趙婧儒

摘 要 圖書檔案是人類知識文化的結(jié)晶，對其進行合理的開發(fā)、利用，實現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務。本文探討了新時期的檔案管理要點，提出了檔案管理的時代要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；要點；分析

1 圖書、檔案、信息的管理最終要落腳于開發(fā)和利用

圖書、檔案、信息的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發(fā)與利用檔案信息是政府求生存、求發(fā)展的需要。在市場經(jīng)濟的法則下，適者才能得到生存，與時俱進的強者才能得到發(fā)展，這就好比逆水行舟，不進則退。高效有序的政府都能做到與時俱進，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，為社會的發(fā)展提供決策依據(jù)。

要重視推廣交流以及服務環(huán)節(jié)的緊密連接。為適應市場經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律，政府檔案部門就要重視檔案信息的開發(fā)與利用，這是保障政府工作連續(xù)性與時俱進的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術(shù)推廣與應用等各方面的信息持有，并從中進行科學地整理、分類歸檔以及動用網(wǎng)絡平臺進行錄入，為社會的發(fā)展提供可靠性、科學性和前瞻性的信息。 在信息的開發(fā)與利用的時候，要注意用科學的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發(fā)與利用功能得以釋放，進而提高信息開發(fā)與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現(xiàn)實性強、參考價值大，就必然會引起領(lǐng)導者的注意和研究，這也是信息開發(fā)利用重要性的一個方面。信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應以獵人般的敏銳嗅覺、科學工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡進行收集。為了確保信息的及時與準確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓班，著力宣講檔案信息開發(fā)與利用的重要性、信息收集及時準確的必要性、檔案信息申報標準及要求。以此來提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提供的質(zhì)量高、可信度強，從而保證信息提供的時效性。

2 普及建立現(xiàn)代化的政務檔案信息網(wǎng)絡平臺刻不容緩

建立檔案信息網(wǎng)絡平臺是適應市場經(jīng)濟高速發(fā)展、新科學、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。因為任何一個地方政府不能做到與時俱進，就有可能被時代發(fā)展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應時代發(fā)展的步伐，才能積淀發(fā)展的實力。為什么有的城市發(fā)展到一定程度就停滯不前了，而有的城市在政府的帶動下可以發(fā)展出跨國公。其中一個重要問題就在于政府領(lǐng)導者重視信息開發(fā)利用的程度。運用網(wǎng)絡平臺資源共享，其效能是顯而易見的。政務檔案信息開發(fā)與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使政府工作領(lǐng)導者在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時體現(xiàn)其科學性，可行性，就必須發(fā)揮檔案信息開發(fā)與利用的功能作用。檔案信息系統(tǒng)在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機管理就能使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，因為隨著社會經(jīng)濟、科技、文化的發(fā)展，檔案信息的總量也出現(xiàn)了驚人的增長速度。所以運用計算機的管理功能，就能使檔案信息達到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領(lǐng)導者的關(guān)注。同時也體現(xiàn)出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調(diào)用與參考及時的顯著優(yōu)勢。

電子檔案而言，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存電子文檔風險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。所以，將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理形式有其自身的優(yōu)點，我們應該將電子檔案的技術(shù)與傳統(tǒng)檔案的管理方式相結(jié)合，努力降低電子檔案的風險，較大發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的長處。檔案管理工作對于一個政府的全局工作是十分重要的，我們應該正確認識其根本性和重要性。電子檔案的應用前景是廣闊的，我們應當在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實現(xiàn)檔案工作的簡易性和穩(wěn)定性的不斷提高。在這個高度信息化的時代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網(wǎng)絡資源化建設，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

3 對圖書、檔案、信息進行合理開發(fā)利用應積極納入領(lǐng)導協(xié)調(diào)機制

對圖書、檔案、信息進行合理開發(fā)利用應積極納入領(lǐng)導協(xié)調(diào)機制，應當自覺納入領(lǐng)導小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導應對電子檔案加強管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應該積極接受領(lǐng)導的建議，明確領(lǐng)導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。與時俱進，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經(jīng)驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。

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作者單位

呼倫貝爾市政協(xié) 內(nèi)蒙古自治區(qū)呼倫貝爾市 021000