◆楊劍云

(沈陽醫(yī)學院)

大數據視域下高校數字檔案館優(yōu)化策略研究

◆楊劍云

(沈陽醫(yī)學院)

大數據環(huán)境下，各種數字檔案信息資源急劇增加，高校數字檔案館建設的優(yōu)化模式成為檔案工作的必然，從技術層面、人才層面、安全層面作以分析，提出了大數據視域下高校數字檔案館優(yōu)化策略。

大數據 高校 數字檔案館 優(yōu)化策略

大數據顧名思義就是指由于數據的信息量龐大，用戶很難獲取和加工的那些數據。國際數據公司(IDC)將大數據定義為：通過高速捕捉、發(fā)現(xiàn)或分析，從大量數據中獲取價值的一種新型技術架構。其特點可以概括為4V，即Volume(海量)、Velocity(高速)、Variety(多樣)、Value(價值)。大數據技術涉及到云計算、數據挖掘、存儲和管理等許多領域，對高校數字檔案館建設提出了新的挑戰(zhàn)，也必然給高校數字檔案館的建設帶來多樣化的發(fā)展，大數據視域下，高校數字檔案館如何應用計算機和多媒體等通訊技術，對數字檔案信息資源進行管理，提供網絡檢索和利用服務，實現(xiàn)超大規(guī)模資源共享的數字信息系統(tǒng)，是亟待解決的問題。

一、高校數字檔案館建設的重要意義和作用

從廣義講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎上，實現(xiàn)了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統(tǒng)計等活動，不僅能使本地和聯(lián)機用戶查詢利用直接形成于計算機系統(tǒng)的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統(tǒng)館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源(包括文件形成部門構建的數據庫信息系統(tǒng))的廣義信息系統(tǒng)，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節(jié)點。高校數字檔案館建設的重要意義和作用主要表現(xiàn)在加強校內檔案信息資源的共享、實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化的無縫鏈接、提升職能部門管理的規(guī)范化和加強高校信息服務的網絡化和多元化幾個方面。

二、高校數字檔案館的現(xiàn)實條件

1.信息資源重復保存，不利于節(jié)約開支。已經形成的某些信息資源存在著重復保存現(xiàn)象，造成人力、物力和財力的浪費，像學生的電子論文在檔案館和圖書館都有保管，視頻、音頻資料在檔案館和音像室也有重復保管等，隨著數量的增多，應進一步加強信息資源的整合、分配、集中管理與永久保存等問題。

2.信息資源保管部門無條件開展深層次的整合與挖掘。學校檔案館、院系檔案室的工作人員主要職能是收集和保管檔案、文獻和資料，主要職能是開展檔案的分類、整理、保存、保護、提供館內查檔服務等基礎業(yè)務，在跟蹤學校動態(tài)發(fā)展和利用信息化技術開展編輯、研究、匯總、分析等方面有很大的局限性；盡管校史館在開展編史修志和歷史展示方面做出了大量的成績，但由于人員少、信息技術支持有限等原因還很難從學校發(fā)展的各個方面來開展全面的、系統(tǒng)的信息資源挖掘、利用和展示的工作。

3.信息資源分散管理，不利于系統(tǒng)化開發(fā)。據調查，大多數高校多年來形成的各類信息資源中，具有憑證和查考價值的紙質文檔如歷次校級會議記錄、重大活動記錄、重大科研項目報告與實驗數據等具有憑證和參考借鑒作用的文字材料大都以檔案的形成保存在檔案館；近年來開展信息化建設與應用形成的各類學生學籍信息、科研項目經費及研制過程記錄等都以電子數據形式保存在學校計算機與信息中心的服務器；各類聲像、多媒體信息則保存在宣傳部和音像資料室；各院系的資料室也存有相當部分的資料，特別是校慶、系慶等重大活動所編輯、匯總和展示的各綜合性成果都未進行系統(tǒng)化管理；這無疑造成信息資源利用的不便性，致使真正有用和急用的信息難以獲得。

4.已形成的數字信息資源沒有永久保管基地。學校各部門信息化應用形成的數字化信息資源，校慶、系慶等重大活動統(tǒng)計、匯總、編研和開發(fā)各類綜合信息，校史館編撰的各類圖書、資料，以及回憶錄、名人事跡等綜合性資料和學校各級領導開展重大決策過程中所參考的統(tǒng)計報表和綜合分析數據等，分散在學校多個部門，尚未開展系統(tǒng)管理、持續(xù)積累和永久保管，也未制定專門的收集、保管和存儲制度、規(guī)范與標準。

三、大數據視域下高校數字檔案館建設的總體模式和策略——宏觀角度和微觀角度(技術層面、安全層面、人才層面)

1.宏觀方面。高校數字檔案館數字化建設的項目思路、研究內容、經費預算、項目人員等情況進行了重點調研，確定工程建設方案(1)研究校內信息資源的保存、管理和分布現(xiàn)狀，針對高校內部信息資源的利用與開發(fā)、展示需求，確定數字記憶基礎數據庫的建設方案；(2)研究高校數字化檔案館的規(guī)劃方案，基于校內IT資源狀況，確定軟硬件基礎設施平臺的建設方案和系統(tǒng)應用與實施的策略；(3)開展信息資源積累、開發(fā)與整合，一方面，將已有的保存在館的紙質信息資源進行數字化加工、編研、開發(fā)和整合；另一方面，將已形成的大量的數字化信息資源進行綜合處理，實施集中管理、永久保存、研究開發(fā)和有效利用。(4)研發(fā)數字記憶網絡平臺和數字資源管理軟件系統(tǒng)：針對收集、整理、處理、整合、管理展示、發(fā)布和利用等的需求，開發(fā)數字資源管理信息系統(tǒng)和信息發(fā)布平臺，建設網絡化數據統(tǒng)一管理的集成服務平臺。(5)制定管理制度與標準規(guī)范體系，包括從收集、整理、分類、組織、存儲、編研、開發(fā)、發(fā)布、展示和提供利用等全過程的業(yè)務工作規(guī)范和數字資源組織、存儲、管理、發(fā)布的格式規(guī)范與標準。

2.微觀方面：

(1)數據存儲技術。海量數據存儲技術一般包括直接附加DAS技術、網絡附加存儲NAS技術、存儲區(qū)域網SAN技術、內容尋址存儲CAS技術等幾個方面。對于影像數據存儲技術方面，東北大學檔案館館藏檔案掃描采集后的影像數據技術值得采用，單個多頁無損Tiff格式文件：此類文件保留了原始圖像的清晰度，最大程度的還原了檔案的原貌，并且多頁圖像可以在一個圖像文件中保存，便于管理利用，但是由于Tiff格式文件不便于網頁瀏覽，所以系統(tǒng)在客戶端通過網頁瀏覽圖像時，將自動對Tiff格式圖像進行切分和有損壓縮處理生成多頁多個臨時的JPG格式文件：此類文件在不影響原始圖像清晰度的情況下進行了有損壓縮，圖像格式標準化、輕量化，便于網上查詢?yōu)g覽利用。大部分館藏檔案為單卷多頁，為進行數字化加工時的便于管理和流水化作業(yè)，采用支持多頁存儲的JTIF(JPEGTaggedInterchangeFormat，24位彩色，YUV4︰4︰4)格式存儲，可同時將多頁的檔案掃描進入一個圖像文件的不同頁面中，可避免發(fā)生圖像不容易確定歸屬的問題。JTIF格式支持8位灰度、24位彩色。

JPEG格式是國際上通行的標準。JPEG是the Joint Photographic Experts Group(聯(lián)合圖像專家組)的縮寫，是用于連續(xù)色調靜態(tài)圖像壓縮的一種標準，是一種高效率的24位圖像文件壓縮格式，同一幅圖像，用JPEG格式存儲的文件是其他類型文件的1/10～1/20，是互聯(lián)網上通用的圖像傳輸資源。

(2)安全戰(zhàn)略。對于高校數字檔案館而言，應自行對館藏各種數據資源進行及時全面的更新、維護、備份，以保證數據長期、可靠的有效保存。

要建立一個安全的網絡保障體系，保證關鍵數據、關鍵應用平臺的安全以及各個館際間業(yè)務部門的安全，實現(xiàn)網絡應用系統(tǒng)的安全高效運轉。網絡安全建設一般包括，多層次的防火墻設備、網絡入侵檢測系統(tǒng)、網絡防毒軟件、密鑰技術等防范能力；同時要構建一個良好的網絡設備的運行環(huán)境，比如，要具備防火、防潮、防水、防盜能力，有一個恒溫、恒濕、防靜電的機房環(huán)境，更適合在大數據下的海量存儲網絡系統(tǒng)中實現(xiàn)。

(3)人才戰(zhàn)略。大數據視域下的高校數字檔案館建設，要求檔案工作人員不僅僅是要懂得檔案管理的內容，還要懂得計算機專業(yè)知識，具備現(xiàn)代化、網絡化和數字化的相關技能，最好還要懂得網站技術、數據庫技術及多媒體等技術的多料人才。因此，檔案部門應該積極組織檔案工作者進行系統(tǒng)培訓，進行交叉學習，計算機專業(yè)的檔案工作者要學習檔案學基礎理論和知識，檔案學專業(yè)的檔案工作者也要學習計算機的相關知識，互通有無，這樣才能推動數字檔案館建設的步伐和進程。

數字檔案館建設也存在著很多不足和問題，需要我們進一步去探索和實踐，相信，隨著技術手段的不斷進步，人才隊伍建設的不斷提高，安全保障系數的增高，高校數字檔案館建設一定會在大數據視域下不斷完善和進步。

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