吳文

（青島港灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東青島266404）

港口物資集中供應(yīng)管理模式探討

吳文

（青島港灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東青島266404）

針對我國港口發(fā)展迅猛，新建碼頭不斷增加，港口吞吐量也大幅度上升的情況，探討港口物資集中供應(yīng)管理模式，并對其不同特點、適用范圍等進行論述。

港口企業(yè)；物資管理；供應(yīng)模式；特點

0 前言

進幾年來，我國港口發(fā)展迅猛，新建碼頭不斷增加，港口吞吐量也大幅度上升。2015年度，世界港口貨物吞吐量前10大港口中，中國占有8席。中國前20強港口年吞吐量均已過2億噸。與此同時港口建設(shè)所需要的材料、設(shè)備維修所需要的備件需求也在大幅增加。港口所需要的材料主要包括黑色金屬、有色金屬、建筑材料、土產(chǎn)雜品、橡膠制品、鐵路器材、工具、燃料等通用材料，備件主要包括流動機械配件、電動裝卸機械配件、供電設(shè)備配件、機修設(shè)備配件、車輛配件、港口施工機械配件、通訊設(shè)備配件、鍋爐配件、信息化設(shè)備配件、自動化控制設(shè)備配件等（上述材料和備件，以下統(tǒng)稱為物資）。一些港口每年的物資采購金額達10多億元，采購筆數(shù)10萬筆以上，隨著物資采購額度的大幅度上升，如何在保證生產(chǎn)的前提下，盡可能的壓縮物資供應(yīng)成本，提高物資管理效率，保證港口生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行，已成為各港口企業(yè)的主要課題。青島港從2003年開始在全集團推行物資集中供應(yīng)管理模式，經(jīng)過10多年的不斷探索和改進，逐步形成了一種精簡、高效、資金投入少、管理效率高的物資集中供應(yīng)管理模式。為此，從港口企業(yè)物資管理的特點出發(fā)，結(jié)合實踐經(jīng)驗介紹港口企業(yè)物資集中供應(yīng)中的機構(gòu)設(shè)置、計劃、采購、庫存等方面的做法。

1 分散供應(yīng)管理模式

1.1 常用的管理模式

我國港口一般采用三級管理，由于港口集團有限公司（港口股份有限公司）下屬有許多分公司，因此管理起來非常麻煩。所謂分散供應(yīng)管理模式，是指每一個分公司都有一個相對獨立的物資供應(yīng)管理體系。港口物資分散管理模式結(jié)構(gòu)，圖1。一般分為三級管理體制，即：集團公司，分公司和基層單位（隊）。

1.2 此管理體制的缺點

（1）機構(gòu)和人員設(shè)置龐大，集團每個分公司都有一套獨立的物資計劃、采購、驗收、倉儲機構(gòu)配備。公司需要有大面積的物資倉庫。人力、物力和財力投入較大。

（2）出庫、入庫管理程序繁瑣。到貨的物資首先要入分公司庫，基層單位再從分公司庫領(lǐng)用，手續(xù)繁瑣。

（3）形不成集中采購，不能發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢。各自為戰(zhàn)，單打獨斗是主要的采購方式。各分公司雖然作業(yè)的貨種可能不同，但是通常采用相同的港口裝卸設(shè)備，例如，門機、叉車等，需要采購的物資、主要備件等是相同的，但因采購是各自為戰(zhàn)的，無法形成規(guī)模采購，所以無法拿到大規(guī)模采購的價格優(yōu)勢。

（4）采購渠道和信息不能共享，不僅導(dǎo)致信息資源不能發(fā)揮最大效益，也無法形成采購中的技術(shù)優(yōu)勢。很多分公司采購的是相同的材料和備件，但因相互間采購是獨立進行的，因此對采購備件的技術(shù)參數(shù)、可靠性、安全性、維修性等信息都不能及時溝通，也不能共享供貨商的信息。

圖1 港口物資分散管理模式結(jié)構(gòu)圖

（5）不利于供應(yīng)商的管理。對于相同的物資，由于每個公司都有自己的供應(yīng)商，所以不利于管理。

2 集中供應(yīng)管理模式

所謂集中供應(yīng)管理模式是指港口集團有限公司（港口股份有限公司）只設(shè)一套物資管理體系，集團公司統(tǒng)一進行物資的計劃審批、采購、驗收等。下屬分公司不再設(shè)立專門的物資管理部門，只在安技部設(shè)立1名專職的物資主管?，F(xiàn)以青島港為例，介紹港口物資集中供應(yīng)管理模式，圖2。

2.1 各級物資管理機構(gòu)的職責(zé)

2.1.1 集團級物資管理職責(zé)

集團設(shè)立專門的物資集中供應(yīng)管理部門，即：物資設(shè)備招標(biāo)采購中心，負(fù)責(zé)全集團的物資集中供應(yīng)管理；負(fù)責(zé)全集團的物資采購計劃的審定、采購實施、采購驗收及財務(wù)管理等。物資設(shè)備招標(biāo)采購中心下設(shè)4個組，即計劃組、采購組、驗收組合和倉儲組。各組職能如下：

（1）計劃組。主要負(fù)責(zé)對集團各單位提報的生產(chǎn)和建設(shè)用物資需求計劃進行審核，并將審核合格的物資計劃分配給采購員，對于審核不合格的，退回計劃提報單位重新提報。

（2）采購組。主要負(fù)責(zé)全集團所有物資的采購。根據(jù)物資的屬性不同，又分為基建材料采購組、電氣材料采購組、固機配件采購組、流機配件采購組等。

（3）驗收組。根據(jù)物資驗收標(biāo)準(zhǔn)，會同使用單位和供應(yīng)商，共同對所負(fù)責(zé)物資進行全面的現(xiàn)場驗收，對達不到驗收標(biāo)準(zhǔn)的貨物進行退換，并做好記錄和反饋工作。

（4）倉儲組。在倉儲組內(nèi)設(shè)立保管員和統(tǒng)計員。保管員負(fù)責(zé)錄入和核對“五聯(lián)單”，確保出入庫數(shù)據(jù)核對一致；對倉庫內(nèi)代存物資進行科學(xué)管理，嚴(yán)把收發(fā)貨物的質(zhì)量關(guān)；統(tǒng)計員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商和使用單位對當(dāng)月材料款數(shù)據(jù)進行核對，做好發(fā)票的審核、錄入、交接等工作，并按時出具月度材料結(jié)算報表報財務(wù)部。

2.1.2 公司級物資管理職責(zé)

分公司不再設(shè)立專門的物資管理部門，只在負(fù)責(zé)公司技術(shù)和安全工作的安技部設(shè)1名專職的物資主管，負(fù)責(zé)公司的物資管理工作。物資主管主要是審核基層隊上報的物資采購計劃、參與物資的到貨驗收、分公司的物資消耗、統(tǒng)計、分析等。分公司沒有設(shè)備采購權(quán)限，任何物資，小到一只圓珠筆芯等都要由集團物資設(shè)備招標(biāo)采購中心統(tǒng)一采購。分公司不再設(shè)材料庫，所有采購到貨物資均直接送到使用單位（基層隊）。

2.1.3 基層隊物資管理職責(zé)

基層隊設(shè)專職材料員負(fù)責(zé)本單位的物資采購計劃申報、物資到貨驗收、隊臨時材料庫出入庫管理、本單位物資消耗、統(tǒng)計、分析等工作。

2.2 物資集中供應(yīng)程序

任何一項物資的計劃、采購、審批和驗收程序，都是：①基層隊提出物資需求計劃，上報公司物資主管、物資主管審核后報集團物資設(shè)備采購招標(biāo)中心計劃組。②計劃組審核通過后，向采購組下達采購計劃，采購員組織人員經(jīng)過廠家考察及超評標(biāo)后，初步確定供貨商，報采購組長和采購中心審核批準(zhǔn)后，然后經(jīng)使用單位會簽同意后簽訂購貨合同。③供應(yīng)商送貨到現(xiàn)場后，物資設(shè)備招標(biāo)采購中心、使用單位、供應(yīng)商三方按照貨物驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。④驗收合格后，各方在“五聯(lián)單”（采購中心、使用單位各留存兩聯(lián)，供應(yīng)商留存一聯(lián)）上簽字確認(rèn)。驗收后進行相關(guān)的財務(wù)結(jié)算及質(zhì)量跟蹤等程序，圖3。

圖2 港口物資集中供應(yīng)管理模式圖

圖3 物資集中供應(yīng)程序圖

3 集中供應(yīng)體制的優(yōu)點

3.1 降低管理成本

集中供應(yīng)體制機構(gòu)精簡、人員減少，大大降低管理成本。原先集團每個單位都要設(shè)置一套物資計劃采購機構(gòu)，例如，青島港集團有限公司的分公司就有20多個，國內(nèi)前20強的港口企業(yè)的分公司也大都在10個以上，這些分公司的物資計劃、采購、驗收、倉儲班子等，均需要配置大量的人力及物力資源。實行集中供應(yīng)體制后，這些物資管理班子可匯集成1個，既大幅度減少了人員和其他資源配置，也大大降低了物資管理的成本。

3.2 壓縮庫存成本

集中供應(yīng)體制是以追求零庫存為目標(biāo)的，由于減少了儲存環(huán)節(jié)，所有到貨物資都能在第一時間入隊庫，大大壓縮了庫存成本。

3.3 提高物資供貨效率

集中供應(yīng)體制提高了物資供貨效率。由于集中管理取消了分公司級庫存，到貨物資直接送達直接使用單位，即基層隊，避免了一層一層的物資入庫出庫環(huán)節(jié)，提高了供貨效率。

3.4 壓縮采購資金

集中供應(yīng)體制容易形成規(guī)模采購，在降低采購單價的同時可壓縮大量采購資金。例如，集中供應(yīng)可以將零星采購和小批量采購匯集成較大的采購訂單，在采購單價上有較大談判優(yōu)勢，可大幅降低采購成本，青島港僅此一項每年可壓縮采購資金約3000萬元。3.5可與供貨商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系

集中供應(yīng)體制有利于與大供貨商形成互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。集中采購由于采購額度和采購量較大，具備大客戶的條件，易于引起供應(yīng)商的重視，提高供應(yīng)等級，在引進大供應(yīng)商和簽訂戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系方面具備較大優(yōu)勢。例如，青島港已與濟鋼、雙星、許繼集團、ABB、SEW、西門子、安川等國內(nèi)和國際大廠商形成了戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。供應(yīng)商在供貨時間、供貨價格、付款時間、售后服務(wù)等方面，都可提供較大的優(yōu)惠等。

3.6 實施有效監(jiān)督

集中供應(yīng)體制便于對廉潔從業(yè)進行有效監(jiān)督。由于采購人員集中，采購場所集中，管理教育集中，對形成陽光采購創(chuàng)造了條件。同時，結(jié)合多層面的監(jiān)督檢查機制，也為陽光采購提供了保證。

4 實施集中供應(yīng)體制的基礎(chǔ)和前提

4.1 建立計算機物資管理系統(tǒng)

集團公司必須有一套完整的計算機物資管理系統(tǒng)。以青島港為例，每月的采購計劃上萬筆，金額幾千萬元，涉及的材料、備件上萬類，物資管理的計劃提交，采購，現(xiàn)場驗收，出入庫賬目，付款情況，以及每一項物資狀態(tài)實時追蹤等，都是在計算機物資管理系統(tǒng)上進行的，如果離開了物資管理系統(tǒng)，集中管理供應(yīng)體制就成為了空談。

4.2 嚴(yán)格的考核

企業(yè)必須要有嚴(yán)格的考核機制，要教育員工必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，這是做好和實施集中供應(yīng)體制的基礎(chǔ)和前提。特別是對于違反集中供應(yīng)體制的現(xiàn)象，不僅要加強考核，還要讓其他員工也要受到教育和警示。

5 需要解決的問題

5.1 采購計劃不準(zhǔn)確

（1）一些基層單位由于過分考慮本單位物資控制成本，或者由于對本單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動狀況了解得不透徹，而造成月度計劃和周計劃不完全，無法滿足本單位生產(chǎn)經(jīng)營需要，因此不得不再追加臨時計劃等，使臨時計劃數(shù)占總計劃數(shù)的比例過高，這樣不僅浪費大量的人力、財力，同時會存在物資到貨時間晚、價格高等問題，使物資管理的效率下降，甚至可能影響企業(yè)的正常經(jīng)營。

（2）有些基層單位的物資主管人員，從過分追求儲備的品種全、數(shù)量足的保供觀念出發(fā)，而未考慮目前市場經(jīng)濟是買方市場、社會資源充足、交通便利等現(xiàn)狀，使編制的采購計劃過大，物資儲備量過多，庫存成本過高等，而嚴(yán)重影響了生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。

5.2 物資的定額管理有待進一步加強

科學(xué)合理的物資消耗和儲備定額是制定物資消耗計劃的基礎(chǔ)。由于港口消耗的材料和備件種類越來越多，現(xiàn)場情況千變?nèi)f化，因此有時物資定額與現(xiàn)場實際消耗相差甚遠，造成根據(jù)定額制定的物資采購計劃不準(zhǔn)確，常導(dǎo)致采購量、庫存量過大，庫存資金積壓，造成浪費?；蛘卟少徚俊齑媪坎蛔?，需要不斷的增加計劃，工作效率低，而影響生產(chǎn)的正常進行。

5.3 完善物資管理考核體系

一般的港口都有物資計劃及定額考核，但是往往在實際工作中卻無法執(zhí)行，究其原因是，①由于人情關(guān)系，不能按規(guī)章制度辦事等。②因為物資計劃、消耗定額、儲備定額制定得不科學(xué)、不合理，與實際情況相差太遠而導(dǎo)致無法執(zhí)行。

5.4 零庫存與生產(chǎn)間的關(guān)系

需要解決好追求“零庫存”與滿足生產(chǎn)之間的關(guān)系，雖然集中物資管理體制有利于減少庫存，減少資金的積壓，但是有些物資，例如，一些進口的備品配件的采購周期較長，又往往是關(guān)鍵部件，一旦供應(yīng)不上就會嚴(yán)重影響生產(chǎn)，因此既要追求零庫存，又要保證備件特別是進口備件的供應(yīng)。

5.5 加強人員的職業(yè)素養(yǎng)教育

加強物資采購人員的職業(yè)素養(yǎng)教育，對于開展好物資的集中供應(yīng)制工作十分重要。由于采用了物資集中管理體系，物資的采購活動會相對集中，采購人員的思想素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力，對物資管理也會有著重要的影響，所以必須避免由此造成的工作不當(dāng)、影響生產(chǎn)甚至觸犯法律的情況。企業(yè)需要把加強人員的職業(yè)素養(yǎng)教育作為一項主要工作，而長期堅持下去。

〔編輯王永洲〕

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10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2016.12.09