□ 文/王一淇

員工檔案管理之我見(jiàn)

□ 文/王一淇

員工檔案管理是企業(yè)諸多工作中的基本內(nèi)容，從一定程度上體現(xiàn)了這個(gè)企業(yè)的管理水平。員工檔案是員工學(xué)習(xí)、工作、參加保險(xiǎn)等情況的原始記錄，是員工接續(xù)社會(huì)保險(xiǎn)、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù)，涉及到每個(gè)員工的切身利益。同時(shí)，也是企業(yè)用工的依據(jù)之一。幾十年來(lái)，員工檔案管理在促進(jìn)企業(yè)管理，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中起到了不可或缺的作用。但仍存在一些問(wèn)題。

一是企業(yè)建檔意識(shí)淡薄。個(gè)別民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)等，由于多種原因，沒(méi)有建立員工檔案，員工技術(shù)職稱及技能無(wú)法確定，養(yǎng)老醫(yī)療等待遇無(wú)法享受，員工合法權(quán)益難以保障。

二是部分企業(yè)員工檔案不齊全、不準(zhǔn)確。如，檔案記載的員工姓名與其身份證的姓名不一樣、招工表填寫的年齡與實(shí)際年齡不相符等。

三是部分企業(yè)員工檔案管理混亂。由于企業(yè)減人，沒(méi)有專職檔案管理人員，致使員工檔案遺漏遺失現(xiàn)象發(fā)生。

成因分析

首先，現(xiàn)行員工檔案管理體制不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。隨著新興經(jīng)濟(jì)成分組織出現(xiàn)，如民企、三資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等，員工檔案的管理權(quán)限不夠明確。

其次，檔案意識(shí)淡薄。企業(yè)及個(gè)人忽視員工檔案的作用，員工檔案保管條件太差，達(dá)不到安全保管要求。此外，有的員工檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。

解決方略

新時(shí)期，員工檔案向社會(huì)的各個(gè)角落覆蓋，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等方面。對(duì)員工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工辦理出國(guó)護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和社會(huì)保險(xiǎn)；為員工代辦申報(bào)職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌；依據(jù)檔案進(jìn)行工資調(diào)整等。

員工檔案在維護(hù)企業(yè)和員工合法權(quán)益方面，還將扮演重要角色和發(fā)揮重要作用。因此，要加強(qiáng)員工檔案管理工作的宣傳，使用人單位、員工檔案管理機(jī)構(gòu)以及員工個(gè)人充分認(rèn)識(shí)員工檔案的重要性，提高加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感。

要完善法規(guī)體系，理順管理體制。堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，健全完善更加科學(xué)的企業(yè)員工檔案管理制度，特別要建立健全員工檔案的收集、歸檔、管理、轉(zhuǎn)遞、保密等一系列工作制度。進(jìn)一步明確員工檔案管理相關(guān)部門、人員的分工及職責(zé)。對(duì)不具備管理員工檔案條件的企業(yè)和希望進(jìn)行外包的企業(yè)，應(yīng)委托人社系統(tǒng)中的相關(guān)部門代理。對(duì)員工檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)定，有關(guān)部門應(yīng)作出統(tǒng)一的明確要求，以避免各行其是。

對(duì)企業(yè)員工檔案管理資質(zhì)的界定，可以從企業(yè)員工檔案管理工作本身尋找要件。筆者認(rèn)為，基本的要件應(yīng)有四個(gè)方面，專職人員、專門場(chǎng)所、管理制度、管理系統(tǒng)。每一個(gè)方面都應(yīng)有最基本的要求。首先，要加強(qiáng)專職人員的培訓(xùn)，提高他們的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。其次，要加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，專門場(chǎng)所，應(yīng)達(dá)到庫(kù)房面積、三室分離等基本要求的底線。杜絕把員工檔案存放在木箱、紙箱或裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子的現(xiàn)象發(fā)生，確保員工檔案保管防盜、防火、防潮、防蛀，達(dá)到國(guó)家安全要求。

作者單位： 中國(guó)石油吉林石化公司精細(xì)化學(xué)品廠