◆楊劍云

(沈陽(yáng)醫(yī)學(xué)院)

大數(shù)據(jù)視域下高校數(shù)字檔案館優(yōu)化策略研究

◆楊劍云

(沈陽(yáng)醫(yī)學(xué)院)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各種數(shù)字檔案信息資源急劇增加，高校數(shù)字檔案館建設(shè)的優(yōu)化模式成為檔案工作的必然，從技術(shù)層面、人才層面、安全層面作以分析，提出了大數(shù)據(jù)視域下高校數(shù)字檔案館優(yōu)化策略。

大數(shù)據(jù) 高校 數(shù)字檔案館 優(yōu)化策略

大數(shù)據(jù)顧名思義就是指由于數(shù)據(jù)的信息量龐大，用戶很難獲取和加工的那些數(shù)據(jù)。國(guó)際數(shù)據(jù)公司(IDC)將大數(shù)據(jù)定義為：通過(guò)高速捕捉、發(fā)現(xiàn)或分析，從大量數(shù)據(jù)中獲取價(jià)值的一種新型技術(shù)架構(gòu)。其特點(diǎn)可以概括為4V，即Volume(海量)、Velocity(高速)、Variety(多樣)、Value(價(jià)值)。大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及到云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘、存儲(chǔ)和管理等許多領(lǐng)域，對(duì)高校數(shù)字檔案館建設(shè)提出了新的挑戰(zhàn)，也必然給高校數(shù)字檔案館的建設(shè)帶來(lái)多樣化的發(fā)展，大數(shù)據(jù)視域下，高校數(shù)字檔案館如何應(yīng)用計(jì)算機(jī)和多媒體等通訊技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，提供網(wǎng)絡(luò)檢索和利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)超大規(guī)模資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)，是亟待解決的問(wèn)題。

一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義和作用

從廣義講，數(shù)字檔案館建立在檔案館自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)著錄、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)，不僅能使本地和聯(lián)機(jī)用戶查詢利用直接形成于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字檔案，而且還可以利用經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化信息，它是連接了眾多檔案信息源(包括文件形成部門構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng))的廣義信息系統(tǒng)，既是用戶與信息源的接點(diǎn)，也是信息源與信息源的節(jié)點(diǎn)。高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義和作用主要表現(xiàn)在加強(qiáng)校內(nèi)檔案信息資源的共享、實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化的無(wú)縫鏈接、提升職能部門管理的規(guī)范化和加強(qiáng)高校信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和多元化幾個(gè)方面。

二、高校數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)條件

1.信息資源重復(fù)保存，不利于節(jié)約開支。已經(jīng)形成的某些信息資源存在著重復(fù)保存現(xiàn)象，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，像學(xué)生的電子論文在檔案館和圖書館都有保管，視頻、音頻資料在檔案館和音像室也有重復(fù)保管等，隨著數(shù)量的增多，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息資源的整合、分配、集中管理與永久保存等問(wèn)題。

2.信息資源保管部門無(wú)條件開展深層次的整合與挖掘。學(xué)校檔案館、院系檔案室的工作人員主要職能是收集和保管檔案、文獻(xiàn)和資料，主要職能是開展檔案的分類、整理、保存、保護(hù)、提供館內(nèi)查檔服務(wù)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，在跟蹤學(xué)校動(dòng)態(tài)發(fā)展和利用信息化技術(shù)開展編輯、研究、匯總、分析等方面有很大的局限性；盡管校史館在開展編史修志和歷史展示方面做出了大量的成績(jī)，但由于人員少、信息技術(shù)支持有限等原因還很難從學(xué)校發(fā)展的各個(gè)方面來(lái)開展全面的、系統(tǒng)的信息資源挖掘、利用和展示的工作。

3.信息資源分散管理，不利于系統(tǒng)化開發(fā)。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)高校多年來(lái)形成的各類信息資源中，具有憑證和查考價(jià)值的紙質(zhì)文檔如歷次校級(jí)會(huì)議記錄、重大活動(dòng)記錄、重大科研項(xiàng)目報(bào)告與實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等具有憑證和參考借鑒作用的文字材料大都以檔案的形成保存在檔案館；近年來(lái)開展信息化建設(shè)與應(yīng)用形成的各類學(xué)生學(xué)籍信息、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)及研制過(guò)程記錄等都以電子數(shù)據(jù)形式保存在學(xué)校計(jì)算機(jī)與信息中心的服務(wù)器；各類聲像、多媒體信息則保存在宣傳部和音像資料室；各院系的資料室也存有相當(dāng)部分的資料，特別是校慶、系慶等重大活動(dòng)所編輯、匯總和展示的各綜合性成果都未進(jìn)行系統(tǒng)化管理；這無(wú)疑造成信息資源利用的不便性，致使真正有用和急用的信息難以獲得。

4.已形成的數(shù)字信息資源沒(méi)有永久保管基地。學(xué)校各部門信息化應(yīng)用形成的數(shù)字化信息資源，校慶、系慶等重大活動(dòng)統(tǒng)計(jì)、匯總、編研和開發(fā)各類綜合信息，校史館編撰的各類圖書、資料，以及回憶錄、名人事跡等綜合性資料和學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開展重大決策過(guò)程中所參考的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和綜合分析數(shù)據(jù)等，分散在學(xué)校多個(gè)部門，尚未開展系統(tǒng)管理、持續(xù)積累和永久保管，也未制定專門的收集、保管和存儲(chǔ)制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。

三、大數(shù)據(jù)視域下高校數(shù)字檔案館建設(shè)的總體模式和策略——宏觀角度和微觀角度(技術(shù)層面、安全層面、人才層面)

1.宏觀方面。高校數(shù)字檔案館數(shù)字化建設(shè)的項(xiàng)目思路、研究?jī)?nèi)容、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、項(xiàng)目人員等情況進(jìn)行了重點(diǎn)調(diào)研，確定工程建設(shè)方案(1)研究校內(nèi)信息資源的保存、管理和分布現(xiàn)狀，針對(duì)高校內(nèi)部信息資源的利用與開發(fā)、展示需求，確定數(shù)字記憶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)方案；(2)研究高校數(shù)字化檔案館的規(guī)劃方案，基于校內(nèi)IT資源狀況，確定軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)的建設(shè)方案和系統(tǒng)應(yīng)用與實(shí)施的策略；(3)開展信息資源積累、開發(fā)與整合，一方面，將已有的保存在館的紙質(zhì)信息資源進(jìn)行數(shù)字化加工、編研、開發(fā)和整合；另一方面，將已形成的大量的數(shù)字化信息資源進(jìn)行綜合處理，實(shí)施集中管理、永久保存、研究開發(fā)和有效利用。(4)研發(fā)數(shù)字記憶網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)字資源管理軟件系統(tǒng)：針對(duì)收集、整理、處理、整合、管理展示、發(fā)布和利用等的需求，開發(fā)數(shù)字資源管理信息系統(tǒng)和信息發(fā)布平臺(tái)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理的集成服務(wù)平臺(tái)。(5)制定管理制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，包括從收集、整理、分類、組織、存儲(chǔ)、編研、開發(fā)、發(fā)布、展示和提供利用等全過(guò)程的業(yè)務(wù)工作規(guī)范和數(shù)字資源組織、存儲(chǔ)、管理、發(fā)布的格式規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。

2.微觀方面：

(1)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)。海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)一般包括直接附加DAS技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)NAS技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)SAN技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)CAS技術(shù)等幾個(gè)方面。對(duì)于影像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)方面，東北大學(xué)檔案館館藏檔案掃描采集后的影像數(shù)據(jù)技術(shù)值得采用，單個(gè)多頁(yè)無(wú)損Tiff格式文件：此類文件保留了原始圖像的清晰度，最大程度的還原了檔案的原貌，并且多頁(yè)圖像可以在一個(gè)圖像文件中保存，便于管理利用，但是由于Tiff格式文件不便于網(wǎng)頁(yè)瀏覽，所以系統(tǒng)在客戶端通過(guò)網(wǎng)頁(yè)瀏覽圖像時(shí)，將自動(dòng)對(duì)Tiff格式圖像進(jìn)行切分和有損壓縮處理生成多頁(yè)多個(gè)臨時(shí)的JPG格式文件：此類文件在不影響原始圖像清晰度的情況下進(jìn)行了有損壓縮，圖像格式標(biāo)準(zhǔn)化、輕量化，便于網(wǎng)上查詢?yōu)g覽利用。大部分館藏檔案為單卷多頁(yè)，為進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)的便于管理和流水化作業(yè)，采用支持多頁(yè)存儲(chǔ)的JTIF(JPEGTaggedInterchangeFormat，24位彩色，YUV4︰4︰4)格式存儲(chǔ)，可同時(shí)將多頁(yè)的檔案掃描進(jìn)入一個(gè)圖像文件的不同頁(yè)面中，可避免發(fā)生圖像不容易確定歸屬的問(wèn)題。JTIF格式支持8位灰度、24位彩色。

JPEG格式是國(guó)際上通行的標(biāo)準(zhǔn)。JPEG是the Joint Photographic Experts Group(聯(lián)合圖像專家組)的縮寫，是用于連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像壓縮的一種標(biāo)準(zhǔn)，是一種高效率的24位圖像文件壓縮格式，同一幅圖像，用JPEG格式存儲(chǔ)的文件是其他類型文件的1/10～1/20，是互聯(lián)網(wǎng)上通用的圖像傳輸資源。

(2)安全戰(zhàn)略。對(duì)于高校數(shù)字檔案館而言，應(yīng)自行對(duì)館藏各種數(shù)據(jù)資源進(jìn)行及時(shí)全面的更新、維護(hù)、備份，以保證數(shù)據(jù)長(zhǎng)期、可靠的有效保存。

要建立一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)保障體系，保證關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵應(yīng)用平臺(tái)的安全以及各個(gè)館際間業(yè)務(wù)部門的安全，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)的安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)一般包括，多層次的防火墻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防毒軟件、密鑰技術(shù)等防范能力；同時(shí)要構(gòu)建一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境，比如，要具備防火、防潮、防水、防盜能力，有一個(gè)恒溫、恒濕、防靜電的機(jī)房環(huán)境，更適合在大數(shù)據(jù)下的海量存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。

(3)人才戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)視域下的高校數(shù)字檔案館建設(shè)，要求檔案工作人員不僅僅是要懂得檔案管理的內(nèi)容，還要懂得計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，具備現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的相關(guān)技能，最好還要懂得網(wǎng)站技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及多媒體等技術(shù)的多料人才。因此，檔案部門應(yīng)該積極組織檔案工作者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，進(jìn)行交叉學(xué)習(xí)，計(jì)算機(jī)專業(yè)的檔案工作者要學(xué)習(xí)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和知識(shí)，檔案學(xué)專業(yè)的檔案工作者也要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，互通有無(wú)，這樣才能推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的步伐和進(jìn)程。

數(shù)字檔案館建設(shè)也存在著很多不足和問(wèn)題，需要我們進(jìn)一步去探索和實(shí)踐，相信，隨著技術(shù)手段的不斷進(jìn)步，人才隊(duì)伍建設(shè)的不斷提高，安全保障系數(shù)的增高，高校數(shù)字檔案館建設(shè)一定會(huì)在大數(shù)據(jù)視域下不斷完善和進(jìn)步。

[1]謝海洋.數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)技術(shù)初探[J].檔案學(xué)研究，2005，(03).

[2]王芳.數(shù)字檔案館學(xué)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2010.2-5.

[3]王媛.高校數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究[J].蘭臺(tái)世界，2011，(03).

[4]張志云.數(shù)字檔案館的共建問(wèn)題研究[J].蘭臺(tái)世界，2006，(03)：27-29.