■楊綠汀

中外檔案管理活動的異同性對比

■楊綠汀

中外關于檔案管理活動的發(fā)展各有千秋，各具特色。國外檔案學的形成可以追溯至19世紀初，無論在理論或是實踐上都經(jīng)歷了漫長的孕育和發(fā)展歷程。而在我國，“檔案學”一詞于20世紀30年代才正式出現(xiàn)，但我國是檔案管理方面是最悠久、取得成果最豐富的國家之一。

一、萌芽期：奴隸社會時期

我國檔案界關于檔案的起源共有三種觀點：一是認為在原始社會，人們以結繩、刻契、編貝等原始記事方法形成的記錄就是檔案；二是認為在原始社會后期，人們發(fā)明了文字和符號用于記錄社會活動所保存的記錄就是檔案；三是認為進入奴隸社會，當國家出現(xiàn)后需要用文書作為內(nèi)部管理和對外交往的工具時，才產(chǎn)生了檔案。在國外，大多數(shù)學者也認為國家的成立和文字的出現(xiàn)是檔案產(chǎn)生的兩個先決條件。意大利檔案學者皮斯多萊茲曾指明：檔案學歷史源遠流長，其演進歷程與各國的政治組織形式和整體社會發(fā)展水平相適應。由此可見，在檔案的起源時間上，國內(nèi)外均將其大致確定在人類社會發(fā)展的第一個階段——奴隸社會。

在中國，隨著夏朝的建立，以及文字等記錄符號的發(fā)明，檔案和檔案工作就已經(jīng)開始萌芽。在這一時期，中外檔案具有以下共性：

（一）因地制宜的檔案載體與檔案內(nèi)容

奴隸社會生產(chǎn)力水平低下，科學技術不發(fā)達，國內(nèi)外檔案的記錄載體和檔案內(nèi)容上具有相似性。在記錄載體上，當時人們只能就地取材進行檔案記載，如甲骨檔案、石刻檔案、紙草檔案、羊皮紙檔案、蠟板檔案等粗加工載體被加以利用；在檔案內(nèi)容上，已產(chǎn)生如宗教檔案、皇權王室檔案、盟約、法典檔案、經(jīng)濟檔案等。但這一時期，檔案的形成與研究并非源于檔案學者的鉆研所得，而是在史學家、文學思想家等群體不自覺的行為中孕育而生。

（二）“權利”的象征性

奴隸社會時期的檔案管理活動已經(jīng)萌發(fā)，但尚未形成系統(tǒng)、科學的管理制度。在奴隸社會，檔案的利用具有明顯的階級特征，檔案被視為維護統(tǒng)治階級利益的有力“武器”，具有崇高的地位，被視為“權力”的象征。

（三）檔案管理活動粗放、浮泛

奴隸制社會時期，中外檔案的實際管理情況可以從檔案收集、檔案的整理和分類、保管和編目、鑒定和利用等方面進行評析：

1.檔案收集。中外檔案收集呈現(xiàn)出以下兩個特點：第一，具有混合收集的特征，檔案管理并未形成明確的專業(yè)界限。國家所收集的不僅包括檔案，還有圖書、印章、軍旗、錢幣、銅、陶等器物等。在國外，如古代羅馬，國家檔案庫負責收藏和保管公民議會、元老院等機構以及執(zhí)政官、監(jiān)察官、審判官和財政官等行政長官形成的檔案資料。第二，注重檔案收集工作。如在中國，1936年出土了武丁時期甲骨1.7萬余篇，它的大量出土可以證實殷商時期非常注重檔案的收集工作。

2.檔案整理和分類。此時已出現(xiàn)較為簡單的記載方法，但缺乏系統(tǒng)的整理和分類標準。如在古代羅馬，檔案管理采用“二元主義”的分類方法；在我國，周代施行“官職分工式”管理模式，統(tǒng)治者設立以“五史”為基礎的史官系統(tǒng)來分別司掌與之職責相應的文書典藏工作，以職官為標準的分工式是我國檔案分類發(fā)展的重要標志。

3.檔案的保管。檔案保管者在奴隸社已有較高的地位，主要由高級官員兼任，為了方便保管，衍生了檔案的簡單編目，如古代印度的著名宗教檔案匯集《吠陀》便編有索引，按照首字順序排列；古羅馬人按照時間順序謄錄發(fā)文副本而形成的發(fā)文謄錄薄，可以說是現(xiàn)代檔案檢索工具的萌芽。在我國，商朝設立守藏史，掌記載和保管典籍作冊，在我國西周時期，為了便于日常政務利用并更好地保存正本，創(chuàng)造性地設立了“檔案副本”制度和“金藤之匱”制度。

二、發(fā)展期：封建社會時期

從世界范圍來看，中國的封建社會從戰(zhàn)國時期（公元前475年）一直延續(xù)至1912年辛亥革命推翻清王朝，成立中華民國。而歐洲卻遲了1000多年，即公元475年在西羅馬帝國滅亡后才步入封建社會。

在這一時期，中國造紙術的發(fā)明和運用引發(fā)了封建社會檔案事業(yè)的一次新的變革。其次，由于封建社會封建制度的鞏固和發(fā)展，部分國家開始積極對外侵略擴張；此外，這一時期社會生產(chǎn)力得以提升，出現(xiàn)商業(yè)和手工業(yè)經(jīng)濟，這些因素都促使檔案產(chǎn)生大幅度的發(fā)展。這一時期國內(nèi)外檔案管理活動呈現(xiàn)以下異同性：

（一）國內(nèi)外檔案在發(fā)展期的相似性

紙張的出現(xiàn)和運用揭開世界檔案史上的第一次變革。

1.紙張的出現(xiàn)與應用使檔案數(shù)量急速膨脹。法國的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，在1189年造紙術傳入歐洲后的1180-1223年間，每年所產(chǎn)生文件數(shù)量約為2500件，而到了1285-1314年間，這一數(shù)量已經(jīng)增長至每年15000件。顯而易見，紙張的出現(xiàn)使國內(nèi)外檔案數(shù)量倍增。

2.紙張的使用對檔案機構和檔案工作人員帶來了重大改變。第一，檔案機構的增加。除了服務于統(tǒng)治階層的機構，在國外還出現(xiàn)了莊園主檔案館、教會檔案館、殖民地檔案館等；第二，推動了檔案管理人員的專職化。前文曾指出，奴隸社會檔案具有混合收藏的特點，而隨著檔案數(shù)量增加，封建社會逐漸出現(xiàn)專職檔案人員，不兼顧、負責其他管理工作。

3.注重檔案的保管工作。國內(nèi)外出現(xiàn)固定場所用于檔案保管。歐洲各國從13世紀開始紛紛建立起國王檔案館，如西班牙、沙皇俄國和德國等。在我國，漢朝出現(xiàn)石渠閣、蘭臺和東觀等檔案保管場所。到了唐宋時期，誕生了我國古代第一個專門檔案機構——甲庫，用于收集并保管官員人事檔案。

4.檔案的利用功能延伸。第一，檔案對外開放利用的思想已萌發(fā)。14-16世紀歐洲文藝復興時期，歐洲的歷史家們呼吁檔案資料要服務于哲學、歷史研究和思想復興，在這樣的社會思潮推動下，出現(xiàn)了少數(shù)檔案館允許歷史學家使用的新景象。第二，檔案用于教育、編史等。在我國古代，檔案的利用功能延伸至：一是教育編史。代表人物是孔子，他撰寫《春秋》時采用了逐年、月、日記載歷史事件的編纂思想，為檔案的編次順序提供了統(tǒng)一格式規(guī)范。二是典章制度的匯編。體現(xiàn)在各朝代為維護皇權會沿用或借鑒前朝檔案為本朝統(tǒng)治制度的建立提供參考。三是編史修志。最具代表性的是西漢司馬遷的《史記》，收集大量檔案材料進行匯總編纂。

（二）國內(nèi)外檔案發(fā)展期的差異性

1.檔案的整理與分類。相較奴隸社會粗放式的實踐方法，在封建社會呈現(xiàn)檔案理論的躍進式發(fā)展。國外已逐漸形成檔案工作的理論體系，但我國相對滯后，僅由統(tǒng)治階級頒布檔案的管理制度。封建社會后期，國外的觀點主要有四個，“事由分類法”、“系統(tǒng)分類法”、“實用歸類法”、“合理演繹分類法”，這四類方法，為“來源原則”的誕生奠定了基礎，但也均存在一定的局限性。在我國，唐朝為加強封建統(tǒng)治、編修國史，明確了官修史書制度。可見，我國當時未形成普遍適用的體系性方法，但統(tǒng)治階級注重檔案整理和分類工作。

2.檔案學家和檔案學理論的萌芽。從上文可見，我國檔案管理活動及思想并非來源于專職的檔案學者的研究，而是來源于為統(tǒng)治階級服務的史官。而歐洲是在全球范圍內(nèi)最早出現(xiàn)檔案學者和學術成果，如德國的拉明根于1632年出版了首創(chuàng)性的理論論著《總結報告——怎樣才算是一個完美的登記室》和《論登記室及其機構和管理》，是檔案分類理論研究的先驅，被譽為歐洲檔案學鼻祖；此外，被譽為意大利檔案理論的先驅的波尼法西奧，于1632年出版了第一部系統(tǒng)論述檔案工作的著作《論檔案學》，對后世檔案分類原則有很大啟發(fā)。

三、變革期：近代時期

從世界范圍來看，以1640年的英國資產(chǎn)階級革命為標志，世界歷史進入到近代。從檔案史發(fā)展的角度來看，1789年的法國資產(chǎn)階級革命的爆發(fā)不僅真正改變了檔案工作的封建性質(zhì)，也推動世界檔案工作進入了一個嶄新階段。而近代中國檔案學的發(fā)展與國外相比呈現(xiàn)諸多不足。

（一）檔案學研究主體的界別性不同

辛亥革命后，我國檔案學理論誕生于行政界、教育界、史學界的聯(lián)合推動，而非真正的檔案學者推動。發(fā)展歷程如下：20世紀30年代，由政界開始了以文書檔案改革為主要內(nèi)容的“行政效率運動”，吸引政界加入到檔案學研究的行列中，并出版專著?！拔逅倪\動”后，史學界對明清時期歷史研究豐富了我國檔案學研究內(nèi)容。20世紀30至40年代，各類新式學校開辦推動了檔案學發(fā)展，而十三書檔案學“舊著”的問世標志著我國近代檔案學的誕生。“檔案學”作為一個學界名詞在1935年滕固《檔案整理處的任務及其初步工作》一文中正式被提出。

在國外，理論與專家的誕生都來源于檔案學專業(yè)界別，如影響最大的是1901年由德國國家機密檔案館館長邁斯奈爾提出的“鑒定理論體系”，其中“高齡宗卷應當受到尊重”的觀點，帶動各國相繼制定檔案的“禁毀年限”。德國檔案學家奧格出版的專著《檔案學的理論思想》第一次使用了“檔案學”概念。

相較而言，在當時，我國的檔案學研究仍然屬于副產(chǎn)品的知識輸出。而歐洲多個國家已有檔案學者就檔案學進行專業(yè)研究，且學術成果對未來檔案學發(fā)展具有非凡意義。

（二）檔案管理的職業(yè)性不同

從職業(yè)角度出發(fā)，我國的檔案事業(yè)只局限于機關檔案室的管理，未形成獨立的檔案職業(yè)，未形成國家到地方兩級建制的檔案館體系，也未立專門法。放眼國外，法國在1789年7月29日就頒布了《國民議會組織條理》，并成立了國民議會檔案館，議員阿曼·卡繆當選為國民議會檔案館館長。1790年9月，成立第一個綜合性檔案館，頒布《國家檔案館條理》。同年11月，建立地方檔案館體系，頒布《關于成立行政區(qū)檔案館的法令》，由此形成中央到地方兩級建制的國家檔案館體系。同時頒布世界檔案史上第一部專門的檔案大法《法蘭西共和歷二年穡月七日檔案法》，隨后，意大利、荷蘭、比利時等多國紛紛設立國家檔案館及地方檔案館。這些國家檔案館不僅是負責保存檔案，還擁有對地方檔案館的領導和監(jiān)督職權。

（三）檔案館的服務定位性不同

在當時，我國檔案室僅可為學者使用提供查閱服務，并未對外開放。而國外的檔案館更多定位于服務普通民眾，在1790年法國《國家檔案館條例》中既已提出了“檔案開放原則”，規(guī)定國家檔案館每周需向公眾開放三天，國家公民可免費查用檔案。該原則被視為“檔案的人權宣言”，且當時法國已編制各種檢索工具，方便公眾查閱檔案。

國內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展存在差異性的同時，還存有部分相似性，如檔案專業(yè)教育均受到較大重視。1934年武昌文華圖書館?？茖W校在我國首開檔案管理專業(yè)，1946年殷鐘麒等人在重慶創(chuàng)辦私立崇實檔案學校。1821年2月12日法國建立檔案學院，成為世界上第一所檔案高等教育機構，與后來的奧地利維也納歷史研究學院和德國馬爾堡檔案學院并稱為“三代檔案學院”。

四、成熟與完善期：現(xiàn)當代時期

進入現(xiàn)當代時期，國外的檔案管理活動已趨于成熟和完善時期，涌現(xiàn)了大批知名學者和著作，對于各國檔案管理提供了充實完備的借鑒。在我國，新中國成立以來檔案管理工作取得突飛猛進的發(fā)展，改革開放至今，是我國現(xiàn)代檔案管理發(fā)展最快的階段。

相對之前，現(xiàn)當代時期的檔案管理既有維護國家利益和鞏固國家政權的作用，同時又是經(jīng)濟和科學技術的發(fā)展的有力支撐，在繁榮文化事業(yè)、保存歷史記憶和維護個人權益等方面也發(fā)揮積極作用。

（一）國內(nèi)外檔案管理工作的相似性

1.新型載體檔案的出現(xiàn)。造紙術與印刷術的出現(xiàn)引發(fā)了檔案載體的第一次變革，而隨著現(xiàn)代科學技術應用于檔案領域，新型檔案的出現(xiàn)帶來了檔案載體的第二次變革。全球范圍內(nèi)出現(xiàn)的新型檔案主要包括照片檔案、影片檔案、錄音磁帶檔案、微縮膠片檔案、電子文件檔案、音像檔案等多種非紙質(zhì)多媒體檔案，它們的出現(xiàn)對檔案工作產(chǎn)生了深遠的影響。

2.涌現(xiàn)大量檔案學者及創(chuàng)新觀點。國外方面，英國學者希拉里·詹金遜于1922年出版《檔案管理手冊》，在檔案鑒定工作方面提出“行政官員決定論”，在檔案分類和整理方面提出“檔案組合”概念，并對檔案人員的職責做了全面的論述。戴維·比爾曼的《電子證據(jù)——當代機構文件管理戰(zhàn)略》，詳細論述了電子檔案文件管理的意義與方法。在國內(nèi)方面，80年代末由何嘉蓀和馮惠玲教授提出的“主客觀全宗理論”，創(chuàng)新的把來源看作“同一社會活動過程”，與電子文件管理的來源思想相結合，解決了從布倫內(nèi)克到謝倫博格在來源上的雙重標準問題。劉新安、桑毓域教授等提出“檔案二元結構理論”，認為檔案是由文件的實體和文件之間的歷史聯(lián)系記錄構成。但由于語言的不同，我國很多原創(chuàng)性理論沒有及時走出國門，走向世界。

3.檔案利用的多元化與豐富性。國內(nèi)外均明確地將社會民眾和政府機關視為服務對象主體，此外，不斷完善服務形式和服務類型，除了閱覽、咨詢、復制、外借、展覽、公布、出版等普遍用途外，各國還積極開展富有特色與創(chuàng)新的服務，如歷史教育基地、文化創(chuàng)意產(chǎn)品研發(fā)、視頻教學等休息利用，并注重法制保障和高科技技術支持，豐富民眾的文化休閑生活。我國積極探索數(shù)字檔案館、公共檔案館均是對此的探索。

4.檔案教育的發(fā)展呈體系化、專業(yè)化。國內(nèi)外檔案教育已形成形式豐富、結構完整、教育層次更高、教師隊伍更大的檔案教育體系，注重理論與實踐相結合的特點更為突出，培養(yǎng)人才以綜合性復合人才為主，且注重國際化交流合作。在我國大陸地區(qū)，共有33所高等院校開設檔案學專業(yè)并招收學生，25所院校設立了檔案學專業(yè)碩士，4所院校招收博士生。

（二）國內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展的差異性

研究行為的集約化程度不同。在我國，檔案學的研究集約化程度低，研究者多數(shù)各自為政，研究成果重復性多，忽略了實證研究方法，研究工作帶有自發(fā)性和分散性。國外學者更注重學術的探究與協(xié)作。

通過以上梳理可以看出，可以說中國古代的檔案管理活動整體領先于國外，但近代以來檔案學的產(chǎn)生與發(fā)展大大落后于國外。他山之石，可以攻玉，通過對比借鑒，厘清不足，發(fā)揮長處，將“檔案夢”匯入偉大的中國夢中。

（作者單位：福建師范大學社會歷史學院）