吳穎巖
摘要:單純依據(jù)財務報表匡算預算指標或對舊預算指標按企業(yè)目標作固定比例調整,強制從上到下執(zhí)行,并要求全員負責和納入績效考核的預算,在現(xiàn)實中形同雞肋,不做不行,做了也不行。究其原因,在于預算流程不科學、信息不完整、細節(jié)不到位和缺乏以人為本。為此,本文探討提高預算準確度的流程和方法,旨在提升企業(yè)預算準確度。
關鍵詞:預算準確度 ?流程 ?方法
一、預算偏差原因
(一)預算流程不合理。企業(yè)預算流程自上而下,剛性有余、柔性很少地要求職能部門嚴格執(zhí)行,導致職能部門與下屬皆為被動執(zhí)行,沒有充分了解年度重點目標的情況下,往往認識模糊而難以應對,形成預算被高層高度強調卻不被基層重視的現(xiàn)實狀況。
(二)規(guī)避不確定性風險。企業(yè)借助預算控制投入,從理論上將成本與費用降為最低,實現(xiàn)用最少投入獲得最大回報的生產(chǎn)經(jīng)營目的。但職能部門為保護局部利益,竭力回避這一目的,以虛構的投入來規(guī)避動態(tài)市場不確定性風險(尤其是不可控市場環(huán)境因素),從而求得較多耗費資源彌補可能出現(xiàn)的耗費超出,平衡預算指標。
(三)子目標與員工利益沖突。預算最終要落實到員工,但員工作為經(jīng)濟人,總希望工作時間少、工資報酬高,預算子目標的下達,固化了工作行為,因此,為確保自身利益,往往多報工作成本,以預留部分緩沖完成子目標壓力,人為造成預算指標與實際的相互脫節(jié)。
(四)教條主義。未考慮地域和文化差異性,不適當?shù)乜刂谱庸竟ぷ鞒杀九c費用,導致子公司預算執(zhí)行先緊后松,年末前一旦有節(jié)余便突擊消費,失去了預算調控資金和控制成本與費用的真實意義。
(五)資源配置不匹配。未建立供應鏈平臺,單純依據(jù)財務報表數(shù)據(jù)作資源分配,缺乏探析多元化產(chǎn)品生產(chǎn)線之間的不平衡性,出現(xiàn)資源配置不匹配,引發(fā)職能部門間及員工間矛盾。
二、提升企業(yè)預算準確度的流程與方法
(一)厘清預算功能。
1.解讀會計信息。職能部門和員工要求財務提供的是會計信息而不是資產(chǎn)表、損益表或現(xiàn)金流量表,落實預算需轉化成熟悉的指標體系與正確的資源匹配額度,而這就要求財務把會計科目資料通俗化,解讀為日常管理的應用性信息,顯性表達信息的實質內涵。
2.明確工作目標和責任。職能部門和員工透過預算清楚知道企業(yè)目標、什么時間內完成目標、如何完成目標及可能存在的差額,從而進行內部合理分工,明晰責、權、利,并在執(zhí)行過程中,通過有機協(xié)調與配合,確保目標順利達成。
3.排除工作隨意性。職能部門作為一個供應鏈,部門內部、員工間需要協(xié)調,需對方及時填報或提供完成目標的各項信息,使指標數(shù)據(jù)在工作環(huán)節(jié)中相互銜接,有效運作,形成整體效率。同時,量化的預算指標體系以明確引導員工有序開展工作為前提,從每個環(huán)節(jié)避免工作中的隨意性。
4.科學界定工作績效。在量化預算指標成為職能部門與員工工作目標后,管理人員通過系統(tǒng)化橫向對照表,整體化縱向對照表,定期分析部門與員工的實際工作狀態(tài)、工作效率和工作質量,為評定工作績效提供科學的依據(jù)。
5.控制成本與費用。在目標分解落實過程中,職能部門與員工通過領會目標內涵與要求,理解激勵和懲罰條例,知道如何以最小資源耗費去獲得工作業(yè)績而得到獎勵,促成真正意義的成本與費用控制。
6.提升員工管理水平。預算需要全員參與預算編制和執(zhí)行,每個人都能用全面眼光看待企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營,并從自身工作崗位實際出發(fā),分析完成目標的途徑和方法,規(guī)避可能出現(xiàn)風險,提高工作效率,提升管理水平。
7.實現(xiàn)利潤目標。預算要求企業(yè)供應鏈和價值鏈按規(guī)范運作,促使每一個工作環(huán)節(jié)達到預期量化指標的標準;達到環(huán)節(jié)之間緊密銜接和平衡進展;達到供應鏈、價值鏈的平衡推進;達到職能部門利益和員工利益的平衡發(fā)展,實現(xiàn)既定的利潤目標。
(二)執(zhí)行正確的預算流程。
1.搜集信息。成立專業(yè)調查小組,抽調精干人員,統(tǒng)一口徑去搜集企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)發(fā)展信息,當信息來源越寬泛,內容越細致,事實越真實,預算準確度就越高。信息包括原始資料、二手資料,具體為生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)、人力資源、財務、管理、國內外競爭對手、消費者、國家法律和政策、科技發(fā)展、自然和人文等。
2.SWOT分析法。通過市場經(jīng)營活動中優(yōu)勢、劣勢、威脅、機會四方面定性和定量分析,掌握不確定性風險在哪里?競爭對手目標、營銷策略、資源變化、產(chǎn)品調整、價格變化態(tài)勢是什么?合作伙伴變化?消費者需求變化?從而做出關聯(lián)性的正確決策。
3.規(guī)劃年度預算指標體系。通過企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營可控與不可控因素之間的并聯(lián)分析,考慮供應鏈與價值鏈運作要求,合理規(guī)劃與編制年度預算指標體系,讓職能部門與員工都明白為什么這樣做,做什么,計劃怎么做,達成目標途徑和方法是什么,保障預算的真實落實。
4.召開預算會議。參會人員不僅有總經(jīng)理、財務人員,還應有職能部門負責人和員工,會議要讓大家知道和理解預算體系、要求與內容,而多次召開預算會議,目的是讓各部門和員工有充分機會溝通和協(xié)商,有充分權利表達自己認識或觀點的機會,把不確定因素降至最少,不確定風險降為最低。
5.構建組織機制。成立預算執(zhí)行中心,統(tǒng)一實施管理,對投資回報率延伸出營銷目標、成本與費用控制、供應鏈與價值鏈成本定額、流動資產(chǎn)與固定資產(chǎn)比例、庫存和應收款、目標市場預測結果等事項,列出目標與計劃下傳職能部門和員工,經(jīng)互動反復討論和修改,回傳后再進行部門磋商,確保預算指標體系和方案的認同與執(zhí)行。
6.確定目標和計劃。目標是預算基礎,計劃是完成目標主體事項,對從上而下目標分解,從下而上計劃獲批的流程而言,確定預算目標不能單向,需雙向多次往返。所以,職能部門與員工任務目標必然通過多次討論、反復論證才能達成,形成最終的工作任務、工作計劃和工作目標。
7.填列預算。一旦編制的預算是切實、可操作、可完成的,則采用ABB(Activity Based Budget)工具填列,細化供應鏈和價值鏈各環(huán)節(jié)子目標。如在執(zhí)行過程中,遇不可控因素變化,但有新信息和數(shù)據(jù),新目標與計劃能很快生成并發(fā)揮應有的作用。
8.執(zhí)行預算。預算必須得到認真貫徹和落實,否則就是一個良好的愿望而已。在全員執(zhí)行過程中,每個人皆嚴格落實預算執(zhí)行中心下達的子目標,每月進行一次橫向對照表和整體縱向對照表自查,掌控預算執(zhí)行的實際進展,分析需要調整的目標值。
9.編制比較表。預算執(zhí)行中心編制指標體系實績與預算指標對照表,把職能部門與員工預算執(zhí)行工作納入統(tǒng)一管理軌道上,通過每月核查完成程度,隨時抽查實際完成情況,以發(fā)現(xiàn)實績與預算之間差距,共同尋找發(fā)生差距的原因,求得改善。
10.修正預算。動態(tài)市場在環(huán)境因素發(fā)生量變或不可控因素發(fā)生質變時,預算執(zhí)行中心通過企業(yè)局域網(wǎng),迅速與職能部門和員工溝通和協(xié)調,進行子目標調整或修正,以最大的合理性,降低預算的偏差度。
(三)提升預算準確度。
1.內部信息及分析。預算執(zhí)行中心依據(jù)近5年內部信息,分析生產(chǎn)經(jīng)營活動基本規(guī)律與現(xiàn)象,正確判斷變化趨勢,建立預算模型。(1)生產(chǎn)對照表:產(chǎn)品、規(guī)格與型號、質量、技術原理、工藝水平、產(chǎn)能水平、性價比、技術研發(fā)、包裝、新產(chǎn)品開發(fā)周期、材料供應商變化等。(2)營銷對照表:品牌知名度、營銷計劃、市場細分及目標市場和市場定位、核心競爭力、營銷組合策略、銷售收入變化、市場占有率及變化、營銷渠道變化、公共關系、服務水平等。(3)經(jīng)營能力對照表:以資產(chǎn)負債表信息為依據(jù),搜集負債比例、財務杠桿倍數(shù)、速動比例、固定資產(chǎn)占總資產(chǎn)比例、流動資產(chǎn)周轉率等。(4)獲利能力對照表:以損益表信息為依據(jù),搜集成本在銷售收入中所占的比例、總資產(chǎn)回報率、股東權益回報率、應收款比率和應付款比率等。(5)資金籌集能力對照表:資金需求預算數(shù)據(jù)、銀行貸款額度和實際貸款數(shù)據(jù)、融資能力、租賃成本等。(6)產(chǎn)品獲利能力對照表:單類產(chǎn)品毛利率、周轉率等。(7)費用對照表:材料成本和人員成本、生產(chǎn)費用、營銷費用、管理費用、財務費用及比例等。(8)人力資源對照表:崗位設置、各層次員工數(shù)量、員工流動比例、員工引進和培訓成本、員工福利、績效考核與激勵成本等。(9)資本支出對照表:固定資產(chǎn)購置、數(shù)據(jù)處理、通訊及辦公設備、倉儲、材料處理、運輸設備、環(huán)境保護等。
2.外部信息及分析。預算執(zhí)行中心以近3年外部信息作分析,了解不可控因素變化特征,避免風險或減少其沖擊與影響。(1)國家法律與政策、地方政府政策:法律與政策是否有變化?變化的關鍵點是什么?對未來會產(chǎn)生什么樣的影響?隱含的機遇是什么?(2)經(jīng)濟環(huán)境:國民生產(chǎn)總值、發(fā)展速度與增長速度(GDP)、人均收入增長速度、福利條件、物價指數(shù)變動趨勢、行業(yè)發(fā)展趨勢、能源價格變動趨勢、區(qū)域經(jīng)濟扶持投向等。(3)消費者:消費需求變化、消費群收入變化、消費者可完全支配收入變化、購買決策者變化、購買產(chǎn)品時間和地點變化、消費者文化程度、性別結構、年齡結構、家庭結構、宗教信仰、當?shù)仫L俗習慣等。(4)競爭對手:品牌知名度、營銷組合策略應用、人文資源變化、材料供應和物流變化、細分市場及目標市場和市場定位、營銷渠道變化、服務能力與水平、產(chǎn)品開發(fā)能力、產(chǎn)品使用價值等。(5)科技發(fā)展:行業(yè)新技術發(fā)明、產(chǎn)品技術研發(fā)速度和變化、替代產(chǎn)品技術發(fā)展趨勢、產(chǎn)品性價比變化、應用新技術類型或項目、專利技術等。(6)公共關系:媒體宣傳和評價、消費者口碑、行業(yè)協(xié)會和民間協(xié)會綜合評價、公益事業(yè)投入、應急危機處理能力等。
3.競爭優(yōu)勢分析。預算執(zhí)行中心以近2年內市場的信息,分析競爭優(yōu)勢。(1)研發(fā)和創(chuàng)新能力:研究發(fā)展能力、引進新技術能力、研發(fā)人員素質與能力、設備的革新與效能、新產(chǎn)品研發(fā)能力和周期、專利項目、產(chǎn)品更替時間等。(2)生產(chǎn)能力:設備運行質態(tài)、設備質量和產(chǎn)能、設備維修與維護、原材料供應保障、生產(chǎn)管理組織結構、生產(chǎn)管理模式、員工工作態(tài)度、效率、成本、激勵制度、獎罰情況等。(3)財務管理能力:財務人員素質與能力、資金鏈營運質態(tài)、現(xiàn)金流、資金周轉率、負債融資能力、資本再投資能力、財務費用比例等。(4)管理能力:中高層管理人員素質與能力、忠誠度、制定管理方案的適用性與價值增值能力等。(5)營銷能力:營銷團隊成員素質、員工工作態(tài)度、成本、品牌影響力、市場拓展能力、市場鞏固能力、市場占有率、資金回籠狀況、物流能力、銷售網(wǎng)絡體系建立、服務響應速度與質量、公共關系等。(6)客戶管理能力,客戶區(qū)域規(guī)模增長速度、CRM客戶互動管理系統(tǒng)應用、客戶忠誠度、客戶溝通能力、客戶支持力度等。
4.統(tǒng)一口徑,全員參與。員工是生產(chǎn)經(jīng)營活動主要驅動因素,生產(chǎn)經(jīng)營具有相互緊密銜接性,如果沒有統(tǒng)一口徑的預算,在將預算分解到供應鏈和價值鏈時易引發(fā)職能部門間相互問責,割裂責任協(xié)調,瓦解合作關系。同時,預算執(zhí)行必須依靠全體員工,這是提高預算準確度的關鍵因素之一。
5.制定獎懲制度,責任到人。預算執(zhí)行中心以“公開、公平、公正”為原則,明確以獎為主、以罰為輔,使員工將壓力轉成動力,挖掘自身潛力。預算執(zhí)行中心與人力資源部門合作,運用績效表,促成員工與企業(yè)風險共擔,與企業(yè)利益的緊密捆綁。
6.運用歷史數(shù)據(jù),編制零基預算。預算執(zhí)行中心提供3至5年預算管理歷史數(shù)據(jù),指導所有員工如何分析數(shù)據(jù),了解變化態(tài)勢,并以預算編制零基礎開始,依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)發(fā)展趨勢,圍繞投資回報率確定預算標準,引導員工思考達成的途徑和方法,避免無效益和錯誤成本與費用出現(xiàn),減少或消除職能部門和員工博弈資源而不該發(fā)生的成本。
7.運用ABB工具,提高預算準確度。ABB不以財務及會計科目為出發(fā)點,而以企業(yè)供應鏈和價值鏈為平臺,通過供應鏈優(yōu)化,制定預算指標體系,然后由財務將信息還原成會計科目資料,達到控制成本與費用,創(chuàng)造附加價值,并幫助員工了解供應鏈運作是否有效、成本與費用是否控制在低限、職能部門與員工工作效率是否達到高限等,在能動順應環(huán)境因素變化修正指標過程中,完成調控預算執(zhí)行的結果。Z
參考文獻:
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