◆比約恩·安德森　湯姆·費(fèi)格豪 著

賈宣東　李文成　譯

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根原因分析：?jiǎn)栴}原因頭腦風(fēng)暴的工具

◆比約恩·安德森湯姆·費(fèi)格豪 著

賈宣東李文成譯

在本階段可以使用如下工具：(1)頭腦風(fēng)暴法；(2)書(shū)面頭腦風(fēng)暴法(Brainwriting)；(3)是-非矩陣(Is-Is Not Matrix)；(4)名義群組技術(shù)(Nominal Ggroup Technique)；(5)配對(duì)比較(Paired Comparisons)。

頭腦風(fēng)暴法

針對(duì)一個(gè)給定的問(wèn)題，在產(chǎn)生盡可能多的好想法方面，頭腦風(fēng)暴法是一個(gè)偉大的方法。其目的是：(1)得出并產(chǎn)生一系列可以改進(jìn)的問(wèn)題領(lǐng)域；(2)通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析，識(shí)別可能的結(jié)果；(3)得出產(chǎn)生問(wèn)題的一系列可能的原因；(4)鼓勵(lì)對(duì)消除原因的途徑的思考。

使用步驟：(1)清晰地界定頭腦風(fēng)暴的主題，并把它寫(xiě)在白板上或活頁(yè)紙上。(2)讓參與者按照所采用的結(jié)構(gòu)化的或非結(jié)構(gòu)化的方法提出各自的想法。(3)寫(xiě)下每個(gè)人提出的想法，使用同樣的字體作為初始的建議。(4)不要討論、批評(píng)或評(píng)價(jià)任何想法。(5)當(dāng)提想法過(guò)程有中斷時(shí)，想辦法使之重新“流動(dòng)”，因?yàn)檫@個(gè)過(guò)程往往可以再繼續(xù)。只有當(dāng)提出的想法都是以前的變換說(shuō)法時(shí)，或者實(shí)在沒(méi)有什么新的想法時(shí)，才終止這個(gè)過(guò)程。(6)評(píng)價(jià)這些想法，按照主題或降低的可能性，將它們分成不同的組。

檢查清單：(1)在實(shí)際頭腦風(fēng)暴開(kāi)始之前，要針對(duì)討論的問(wèn)題進(jìn)行清晰地界定和溝通。(2)確定應(yīng)用何種方法提出想法，自由發(fā)言還是輪流發(fā)言。(3)記錄每個(gè)人的想法，不要試圖修改或重新界定。(4)讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)(或時(shí)間)提出想法。(5)在激發(fā)想法的階段，不允許提出批評(píng)。(6)一旦提出想法的速度放緩，設(shè)法繼續(xù)，不要中斷頭腦風(fēng)暴這一過(guò)程。(7)當(dāng)提出想法再次放緩，或者提出的新想法是對(duì)以前想法的重復(fù)或簡(jiǎn)單修改，終止頭腦風(fēng)暴過(guò)程。(8)評(píng)價(jià)(和重新完善)這些想法。(9)將這些想法匯總和分組。

書(shū)面頭腦風(fēng)暴法

當(dāng)書(shū)面頭腦風(fēng)暴法與頭腦風(fēng)暴法的目的一樣時(shí)，它有如下優(yōu)點(diǎn)：(1)每個(gè)人都較好地參與這個(gè)過(guò)程；(2)參與者可以描述得更詳細(xì)和提出連貫的想法；(3)當(dāng)處理一些敏感問(wèn)題時(shí)，可以保證參與者的匿名。

在進(jìn)行根原因分析時(shí)，書(shū)面頭腦風(fēng)暴法的一些典型應(yīng)用，包括對(duì)問(wèn)題、結(jié)果和方式提出想法，消除如下方面的不利因素：(1)期望獲得復(fù)雜的想法；(2)假如應(yīng)用口頭表達(dá)，一些人可能會(huì)主導(dǎo)頭腦風(fēng)暴進(jìn)程。

使用步驟：(1)有關(guān)頭腦風(fēng)暴法，開(kāi)始時(shí)是通過(guò)明確地確定主題來(lái)對(duì)可能原因進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的，這取決于用什么方法寫(xiě)下主題：用陳列室法寫(xiě)在白板上；用卡片法寫(xiě)在參加者的個(gè)人卡片上。(2)參加者在他們的卡片或白板上寫(xiě)下想法，鼓勵(lì)做出準(zhǔn)確解釋。(3)允許參加者添加其它想法用來(lái)識(shí)別出匯總的想法或者進(jìn)一步擴(kuò)充這些想法。(4)讓團(tuán)隊(duì)來(lái)討論這些想法，如果可能，把它們分類(lèi)。

檢查清單：(1)在開(kāi)始書(shū)面頭腦風(fēng)暴前，清晰界定并與團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員溝通會(huì)議的主題。(2)確定應(yīng)用哪種方法，是陳列室法還是卡片法。(3)激發(fā)每個(gè)參加者提出想法，并寫(xiě)下想法。(4)在每個(gè)人完成了想法激發(fā)時(shí)，讓團(tuán)隊(duì)試著完善彼此的想法，匯總并擴(kuò)展這些想法。(5)評(píng)價(jià)(或重新完善)這些想法。(6)將這些想法匯總并分組。(7)假如書(shū)面頭腦風(fēng)暴法是一個(gè)大型項(xiàng)目或過(guò)程的一部分，而且對(duì)有明確責(zé)任和時(shí)限的任務(wù)達(dá)成一致時(shí)，接下來(lái)就要進(jìn)行頭腦風(fēng)暴結(jié)果之后的活動(dòng)。

是-非矩陣

是-非矩陣可以幫助我們區(qū)分不同的想法，以及澄清這個(gè)問(wèn)題是或不是針對(duì)什么。其目的在于：(1)理解似是而非的問(wèn)題原因；(2)識(shí)別與所討論問(wèn)題毫無(wú)關(guān)系的想法。通過(guò)比較“是”和“非”，能更快地確定哪些地方是需要更加注意的。

使用步驟：(1)建立一個(gè)6行4列的空矩陣表。(2)在矩陣表的左上角，描述需要分析的問(wèn)題。(3)在第二欄中填寫(xiě)“是”的信息，什么受影響、在哪里、什么時(shí)候、誰(shuí)，等。(4)用同樣的方法，在第三欄中填寫(xiě)“非”的信息。(5)比較第二、三欄中的信息，找出不同或特別之處，填寫(xiě)到第四欄中。(6)認(rèn)真分析第四欄中的每一個(gè)信息，看是否可能是問(wèn)題的一個(gè)原因。(7)檢驗(yàn)通過(guò)此方法找出的可能的原因，能夠解釋“是”欄和“非”欄中的全部?jī)?nèi)容。假如能解釋，這個(gè)或這些就可能是問(wèn)題的真正原因。

檢查清單：(1)創(chuàng)建一個(gè)6行4列的空白矩陣，并填上適當(dāng)?shù)谋眍^。(2)在第一列中填上標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，包括：發(fā)生了什么，什么受到了影響；問(wèn)題發(fā)生在哪里；問(wèn)題是什么時(shí)候發(fā)生的；問(wèn)題的程度；誰(shuí)與這些問(wèn)題有關(guān)。(3)清晰地界定問(wèn)題，并把它填到矩陣的左上角。(4)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，并在“是”欄和“非”欄中填上準(zhǔn)確的內(nèi)容。(5)考慮是否在“非”欄中有一內(nèi)容本來(lái)期望發(fā)生但是實(shí)際卻沒(méi)有發(fā)生。(6)比較“是”和“非”兩欄，在“區(qū)別”一欄中填上適當(dāng)?shù)膬?nèi)容。(7)假如矩陣填好之后，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)可能的原因，就需要重新審視矩陣以找出更多的信息。

名義群組技術(shù)

頭腦風(fēng)暴時(shí)，聲音最大的人或一些人有時(shí)會(huì)主導(dǎo)討論活動(dòng)。當(dāng)討論想法時(shí)，這些人將繼續(xù)主導(dǎo)，最終可能導(dǎo)致群組達(dá)成少數(shù)人的決策。

匿名群組技術(shù)可以形成另外一種頭腦風(fēng)暴方式，這種方式可以讓所有參與者在選擇方案時(shí)有同樣的投票權(quán)。

典型的根原因分析的用途是：(1)發(fā)揮整個(gè)群組的潛能，以及激發(fā)出更多有效的想法；(2)對(duì)哪些想法需要繼續(xù)全面分析達(dá)成一致。

使用步驟：(1)每一個(gè)人提出想法，都將這些想法寫(xiě)到想法卡上，一個(gè)想法一張卡片。(2)每場(chǎng)會(huì)議的組長(zhǎng)給每個(gè)想法分配一個(gè)字母(從A開(kāi)始)，標(biāo)到一張活頁(yè)紙上。參與者簡(jiǎn)要討論這些想法，澄清認(rèn)識(shí)和消除相似的想法。(3)參與者獨(dú)自在排序卡上給這些想法排序，選出5個(gè)相對(duì)重要的想法并給出1～5的分?jǐn)?shù)，最重要或最好的給5分，最不重要或不好的給1分。(4)會(huì)議組長(zhǎng)收集排序卡，匯總分?jǐn)?shù)。(5)總分最高的想法就是小組最優(yōu)先的想法或方案，將作為根原因分析后續(xù)活動(dòng)的起點(diǎn)。

檢查清單：(1)在開(kāi)始頭腦風(fēng)暴尋找可能的原因之前，清晰界定主題，并告知參與討論的每一個(gè)人。(2)挑選一名討論會(huì)小組長(zhǎng)。(3)給參與者發(fā)放想法卡片。(4)每位參與者提出想法，并寫(xiě)到自己的想法卡片上。(5)當(dāng)所有人都提完想法后，把這些想法寫(xiě)到白板上或活頁(yè)紙上，給每個(gè)想法標(biāo)記一個(gè)字母。(6)討論這些想法，澄清其中含糊不清的想法，并去掉類(lèi)似的。(7)讓參與者在不受其他人影響的情況下，使用排序卡獨(dú)自把這些想法排序。(8)讓討論會(huì)小組長(zhǎng)收集卡片，計(jì)算所有想法的總點(diǎn)數(shù)(分?jǐn)?shù))。(9)將排序最高的想法作為團(tuán)隊(duì)達(dá)成一致的結(jié)論。

配對(duì)比較

供選擇的想法可能有許多，而且各不相同。在這種情況下，可能很難決定投哪個(gè)想法一票，最終結(jié)果也許只有通過(guò)巧合來(lái)確定。

配對(duì)比較瞄準(zhǔn)的是優(yōu)先權(quán)和達(dá)成一致，這要通過(guò)一系列的配對(duì)比較。二選一的決策要比從眾多方案中選出一種容易得多。

配對(duì)比較的典型應(yīng)用包括：(1)對(duì)不同的備選問(wèn)題或原因進(jìn)行優(yōu)先排序；(2)當(dāng)有多個(gè)選項(xiàng)時(shí)，使決策直觀、容易。

與配對(duì)比較相似的方法有：(1)平衡表(Balance Sheet)。一種用于列出備選想法的正反兩方面特點(diǎn)的簡(jiǎn)單工具，可以用于澄清哪一個(gè)想法會(huì)繼續(xù)保留;(2)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分表(Criteria Rating Form)，有時(shí)也稱為標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)(Criteria Testing)。這是一種數(shù)字方法，使用某種評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)在多個(gè)想法中作出選擇；(3)加權(quán)投票(Weighted Voting)。與匿名群組技術(shù)相似的一種方法。

使用步驟：(1)清晰地界定要比較的備選項(xiàng)。總數(shù)量用N表示，備選項(xiàng)數(shù)量應(yīng)該在可以管理的范圍內(nèi)，一般不超過(guò)8項(xiàng)。(2)建立一個(gè)矩陣表，備選項(xiàng)用單個(gè)大寫(xiě)字母表示，作為行的表頭；配對(duì)的大寫(xiě)字母作為列的表頭，這樣可以節(jié)省空間。配對(duì)的數(shù)量p由公式?jīng)Q定：p=N×(N-1)÷2。(3)所有參與者逐列給每個(gè)備選項(xiàng)投票，將票數(shù)填到矩陣中。(4)在所有參與者對(duì)全部配對(duì)進(jìn)行完投票后，按照列計(jì)算出每個(gè)配對(duì)的總票數(shù)；這個(gè)數(shù)應(yīng)該與參與者人數(shù)相同。(5)按照行計(jì)算出每個(gè)備選項(xiàng)的總票數(shù)。票數(shù)最高的備選項(xiàng)就是群組要找出的。

檢查清單：(1)配對(duì)比較開(kāi)始之前，先想出一列備選項(xiàng)，例如，通過(guò)頭腦風(fēng)暴法或書(shū)面頭腦風(fēng)暴法。(2)減少備選項(xiàng)的數(shù)量，以便在配對(duì)比較中易于控制，一般不超過(guò)8個(gè)。(3)確定配對(duì)的數(shù)量，設(shè)計(jì)一個(gè)矩陣。(4)讓每位參與者對(duì)組成的對(duì)投票，按照矩陣中的欄依次進(jìn)行；記錄票數(shù)。(5)計(jì)算每對(duì)得票的合計(jì)數(shù)，就是將對(duì)所在的列的票數(shù)求和。(6)如果在票數(shù)上存在分歧，對(duì)有爭(zhēng)議的對(duì)重新投票。(7)求出每個(gè)備選項(xiàng)(位于行)投票的合計(jì)數(shù)。(8)獲得最高票數(shù)的備選項(xiàng)被定義為一致決定。

(未完待續(xù))

摘選自《根原因分析：簡(jiǎn)化的工具和技術(shù)》(第二版)