■ 梁其華

（河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站，石家莊 050021）

對原始地質(zhì)資料立卷歸檔與匯交問題的研究

■ 梁其華

（河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站，石家莊 050021）

文章依據(jù)原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則和相關(guān)規(guī)范要求，從收集、整理、立卷、歸檔和匯交范圍等方面闡述了實際工作中的一些經(jīng)驗和方法，分析指出了立卷歸檔中存在的主要問題和驗收工作中發(fā)現(xiàn)的一些問題，提出強化原始地質(zhì)資料歸檔管理對策：(1)嚴(yán)格執(zhí)行原始地質(zhì)資料驗收制度，根據(jù)工作需要適時開展項目跟進，主動收集驗收資料；(2)加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流活動；(3)要規(guī)范編寫原始文件目錄以便于查找和利用。

原始地質(zhì)資料；立卷歸檔；驗收；匯交

新中國成立以來，特別是中國地質(zhì)調(diào)查局組織實施地質(zhì)調(diào)查項目工作以來，國家投入了巨量資金，形成了大量的原始地質(zhì)資料。它是地質(zhì)勘查、科學(xué)研究工作中形成的第一手資料，規(guī)范整理和管理好原始地質(zhì)資料，對指導(dǎo)今后地質(zhì)工作和國民經(jīng)濟建設(shè)等都具有非常重要的意義。

依據(jù)《關(guān)于進一步加強原始地質(zhì)資料管理的通知》（國土資廳發(fā)〔2012〕57號）和《中國地質(zhì)調(diào)查局關(guān)于地質(zhì)調(diào)查項目資料匯交相關(guān)補充要求的通知》（中地調(diào)函〔2013〕364號文），要求凡在中華人民共和國領(lǐng)域及管轄的其它海域，以及由國家財政出資在境外從事地質(zhì)工作所形成的原始地質(zhì)資料，均應(yīng)進行資料匯交[1]。本文結(jié)合對《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》理解和十幾年來對原始地質(zhì)資料立卷、歸檔和匯交工作取的一些經(jīng)驗形成一些基本認(rèn)識，與大家共同探討。

1 原始地質(zhì)資料概念和立卷標(biāo)準(zhǔn)

1.1 原始地質(zhì)資料概念

原始地質(zhì)資料是在進行地質(zhì)工作時直接形成或采集的，反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果原稿等資料。

1.2 原始地質(zhì)資料立卷標(biāo)準(zhǔn)

原地質(zhì)礦產(chǎn)部1964年頒發(fā)《地質(zhì)檔案原本立卷歸檔的具體辦法》（地質(zhì)部〔64〕地資字第2號通知）是最早正式執(zhí)行的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（以下簡稱《立卷規(guī)則》）[2]由國家檔案局于2008年6月20日發(fā)布，于2008年9月1日正式實施，舊標(biāo)準(zhǔn)廢止。

《立卷規(guī)則》作為中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對舊標(biāo)準(zhǔn)作了修正和補充，簡化了歸檔類別，規(guī)范了歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)，推進了原始地質(zhì)資料立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理進程。

2 原始地質(zhì)資料的歸檔、匯交范圍和基本要求

2.1 歸檔范圍

(1)每個地質(zhì)項目工作從立項開始形成的立項材料，到任務(wù)書下達、設(shè)計書編寫及設(shè)計評審文件、野外測繪、地質(zhì)觀察、勘探、儀器記錄、采樣化驗、室內(nèi)綜合研究、編寫成果報告及成果審查、評審文件等各階段所形成的資料都屬歸檔內(nèi)容。

(2)中途停止或階段性完成的地質(zhì)工作，也應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求立卷歸檔，并在備考表中注明工作中斷的原因和原始地質(zhì)資料可供利用的程度。

(3)合作開展的地質(zhì)工作，由主要承擔(dān)方（或合同約定一方）負(fù)責(zé)該地質(zhì)工作原始地質(zhì)資料的立卷歸檔。協(xié)作方應(yīng)將需歸檔的原始地質(zhì)資料送交歸檔責(zé)任方歸檔，以保持其完整性。

(4)收集的地質(zhì)資料已為地質(zhì)工作所利用，并轉(zhuǎn)化為該地質(zhì)工作原始地質(zhì)資料的，應(yīng)立卷歸檔。

2.2 匯交范圍

(1)自2013年1月1日起評審的地質(zhì)成果報告，在向全國各級資料館匯交電子文檔同時，匯交原始資料電子復(fù)制件，原始資料和成果資料可一起組織進行匯交，原始資料底類部分作為成果資料匯交，不再重復(fù)匯交原始地質(zhì)資料[3]。

(2)中國地質(zhì)調(diào)查局下達的地質(zhì)項目原始資料匯交內(nèi)容根據(jù)審查意見書中的要求進行匯交。

(3)其他項目可按照《地質(zhì)資料管理條例實施辦法》附件2《原始地質(zhì)資料匯交細(xì)目》的規(guī)定進行匯交。

2.3 歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和評審等級

地資〔1989〕18號通知印發(fā)的《原本地質(zhì)檔案驗收辦法（試行）》規(guī)定[3]：歸檔的原始地質(zhì)資料質(zhì)量要全面符合部頒地質(zhì)工作的有關(guān)規(guī)定、規(guī)范和原本地質(zhì)檔案立卷歸檔辦法。質(zhì)量要求概括為：完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)格、清晰、載質(zhì)、整飾七個方面。質(zhì)量等級分為：優(yōu)秀、良好、合格、不合格。

2.4 立卷歸檔基本要求

(1)完整性：歸檔的原始地質(zhì)資料要齊全成套，每件內(nèi)容要素構(gòu)成應(yīng)完整，責(zé)任簽署完備，應(yīng)反映一項地質(zhì)工作的全過程。

(2)紙張規(guī)格要求：報告正文、附件一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4幅面紙，附圖冊和附表冊可采用A4、A3幅面紙，大幅圖件應(yīng)按國際標(biāo)準(zhǔn)A4折疊成手風(fēng)琴式，圖面朝里，責(zé)任欄（圖簽）朝外。

(3)封面要求：成冊的原始地質(zhì)資料應(yīng)有封面、扉頁、目錄頁及頁碼等，扉頁應(yīng)包含題名、責(zé)任人及完成時間等。

(4)圖類：圖件的右下角應(yīng)有圖簽，圖簽內(nèi)容包括題名、圖號、順序號、責(zé)任人、完成時間等。多拼的圖件，應(yīng)在第一張左上角有接幅圖，最后一張圖的右下角應(yīng)有圖簽，其余各張圖可僅附圖名、圖號及順序號；順序號應(yīng)按從左到右、從上到下的順序排列。

(5)照片：立卷歸檔的照片應(yīng)有文字說明。

(6)載體、整飾：野外記錄應(yīng)選用利于長期保存的優(yōu)質(zhì)紙張書寫，不應(yīng)使用圓珠筆、彩色筆等易褪筆跡的材料書寫。

3 原始地質(zhì)資料立卷歸檔步驟

3.1 資料收集時間

在提交地質(zhì)成果報告評審之前，項目組技術(shù)人員將項目所有應(yīng)歸檔的技術(shù)文件材料收集齊全，并指定立卷人負(fù)責(zé)立卷歸檔工作。立卷人也可在項目啟動時就開始收集、整理和保管原始資料，這樣有利于項目進行中資料的形成、積累齊全性和完整性，并對項目后期資料立卷歸檔打好基礎(chǔ)工作。

3.2 分類整理

首先由立卷人將收集到的原始地質(zhì)資料按照立卷歸檔“整飾” 要求進行整理；成冊的資料去除金屬、塑料裝訂物，用線裝訂好，制作統(tǒng)一的歸檔封面裱貼好；圖件按要求折疊好，再按照《立卷規(guī)則》要求將資料歸入相應(yīng)“底/D、測/C、觀/G、探/T、樣/Y、試/S、錄/L、像/X、綜/Z、文/W ” 十個類別中，并依照自然形成規(guī)律或內(nèi)在聯(lián)系，按形成時間先后順序進行整理，先主要后次要，排序一般為先文字，后附表、附件、附圖。本著有利于保管和便于提供利用為目的。

3.3 資料編號

案卷內(nèi)的原始地質(zhì)資料以件為單位編制檔號。

檔號結(jié)構(gòu)：檔號內(nèi)案卷號+卷內(nèi)類別代號+件號組成。

案卷號：立卷歸檔時由地質(zhì)檔案部門賦予案卷的代碼。

類別號：用漢字或字母的類別代號表示。

件號：類內(nèi)以件為單位，從1開始編流水號，一件一號，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足4位的前面填充“0”。

每一案卷應(yīng)建立卷內(nèi)文件目錄及備考表。卷內(nèi)文件目錄包括卷內(nèi)目錄封面、目錄索引表、文件目錄和電子文件使用說明書等。

(1)地質(zhì)檔案文件目錄封面左上角為檔案號，向資料館(室)索取。

(2)文件目錄填寫次序從“底”類開始，依類逐件進行；順序號即所有立卷資料的大流水號；件號即以各類為單位的小流水號，每類件號從0001開始；各類別按件依次填寫文件題名、數(shù)量、密級、載體形式、盒(袋)號、電磁載體編號、電子文件字節(jié)數(shù)等欄目。

3.5 電子文件的整理

(1)文件目錄中凡是“載體形式”中有電子文件的都要制作電子文檔，其中一級目錄為“案卷號”，二級目錄為“類別代字”和“地質(zhì)檔案文件目錄”，三級目錄為各類別中所有的電子文件，其每個文件夾命名為“案卷號+類別代碼+件號”。電子文件歸檔組織示例如圖1所示。

(2)電子文件所提供的信息應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，如同時有紙介質(zhì)，必須與紙介質(zhì)對應(yīng)一致。

選取高硫鋁土礦試樣，參照GB/T 2007.1—1987、GB/T 2007.2—1987制樣，過75μm(200目)篩網(wǎng)，并在(110±5)℃烘箱內(nèi)烘約2h，置于干燥器內(nèi)，冷卻，備用。

(3)光盤要制作標(biāo)簽，內(nèi)容有密級、保管期限、案卷號、載體號、題名、形成時間等。

3.6 密級確定

根據(jù)“關(guān)于印發(fā)《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》的通知（國土資發(fā)〔2008〕69號）”的規(guī)定，匯交的地質(zhì)資料，由匯交人立卷時根據(jù)《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》的規(guī)定，對所匯交的地質(zhì)資料提出定密建議，然后由所在單位保密委員會會同涉密資料管理人員對匯交人提出的定密建議進行復(fù)核，并確定密級。資料管理人員接收歸檔后在具體資料和裝具上進行相應(yīng)密級標(biāo)注。

圖1 電子文件歸檔組織示例框圖

4 原始地質(zhì)資料驗收工作

驗收工作是基層資料管理部門的職責(zé)，通過驗收可指導(dǎo)、協(xié)助提高原始地質(zhì)資料歸檔質(zhì)量。原始地質(zhì)資料立卷歸檔、驗收和匯交流程見圖2。

4.1 主要驗收內(nèi)容

(1)原始地質(zhì)資料的內(nèi)容是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定(幅面、格式、名稱、編號、責(zé)任簽署等)。

(2)原始地質(zhì)資料的編號方法和圖件的繪制是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

(3)原始地質(zhì)資料中的名詞、術(shù)語、線條、圖例、符號等是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

(4)圖件材料的標(biāo)題內(nèi)容和填寫方法是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

(5)形成的原始地質(zhì)資料是否齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確等。對照項目的任務(wù)書和合同書所要求的工作量進行驗收[4]。

(6)每一個電子文件認(rèn)真進行病毒查殺，保證拷貝的電子文檔不帶病毒。

4.2 質(zhì)量驗收

立卷人將編制好的“地質(zhì)檔案文件目錄”及全部歸檔資料交由負(fù)責(zé)原始資料歸檔的管理人員依照《立卷規(guī)則》和歸檔質(zhì)量7個方面要求逐件進行檢查驗收，對不符合歸檔質(zhì)量或收集不齊全等問題退還給立卷人，并說明修改補充要求，限期修改、補充完善。立卷人在限期內(nèi)將退回的技術(shù)文件材料進行修改、補充。

4.3 復(fù)查移交

資料管理人員對修改補充完畢的地質(zhì)資料進行質(zhì)量復(fù)查，檢查提出的問題是否已解決，若仍有問題則再次退給立卷人，直至符合歸檔要求為止。最后在移交清單上由移交人、驗收人和資料部門負(fù)責(zé)人分別簽字，并簽發(fā)《原始地質(zhì)資料歸檔合格憑證》，至此，一個項目的立卷歸檔工作就全部完成。然后按匯交目錄要求開始電子文檔數(shù)字化后進行匯交。

圖2 原始地質(zhì)資料立卷歸檔、驗收和匯交流程圖

5 原始地質(zhì)資料立卷歸檔管理中存在的主要問題

5.1 立卷歸檔中存在的問題

(1)財政項目與市場項目重視度不同。原始地質(zhì)資料按項目來源一般可分為：國家財政出資項目、省財政出資項目和商業(yè)性地勘項目等。其中，財政項目地質(zhì)單位一直以來對原始資料的重視程度較高，歸檔較為規(guī)范。而市場性的地質(zhì)項目原始地質(zhì)資料重視程度低，資料歸檔較少或不歸檔。

(2)立卷人員安排不到位。在實際立卷工作中：一是各項目組立卷人不固定；二是因項目技術(shù)人員穿插參加多個項目工作，所以立卷工作滯后不能及時整理立卷；三是由剛參加工作或非專業(yè)技術(shù)人員來完成立卷歸檔任務(wù)，他們基本沒有立卷經(jīng)歷和工作經(jīng)驗，雖經(jīng)反復(fù)講解、指導(dǎo)，仍然是一知半解，所以給歸檔與匯交工作帶來了一定的困難。

5.2 驗收工作中發(fā)現(xiàn)的問題

(1)歸檔原始地質(zhì)資料完整度低。歸檔資料常常遺漏數(shù)據(jù)庫、遙感、探槽類和研究收集等地質(zhì)資料，具體原因如下：①有些單位為了節(jié)約成本，在工作過程中簡化工作步驟，對任務(wù)書中所要求的工作量少做或沒做，該有的原始資料沒有形成；②由于有些項目工作時間跨度大，周期長，等到匯交時很多原始地質(zhì)資料已不完整或破損；③一些技術(shù)人員在科技、生產(chǎn)活動中往往不重視原始地質(zhì)資料的積累，造成歸檔材料殘缺不齊；④多拼圖件無接幅圖及每張拼圖無編圖號和順序號，破損的圖件沒修復(fù)和裱糊等。

(2)責(zé)任簽署不完備。成冊（本）的原始地質(zhì)資料扉頁無編寫單位、責(zé)任人、完成時間和目錄頁等；野外照片、野外記錄簿、收集材料和立項材料等常遺漏責(zé)任人簽署。

(3)原始檔案文件目錄編寫不規(guī)范。一是地質(zhì)資料文件題名簡寫或與文件封面名稱不一致；二是每件資料不填寫密級、電磁載體編號和字節(jié)數(shù)；三是對立卷歸檔存在遺留問題無文字說明。

(4)歸類不準(zhǔn)確。常歸錯底字類、觀字類和文字類的內(nèi)容。如：把野外調(diào)查類資料、野外調(diào)查手圖和立項設(shè)計歸到底字類，而把項目任務(wù)書中要求提交的成果附件、附圖和附表等歸到觀字類等。

6 強化原始地質(zhì)資料歸檔管理的對策和措施

6.1 嚴(yán)格執(zhí)行原始地質(zhì)資料驗收制度

嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國土資源部辦公廳發(fā)〔2012〕57號文的精神，落實原始地質(zhì)資料驗收工作，不以項目大小、項目來源區(qū)別對待原始地質(zhì)資料歸檔與匯交工作。對每個項目進行歸檔的原始資料都要達到七個方面質(zhì)量要求。

6.2 加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流活動

(1)地質(zhì)資料管理人員不僅要掌握檔案學(xué)管理知識，更要加強學(xué)習(xí)地、物、化、遙等專業(yè)地學(xué)知識。

(2)組織《立卷規(guī)則》學(xué)習(xí)培訓(xùn)?！读⒕硪?guī)則》為原始地質(zhì)資料立卷歸檔與匯交提供了可靠依據(jù)，只有全面掌握了《立卷規(guī)則》的分類原則和具體要求，才能更準(zhǔn)確地對原始地質(zhì)資料進行分類和完整歸檔，確保原始地質(zhì)資料的匯交和利用。

(3)地質(zhì)資料主管部門要加強與項目組聯(lián)系，多開展調(diào)研、交流、展評等類型活動，從而達到相互借鑒、取長補短、共同提高的目的。

6.3 規(guī)范編制原始文件目錄

原始檔案文件目錄就像指路路標(biāo)，它能指引我們快速、準(zhǔn)確地找到想要的信息資料。因此，編寫《地質(zhì)檔案文件目錄》中的文件題名、密級、電磁載體編號和字節(jié)數(shù)等信息時要準(zhǔn)確、齊全，不能過于簡單和遺漏，應(yīng)根據(jù)工作中記錄內(nèi)容編寫全稱題名和填寫全部信息，便于今后查找和利用。

6.4 適時開展項目跟進

原始地質(zhì)資料歸檔驗收過程是對項目開展全過程的一次再檢驗。為保證原始地質(zhì)資料驗收工作的準(zhǔn)確、合理，地質(zhì)資料管理人員應(yīng)適時跟進項目，熟悉流程，變被動收、整資料為主動驗收資料，以保證原始地質(zhì)資料立卷工作全面、合理，保質(zhì)保量的完成匯交任務(wù)。

[1]國土資源部．關(guān)于進一步加強原始地質(zhì)資料管理的通知(國土資廳發(fā)[2012]57號)[Z]．北京：國土資源部, 2012．

[2]DA/T41-2008．《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》[S]．

[3]地質(zhì)礦產(chǎn)部．《原本地質(zhì)檔案驗收辦法(試行)》(地質(zhì)礦產(chǎn)部全國地質(zhì)資料局地資[1989]18號),《地質(zhì)資料管理工作手冊》[M]．北京,地質(zhì)出版社,1989．

[4]董堯鴻．從原始地質(zhì)資料的利用論其立卷歸檔的重要性[C]//第七屆全國地質(zhì)檔案資料學(xué)術(shù)研討會文集．北京：地質(zhì)出版社,2010．

[5]中國地質(zhì)調(diào)查局．中國地質(zhì)調(diào)查局關(guān)于地質(zhì)調(diào)查項目資料匯交相關(guān)補充要求的通知(中地調(diào)函[2013]364號)[Z]．北京：中國地質(zhì)調(diào)查局,2013．

[6]國土資源部．國土資源部辦公廳關(guān)于實施《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的通知(國土資廳發(fā)[2008]98號)[Z]．北京：國土資源部,2008．

[7]張慧敏．對《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的探討[C]//第七屆全國地質(zhì)檔案資料學(xué)術(shù)研討會文集．北京：地質(zhì)出版社,2010．

[8]張梅芬．淺談《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》中的立卷要求[J]．檔案,2009(4)：50-51．

Research on the Issues with Regard to Filing and Collecting of Original Geological Data

LIANG Qihua
(Hebei Provincial Geological Environmental Monitoring Station, Shijiazhuang 050021, China)

In this paper, the author has introduced some experiences and methods regarding gathering, sorting, fling and archiving, as well as the range of collection of original geological data according to the rules of fling and correlative criterion. In view of some problems occurred in the work of fling and acceptance, the author offers some measures for enhancing archiving administration concerning original geological data. These measures include: frstly, strictly implementing a system to check the original geological data, timely carrying out project follow up, and collecting the documents of acceptance in an active manner; secondly,stepping up our training, learning and exchanging efforts; thirdly, compiling original fles directory according to standard norm so as to fnd and use them easily.

original geological data; fling; checking and acceptance; collection

F407.1；F062.1

A

1672-6995（2016）03-0050-05

2015-12-15；

2016-01-11

梁其華（1966-），女，河北省靈壽縣人，河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站副研究館員，工學(xué)學(xué)士，主要從事地質(zhì)科技檔案研究和管理工作。