吳亞男

(中國人民大學(xué)，北京 100872)

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中小型軟件企業(yè)的項目管理改進(jìn)研究

吳亞男

(中國人民大學(xué)，北京 100872)

我國自改革開放以來，在發(fā)展軟件產(chǎn)業(yè)方面取得了巨大成績，對科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)騰飛起到了重要作用。然而，隨著我國軟件產(chǎn)業(yè)發(fā)展的加快，逐步暴露了很多問題，有些甚至開始影響產(chǎn)業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。同時，我國中小型軟件企業(yè)的項目管理中存在的問題貫穿了項目管理的各個領(lǐng)域，本文僅就需求、計劃、進(jìn)度和風(fēng)險控制這三個領(lǐng)域做了初步的探討，并整理出針對我國中小型軟件開發(fā)企業(yè)的項目管理改進(jìn)方案。

項目管理;風(fēng)險控制;軟件項目

1　明確定義用戶需求，明晰項目價值和目標(biāo)

明確定義用戶需求，它是軟件項目正式啟動的基礎(chǔ)，也是控制項目范圍的基礎(chǔ)。主要包含以下幾個方面：

1.1識別和定義項目的利益相關(guān)者

現(xiàn)代項目管理的核心理念是項目必須讓其利益相關(guān)者滿意，要理解定義項目的價值，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上定義項目的目標(biāo)，必須從識別項目的利益相關(guān)者入手，識別項目的真正用戶。然而，時間表明識別清楚軟件項目的利益相關(guān)者并不是一件容易的事情。有時一個項目進(jìn)行了很長時間，但項目組未必知道項目的真正客戶是誰，最常犯的錯誤是僅將項目成果的使用者作為客戶。必須識別出具體的項目發(fā)起人并充分發(fā)揮其作用。

1.2相關(guān)者必須全程參與和積極配合

不僅在項目重啟策劃中，在整個軟件項目的生命周期內(nèi)都必須強調(diào)項目利益相關(guān)者的參與，必須要與利益相關(guān)者一起啟動項目。由于軟件項目的成果將改變?nèi)藗兊纳罨蚬ぷ鞣绞剑蛻舯仨氃陧椖坎邉濍A段就了解項目成果對其生活或工作方式的影響，他們必須開發(fā)相應(yīng)的政策、流程等準(zhǔn)備接受項目成果。

1.3善于利用外部行業(yè)專家

軟件項目的價值就是為了實現(xiàn)某些商業(yè)目的，一般是由行業(yè)專家(包括用戶)根據(jù)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程設(shè)想出來的，而不僅僅是由項目需求分析人員設(shè)計出來的。開發(fā)商劣勢在于缺乏完全理解業(yè)務(wù)流程的行業(yè)專家，沒有意識到行業(yè)專家也是專業(yè)人員。在項目定義活動中，軟件項目常犯的錯誤有3點：需求鍍金、需求過濾和需求包辦。所謂需求鍍金，是指項目成員客戶的實際需求，片面強調(diào)和夸大技術(shù)先進(jìn)性；需求過濾指項目需求人員根據(jù)自己的偏好對客戶的需求進(jìn)行主觀篩選；需求包辦是指客戶將需求分析委托給專業(yè)的“軟件人員”。實踐證明，缺乏行業(yè)專家的參與，對項目需求的定義不僅不適用，有可能完全不能用，造成資源的無謂浪費。

1.4正確理解客戶需求的多樣性

客戶的需求包含多個方面，其中既有對項目成果特性的要求，又有客戶在感情等反面的需求?？蛻舴譃槿悾旱谝活愂恰癕usts”，即如果缺少了就不能實現(xiàn)項目基本目的的成果特性；第二類是“Wants”，即客戶希望得到的能夠豐富項目成果的東西；第三類是“Nice-to-haves”,即對客戶和項目而言多多益善的東西。從對客戶的重要性而言，這三類需求是遞減的。然而，在項目的運行過程中，客戶向項目承擔(dān)方表達(dá)的頻率卻常常是遞增的。這是導(dǎo)致項目管理范圍蔓延最終失控乃至失敗的重要原因。

2　提高計劃執(zhí)行準(zhǔn)確率，加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累和分析

軟件項目開發(fā)過程中面臨的最大挑戰(zhàn)就是計劃的準(zhǔn)確性差。根據(jù)統(tǒng)計，在對軟件項目進(jìn)度與成本估算時，開發(fā)者的估算比現(xiàn)實要樂觀，大約低20%到30%，大多數(shù)項目實際完成時間超過估算進(jìn)度的25%到100%，少數(shù)的進(jìn)度估算精確度達(dá)到了10%，能控制在5%之內(nèi)的項目十分罕見。提高計劃的準(zhǔn)確性，需要把握以下三點：

2.1加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析

軟件項目都是具有獨特性的，不能照搬其他項目的經(jīng)驗作為制定本項目計劃的依據(jù)。由于不重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和統(tǒng)計，中小型軟件企業(yè)中，軟件項目的計劃常常是憑經(jīng)驗或“拍腦袋”決定的，并沒有足夠統(tǒng)計數(shù)據(jù)來支持計劃的制定和完成。想要“一次就將事情做正確”，就需要遵照項目管理中計劃管理的方法，充分利用項目估算和安排。

2.2小心謹(jǐn)防里程碑陷阱

里程碑式項目計劃于控制中的一個極為重要的概念，但過于依賴?yán)锍瘫炊鴷鬼椖坑媱澛淇?。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先在軟件項目的里程碑被設(shè)定以后，認(rèn)為“目標(biāo)管理是只問結(jié)果，不計過程”，從而忽視對過程的監(jiān)控而導(dǎo)致項目里程碑不能按期達(dá)到。第二，對里程碑控制不嚴(yán)。因為大部分里程碑畢竟只是一些項目的中間結(jié)果，在項目過程中人們易于放松對里程碑變更的控制，易于出現(xiàn)里程碑大多按期完成而項目卻難以按期完成的現(xiàn)象。第三，里程碑的設(shè)置僅僅由項目組根據(jù)項目本身的特點而定，忽視了利益相關(guān)者的溝通并得到他們的承諾。為避免落入里程碑陷阱，特別強調(diào)客戶、供應(yīng)商等利益相關(guān)者對這些里程碑提供承諾，并通過建立各方簽字的責(zé)任矩陣將其鎖定。

3　加強項目風(fēng)險管理與過程控制

IT項目管理的主要對象就是與信息技術(shù)緊密相關(guān)的各類IT項目，諸如軟件開發(fā)、組件計算機網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)集成等。隨著建設(shè)環(huán)境的日趨復(fù)雜，IT項目的投資和建設(shè)規(guī)模急劇增加，然而IT項目固有的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、人員流動性強、技術(shù)發(fā)展迅猛等特點決定了它不但要考慮項目管理可能遭遇的一般風(fēng)險，還面臨著其他類型項目所不具備的特殊風(fēng)險。這些風(fēng)險的存在很有可能會造成數(shù)據(jù)丟失、進(jìn)度延遲、成本增加等不良后果，更為嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致整個項目的失敗。因此，在IT項目管理中引入風(fēng)險研究很有必要。目標(biāo)主要在于：識別可能影響IT項目成功的任何風(fēng)險，提供識別和評估風(fēng)險的標(biāo)準(zhǔn)過程和方法；通過適當(dāng)?shù)男袆訉L(fēng)險產(chǎn)生的概率或后果壓制最低；實時監(jiān)測和報告風(fēng)險，為制定防范和應(yīng)對風(fēng)險的措施提供決策依據(jù)。

在國內(nèi)外學(xué)者研究的基礎(chǔ)上，單就IT項目管理這一領(lǐng)域?qū)⒂绊慖T項目風(fēng)險定義為以下五個方面：

3.1外部風(fēng)險

外部風(fēng)險主要是指那些超出IT項目經(jīng)理乃至整個項目組織控制范圍的影響項目成功的干擾因素，主要體現(xiàn)在：市場和政策的變化、IT行業(yè)的迅猛發(fā)展、威脅IT項目的安全因素、先關(guān)法律問題、自然災(zāi)害等。

3.2成本風(fēng)險

成本風(fēng)險指因項目或項目組織的變化或失誤從而影響項目成本控制的隱患，主要包括：項目運營成本溢出、項目范圍的改變導(dǎo)致成本上升、出現(xiàn)未估算的項目成本、項目預(yù)算超支。

3.3進(jìn)度風(fēng)險

進(jìn)度風(fēng)險指由于錯失或延誤IT項目產(chǎn)品或服務(wù)的市場機會而導(dǎo)致項目失敗的可能性，其直接表現(xiàn)：項目進(jìn)度估計不準(zhǔn)確，過多的技術(shù)、運營和外部問題牽扯項目進(jìn)程、資源短缺或變更導(dǎo)致項目進(jìn)度拖延。

3.4技術(shù)風(fēng)險

技術(shù)風(fēng)險指干擾項目達(dá)到預(yù)期功能或性能目標(biāo)或期望的不可靠因子，突出體現(xiàn)在：技術(shù)成熟度不夠、開發(fā)與管理工具選擇不當(dāng)，項目測試不嚴(yán)謹(jǐn)，軟硬件的集成矛盾。

3.5運營風(fēng)險

運營風(fēng)險指項目無法達(dá)到預(yù)期收益目標(biāo)或期望的可能性。主要包括：對優(yōu)勢和沖突的理解不充分、溝通不善、多項目管理。

在項目管理中，建立風(fēng)險管理策略和在項目的生命周期中不斷控制風(fēng)險是非常重要的，一般來說，一套完整的IT風(fēng)險管理策略包括以下四個階段：確定業(yè)務(wù)需求、評估風(fēng)險等級、設(shè)計與實施解決方案、監(jiān)控、管理與發(fā)展。

風(fēng)險管理在IT項目管理中并沒有得到應(yīng)有的重視，因此從事IT項目管理的專業(yè)人員必須通過學(xué)習(xí)或培訓(xùn)了解風(fēng)險管理的重要性并掌握風(fēng)險管理的只是和防范風(fēng)險的方法與手段，也只有將風(fēng)險管理的內(nèi)容納入正規(guī)培訓(xùn)日程才能突顯其重要性。

項目管理的指導(dǎo)思想在于不僅關(guān)注項目的成果，還要關(guān)注項目的過程。項目管理是一種典型系統(tǒng)管理，也是一種典型的變化管理。項目過程控制的目標(biāo)在于對項目成果(包括中間成果)的可預(yù)見、項目資源的可調(diào)度、項目問題的可追溯、項目組績效的可評價等幾個方面。項目管理的定律之一是“魔鬼藏在細(xì)節(jié)中”，項目經(jīng)理必須在對項目各種活動全面了解的基礎(chǔ)上，才能確定工作地重心。同樣，由于項目組成員存在不同的分工，要是他們能夠明了各自的工作對象目的目標(biāo)到什么作用和影響，不能僅靠鼓勵他們提高對項目的整體責(zé)任感，也不能僅靠評價機制來驅(qū)動他們的共同承擔(dān)的責(zé)任，還必須使他們能夠直觀地看到他們的工作于項目目標(biāo)之間的動態(tài)關(guān)系。即便是一個經(jīng)驗豐富的項目團(tuán)隊，如果不能完全理解項目的每一個組成部分，不能形象、直觀地了解項目的各部分之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，也容易“一葉障目，不見泰山”。只有將項目的運行做到可視化才能夠幫助他們解決這些問題。

計劃是項目進(jìn)度控制的基準(zhǔn)，項目執(zhí)行過程中采用定期和不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取糾正措施。

4　成功的軟件開發(fā)項目標(biāo)準(zhǔn)

成功的項目標(biāo)準(zhǔn)解釋為：項目范圍、項目成本、項目開發(fā)時間、客戶滿意度四點達(dá)到要求。項目范圍、客戶滿意度主要代表客戶的利益，項目成本主要代表開發(fā)商的利益，項目開發(fā)時間同時影響雙方的利益。成功的軟件開發(fā)項目應(yīng)取決于三個階段的努力：

第一，項目開始前必須做到“了解什么是客戶的成功”，只有客戶成功了項目才能成功。就是要了解客戶的真正需求，客戶需求是項目存在的根本原因。一定要站在客戶的立場上考慮問題，客戶需要的不是將一堆硬件和軟件組裝起來，而是一定要能解決實際問題。

第二，項目執(zhí)行中能夠“擔(dān)負(fù)客戶成功的責(zé)任”，按要求完成承諾的工作。

第三，項目結(jié)束后能“幫客戶實現(xiàn)價值”，只有客戶說項目成功了才是真正的成功。要讓客戶達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

做好企業(yè)內(nèi)部的支撐體系：

4.1質(zhì)量管理意識

質(zhì)量管理意識是實施任何管理思路的主觀因素，如果沒有質(zhì)量管理意識，往往看不到存在的問題，也看不到質(zhì)量改進(jìn)的必要性和緊迫性。企業(yè)一味追求經(jīng)濟(jì)效益，在項目上只是往前沖，而忽略了從項目中總結(jié)問題，就是因為質(zhì)量管理意識薄弱。沒有真正感受到質(zhì)量管理的重要性。只有加強培養(yǎng)質(zhì)量管理意識，才能將質(zhì)量管理提上重要日程。

4.2軟件工程思想

軟件工程中對軟件項目的各個環(huán)節(jié)都做了明確的規(guī)定。每個做IT項目的人不管是系統(tǒng)的還是非系統(tǒng)的都學(xué)習(xí)過軟件工程，但只有將軟件工程思想真正貫徹到實際的工作中去，才能從根本上找到提高質(zhì)量的方法論。

4.3合理的組織架構(gòu)

合理的組織架構(gòu)能使組織內(nèi)部的資源得到合理的分配。更多適合項目的資源能分配到項目中來，只有這樣才能使需求管理、測試、文檔管理得到有力的資源支持。

4.4培訓(xùn)

軟件項目中人力資源是最主要的資源。而人的能力是資源好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)。很多能力需要長時間的培養(yǎng)與培訓(xùn)。培訓(xùn)對于質(zhì)量管理來說是一件基礎(chǔ)性的工作，主要側(cè)重的是以下四種能力：第一，質(zhì)量管理意識，如何讓項目組把項目的質(zhì)量管理而非進(jìn)度放在第一位，是當(dāng)前最需要解決的問題。就算是有多好的人員配備，多優(yōu)秀的管理手段，沒有人重視，那質(zhì)量管理也不能真正開展起來。當(dāng)前質(zhì)量管理的首要問題就是，項目組過度的關(guān)注開發(fā)進(jìn)度，而質(zhì)量問題放到最后幾種處理。導(dǎo)致質(zhì)量維護(hù)成本居高不下，這都是質(zhì)量管理意識薄弱造成。第二，文檔規(guī)范性培訓(xùn)，隨著開發(fā)技術(shù)和開發(fā)模式的變化，以及文檔規(guī)范化的自身要求越來越高，規(guī)范文檔的格式和要求也隨之變化。這些規(guī)范需要通過培訓(xùn)的方式傳遞給每一個使用文檔的人員，使得每一個人都可以規(guī)范使用文檔。第三，規(guī)范性培訓(xùn)，不管是開發(fā)部門、測試部門、研發(fā)管理部門，都有工作的規(guī)范流程以及工作細(xì)節(jié)上的規(guī)范。開發(fā)部門的規(guī)范可以保證提交產(chǎn)品的高質(zhì)量。測試部門的規(guī)范可以使得研發(fā)管理的工作更好的管理和指導(dǎo)項目。第四，行業(yè)知識的培訓(xùn)，每個項目根據(jù)項目本身所屬行業(yè)的不同，項目需求會有所不同。想要保證項目需求的準(zhǔn)確掌握，對行業(yè)的了解也是必不可少的，行業(yè)知識的培訓(xùn)能使得項目組成人員更好把握需求并實現(xiàn)需求。

5　項目的目標(biāo)實現(xiàn)是多重的

項目的目標(biāo)實現(xiàn)需要考慮范圍目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、成本目標(biāo)和其他目標(biāo)等待。在一定條件的約束下，要想使各種目標(biāo)都達(dá)到完美是不可能的，必須根據(jù)當(dāng)前項目的特點，對各種目標(biāo)的重要性進(jìn)行排序、取舍、平衡。假如沒有足夠的資源或時間，又要完成項目范圍目標(biāo)，則質(zhì)量目標(biāo)必然受到犧牲。

信息化建設(shè)是當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的必經(jīng)之路，更是我國實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化結(jié)構(gòu)和建立長期經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略的手段和方法，IT項目的成功率是體現(xiàn)信息化成熟度的一個標(biāo)尺，可以說如何成功地管理IT項目是我國企業(yè)信息化建設(shè)過程中面臨的最大挑戰(zhàn)和關(guān)鍵問題，項目管理理念的引入使得IT項目的管理逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和可執(zhí)行化，項目管理方式、方法的延伸和擴展對IT領(lǐng)域的管理提供了多種選擇和機會，IT項目管理正進(jìn)入一個快速發(fā)展的空間。

對于我國IT項目來說，IT行業(yè)發(fā)展極不均衡，直接導(dǎo)致發(fā)達(dá)地區(qū)IT項目實施的成功率越來越高，而欠發(fā)達(dá)地區(qū)能成功實施IT項目的數(shù)量普遍較低，從本質(zhì)上分析主要是地方政府支持及人才流向聚集等原因產(chǎn)生的，IT行業(yè)聚集的省份對IT行業(yè)的建設(shè)從整體上看投入都比較大，無論從政策上還是經(jīng)濟(jì)上都有傾斜，行業(yè)成長速度快，產(chǎn)業(yè)鏈比較成熟。IT行業(yè)本身又屬于高科技行業(yè)，其對工作人員要求比較高，待遇也比較好，進(jìn)而高素質(zhì)、高水平、高技術(shù)的人才都匯入該行業(yè)中，在實施項目管理過程發(fā)揮著不可替代的作用。所以，IT項目管理不能僅僅從自身做文章，還要考慮地區(qū)間交流和協(xié)作，只有這樣才能更好地完成該項目的管理工作。

吳亞男(1987.04-)，女，漢族，遼寧撫順人，初級會計師，大學(xué)本科，研究方向：IT項目管理。

F830.59

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1671-1602(2016)18-0125-02