□寧波市江東區(qū)重點工程辦公室　朱建紅

重點工程項目檔案歸檔與管理難點分析——以寧波市江東區(qū)為例

□寧波市江東區(qū)重點工程辦公室朱建紅

如何保證重點工程項目檔案的及時歸檔和管理，不僅是保護重點工程項目有價值的文件資料和原始數(shù)據(jù)檔案的完整性，更是要規(guī)范性地編制重點建設(shè)項目檔案，為保障項目工程檔案與工程建設(shè)同步利用服務(wù)能力。但在具體的工作中，由于檔案管理人員不足，管理方法不夠科學(xué)，使檔案管理存在些許問題，影響重點建設(shè)項目檔案的實際利用價值。以下將從項目檔案管理與利用服務(wù)出發(fā)來探討檔案的歸檔和管理，以及相應(yīng)對策。

一、目前重點工程項目建設(shè)檔案的管理情況闡述

重點工程項目檔案的管理既是整個項目建設(shè)工程中所有的數(shù)據(jù)、圖紙、資料的總結(jié)與歸檔，又是建設(shè)項目的重要組成部分，在項目建設(shè)完成竣工驗收、以及投產(chǎn)使用后的維修、管理、改擴建等提供重要依據(jù)。近年來寧波市江東區(qū)在社會經(jīng)濟發(fā)展和城市建設(shè)進程飛速發(fā)展的情況下，著重建設(shè)推進“三江六岸”拓展提升的多個項目，以及配合全市的城市軌道交道建設(shè)。重點工程項目檔案的管理與利用服務(wù)成為整個重點項目建設(shè)過程中不可缺失的一部分。根據(jù)近年來江東區(qū)重點項目建設(shè)過程中檔案管理中的情況，進行分析歸納總結(jié)。

1.重點工程項目檔案現(xiàn)狀

加快城市建設(shè)腳步，一方面是創(chuàng)新發(fā)展，建設(shè)新的工程項目，重新規(guī)劃新的藍(lán)圖，另一方面是實施舊的項目改造、維護。江東區(qū)是寧波市發(fā)展較快的轄區(qū)之一。近年來在城市建設(shè)中承擔(dān)著重任。就2015年天平保險總部大樓等11個項目開工建設(shè)，天倫廣場等8個項目建成，全年重點工程完成投資167億元。軌道交通3號線江東段各站點全面開工，4號線江東段征地拆遷工作全面啟動。江東區(qū)發(fā)揮了重要的作用。重點工程項目檔案管理作為這些重點項目建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，具有十分重要的意義。從利用檔案的目的來看，主要在于已竣工項目的維修、改造居多。市級重點項目建設(shè)前期資料都由江東區(qū)的重點工程辦公室負(fù)責(zé)編制、歸檔，集中統(tǒng)一管理。在前期建設(shè)過程中，主要在資料的登記和收集方面做了許多工作，但前期的利用率不高，利用服務(wù)主要在后期。一些項目因為自然的損壞，以及使用壽命限制等多方面的原因需要進行修改和擴改，這時需要利用原始的數(shù)據(jù)資料和圖紙進行可行性分析論證。完整的重點項目建設(shè)檔案，是整個項目使用、維護和管理過程中不可少的依據(jù)，尤其對于后期幾年，甚至幾十年時間里的維護和改造都有重要的價值。如果資料不夠完善，內(nèi)容不夠集中，以及數(shù)據(jù)不夠明確，將會影響到后期檔案的服務(wù)利用效率。

2.檔案管理人員觀念意識與業(yè)務(wù)水平要求高

受一些傳統(tǒng)觀念和認(rèn)知的影響，人們對工程檔案管理重視不到位，認(rèn)為檔案工作可有可無的也大有人在，整個社會的檔案意識越來越淡泊，檔案部門的社會地位也越來越低下，檔案工作與社會嚴(yán)重脫節(jié)。檔案的利用服務(wù)不積極，一直處于被動的狀態(tài)下，檔案的使用情況也可想而知。目前，從項目檔案利用服務(wù)中人員的參與程度來看，主要還是以被動為主。所有項目檔案管理主要以提供實體的原件為主，但這只能是短暫可行的，對于一些重點項目的檔案仍有許多不足。因為重點項目建設(shè)一般時間周期都長，后期修改、維護的過程中需要用到檔案資料的時候很多，如果長期提供原件服務(wù)，很容易造成原件的破損、缺失，同時歸檔不及時也可能造成資料不完善，致使后期使用過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料不足時已經(jīng)來不及補充完善。另外，在重點項目建設(shè)檔案管理過程中，需要將所有檔案進行實體管理，還要對檔案所承載的信息內(nèi)容也需要妥善保管，這就要求檔案人員加快提高管理水平。

3.檔案的利用信息與歸檔的信息資源差異較大

重點工程建設(shè)時間都很長，一到兩年，三到五年，甚至更長時間，并且是分期進行的，因此檔案的卷宗較多，數(shù)目較大，整個編制和管理過程需要消耗更多的時間。但從檔案利用率來看，項目檔案信息資源與檔案的利用率之間有很大的差異。主要存在兩個方面。一是檔案管理還沿用傳統(tǒng)的管理方式，手工紙質(zhì)檔案資料整理時間緩慢，檢索起來比較困難，影響了使用速度和效率。二是利用方法不方便。所有的重點項目工程管理都是采用的集中管理的方式，無論是誰要查閱工程資料都必須到指定的資料室進行調(diào)閱。但對于一些工程項目的建設(shè)者來說，一般工作比較繁忙，如果要多次重復(fù)使用到某項檔案資料，由于檔案室調(diào)閱資料的一些要求限制，往往無法滿足長期的借用需求。重復(fù)性的借閱與歸檔，讓檔案的使用者產(chǎn)生了疲倦感。有時候就干脆一次借閱后，進行復(fù)制留用，如此一來使檔案的用戶不斷減少，影響了利用率，而這些重點項目檔案也基本上處于很少借閱的狀態(tài)中了。

二、重點工程項目檔案管理難點

與普通的項目檔案管理相比，重點工程項目檔案管理具有其獨特性，需要進一步提升檔案管理的水平。通過研究發(fā)現(xiàn)，重點工程項目檔案管理主要存在以下幾項難點。

1.檔案資料收集的不完整，導(dǎo)致檔案編制困難

重點項目檔案的收集涉及到工程建設(shè)的各個方面，圖紙多、文件多、要求多，在收集的過程中往往容易漏掉和丟失，造成檔案資料收集的不完整，給檔案編制帶來很大的困難。這是重點項目建設(shè)檔案管理中十分普遍的現(xiàn)象，也是重點項目檔案管理的難點。在重點項目建設(shè)中由于參與主體的多元性，施工工期分多個階段，施工材料來源的多方面性，以及工程建設(shè)的成套性等特點，給檔案的收集帶來了巨大的困難。如目前正在建設(shè)的寧波市軌道交通建設(shè)工程，為期12年，分為七條線，在江東區(qū)域范圍內(nèi)的每一條線都涉及到道改、綠化遷移、土建、盾構(gòu)等基本項目，同時每一條線都可以實現(xiàn)獨立的研究、設(shè)計、施工、竣工驗收形成的各自工程建設(shè)文件材料，不僅內(nèi)容各種各樣，而且數(shù)量很是壯觀。所有的項目并不是按順序分批分次進行的，還有一些是同步進行的，多個項目施工的過程可能都需要這些檔案資料作為施工的依據(jù)，而且所有的施工單位和監(jiān)理、籌建辦公室都是在一起臨時性的辦公，無法完全做到檔案的及時歸檔，嚴(yán)格管理，因此給檔案管理帶來很大的困難。

2.重點項目分期建設(shè)，造成檔案整理過程繁瑣

所有的重點項目工程一般都比較巨大，一次性無法完成工作。而實施分期建設(shè)，每一個項目除了主體工程外，還有其他配套性建設(shè)。每一個項目又分為多個類別，同時每一個類別的檔案都會有工程前期文字資料、招投標(biāo)資料，以及竣工驗收資料，設(shè)計圖紙等等資料。例如項目的立項文件、竣工驗收合格資料等，都是唯一的資料，在整理歸檔的過程中，必須要歸納到某一個類別的資料中，但因為涉及到另一個工程的內(nèi)容，沒有辦法保留同一內(nèi)容的文件資料，容易出現(xiàn)交叉，造成檔案管理過程繁瑣。

3.項目檔案的動態(tài)性強，增加檔案管理的難度

重點項目的建設(shè)不是一氣呵成的，而是隨著情況變化而不斷調(diào)整的，具有很強的動態(tài)性。近年來在城市快速發(fā)展中，江東區(qū)作為寧波市的重點形象提升區(qū)域建設(shè)了多個大型重點項目，如世紀(jì)東方、國際航運中心。這些重點建設(shè)項目都不是孤立存在的，而是經(jīng)過多方面科學(xué)論證和規(guī)劃的。從開始到動工建設(shè)呈現(xiàn)動態(tài)性的變化，項目檔案必須保持一致。如果出現(xiàn)項目施工與設(shè)計不符時，需要進行不斷地動態(tài)調(diào)整，但由于檔案管理人員參與項目建設(shè)不夠，專業(yè)知識水平不足，增加了管理的困難，也影響了后期的利用。

三、完善重點項目檔案及促進檔案管理發(fā)展的對策

要進一步增加重點項目檔案管理工作的有效性，提升其服務(wù)利用率，只有從根本出發(fā)，強化管理。

1.完善重點項目檔案制度，加強重點項目檔案的收集

在“十三五”規(guī)劃啟動之年，城市建設(shè)腳步快速發(fā)展，重點項目建設(shè)越來越多，為了進一步做好重點項目建設(shè)，必須要不斷改革重點項目檔案管理工作。健全和完善重點項目檔案制度，加強重點項目檔案的收集、整理工作，是當(dāng)前重點項目建設(shè)檔案管理工作的重點。要根據(jù)工程的性質(zhì)、運用的經(jīng)濟手段、施工進程，掌握檔案的整理歸檔時間，確保檔案資料收集過程的有序進行和完善性。檔案材料的整理過程中要按類別，進行細(xì)致整理，不僅要注明建設(shè)單位、材料來源、設(shè)計單位、施工單位等相關(guān)情況，責(zé)任分工、建設(shè)資料，數(shù)據(jù)對比等方面，對于可以存在的技術(shù)人員流動，資料的動態(tài)變化都要如實登記，確保資料的完整性和可使用性。

2.針對重點項目的配套性建設(shè)，加強檔案資料的科學(xué)管理

城市建設(shè)重點項目涉及到各個方面，不僅有舊城改造、新城建設(shè)、交通工程，還有商業(yè)工程建設(shè)等。每個項目既有分期建設(shè)的，也有同步建設(shè)的，但每個重點項目都具有配套性建設(shè)的特點。針對重點項目的配套性建設(shè)，要采用科學(xué)的方法進行管理。如對于重點項目建設(shè)中比較重要的資料原件進行復(fù)印，采用原件與復(fù)印件雙重歸檔管理，出借時用原件復(fù)印件，保證重點檔案資料的完整性。

3.調(diào)整動態(tài)檔案管理的方法，做到檔案管理與動態(tài)同步，注重檔案管理的延伸服務(wù)

從重點項目建設(shè)的動態(tài)性來看，雖然給檔案管理帶來了很大的困難，但也帶來了一定的機遇。檔案管理的過程中，必須要時刻關(guān)注內(nèi)、外部變化，及時調(diào)整管理思路和管理對象，實現(xiàn)檔案管理與動態(tài)同步。要加強檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)與吸收，使工作人員能夠從專業(yè)的角度來進行重點項目檔案管理。要強調(diào)施工資料的追蹤和收集，根據(jù)每個項目的設(shè)計、施工環(huán)境與施工建設(shè)中的變化，以及項目驗收的最終結(jié)果進行科學(xué)管理，確保歸檔資料的完整、系統(tǒng)。