■張 強

淺談高校檔案數字化建設

■張 強

高校檔案管理工作，是整個檔案事業(yè)非常重要的組成部分。高校檔案不僅是高校管理活動的各種記錄集合，也是高校學生和教職員工學習和工作的真實反映。隨著信息技術的快速發(fā)展，對高校檔案管理工作，也提出了更高的要求。為了適應社會發(fā)展以及人們的需求，高校檔案數字化建設已經成為了一種必然的發(fā)展趨勢。目前，雖然許多高校已經開始高校檔案的數字化建設，但是還存著很多問題需要解決。

一、高校檔案數字化建設過程中存在的問題

1.高校檔案數字化建設資金投入不足

在我國很多高校里面，校級領導注重學校的科研工作以及教學任務，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學任務上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少。這就嚴重影響了高校檔案數字化的建設進程。

2.高校檔案數字化的建設缺乏依據的標準和規(guī)范

高校檔案數字化建設，需要有明確的標準和規(guī)范，這也是高校檔案數字化建設的一個基礎條件。目前高校數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等還沒有形成規(guī)范。應參考國內已有的檔案數字化技術標準，來規(guī)范高校檔案數字化工作。高校檔案數字化應用軟件開發(fā)方式上，應依照國家標準并結合高校的實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數字化發(fā)展趨勢的管理軟件。

3.高校檔案數字化建設工作人員技術水平不高

高校檔案數字化建設，需要有一定檔案業(yè)務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現在大多數高校檔案管理工作人員的分析與調查發(fā)現，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發(fā)展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數字化建設的開展。

二、高校檔案數字化建設問題解決對策

1.加大對高校檔案數字化建設的資金投入

高校檔案數字化工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校領導應該充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經濟社會發(fā)展和教育事業(yè)具有重要的、不可替代的作用。高校領導層應予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數字化建設所需經費，給予檔案數字化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數字化建設的開展。

2.建立健全高校檔案數字化建設的標準和規(guī)范

建立健全高校檔案數字化建設標準和規(guī)范，對于高校檔案數字化的建設有著非常重要的推動作用，高校檔案數字化標準是進行檔案數字化建設的重要基礎和必要條件，進行高校檔案數字化建設，沒有標準化，檔案數字化就難以實現。高校檔案數字化管理部門應根據國際、國內和行業(yè)的標準規(guī)范，結合高校自身的發(fā)展需要制定共同遵守的檔案數字化管理制度和業(yè)務標準，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為規(guī)范檔案數字化管理奠定基礎，使高校檔案數字化工作有共同的衡量標準、協(xié)作依據，為建設高校檔案信息網絡做好準備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數據庫建設

高校檔案數據庫建設是發(fā)展高校檔案網絡的基礎，也是發(fā)展新型數據庫的必要條件。網絡環(huán)境下，“資源共享，共同發(fā)展”是大趨勢，做好高校檔案數字化檔案信息庫建設，把網絡技術和數據庫技術緊密地結合起來，引領高校檔案數字化向信息資源網絡化的方向發(fā)展。高校檔案在推進高校館（室）藏檔案數字化的進程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數據資源儲備，提供高校檔案數字化后臺數據庫支持，實現高校館（室）藏檔案信息的傳輸網絡化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網絡數據庫時，網絡系統(tǒng)就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F代信息技術的使用，使高校檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數字化信息的有效管理和使用，需要建立高質量的高校檔案數據庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發(fā)揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。

4.提高高校檔案數字化管理工作人員的技術水平

高校檔案進行管理的重要組成部分就是進行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數字化建設工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術水平。通過集中的方式進行培訓，還可以通過網絡的方式進行培訓。如高校在培訓每位工作人員時，要求其在輸入檔案內容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數字化工作。高校檔案數字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機基本操作、了解檔案管理基礎知識的人才，進行檔案數字化工作。

5.加強高校檔案數字化建設中的檔案安全工作

高校檔案數字化建設中的檔案安全問題，也是在高校檔案數字化建設過程中不可忽視的重要問題。高校檔案數字化過程中，原件的丟失、污染、破損以及檔案信息的刪除、篡改，這些都威脅著檔案實體和信息的安全。因此，在高校檔案數字化過程中，要加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設和檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保高校檔案數據庫安全。此外，還要加強高校檔案數字化過程中的安全監(jiān)控和管理人員的安全防范意識。嚴格監(jiān)控檔案的交接過程，沒有進庫房的檔案不能放在相對開放環(huán)境內，要及時做好保護措施。進行檔案數字化的工作人員不準離開檔案工作區(qū)域。檔案必須及時歸庫，不得延誤。要把規(guī)范化內部管理作為工作的重要內容。加強監(jiān)督檢查力度，將工作職責落實到人。

（作者單位：衡水廣播電視大學）