《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

3.4檔案信息化，是指運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。

1997年召開的首屆全國信息化工作會議，對信息化和國家信息化定義為：信息化是指培育、發(fā)展以智能化工具為代表的新的生產(chǎn)力并使之造福于社會的歷史過程。實現(xiàn)信息化就要構(gòu)筑和完善六個要素的國家信息化體系。六個要素是：開發(fā)利用信息資源建設(shè)國家信息網(wǎng)絡(luò)，推進信息技術(shù)應(yīng)用，發(fā)展信息技術(shù)和產(chǎn)業(yè)，培育信息化人才，制定和完善信息化政策。后來又加上了“信息安全”而成為信息化體系七個要素。

中共中央辦公公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》，指出：信息化是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟增長質(zhì)量，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進程。

信息化最開始的進程就是從企業(yè)產(chǎn)品信息化開始，在產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等多個環(huán)節(jié)中廣泛利用信息技術(shù)。“企業(yè)信息化”不僅指在企業(yè)中應(yīng)用信息技術(shù)，更重要的是深入應(yīng)用信息技術(shù)所促成或能夠達成的業(yè)務(wù)模式、組織架構(gòu)乃至經(jīng)營戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，達成的新形態(tài)或狀態(tài)。因而企業(yè)信息化是國民經(jīng)濟信息化的基礎(chǔ)。

信息化是技術(shù)革命和產(chǎn)業(yè)革命的產(chǎn)物，也是一個漸進的過程，是從工業(yè)經(jīng)濟向信息經(jīng)濟、從工業(yè)社會向信息社會逐漸演進的動態(tài)過程。因此企業(yè)信息化在整個信息化建設(shè)中具有重要地位和作用。而企業(yè)檔案信息化作為企業(yè)信息化建設(shè)不可或缺的組成，已越來越被人們接受。從上述中央文件和國家對信息化的定義中可看出，信息化是一個持續(xù)發(fā)展、進步、轉(zhuǎn)變和提升的過程，伴隨著這一過程，已經(jīng)逐漸形成和出現(xiàn)了新的工作模式。因此在這里根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點和任務(wù)，將檔案信息化解釋為“運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式”。

“提升過程”，表明運用信息技術(shù)形成、管理和利用檔案，是一個發(fā)展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過程，不是一蹴而就，與國家將信息化界定為“過程”、“進程”的表述相一致。

“工作方式”，表明這種技術(shù)的創(chuàng)新和進步的進程中正在形成一種新的工作模式，使過去的幾十年來所形成的管理慣例、模式、方法正在進行著根本性轉(zhuǎn)變；同時也表明，信息化的持續(xù)推進過程，將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念、方法、技術(shù)、規(guī)則、流程的全新的檔案工作模式。