龍增翼(中國海監(jiān)威海市支隊 山東威海 264200)
淺談事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及解決對策
龍增翼(中國海監(jiān)威海市支隊 山東威海 264200)
人事檔案是人才信息的主要來源方式,也是事業(yè)單位對工作人員進行考察、選拔的主要依據(jù)。人事檔案的有效管理和使用,不僅能夠很好地開發(fā)和利用人才資源,還能對事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率進行有效地提高。在本文中,筆者從當前事業(yè)單位人事檔案的管理情況進行研究,對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行了分析,并結合自己的工作經(jīng)驗提出了相應的解決對策。
事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策
【DOI】10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.07.038
人事檔案是我國人事管理的一項特殊管理方式,其內(nèi)容主要是記錄了相關工作人員的人生軌跡,具體包括個人的學歷、身份、思想品德、個人經(jīng)歷等,它直接反饋給人事管理部門員工的具體信息,并且對員工后期在工作中的表現(xiàn)也會做出相應記錄,這也就使得人事檔案成為單位員工評優(yōu)評先、工資待遇、評職晉升、福利保障等的重要參考依據(jù)。因此,我們不難看出,對事業(yè)單位人事檔案進行合理、有效地管理和利用變得十分重要,它直接關系著事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率的有效提高。然而,隨著信息技術的不斷發(fā)展,市場經(jīng)濟的不斷深化,現(xiàn)有的事業(yè)單位人事檔案管理模式并不能很好地滿足當前的社會和事業(yè)單位發(fā)展的需求,因此,亟需對事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題進行分析并提出相應的解決對策。
1.對人事檔案的管理重視程度不夠
當前,大部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作并不被重視,一些事業(yè)單位領導認為人事檔案管理只是單純的人事檔案存檔、記錄等簡單的工作,對事業(yè)單位的工作效率和經(jīng)濟效益沒有多少實質(zhì)性地幫助,只要將人事檔案整理保管好,在上級檢查時能夠應付外調(diào)或查檔即可。長此以往,導致事業(yè)單位人事檔案的管理工作處于被動的位置,管理工作更不被重視,也不能以積極主動的姿態(tài)發(fā)揮其應有的效力,也不能為事業(yè)單位的整體工作提供必要的參考建議,同時也容易導致事業(yè)單位不能全面、快速地掌握績效的特點。
2.事業(yè)單位人事檔案管理水平不高
由于事業(yè)單位人事檔案管理工作長期不被部門領導和員工所重視,導致檔案管理人員對檔案管理不積極、不用心,對于人事檔案的管理也只是做做簡單的表面工作,不能以積極地心態(tài)對檔案管理工作進行必要的改革和創(chuàng)新,讓其真正地為事業(yè)單位的工作貢獻力量。另外,部分從事檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓,單位也沒有對檔案管理人員提出必要的業(yè)務和綜合素質(zhì)等方面的要求,導致人事檔案管理人員的整體水平不高。
3.不能很好地運用高科技手段進行人事管理
隨著計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展,給傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來了很大的沖擊和挑戰(zhàn)。部分事業(yè)單位的人事檔案管理依然還在采用人員抄寫、記錄等傳統(tǒng)的人事檔案管理方式,熟不知這樣的管理方式已經(jīng)不能跟上信息時代的發(fā)展步伐,導致部分事業(yè)單位人事檔案管理工作嚴重滯后等情況的出現(xiàn)。另外,還有一部分事業(yè)單位的人事檔案已經(jīng)采用計算機網(wǎng)絡等高新技術,進行了信息的錄入和存檔,也能夠很好地方便相關人員進行使用,但是在實際中卻并沒有很好地運用起來,導致人事檔案的管理工作效率低下,不能為事業(yè)單位的工作效益貢獻自己的力量。
1.加強對人事檔案管理工作的認識
人事檔案管理工作,作為事業(yè)單位工作中必不可少的工作部分,它能夠很好地開發(fā)和利用人才資源,還能對事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率進行有效地提高。因此,作為事業(yè)單位的領導要意識到檔案管理工作的重要性,務必讓單位各部門和人員對人事檔案的管理工作有一個清楚、全面的認識,并將其做為單位日常工作的一部分予以關注和指導。同時,成立人事檔案管理工作領導小組,對于檔案管理工作進行必要的督促、指導;對于出現(xiàn)的問題,給出必要的解決方案等。
2.提高人事檔案管理工作的整體水平
在事業(yè)單位中,人事檔案管理工作占據(jù)著重要的位置,它對事業(yè)單位的工作效益的提高起到了十分關鍵的作用。因此,事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時,要對應聘人員的整體素質(zhì)和業(yè)務水平進行重點考核,以期打造出一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)的人事檔案管理隊伍。同時,對于現(xiàn)有的檔案管理人員也要進行必要的業(yè)務水平和專業(yè)知識技能等的考核,定期組織人員進行專業(yè)知識技能培訓,讓從事檔案管理人員的工作水平得到提高的同時,也能更好地為事業(yè)單位工作效益提供服務。
3.將信息技術更好地運用到人事檔案管理工作中
信息時代的到來,對事業(yè)單位的人事檔案管理工作也帶來了新機遇。人事檔案管理工作,為了更好地適應當前的信息沖擊和時代要求,積極將傳統(tǒng)檔案管理方式與先進地高科技手段進行融合,人事檔案管理人員通過運用計算機網(wǎng)絡技術對人事檔案進行信息存儲、歸納、分類、備份等信息管理,并為日后的管理工作帶來便捷,對于上級領導和相關人員的查閱提供方便。信息技術在人事檔案管理中的大力運用,不僅提高了人事檔案的管理效率,同時也提高了整個事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量。
總之,隨著信息技術的不斷發(fā)展和市場經(jīng)濟的深化改革,事業(yè)單位的人事檔案管理工作正面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。作為人事檔案管理人員,我們要主動抓住機遇,結合先進的科學技術和工作經(jīng)驗,積極對人事檔案管理工作進行必要的改革和創(chuàng)新,將人事檔案管理工作提高到一個新的臺階,以期讓其能更好地為事業(yè)單位的整體工作服務。
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