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用戶基本情況

北京尚唐紙制品有限公司是一家從事紙張表面特殊效果加工、書刊高檔裝幀、高精包裝產(chǎn)品生產(chǎn)的大型企業(yè)。公司由深圳同類型專業(yè)公司投資興建，擁有各類技術(shù)人才100余人，員工共500余人。中層以上管理人員均由深圳各公司按當(dāng)前先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)結(jié)合實(shí)際培訓(xùn)輸送，具有極高的專業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神。公司設(shè)備精良、配置齊全，能夠滿足廣告設(shè)計(jì)界、出版印刷界等不同領(lǐng)域的專業(yè)人士對(duì)產(chǎn)品的加工要求，提供全方位的印刷后工序解決方案。

用戶管理難點(diǎn)

1.印刷報(bào)價(jià)

精裝書本身工藝復(fù)雜，而配套的圖書系列和外包裝盒使得工藝更加復(fù)雜，報(bào)價(jià)計(jì)算工作量巨大。另外，用戶本身有老客戶，這些客戶有各自多年來形成的價(jià)格體系，而工廠的新客戶執(zhí)行的是公司標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)價(jià)體系，同時(shí)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)還會(huì)隨著印數(shù)的不同而變化。在如此復(fù)雜的情況下，公司經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)適用價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)錯(cuò)誤、漏報(bào)工藝費(fèi)用、漏報(bào)部件費(fèi)用的情況，給公司造成利潤損失，并導(dǎo)致客戶滿意度下降。

2.訂單審核

工廠有30多位銷售人員，分成幾個(gè)小組，每個(gè)小組負(fù)責(zé)的客戶不同，報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不同。基層業(yè)務(wù)員、小組經(jīng)理、銷售總監(jiān)、總經(jīng)理四級(jí)人員各有不同的審核利潤比例，審核訂單工作量很大。

3.生產(chǎn)開單

如何保證生產(chǎn)單對(duì)訂單要求的全面落實(shí)而不漏項(xiàng)錯(cuò)項(xiàng)？開工后又發(fā)生工藝變更該如何處理？

4.生產(chǎn)排產(chǎn)

排產(chǎn)時(shí)怎么能夠?qū)崟r(shí)了解相關(guān)物料是否到貨？怎么能夠?qū)崟r(shí)了解相關(guān)設(shè)備的負(fù)載是否超額？怎么實(shí)現(xiàn)科學(xué)的排產(chǎn)？臨時(shí)插單怎么處理？臨時(shí)外發(fā)怎么處理？

5.交貨期的保證

精品系列套裝書工藝復(fù)雜，從排版、采購、印刷、裝訂到包裝儲(chǔ)運(yùn)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)有紕漏就會(huì)造成整套書推遲交貨，有時(shí)工藝單開好了卻買不到特種料，有時(shí)排產(chǎn)單下來了才發(fā)現(xiàn)采購的料還沒到，有時(shí)排完產(chǎn)的機(jī)臺(tái)突然出了故障干不了活兒，有時(shí)前面的工序延期了，后面的工序并沒采取緊急措施還在不緊不慢地干……由于沒有提前的提示和故障的預(yù)警，這讓按時(shí)交貨很難保證。

6.外協(xié)的管理

用戶每年外發(fā)業(yè)務(wù)量達(dá)數(shù)千萬元，外協(xié)負(fù)責(zé)人要考察外協(xié)單位的資質(zhì)、保證產(chǎn)品質(zhì)量、保證工期，還要保證外協(xié)價(jià)格合理并嚴(yán)格執(zhí)行該價(jià)格，不至于讓外協(xié)造成訂單的虧損，如何實(shí)現(xiàn)？

7.采購價(jià)格

采購是所有印刷廠的主要支付業(yè)務(wù)，在現(xiàn)在競爭這么激烈的形勢(shì)下，如何以最優(yōu)惠的價(jià)格降低采購支出顯得至關(guān)重要。同種材料價(jià)格變動(dòng)也很正常，如何既保證質(zhì)量又拿到最低價(jià)格是每個(gè)管理者的操心重點(diǎn)。

8.材料庫

如何科學(xué)地申購？如何監(jiān)管每次的浪費(fèi)現(xiàn)象？如何把按單領(lǐng)料落到實(shí)處？如何嚴(yán)格補(bǔ)料管理？如何保證正常生產(chǎn)需要的常備庫存？如何杜絕庫存材料占用資金？客戶寄存紙庫之間或客戶紙庫與本廠紙庫之間經(jīng)常發(fā)生借用業(yè)務(wù)，怎么保證客戶紙數(shù)量正確，且能夠與客戶自己的紙賬對(duì)得上？

9.成品庫

如何保證業(yè)務(wù)員在第一時(shí)間知道成品的入庫？如何在發(fā)貨的第一時(shí)間自動(dòng)通知客戶驗(yàn)收？如何保證在分批生產(chǎn)、分批入庫和分批送貨的情況下庫存數(shù)依然準(zhǔn)確？如何能對(duì)每一單的要貨時(shí)間、數(shù)量、產(chǎn)出數(shù)、送貨數(shù)、缺數(shù)和庫存數(shù)做到實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地了解？

10.質(zhì)量管理

對(duì)于經(jīng)常再版的印品檔案資料如何管理？客戶的投訴如何處理？各類獎(jiǎng)懲的標(biāo)準(zhǔn)和記錄如何管理？出樣、補(bǔ)料、生產(chǎn)異常等質(zhì)量事故如何管理？對(duì)外協(xié)單位的考核和外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量管理如何進(jìn)行？如何通過總結(jié)各類事故的原因，避免下次再犯？

11.人事工資

計(jì)算500余名工人的績效工資，工作量非常大，經(jīng)常因此造成工資發(fā)放延后的情況，如何保證公平嚴(yán)格？

12.財(cái)務(wù)接口

ERP系統(tǒng)與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件如何對(duì)接？是否還需要重新做賬？

ERP實(shí)施效果

對(duì)該公司實(shí)施的ERP管理系統(tǒng)包括了銷售、印前、生產(chǎn)、排產(chǎn)、進(jìn)度、日?qǐng)?bào)、外協(xié)、采購、材料庫、成品庫、質(zhì)量、人事工資和財(cái)務(wù)接口共13個(gè)模塊。經(jīng)過使用，該公司在各方面的管理上取得了明顯成效，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.數(shù)據(jù)采集

替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)和Excel格式的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，把用戶各部門的數(shù)據(jù)全面采集到ERP系統(tǒng)中，方便了信息的保存核對(duì)與統(tǒng)計(jì)分析。利用部門間數(shù)據(jù)繼承、下拉菜單選擇、系統(tǒng)自動(dòng)記憶、系統(tǒng)默認(rèn)和公式計(jì)算五種數(shù)據(jù)采集方式，最大程度地減少用戶的鍵盤輸入工作，提高采集數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確性。

2.數(shù)據(jù)共享

各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了科學(xué)的共享，提高了工作效率。例如，業(yè)務(wù)員填寫的訂單信息一旦完備，系統(tǒng)就能根據(jù)不同類型的客戶核算出價(jià)格，并自動(dòng)計(jì)算出毛利和毛利率，然后自動(dòng)提交給相關(guān)的經(jīng)理審核；訂單一旦審核通過，財(cái)務(wù)就能發(fā)現(xiàn)一筆應(yīng)收款；庫管員一旦填寫了材料入庫，業(yè)務(wù)員和生產(chǎn)部就能發(fā)現(xiàn)庫存量增加了；生產(chǎn)計(jì)劃部一旦做好了生產(chǎn)計(jì)劃，機(jī)臺(tái)就能發(fā)現(xiàn)自己的任務(wù)等。

3.自動(dòng)控制

在自動(dòng)控制方面，ERP管理系統(tǒng)預(yù)設(shè)了一些閾值，用以幫助用戶堵住管理漏洞，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。例如，訂單必須達(dá)到一定的利潤率才能審核通過；采購之前必須有申購單；系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄每個(gè)客戶的欠款金額，一旦欠款金額超過了該客戶的授信額度，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)限制再為該客戶下訂單；生產(chǎn)單上的投料數(shù)量會(huì)形成對(duì)實(shí)際領(lǐng)料的控制，一旦產(chǎn)生了超額領(lǐng)料，系統(tǒng)會(huì)強(qiáng)制用戶下補(bǔ)料單等。

4.自動(dòng)提醒

ERP管理系統(tǒng)的自動(dòng)提醒功能涵蓋了工作的各環(huán)節(jié)，提醒方式為類似qq郵件的自動(dòng)彈出窗口提示，有靜態(tài)提醒也有動(dòng)態(tài)的主動(dòng)提醒，例如，提醒業(yè)務(wù)員老是拖欠款的客戶，提醒業(yè)務(wù)員到期應(yīng)該結(jié)賬的訂單，提醒業(yè)務(wù)員到期應(yīng)該送貨的產(chǎn)品，提醒待審核的訂單，提醒待生成生產(chǎn)單的訂單，提醒等待排產(chǎn)的生產(chǎn)單，提醒機(jī)臺(tái)上等待開工的任務(wù)，提醒需要采購的物料，提醒本次采購價(jià)格高于上一次采購價(jià)格的物料等。這些提醒功能省掉了內(nèi)部溝通的麻煩，避免相關(guān)工作人員的遺漏和差錯(cuò)。

5.輔助決策

系統(tǒng)能夠自動(dòng)對(duì)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成明確的數(shù)據(jù)報(bào)表，或者直觀的圖形，讓管理層對(duì)規(guī)律性的東西一目了然，從而輔助其進(jìn)行決策。

以上是本公司為北京尚唐紙制品有限公司提供ERP管理系統(tǒng)服務(wù)的一則案例，限于當(dāng)時(shí)的需求范圍和預(yù)算，該系統(tǒng)尚有一些需要增加的功能。另外，隨著用戶企業(yè)的發(fā)展，既定的功能也不可避免會(huì)有需要重新變更或升級(jí)之處。希望本系統(tǒng)能為用戶的發(fā)展騰飛起到越來越大的作用，也希望本文能為那些正在計(jì)劃上ERP系統(tǒng)的企業(yè)產(chǎn)生積極的借鑒意義！