)實(shí)存在的問題，只有這樣，才能使掌握的技能從根本上實(shí)現(xiàn)自動化，也才能通過自動化努力提高工作效率。比如在powerpoint （2010）中，為了獲得好的效果，往往要使用一些非常漂亮的字體，并且在演示時(shí)不發(fā)生變化，這就要進(jìn)行科學(xué)化的操作。即打開演示文稿，在執(zhí)行“文件-另存為”，在對話框中點(diǎn)擊“工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“保存選項(xiàng)”，在彈出其對話框中選中“將字體嵌入文件”項(xiàng)，然后根據(jù)需要選擇“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”項(xiàng)， 最后點(diǎn)擊“確定”按鈕保存該文件即可。透視優(yōu)秀人才的成長過程，正因?yàn)楣ぷ鬟^程中辦公軟件使用能力的出類拔萃以及對工作任務(wù)的高效處理與完成，才贏得了同行、領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注和表揚(yáng)，也為自己的發(fā)展與升遷奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以，信息化時(shí)代，充分利用辦公軟件解決問題和實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的完成極其重要，不但要意識化，還要常態(tài)化，這是時(shí)代對現(xiàn)代社會成員的基本要求。

四、問題化階段

問題化學(xué)習(xí)就是通過問題來建構(gòu)自主學(xué)習(xí)過程的活動，它要求學(xué)習(xí)活動以問題的發(fā)現(xiàn)與提出為開端，用問題主線來貫穿學(xué)習(xí)過程和整合各種知識，并把對問題的思考與任務(wù)的解決緊密結(jié)合起來，通過一系列問題的解決不斷提升辦公軟件的使用技巧，打造高質(zhì)量高水平的工作產(chǎn)品。比如，WORD文檔文件材料需要把“2016年4 月10日”改為 “二○一六年四月十日”時(shí)，一般情況下“0”改為“○”就成為問題，許多人都可能寫成“二0一六年四月十日”，事實(shí)上，這是錯(cuò)誤的。但要書寫正確，一般情況下有兩種辦法，一是通過點(diǎn)擊文檔符號欄目中的“○”來完成，二是右鍵點(diǎn)擊輸入法智能ABC圖標(biāo)，左鍵點(diǎn)擊軟鍵盤上的字符“○”來實(shí)現(xiàn)。所以，在辦公軟件的使用過程中，幾乎所有的操作活動都與各種形式的問題有關(guān)，可見問題化在實(shí)際的學(xué)習(xí)或任務(wù)完成中占有極其重要的地位，在很大程度上直接決定了問題化操作的實(shí)際效果。我們以計(jì)算機(jī)等級考試為例，這種考試實(shí)際上就是一個(gè)解決問題的過程，只有我們把考試中提出的所有的問題解決了，等級證也就到手了。正因如此，許多考生認(rèn)為，做題就是一種模擬考試，只有做足一定數(shù)量的練習(xí)題，才能確保等級證書的萬無一失。

五、打造化階段

在現(xiàn)代生活中，打造已經(jīng)成為一線領(lǐng)導(dǎo)和工作者出成績、出亮點(diǎn)、樹形象的焦點(diǎn)問題，也是成功人士升遷的魅力之所在。事實(shí)上，任何一種活動的技巧化和標(biāo)志化，都與打造一詞有著千絲萬縷的聯(lián)系，正因?yàn)閷顒赢a(chǎn)品的精心打造，才使活動產(chǎn)品不斷向精品化發(fā)展。比如在powerpoint 制作的演示文稿中，演示內(nèi)容已經(jīng)沒有任何問題，但如果能在內(nèi)容上插入一些漂亮的圖片或剪貼畫就可能為演示文稿增添不少色彩，這種情況下，就必須予以實(shí)施，努力提高演示的魅力與價(jià)值，達(dá)到增分與增值的作用。但怎樣的圖片或剪貼畫最合適呢，當(dāng)然色彩搭配最合理就是人們的期望。我們可以打開演示文稿，在工具欄左鍵點(diǎn)擊插入，再點(diǎn)擊圖片模塊按鈕，在彈出的插入圖片對話框中，選擇并雙擊要插入的圖片，這樣圖片就出現(xiàn)在要插入的幻燈片上，然后通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊邊框大小拖曳實(shí)現(xiàn)所需圖片的使用效果，并插入到合適位置。誠然，如果要插入剪貼畫和進(jìn)行多種顏色的修飾等，同樣按步驟均可實(shí)現(xiàn)理想目標(biāo)，一般情況下，經(jīng)過打造過的幻燈片，在對象與背景的呈現(xiàn)、文字字體與大小的選擇、圖片及剪貼畫的設(shè)計(jì)、音頻與視頻的快速鏈接等都會實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合，充分發(fā)揮幻燈片作為輔助教學(xué)手段的最大優(yōu)勢作用。近年來，各行各業(yè)舉辦的網(wǎng)絡(luò)課程、多媒體課件、微課、慕課、信息化等名目繁多的比賽，其最大的價(jià)值就在于給人們展現(xiàn)了一批運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化的軟件系統(tǒng)而實(shí)現(xiàn)的精品佳作，如界面的設(shè)計(jì)、導(dǎo)航的運(yùn)用、問題的互動、資源的檢索等無一不是盡心打造的結(jié)果。

六、拓展化階段

由于工作內(nèi)容的豐富性和復(fù)雜性，往往一種活動產(chǎn)品完成之后，還需要從另外一種渠道進(jìn)行強(qiáng)化或者重新利用，以便最大化的發(fā)揮勞動成果的潛在優(yōu)勢和作用。這就需要科學(xué)化的對活動產(chǎn)品進(jìn)行必要的拓展。眾所周知，拓是開辟、擴(kuò)充的意思，展就是張開的意思。拓展就是開拓、擴(kuò)展的意思。因此，對活動產(chǎn)品的開拓、擴(kuò)展能力是辦公軟件使用過程技巧化的重要抓手，是充分挖掘活動產(chǎn)品和活動任務(wù)交叉資源再利用的關(guān)鍵，目前，許多跨學(xué)科的不斷出現(xiàn)，尤其是跨學(xué)科標(biāo)志性成果的不斷涌現(xiàn)，充分說明了知識與技能技巧拓展的重要性。比如要把powerpoint（2010）制作完成的幻燈片內(nèi)容轉(zhuǎn)換為word 文檔方式的操作就是一個(gè)典型。我們在花費(fèi)一定的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的情況下，一部完整的幻燈片制作完成，那么怎樣才能將幻燈片的內(nèi)容變?yōu)閣ord 文檔方式呢？當(dāng)然變換的最主要目的就是內(nèi)容的再利用和拓展，一般情況下我們通過以下幾個(gè)步驟可以實(shí)現(xiàn)。第一步，打開PPT演示文稿，在左側(cè)欄目點(diǎn)擊“大綱”，然后彈出的“幻燈片/大綱”任務(wù)窗格的“大綱”選項(xiàng)卡里單擊一下鼠標(biāo)；第二步，按“Ctrl+A”組合鍵選定全部內(nèi)容，再按“Ctrl+C”進(jìn)行“復(fù)制”命令；第三步，打開Word文檔，按“Ctrl+V”進(jìn)行粘貼，powerpoint轉(zhuǎn)換Word文檔任務(wù)完成。由此可見，辦公軟件技巧化的形成拓展階段極為重要，不但能提高工作效率，更能在技巧化的形成中取得標(biāo)志性的成果，為其他創(chuàng)新性的工作提供強(qiáng)大的動力支持。

總之，辦公軟件使用的技巧化不是一蹴而就的，它是一個(gè)由知識的獲得，經(jīng)過技能化的形成，再到技巧化的發(fā)展過程，整個(gè)過程都呈現(xiàn)出了一定的階段性特征，每一個(gè)階段呈現(xiàn)出來的特征就是技巧化實(shí)現(xiàn)的根本之所在。事實(shí)上，辦公軟件使用技巧形成的幾個(gè)階段是一個(gè)有機(jī)的結(jié)合體，相互聯(lián)系，密不可分，各自在不同階段所發(fā)揮的作用都是不可低估的。目前，越來越多的一線工作人員深深認(rèn)識到辦公軟件使用的熟練化和自動化對自己職業(yè)成長的必要性和重要性，尤其是在一定程度上決定著自己的職業(yè)生涯和人生價(jià)值。所以，通過辦公軟件使用技巧化的階段分析，在一定程度上可以為一線工作者的高效和高質(zhì)量的工作提供重要的啟示作用。

參考文獻(xiàn)：

［1］ http://baike.so.com/doc/5001107-5225566.html

［2］ 丁俊武. 動作技能學(xué)習(xí)理論的演變及發(fā)展展望 ［J］. 北京體育大學(xué)學(xué)報(bào)，2007（03）:420-422

作者簡介：

劉驍（1987--）男，陜西中醫(yī)藥大學(xué)助理工程師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。