■高建明

信息化視角下高校畢業(yè)生檔案管理幾點(diǎn)建議

■高建明

當(dāng)前，信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用不僅提高了工作效率，更大程度上方便了我們的生活，使得我們的生活方式也得以改變。但在筆者工作的高校畢業(yè)生檔案管理工作領(lǐng)域，許多環(huán)節(jié)還是依賴(lài)純粹的人工處理，效率低、易出錯(cuò)，在信息化技術(shù)日益普及的今天，利用信息化技術(shù)做好高校畢業(yè)生檔案管理是大勢(shì)所趨。

一、高校畢業(yè)生檔案管理工作呈現(xiàn)的特點(diǎn)及產(chǎn)生的問(wèn)題

一是高校畢業(yè)生數(shù)量多且連年持續(xù)增加。1997年我國(guó)高校招生制度改革，各高等學(xué)校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量也隨之逐年增加。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2001年全國(guó)高校畢業(yè)生114萬(wàn)人，2016年高校畢業(yè)生高達(dá)765萬(wàn)人。高校畢業(yè)生總量多且數(shù)量的快速增長(zhǎng)，使得高等學(xué)校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時(shí)湊人手、拉隊(duì)伍，不少高校疲于應(yīng)付。

二是高校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)工作時(shí)間上相對(duì)集中。由于高校畢業(yè)生工作的特殊性，高校畢業(yè)生檔案管理所涉及到的學(xué)校檔案整理、轉(zhuǎn)出，地方接收檔案、整理入庫(kù)等工作，從時(shí)間上看相對(duì)比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業(yè)生的檔案管理工作在時(shí)間上相對(duì)集中，階段性工作量突然增加，這一特點(diǎn)也無(wú)形增加了高校和地方檔案管理部門(mén)在檔案管理工作方面的壓力。

三是高校畢業(yè)生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門(mén)在整理檔案時(shí)依然采取文字標(biāo)注信息的方式進(jìn)行，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出錯(cuò)。其二，大部分高等學(xué)校在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出后，都無(wú)法實(shí)時(shí)查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業(yè)生帶來(lái)諸多不便。其三，地方檔案管理部門(mén)接收高校畢業(yè)生檔案整理入庫(kù)時(shí)，亦多采用人工整理數(shù)據(jù)的形式，信息化水平不高，加之檔案來(lái)源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數(shù)地方檔案管理部門(mén)都已支持網(wǎng)頁(yè)查詢畢業(yè)生檔案去向，但查詢方式較為單一，當(dāng)前已廣泛普及的微信公眾號(hào)、手機(jī)APP查詢等方式利用度還不高。

二、利用信息化做好高校畢業(yè)生檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）高等學(xué)校要提高檔案管理信息化水平

高等學(xué)校要改善檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，在不斷提高現(xiàn)有工作人員信息化水平的同時(shí)，也要注重吸納信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才加入檔案管理隊(duì)伍，加大專(zhuān)項(xiàng)資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，本著有利于簡(jiǎn)化和規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標(biāo)注畢業(yè)生檔案信息，逐漸改變畢業(yè)生檔案信息標(biāo)注方式。高等學(xué)校要暢通畢業(yè)生檔案去向查詢渠道，探索普及開(kāi)通網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、手機(jī)APP等多種查詢方式，以方便畢業(yè)生實(shí)時(shí)掌握其檔案流向。

（二）地方要促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提高服務(wù)水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各類(lèi)信息化設(shè)備越來(lái)越多的應(yīng)用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質(zhì)量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門(mén)作為政府直接服務(wù)高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的窗口部門(mén)，為服務(wù)對(duì)象提供檔案管理相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率，直接關(guān)系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門(mén)提供相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率尤為重要，以信息化技術(shù)為核心的檔案管理智能化系統(tǒng)工程建設(shè)應(yīng)為“必修課程”，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等方面入手，構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)硬件、軟件以及人員的全面信息化。

（三）決策部門(mén)要大力推動(dòng)檔案管理信息化水平建設(shè)工作的開(kāi)展

高校畢業(yè)生檔案管理信息化水平的提升，不是高等學(xué)校或地方檔案管理部門(mén)單一方面努力的結(jié)果，需要所有高等學(xué)校和地方檔案管理部門(mén)在信息化建設(shè)方面都取得突破，只有這樣全國(guó)才能夠形成檔案管理信息化大網(wǎng)，使得每一位高校畢業(yè)生不管在哪里都能享受到高效的服務(wù)。因此，不管是省級(jí)還是國(guó)家級(jí)決策部門(mén)都應(yīng)在相應(yīng)的職責(zé)范圍內(nèi)，以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出相關(guān)意見(jiàn)，要求相關(guān)部門(mén)切實(shí)將檔案管理信息化建設(shè)提上議事日程。在鼓勵(lì)引導(dǎo)的同時(shí)，也要采取典型示范、推廣經(jīng)驗(yàn)、督查督辦等不同方式，大力推動(dòng)相關(guān)部門(mén)的檔案管理信息化水平建設(shè)工作，以期早日織就全國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理信息化大網(wǎng)。

（作者單位：濰坊市大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心）