■呂新民

編寫檔案志中的學用與思考

■呂新民

檔案志是綜合記述一個地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展情況的著作，內(nèi)容包括檔案的行政管理、宣傳教育、接收征集、鑒定整理、保管利用、法制建設(shè)、信息化建設(shè)、編研開發(fā)、企業(yè)農(nóng)村檔案工作等，大多以行政區(qū)域為單位。方志作為短語，始見于《周禮》，“外史掌書外令，掌四方之志”。漢代鄭玄作注：“方者四方也，志者記也”。方志作為專有名詞，最早見于北魏酈道元（北魏范陽人，今河北涿州市）所著的《水經(jīng)注·汝水》：“余以永平中，蒙除魯陽太守，會上臺下，列山川圖，以方志參差，遂令尋其源流。”此后，方志一詞沿用至今。而方志學一詞，最早見于梁啟超的《清代學者整理舊學之總成績——方志學》。根據(jù)編纂的客體不同，方志編纂又分為綜合方志編纂和專業(yè)方志編纂，《河北省志·檔案志》即是專業(yè)志。要寫志，就要了解志書撰寫的基本常識，并與行業(yè)特點相結(jié)合，才能寫好志。本文僅就檔案志撰寫過程中所學所用和思考與大家交流。

一、檔案志的屬性與作用

方志的屬性，學術(shù)上歷來有不同意見，一是以清代章學誠為代表的歷史學派，認為方志屬于歷史學范圍，另一是以戴震為代表的地理學派，認為方志屬于歷史地理學的的范疇。目前越來越多的人認為，方志學來自地理學、歷史學，但是它已發(fā)展成為一門獨立的綜合性學科。就檔案志的性質(zhì)而言，則有著地方性、廣泛性、資料性、時代性和連續(xù)性等特征。檔案志記述的是一個地域范圍內(nèi)的檔案工作，地方性是其特征之一。所謂地方性：一是有特定的空間范圍，二是有鮮明的地方色彩。檔案志既是地方性的文獻，故無論記人、記事、記物都不能脫離本鄉(xiāng)本土，事事緊扣地方，“審名以紀地”，“據(jù)地以書人”，反映“一方之情”。檔案志記載的范圍雖限于一個區(qū)域，但其內(nèi)容卻極為廣泛。從縱的角度看，既記古又記今，從橫的角度看既記檔案的行政管理、接收征集，又述開發(fā)利用、整理保管等，可謂當代“地方檔案志的百科全書”。從某種意義上說，檔案志又是一部資料書、工具書。檔案志不直接探索檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，反對宣傳色彩、空話套話，只提供資料，如實記述，為科研或需要者使用。方志撰寫有“隔代修史，當代修志”之說，故檔案志亦以記當代為主。時代變了，檔案志的內(nèi)容、形式、風格也要隨之改變，所以，每部檔案志都不可避免地要打上時代的烙印。檔案志的連續(xù)性主要表現(xiàn)在，一部檔案志在首次編成刊印后，間隔一段時間，一般就要進行續(xù)修。另一方面，檔案志在記述事物時，要按時間順序記述其起源、發(fā)展變化，特別注意轉(zhuǎn)折性的變化和現(xiàn)狀，做到記述不斷線。上述特點，也就決定了檔案志必然具有“資治、存史"”之功能。所謂資治，就是對地方行政領(lǐng)導來說，檔案志是施政必備之書，正所謂“治郡國者以志為鑒”。所謂存史，是指檔案志具有“補史之缺、參史之錯、詳史之略、續(xù)史之無”的存史價值。當今時代，檔案志的作用更顯著地體現(xiàn)在科學資源、地方年鑒、鄉(xiāng)土教材、旅行指導四方面。

二、檔案志的體例

體例就是著作編寫的規(guī)范格式，用以保證書稿的規(guī)格整齊和內(nèi)容層次分明。具體體現(xiàn)在著作的體裁與凡例，即組織歸納材料的形式與編纂方法。檔案志的體例由體裁、結(jié)構(gòu)、章法三方面構(gòu)成。

1.檔案志的體裁。體裁有述、記、志、傳、圖、表、錄，以志為主。述 ，即綜述、概述、無題述。它提綱挈領(lǐng)展現(xiàn)一地檔案事業(yè)的整體面貌，不是概況的羅列，不求面面俱到，是全書的“眼”，既要突出當?shù)貦n案工作的主要特點，又要分析當?shù)貦n案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)勢劣勢和前景，有著畫龍點睛的作用，讓人讀過“述”就能對當?shù)貦n案事業(yè)的發(fā)展有一個鮮明深刻的印象。志首的概述是全志的總綱，獨立成篇，內(nèi)容攝取各篇之精華而勾勒出一個地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)發(fā)展、變化的軌跡，要求縱述歷史，橫陳現(xiàn)狀，梗概全貌，揭示規(guī)律。唯一與志體不同的是可以適當?shù)厥鲋袔ёh，使事實和議論渾為一體。但各編無題概述不主張述議結(jié)合，而是堅持述而不議。記，即大事記、大事年表。它是述的必要補充?？v記區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)各個方面發(fā)生的大事、要事、首次出現(xiàn)之事。大事記的體裁一般有編年體、紀事本末體、編年與紀事本末結(jié)合體。 編年體完全按時間逐年、逐月、逐日記載本地本事業(yè)有影響的大事及人物活動。紀事本末體以事件為中心標立題目記大事，按時間順序一個事件一個事件地記敘，要求將事件記述完整，有始有終。編年體與紀事本末體結(jié)合的大事記，以編年體為主，輔以紀事本末體，對某些重要的時間跨度較長的事件簡記其始末。該體裁集中了編年體與紀事本末體的長處，兩種體裁互補，可以靈活運用。志 ，是全書的主體，以記述為主，資料翔實，結(jié)構(gòu)完整，條理清楚，詳今略古，詳近略遠，

具有鮮明的時代特色和地方特色。志是記實之作，志體集中體現(xiàn)了志書為資料性著述的本質(zhì)特征，以資料說話，通過資料的科學排比，反映事業(yè)的興衰起伏。行文只敘不議、不論，不事夸張和形容，但決不是寫成資料匯集，做成大拼盤，有聞必錄，不分主次。傳， 即人物傳記、人物表。堅持“生不立傳”的原則，古今兼收，以今為主，只要是對當?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展有重大影響的人物，均可為之立傳。以正面人物為主，褒貶分明。有重要貢獻的生者，可在門類志的有關(guān)章節(jié)中以事系人加以記述。在世人物按照入志標準，以簡介、表的形式予以記載。 寫人物傳要求記述傳主的生卒年月、性別、民族、籍貫、生平事跡、社會影響、公認的社會評價，且必須以事實為依據(jù)，不能自行發(fā)揮。一般以時為序記述，以反映其一生的軌跡和全貌。圖 ，即圖示、照片。凡檔案工作重大活動、新舊館庫設(shè)施、特色珍貴館藏、編研成果展示等，都可拍成照片；館藏量的變化、利用數(shù)量等各種檔案工作進度均可以繪制成柱狀圖示。圖生動直觀，形象而綜括，配合文字記述，可起到豐富志書內(nèi)容、提高志書價值、美化志書版面、增強志書可讀性的作用，可謂“無言之史”。圖有插頁圖和配文圖之分，一般與文字相輔而行。入志圖要精選，要從存史和具鑒賞性的角度出發(fā)，選擇圖面醒目、美觀大方、與志書內(nèi)容密切相關(guān)的圖片。圖的編制一般應(yīng)抓好以下幾個環(huán)節(jié)：確定內(nèi)容，選擇形式，擬定提綱，搜集資料，編繪或精選，確定圖的位置、尺寸。注意宜圖則圖，設(shè)計科學合理，使圖文互補，圖文互證。忌移花接木，文圖相悖，以圖擠文， 圖的位置要安排適當。表 ，即統(tǒng)計表、結(jié)構(gòu)分析表等。表是檔案志文字記述的一種重要輔助手段?？煞譃閮深悾阂皇菬o數(shù)據(jù)的類目表，又可分為人表、物表、事表。二是統(tǒng)計表，是系統(tǒng)地表述數(shù)字資料的表格。廣義地說，凡是統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理、統(tǒng)計分析中所用的表格，如一覽表、匯總表以及公布資料所用的表格都是統(tǒng)計表。表格的應(yīng)用，要注重化繁為簡，反映全貌，條理清晰，反映事物發(fā)展變化的本質(zhì)。 錄 ，即附錄， 也是志書體裁不可缺少的組成部分。附錄通過承載正文不宜容納而又確有記載必要的具有地方特色的重要文獻、精選的原始資料，能幫助讀者了解一地檔案事業(yè)發(fā)展的背景、緣由和軌跡，從而提高檔案志的使用價值。附錄收錄的文獻和史料需體現(xiàn)一地檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵點，如重要決定、紀要、規(guī)劃、規(guī)定，重要的調(diào)查資料、工作報告，重要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和史料等。

除以上七種體裁外，還需掌握序凡例、后記、索引的編纂方法。凡例用于說明志書的指導思想、原則、時空范圍、體裁、體例、行文規(guī)范、資料來源、特殊問題處理等要求。后記，安排于志末，用于交代修志始末。索引，安排在后記之前，根據(jù)檢索需要編制。

2.檔案志的結(jié)構(gòu)。 包括志書的基本框架、結(jié)構(gòu)形式及層次安排。其基本框架就是橫分門類，縱述事實。檔案志要求檔案的發(fā)展史，側(cè)重從橫的方面來體現(xiàn)事物的廣泛性和全面性，并分門別類記述一方檔案工作的歷史和現(xiàn)狀。因為只有橫分門類，才便于記述和查找包羅萬象的內(nèi)容，只有縱述始末，才便于看出檔案事業(yè)發(fā)展的歷史與現(xiàn)狀。橫分門類一般遵守事以類從的原則，歸屬講究得當，排列要求有序，所謂“事以類從，類為一志”。橫分門類、縱述始末的基本框架是從總體上說的，具體來講又是以橫為主，以縱為輔，因為與檔案志并列的大事記是縱向記述檔案發(fā)展史，一般不再橫分，而志首概述為補檔案志偏于橫剖而設(shè)，故一般也是縱述。檔案志的結(jié)構(gòu)形式，按照河北省方志辦的要求，統(tǒng)一采用章節(jié)體。章節(jié)體志書將志書的大類改為編，中類改為章，小類改為節(jié)，具體事物改為目，其設(shè)置要合乎科學分類和檔案管理分工的實際，突出時代特點和地方特色，做到門類設(shè)置合理，歸屬得當，層次分明，排列有序。

3.檔案志的章法。 章法即文字編寫的一般原則。檔案志的編寫要求使用規(guī)范的語體文、記述體。 語體文，指運用現(xiàn)代漢語著述的文體。 除引用歷史著作原文外，力戒用文言文。記述體，指把事物的特點，事情的發(fā)展、變化過程和人物的經(jīng)歷，如實表述出來的一種文章體裁。 記述體有六個不可缺少的要素，即：時間、地點、人物、事件、原因和結(jié)果。在記述體中，作者必須直接或間

接地交代清楚這六個要素，否則就不能圓滿達到記載和敘述人物、事件的目的，存史價值將大打折扣。 檔案志最顯著的特點是地方性和資料性。在撰寫方法上，采用記述體，始終堅持“述”字當頭，“寓觀點于記述之中”，據(jù)事直書。 “重在記述，述而不論、不議，不評”，通過記述把觀點讓讀者理解，正所謂“志者記也”，記事成文，結(jié)文成志。志書文體不同于史書。志書一般采用橫排豎寫的結(jié)構(gòu)形式，先橫排各門類，再縱寫各類發(fā)展變化的始末，而史書一般采用豎排橫寫的結(jié)構(gòu)形式，先按時間順序縱排篇章，再在每篇或章橫寫各類目的情況。志書保存真實、準確的歷史資料，讓讀者從中了解歷史發(fā)展的軌跡、得失，進而總結(jié)規(guī)律，而史書通過記述并論述歷史，向讀者闡述社會發(fā)展的規(guī)律。 志書要求作者把觀點和傾向性，寓于史料的記述之中，不需要作者出面評論功過是非，而史書在記述歷史的同時必須表達作者對歷史的評價，評論歷史，史論結(jié)合。

三、應(yīng)注意規(guī)范處理的幾個問題

1.檔案志的篇目設(shè)置不是隨意的，更不是一蹴而就的，需要有一個不斷修改和完善的過程。編與章、章與節(jié)、節(jié)與目之間，是上下層層相轄的領(lǐng)屬關(guān)系，不是平行、平等的關(guān)系，不能排在同一層次上。如果篇目領(lǐng)屬關(guān)系錯亂，就沒有志書結(jié)構(gòu)上的嚴謹性和內(nèi)容上的科學性，就會影響志書的質(zhì)量。同時，編、章、節(jié)、目的設(shè)置，還直接決定著搜集材料的難易與成敗，影響志書的寫作進度。

2.編、章、節(jié)、目標題，要求準確、簡潔、樸實，盡量簡短、精當，不用形容詞、副詞修飾，醒目而不隱晦；標題一般由主謂詞組、動賓詞組、偏正詞組、聯(lián)合詞組等詞組構(gòu)成。如河北省檔案局執(zhí)法檢查、建立健全規(guī)章制度、社會檔案征集等。

3.規(guī)范機構(gòu)名稱。記述機構(gòu)，在檔案志第一次出現(xiàn)時，使用全稱并括注簡稱，以后一律使用簡稱。如河北省檔案局簡稱“省檔案局”，中共河北省委簡稱“省委”等，但中共中央不能簡稱“黨中央”。

4.規(guī)范人物名稱。檔案志記述人物直書姓名，不冠褒貶詞語，不在姓名后加身份詞，不加“同志”。必須說明身份的，首次出現(xiàn)時在姓名前冠以職務(wù)或職稱，如河北省財政局局長李××，若使用“×××副廳長”則是不符合志書的記述規(guī)則。

5.規(guī)范準確時間、省略時間表述。一是盡量不用“目前”、“以前”、“當月”、“當時”、“最近”、“今年”、“×××時期”、“×××初期”、“××世紀末”、“上個世紀”等模糊時間概念，而用準確的時間概念表述，如“19世紀”、“1980年7月”等。二是同一段落中連續(xù)列舉發(fā)生在同一年（或月）的事情時，在不產(chǎn)生歧義的前提下，承前省略后面的年份（或月份），只寫月份（或日期）。如果連續(xù)使用幾個年、月、日：則不能寫作“1995年和1996、1998年”，而應(yīng)寫作“1995年和1996年、1998年”；不能寫作“1993年5、7、9月”，而應(yīng)寫作“1993年5月、7月、9月”；不能寫作“6月4、5、8日”，而應(yīng)寫作“6月4日、5日、8日”。三是表示年（月、日）份起訖，全志統(tǒng)一省略前一“年（月、日）”字，如“2000——2005年”、“1999年5——8月”、“1998年7月1——4日”等，但在表述“日”時，不同月份的不能省略，如“1986年2月12日——3月8日”。四是表述時間，前后單位對等的，用“—”字線，如“2001——2003年”；前后單位不對等的用“至”，如“1987年6月至1988年秋”。6、規(guī)范助詞的使用。應(yīng)去掉習慣用語中過多使用的“也”、“了”、“的”等助詞，可少用一字絕不多用一字，在不影響內(nèi)容表述的前提下，盡可能做到語言精練。

（作者單位：河北省檔案局）