胡裕明

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淺談水利行業(yè)實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定中的檔案管理

胡裕明

實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定在我國(guó)開(kāi)展有近30年了，包括計(jì)量認(rèn)證和審查認(rèn)可（驗(yàn)收）兩種形式?；春恿饔蛩h(huán)境監(jiān)測(cè)中心實(shí)驗(yàn)室在1995年首次通過(guò)國(guó)家計(jì)量認(rèn)證評(píng)審，獲得國(guó)家級(jí)計(jì)量認(rèn)證資質(zhì)實(shí)驗(yàn)室，又通過(guò)多次的周期性復(fù)查換證評(píng)審。檔案管理工作在實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審過(guò)程中為評(píng)審專家提供所需要的一切證明材料，在整個(gè)評(píng)審過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用，檔案管理工作的好壞，直接關(guān)系到資質(zhì)認(rèn)定能否順利通過(guò)。同時(shí)，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，對(duì)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行、實(shí)驗(yàn)室管理水平和檢測(cè)能力的提高有著極大的促進(jìn)作用。以下就水利行業(yè)實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定中的檔案管理談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

一、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定的內(nèi)涵和依據(jù)

實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)是指向社會(huì)出具具有證明作用的數(shù)據(jù)和結(jié)果的實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)具有的基本條件和能力?！秾?shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》中明確規(guī)定了管理要求和技術(shù)要求兩大類的19個(gè)要素，水利部在此基礎(chǔ)上根據(jù)水利行業(yè)特點(diǎn)，對(duì)其中的部分要素作了特殊要求，頒布和實(shí)施了《水利質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審準(zhǔn)則》（以下簡(jiǎn)稱《準(zhǔn)則》），作為水利行業(yè)實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審依據(jù)。評(píng)審專家按照《準(zhǔn)則》中19個(gè)要素的規(guī)定，對(duì)檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室的組織、管理體系、文件控制、糾正預(yù)防措施及改進(jìn)、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、人員、設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、量值溯源、質(zhì)量控制、檢測(cè)原始記錄等檔案記錄進(jìn)行全面的檢查、評(píng)估，其結(jié)果是直接關(guān)系到該實(shí)驗(yàn)室能否獲得資質(zhì)認(rèn)定（計(jì)量認(rèn)證）評(píng)審合格的重要因素。

二、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定中的檔案管理

檔案的本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，建立完善的檔案管理制度和具備高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，才能科學(xué)地管理和利用檔案。首先，檔案管理人員必須具備基本的檔案管理專業(yè)知識(shí)，了解和掌握《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)和單位有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的收集、整理、歸檔制度，做到檔案目錄與內(nèi)容相符，各類資料進(jìn)出檔案室必須嚴(yán)格執(zhí)行登記制度、借還制度、安全保密制度等。其次，檔案管理人員還需要掌握一定的水質(zhì)分析、質(zhì)量管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，要牢牢把握住《準(zhǔn)則》內(nèi)涵，緊緊圍繞《準(zhǔn)則》中管理要求和技術(shù)要求兩大類的19個(gè)要素進(jìn)行立卷歸檔，根據(jù)人員調(diào)動(dòng)、設(shè)備更新情況等實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，在檔案管理實(shí)踐中，檔案管理人員還要與監(jiān)測(cè)室、質(zhì)量控制室等相關(guān)業(yè)務(wù)處室密切配合，協(xié)同完成。

1.儀器設(shè)備檔案

儀器設(shè)備的配置及狀態(tài)的好壞直接影響檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性，需要建立完整的儀器設(shè)備檔案。首先，要有總的儀器設(shè)備一覽表和儀器設(shè)備臺(tái)賬，在臺(tái)賬中注明每臺(tái)儀器的名稱、型號(hào)、出廠編號(hào)、生產(chǎn)廠家、接收日期、啟用日期、存放地點(diǎn)、隨機(jī)技術(shù)文件清單、檢定或校準(zhǔn)記錄等信息。其次，對(duì)每臺(tái)儀器還要單獨(dú)建檔和集中存放，從購(gòu)買使用到報(bào)廢處理的整個(gè)過(guò)程都要有完整詳細(xì)的記錄，內(nèi)容包括購(gòu)置合同、安裝調(diào)試報(bào)告、試運(yùn)行報(bào)告、檢定或校準(zhǔn)計(jì)劃和報(bào)告、使用維護(hù)計(jì)劃和報(bào)告、維修、停用、報(bào)廢申請(qǐng)及處理記錄，全部的隨機(jī)資料和大型儀器使用授權(quán)等記錄。

2.人員技術(shù)檔案

人員的素質(zhì)和水平在很大程度上決定了一個(gè)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)水平的高低，對(duì)檢測(cè)結(jié)果至關(guān)重要，需要建立完整的人員技術(shù)檔案。檔案管理員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地做好人員技術(shù)檔案的整理、分類、登記、歸檔工作。要有基本的人員信息一覽表，在一覽表中應(yīng)包括姓名、性別、年齡、工作時(shí)間、畢業(yè)院校及專業(yè)、技術(shù)職稱、行政職務(wù)及獲得時(shí)間等信息，另外，還要有人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃和總結(jié)材料，人員上崗項(xiàng)目考核情況等。對(duì)個(gè)人資料應(yīng)分別建檔和集中存放，檔案中要有個(gè)人履歷表、學(xué)歷和職稱、職務(wù)任命文件，科研論著、參加各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄及材料，個(gè)人上崗考核項(xiàng)目材料，簽訂的勞務(wù)合同等。

3.服務(wù)和供應(yīng)商檔案

服務(wù)和供應(yīng)商是影響實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)質(zhì)量工作的外部因素，首先要對(duì)服務(wù)和供應(yīng)商背景情況作調(diào)查和評(píng)價(jià)，選擇能夠滿足檢測(cè)工作需要的服務(wù)和供應(yīng)商，資質(zhì)證明文件應(yīng)當(dāng)充分有效，服務(wù)和供應(yīng)商檔案材料中要有總的合格服務(wù)和供應(yīng)商一覽表，在一覽表中應(yīng)當(dāng)包括服務(wù)和供應(yīng)商名稱、服務(wù)和供應(yīng)的內(nèi)容、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、資質(zhì)有效期限、滿意度調(diào)查等信息，此外，還應(yīng)有服務(wù)和供應(yīng)商調(diào)查情況表、服務(wù)和供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)表、完整有效的資質(zhì)證明材料，服務(wù)和供應(yīng)的計(jì)劃、合同、驗(yàn)收、總結(jié)材料等。

4.檢測(cè)原始記錄檔案

檢測(cè)原始記錄是檢測(cè)工作質(zhì)量的直接體現(xiàn)，直接影響到檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性，從而影響到客戶利益和實(shí)驗(yàn)室聲譽(yù)，檢測(cè)原始記錄也是歷次專家評(píng)審重要內(nèi)容之一。所以，規(guī)范完整的檢測(cè)原始記錄檔案顯得尤為重要，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立完善的檢測(cè)記錄制度，所有的原始檢測(cè)記錄均應(yīng)按相關(guān)的程序文件嚴(yán)格執(zhí)行，記錄應(yīng)包含足夠的信息以保證其能夠溯源。檢測(cè)原始記錄一般包括合同、委托書、任務(wù)書、檢測(cè)方案、現(xiàn)場(chǎng)采樣和檢測(cè)記錄、樣品交接記錄、樣品分析原始記錄、質(zhì)量控制報(bào)告，檢測(cè)報(bào)告等。

5.質(zhì)量體系和運(yùn)行管理檔案

體系文件：實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量體系文件有《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等，它是實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的法規(guī)性文件，是實(shí)驗(yàn)室管理和檢測(cè)工作的依據(jù)。

檢測(cè)和校準(zhǔn)方法（含自編方法）檔案：必須是現(xiàn)行有效和受控制的，均應(yīng)做好相應(yīng)的受控標(biāo)識(shí)，將發(fā)放記錄、修訂記錄、收回銷毀記錄完整歸檔保存。

各種質(zhì)量監(jiān)督、質(zhì)量控制、內(nèi)外部評(píng)審檔案：管理評(píng)審應(yīng)包括評(píng)審實(shí)施計(jì)劃、會(huì)議記錄、輸入建議、改進(jìn)措施表、評(píng)審報(bào)告等，內(nèi)部審核要有計(jì)劃、首末次會(huì)議記錄、質(zhì)量審核（現(xiàn)場(chǎng)）檢查表、不符合項(xiàng)報(bào)告、不符合項(xiàng)整改見(jiàn)證材料、內(nèi)審報(bào)告等。

量值溯源檔案：包括儀器檢定或校準(zhǔn)、檢測(cè)方法的確認(rèn)受控，實(shí)驗(yàn)室間比對(duì)和能力驗(yàn)證等都應(yīng)進(jìn)行有效控制和程序化管理，并將管理全過(guò)程記錄完整歸檔保存，內(nèi)容有計(jì)劃、通知、實(shí)施方案、原始數(shù)據(jù)、總結(jié)報(bào)告等。

三、檔案管理是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要保證和基礎(chǔ)性工作

檔案管理質(zhì)量的好壞，直接影響著資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審，同時(shí)，檔案管理也是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要保證和基礎(chǔ)性工作，檔案管理在質(zhì)量體系運(yùn)行中發(fā)揮著參與、監(jiān)督、指導(dǎo)、促進(jìn)等作用。

在檢測(cè)和實(shí)驗(yàn)室管理中形成的各類檔案資料是質(zhì)量體系運(yùn)行的真實(shí)見(jiàn)證，是實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定重要的基礎(chǔ)依據(jù)，資質(zhì)認(rèn)定的顯著特征之一就是質(zhì)量體系文件化，檢測(cè)機(jī)構(gòu)為了實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，將所有影響質(zhì)量的因素都以程序化文件方式作了規(guī)定，并在質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中不斷修改、補(bǔ)充和完善。檔案管理部門參與了和檔案直接相關(guān)的質(zhì)量體系文件如《質(zhì)量體系文件控制和維護(hù)程序》《技術(shù)檔案（記錄）管理程序》等的編制，在文件資料的形成、分類、編號(hào)、保管等方面做了大量工作。以檔案管理部門為責(zé)任主體，監(jiān)測(cè)室和質(zhì)量控制室等相關(guān)業(yè)務(wù)處室配合形成的檔案資料，一方面通過(guò)檔案管理部門的規(guī)范化管理，能夠及時(shí)、全面地為所需者提供準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的技術(shù)資料，另一方面通過(guò)文件資料的發(fā)放與回收即文件控制來(lái)保證質(zhì)量體系運(yùn)行中文件資料的完整性和有效性，促進(jìn)質(zhì)量體系有效運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

水利行業(yè)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理是以《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》和《水利質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審準(zhǔn)則》為目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn)，科學(xué)規(guī)范的檔案管理為實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定提供重要的依據(jù)，通過(guò)實(shí)驗(yàn)室的資質(zhì)認(rèn)定和科學(xué)規(guī)范的檔案管理，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系的不斷完善和有效運(yùn)行，提高了實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)能力和管理水平■

（作者單位：淮河流域水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心233001）