萬美芳
【摘 要】學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理的工作,是一項十分重要的工作,只有用心工作,才能出彩細(xì)則,本人根據(jù)實際工作經(jīng)驗闡述以下工作細(xì)則。
【關(guān)鍵詞】學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作;核對電子版存檔工作;印刷版收集分類歸類收移交工作
南昌大學(xué)各院(系、所、中心)的碩士、博士研究生在通過學(xué)位論文答辯后,除了提交學(xué)位論文印刷本外,必須向校圖書館提交學(xué)位論文的摘要和電子版全文。碩士、博士畢業(yè)生提交的論文不僅是學(xué)生學(xué)習(xí)、實習(xí)、實踐的成果,同時也是學(xué)校的教學(xué)成果,而且是學(xué)校教學(xué)水平的標(biāo)志,是寶貴的文獻(xiàn)資源。今年我校有碩、博士畢業(yè)生3170人,均需要在圖書館學(xué)位論文資源數(shù)據(jù)提交電子版論文。
學(xué)生前來提交論文時,手里拽著一份膠印好的紙質(zhì)版論文,一份電子版論文,一份回執(zhí)單。工作實效要求每3分鐘要完成一位前來提交的學(xué)生,包括(回執(zhí)單的核對,紙質(zhì)版封面內(nèi)的論文獨立性、完整性簽字,導(dǎo)師對論文授權(quán)認(rèn)可的簽字等)。提交的時間又都在酷暑和寒冬季節(jié),人數(shù)多,時間緊,任務(wù)集中,論文審核步驟繁瑣。不管是汗流浹背還是手腳凍僵的酷暑寒冬季節(jié),也不管是由于加班、托班、久看電腦而出現(xiàn)的身體不適等情況,我們在這關(guān)鍵的時刻一直堅守在崗位上,做好畢業(yè)生的論文收集、審核工作。只有用心工作才能有工作細(xì)則的出彩。
1 博碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作細(xì)則
1.1 提交內(nèi)容和要求:全文要求包含以下內(nèi)容
(1)論文封面,包括:中國圖書館圖書分類號(針對論文內(nèi)容并非專業(yè)的分類號),作者學(xué)號(請?zhí)顚懺诜饷妗熬幪枴碧帲?,中文、外文題名,論文作者姓名,作者學(xué)校、院系、專業(yè),第一導(dǎo)師姓名,第一導(dǎo)師學(xué)校、院系,第二導(dǎo)師姓名(沒有可不填),第二導(dǎo)師單位(沒有可不填),論文提交日期,申請學(xué)位類別、級別(如文學(xué)碩士或工學(xué)博士等);
(2)論文摘要,包括:中文關(guān)鍵詞、中文摘要、外文關(guān)鍵詞、外文摘要;
(3)論文正文,包括:目錄、正文、參考文獻(xiàn)、附錄、附圖等;
(4)電子版要求與印刷版內(nèi)容(含封面)完全相同;
(5)學(xué)位論文的所有內(nèi)容請存為一個Word2007文件,并將文件名設(shè)為:
一級學(xué)科+學(xué)院+學(xué)號+姓名(例如:經(jīng)融學(xué)+經(jīng)濟與管理學(xué)院+學(xué)號+姓名)。
1.2 網(wǎng)上提交步驟
(1)登錄南昌大學(xué)圖書館主頁( http://lib.ncu.edu.cn)__點擊“論文提交”__“進入提交頁面”。
(2)請使用學(xué)號注冊、登錄--->密碼和學(xué)號一直--->(請牢記不隨意修改密碼)--->點擊修改--->去提交我的論文--->摘要可在制作好的文檔中粘貼復(fù)制--->方便快速填表--->粘貼復(fù)制:剪刀的第3個小圖標(biāo)。
(3)學(xué)科門類選項以選大類為主--->學(xué)科專業(yè)在表中選項,打*號的必須填寫。
(4)上傳的電子文檔應(yīng)去除書脊頁并--->且不能有空白頁--->正文的頁碼應(yīng)與紙質(zhì)版一致。
(5)上傳電子版文檔為:PDF格式(word2007全文可轉(zhuǎn)換成PDF格式)--->PDF全文在最上面word全文在下方--->上傳完畢后點擊提交并存。
(6)PDF轉(zhuǎn)換方法:請使用word2007版本--->點擊文件--->輸出為PDF--->確定到制定的盤--->輸入的文件名與研究生院規(guī)定的一致:一級學(xué)科+南昌大學(xué)+姓名+學(xué)號
(例如:金融學(xué)+南昌大學(xué)+姓名+學(xué)號)。
(7)學(xué)位論文提交網(wǎng)址:http://210.35.251.204/(僅限校園網(wǎng)使用)。
(8)查詢論文審核狀態(tài),若未通過審核,根據(jù)所給提示修正提交方式,重新提交;若通過審核,則攜帶好《南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單》,將印刷本交至本室。本室將在論文作者所攜帶《南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單(回執(zhí))》上簽字并蓋論文收訖章,博、碩士研究生憑此回執(zhí)方可辦理畢業(yè)手續(xù)。
(9)學(xué)位論文提交審核發(fā)布后,讀者可在圖書館主頁上查看瀏覽非加密的論文。
2 審核核對、電子版存檔工作
(1)學(xué)位論文審核人員必須每天查看是否有新的論文被提交。
(2)將論文全文從FTP服務(wù)器上拷貝至電腦本地盤,對照論文全文對所提交題錄信息進行核對,并且審核全文是否與紙質(zhì)版內(nèi)容、頁碼一致,圖片、公式等是否能正常顯示,不得有空白頁、修改的標(biāo)記符號。
(3)對審核合格的予以通過,不合格的給出審核不通過的詳細(xì)原因,便于學(xué)生重新提交。
(4)審核合格并收印刷版后,在論文作者所攜帶《南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單(回執(zhí))》上蓋論文收訖章。
3 印刷版、電子版收審后的移交工作
(1)印刷版移交為保護論文作者的合法權(quán)益,工作人員須將學(xué)位論文印刷版按加密與非加密分類移交讀者服務(wù)部保存,并在封面注明密級(或加密年限)。
(2)印刷版論文按各學(xué)院分類、歸類,包括同等學(xué)力、高師、在職的碩、博士提交的紙質(zhì)版論文,整理歸位后,移交指定的部門供讀者查閱。
(3)加密論文另附作者清單。移交人與讀者服務(wù)部接收人雙方簽名確認(rèn)。
(4)南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單(回執(zhí))保存工作,回執(zhí)單內(nèi)容必須填寫完整,導(dǎo)師簽字后方可認(rèn)可,簽字蓋章后,留研究院、圖書館備案。
(5)電子版保管及其他每年收集的論文電子版存檔備份,并由技術(shù)部在服務(wù)器上備份一份。
(6)電子版存檔:電子版核對、收總、分學(xué)院、歸類存檔后,加工、制作成規(guī)范的數(shù)據(jù),并發(fā)布至檢索前臺。
圖書館全員應(yīng)堅持“以人為本,服務(wù)育人”的理念,以學(xué)生的求知成長、成才為出發(fā)點,以來良好服務(wù)為中心,我們只有在平凡的崗位上,認(rèn)認(rèn)真真,踏踏實實干好自己的本職工作,才能亮出精彩的工作細(xì)則,促進學(xué)校教學(xué)育人水平再上一個新的臺階。才能讓南昌大學(xué)格物致新、厚德育人上升一個新的臺階。
[責(zé)任編輯:王楠]