蘇林忠

（華南理工大學信息化辦公室，廣東 廣州 510640）

基于校園一卡通系統(tǒng)的高校資金內(nèi)控可行性研究

蘇林忠

（華南理工大學信息化辦公室，廣東 廣州 510640）

針對目前高校對大財務資金內(nèi)控的需求，著重從校園一卡通系統(tǒng)的角度闡述了如何充分利用校園一卡通系統(tǒng)所具備的功能與條件做到規(guī)避財務風險和規(guī)范財務行為，以保障資金合法與安全的內(nèi)控目標，從而肯定了校園一卡通系統(tǒng)作為高校對財務管控手段的可行性。

高校；一卡通；財務；資金；內(nèi)控

1 引言

相關數(shù)據(jù)表明，高校的本科及以上的招生計劃已由2000年的306萬躍居到2015年的764萬，增長幅度高達150%；2014年的全國教育經(jīng)費總投入高達32806.46億元，其中，普通高校的各種教育及科研經(jīng)費等也呈現(xiàn)以幾倍甚至十幾倍的速度增長；針對985、211的個體院校每年也有高達幾個甚至十幾個億不等數(shù)額的各類經(jīng)費。面對如此活躍的教育事業(yè)以及龐大的資金資源，如何保障財務工作的規(guī)范化，避免各類經(jīng)濟犯罪行為是當今高校所面臨的一個刻不容緩的問題[1]。

2 高校大財務資金內(nèi)控所存在的問題

概括來講，困擾高校財務資金內(nèi)控工作的原因主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 內(nèi)控體系不完善，缺乏統(tǒng)一的管控基礎

多數(shù)情況下或因高校自身不重視財務內(nèi)控制度體系的建設[1]，或因執(zhí)行過程中相關部門配合不積極，或因缺失配套的相關管理措施等，導致一直以來未能形成一個具備領導能力的內(nèi)控組織機構和一套操作性強的內(nèi)控實施方案。

2.2 缺乏統(tǒng)一的收費平臺，無法保障資金的安全性、完整性以及時效性[3-4]

高校的收費業(yè)務相對繁多，但由于收費項目的歸口管理部門不同，收繳方式以及貨幣形式等亦不盡相同，現(xiàn)金出現(xiàn)假幣、被盜，以及由于管理人員私自挪用或設立“小金庫”等侵占高校資產(chǎn)的現(xiàn)象屢見不鮮。

2.3 缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)監(jiān)管平臺，無法保障資金的合法性與實效性

各部門的辦公系統(tǒng)相互獨立，信息孤島現(xiàn)象較為突出，財務主管部門難以了解和把控全局資金情況，出現(xiàn)資金睡覺、空頭支票、學生欠費以及違背專項資金使用原則等現(xiàn)象[3]，無法為校領導的決策性工作提供及時準確的財務信息，某種程度上將阻礙學校的建設和發(fā)展。

3 校園一卡通系統(tǒng)的準金融功能

目前，高校校園一卡通系統(tǒng)已基本普及建設和使用，校園一卡通除了其介質(zhì)信息在校內(nèi)作為身份證件使用以外，其實質(zhì)上也是一套準金融系統(tǒng)，具備資金繳存與商務消費的功能[2]，形同銀行卡的金融功能。以下從校園一卡通金融功能的分析說明校園一卡通系統(tǒng)的財務結(jié)算一卡通，金融交易一卡通，信息服務一卡通等主要功能，見校園一卡通金融功能示意圖1：

圖1 校園一卡通金融功能

圖中，箭頭方向代表了資金的流向，黃色區(qū)域表示校園卡具備的資金功能，紅色框內(nèi)表示該功能及業(yè)務屬校內(nèi)控制范疇，校園一卡通的金融功能具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 資金的歸集

校園一卡通資金是持卡人通過校園一卡通充值平臺預先將不同渠道的資金統(tǒng)一劃撥到學校指定的銀行賬戶下所形成的資金集，資金的歸集也有助于推動并建立良好的銀校合作關系，提升學校的金融服務質(zhì)量；另外，校外資金到校內(nèi)資金形式的轉(zhuǎn)變，使學校有了從宏觀上了解與監(jiān)控資金的動向，進一步做好賬務規(guī)劃工作提供參考的條件。

3.2 資金的分類與控制

校園一卡通在資金形式上支持校園卡錢包與電子賬戶錢包兩種資金記賬方式形式的并存，校園卡錢包適合于在公共區(qū)域?qū)Ｓ孟M終端的支付，而電子賬戶錢包則適合于個人網(wǎng)絡終端設備交易的支付；同時，每種形式的資金均可以再設置出各業(yè)務專用小錢包[2]。兩種支付形式的互補以及對專用小錢包的限制，全面支持了各類交易需求，極大地提高了交易效率，并實現(xiàn)了財務對專款專用的管控。

3.3 交易與支付平臺的統(tǒng)一

校園一卡通系統(tǒng)作為一個準金融系統(tǒng)角色的應用，其更多表現(xiàn)的是實現(xiàn)了交易行為的可控性、資金流向的嚴密性以及數(shù)據(jù)平臺的統(tǒng)一性。

校園一卡通系統(tǒng)部署有專屬的商務數(shù)據(jù)庫[2]，不但詳細地記錄著商戶賬戶和校園卡賬戶的詳細身份信息，而且還記錄著商戶余額、校園卡余額以及每一筆交易所發(fā)生交易對象、交易時間、交易地點以及交易狀態(tài)等信息，確保了校園卡資金流向的有效性與安全性，是一個不折不扣的交易數(shù)據(jù)支撐平臺。

校園一卡通系統(tǒng)從最初的基于專用終端設備的現(xiàn)場實物交易模式，如食堂用餐、商店購物，如今也可以通過收費與支付功能模塊實現(xiàn)網(wǎng)上在線交易，如在線繳納水電費、網(wǎng)絡費以及各類學費和考試費用等，其商務功能基本可以覆蓋全校范圍內(nèi)的各類交易需求。

3.4 結(jié)算平臺的統(tǒng)一

在交易過程中，無論支付的對象是誰，或以什么形式完成支付，校園一卡通系統(tǒng)所發(fā)生的交易行為均基于一卡通的校園卡賬戶和數(shù)據(jù)庫平臺來實現(xiàn)，數(shù)據(jù)規(guī)模和數(shù)據(jù)信息項完全可以支持資金結(jié)算的工作。

4 基于校園一卡通系統(tǒng)的財務資金內(nèi)控保障

基于以上校園一卡通的金融功能，可以就以下幾個方面為高校的財務資金內(nèi)控提供相應的保障措施：

4.1 設立結(jié)算中心，對接財務管理工作

校園一卡通系統(tǒng)的結(jié)算中心，負責對一卡通系統(tǒng)現(xiàn)金充值、圈存業(yè)務的會計核算，以及商戶清算業(yè)務的會計核算，并負責向?qū)W校財務主管部門提供相應的結(jié)算報表等，保障了校園一卡通與財務主管理部門的業(yè)務對接工作。

4.2 實現(xiàn)環(huán)境與過程控制，完善內(nèi)控體系[4]

校園一卡通系統(tǒng)是一個跨平臺、跨區(qū)域和跨部門的客觀性服務平臺，校園一卡通系統(tǒng)運用，不但代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工收費過程，規(guī)避人工與環(huán)境的干擾因素，而且實現(xiàn)了不相容職務分離控制，統(tǒng)一了交易界面，規(guī)范了收費過程，可以有效規(guī)避資金的收繳風險。

如通過一卡通系統(tǒng)與教務和學工系統(tǒng)的對接，可以有效杜絕學生惡意拖欠學費及套取困難補助現(xiàn)金的現(xiàn)象等。

4.3 實現(xiàn)行為控制，避免主觀行為

校園一卡通系統(tǒng)的運維部門多側(cè)重于技術部門，如一卡通管理中心等，其既不是學校的財務管理部門，也不是資金的結(jié)算對象，而是一個非得利單位，某種程度上類似于第三方中介機構，便于以中立的態(tài)度與角色開展校內(nèi)的交易與結(jié)算工作[1]。

校園一卡通設立的專用錢包可以實現(xiàn)對專用款項使用的有效控制，滿足對資金的安全性、完整性以及時效性的管理需求。同時，由于系統(tǒng)統(tǒng)所提供的交易與結(jié)算過程均不涉及現(xiàn)金，整個過程只是資金數(shù)字的一個二次分配過程，從而可以有效地避免私設“小金庫”和私自挪用等情況的發(fā)生。

4.4 實現(xiàn)數(shù)據(jù)監(jiān)控，發(fā)揮宏觀調(diào)控

利用校園一卡通系統(tǒng)提供的領導查詢功能，校領導或財務主管部門可以通過安排財務專員的方式，也可以通過與財務信息管理系統(tǒng)對接的方式等實現(xiàn)對校園一卡通系統(tǒng)的資金數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控[1-2]，保障資金的合法性；及時了解和分析目前資金格局，有助于強化資金使用效益，提高資金的周轉(zhuǎn)調(diào)控能力。

4.5 實現(xiàn)統(tǒng)一結(jié)算，規(guī)范資金管理[7]

校園一卡通系統(tǒng)實行了收支兩條線的管理模式[6]，一方面加強了學校對商戶的資金管理，增強其收入的透明度，從源頭上遏制了賬外賬的出現(xiàn)；一方面由于后勤社會化所引進市場競爭機制，一些社會上的經(jīng)營實體進駐學校經(jīng)營后，通過學校統(tǒng)一的資金結(jié)算有助于學校更好地了解這些實體的實際經(jīng)營狀況，便于學校進一步加強財務管理工作。

4.6 大數(shù)據(jù)分析，精確定位工作目標[2]

通過對校園一卡通系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)進行分析，可以幫助相關學生部門進一步了解到學生個體的消費習慣與消費水準，以此確定該生是否列為貧困生，是否應該發(fā)放困難補助，以及所發(fā)放的困難補助的使用效果等；后勤部門也可以從師生的用餐次數(shù)、用餐時間以及用餐品種等數(shù)據(jù)中科學地預測未來食品的采購量并及時調(diào)整食品結(jié)構等，為確定下一步的工作目標提供確切的數(shù)據(jù)依據(jù)。

5 結(jié)語

校園一卡通系統(tǒng)是高校信息化建設發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是數(shù)字化校園建設的方向和潮流，其不但對財務管理工作起到了優(yōu)化與整合作用，而且實現(xiàn)以學校對財務資金的統(tǒng)一監(jiān)管與調(diào)試，增加了學校對資金的掌控能力。日趨成熟的校園一卡通應用技術與傳統(tǒng)的財務管理理念相結(jié)合，從根本上轉(zhuǎn)變了高校財務的管理模式，大大提高服務水平和服務效率，有效解決了傳統(tǒng)操作模式下的詬病，整體上提升了學校的核心競爭力。

總言之，新的形勢下，主動積極探索新的財務內(nèi)控策略已迫在眉睫，借助校外建設資金，大力推進校園一卡通系統(tǒng)不斷向縱深發(fā)展，校園一卡通在高校財務管理中的應用前景是值得期待的。

[1]朱婧．CE高校財務內(nèi)控初探[D]．四川：西南交通大學，2009．

[2]伍劍宇．校園一卡通系統(tǒng)的設計與應用[D]．長春：吉林大學，2013．

[3]付饒．淺議高校貨幣資金的內(nèi)部會計控制[J]．中國管理信息化，2011(7)：44-46．

[4]韓英霞．高校一卡通在貨幣資金內(nèi)部控制中的作用[J]．高教研究，2012(8)：104-105．

[5]胡丹．完善高校內(nèi)控制度強化財務風險管理[J]．教育財會研究，2009(10)：50-52

[6]劉櫪鎧．試析高校財務內(nèi)控體系的構建與完善途徑[J]．企業(yè)導報，2016(3)：68-69．

[7]劉虹．一卡通在高校資金管理中的作用[J]．吉林省教育學院黨報，2012(12)：112-113．

[8]林群力．一卡通在高校財務信息化管理中的問題及對策[J]．海南廣播電視大學學報，2011(4)：93-96．

The Feasibility Study on the Internal Control of University Funds Based on the Campus One-card System

Su Linzhong
(South China University of Technology,Guangzhou 510640,Guangdong)

In view of the great financial funds internal control needs in colleges and universities,this paper elaborates emphatically how to make full use the function and conditions of campus one-card system to avoid financial risks and standardize the financial behavior from the angle of the campus one-card system,in order to ensure funds legal and security,thus to affirm the feasibility of campus one-card system as the financial control method.

university;one-card;finance;fund;internal control

文獻標識碼：A

1008-6609(2016)05-0076-03

蘇林忠，男，河南濮陽人，學士，軟件工程師，研究方向：計算機軟件開發(fā)及應用。